Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Mẫu hóa đơn VAT cần có mọi trường trong Điều 226 của Chỉ thị VAT của EU: ngày phát hành, số thứ tự, tên và địa chỉ của hai bên, mã số VAT của bạn, nội dung đã cung cấp, ngày cung cấp nếu khác, số tiền chưa thuế theo từng thuế suất, đơn giá, thuế suất VAT và số tiền VAT. Thêm mã số VAT của khách hàng và mọi ghi chú bắt buộc khi có liên quan.
Mẫu hóa đơn VAT phải có những trường nào?
Mẫu hóa đơn VAT phải có các thông tin trong Điều 226 của Chỉ thị VAT, điều này quy định rằng "chỉ những thông tin sau là bắt buộc cho mục đích VAT". Ủy ban châu Âu công bố cùng danh sách đó bằng ngôn từ dễ hiểu hơn.
| Trường | Điểm | Ví dụ | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|---|
| Ngày phát hành | (1) | 12 tháng 3, 2026 | Định dạng ngày mà khách hàng đọc theo cách khác |
| Số thứ tự | (2) | INV-2026-0042 | Số hóa đơn bị dùng hai lần, hoặc bị đánh lại từ đầu bằng tay |
| Mã số VAT của bạn | (3) | Mã quốc gia của bạn và số | In mã số đăng ký doanh nghiệp thay cho mã số VAT |
| Tên và địa chỉ đầy đủ của hai bên | (5) | Pháp nhân và địa chỉ đăng ký | Tên thương mại, hoặc tên người liên hệ |
| Số lượng và loại hàng hóa hoặc dịch vụ | (6) | 10 giờ thiết kế bố cục, tháng 2 năm 2026 | "Dịch vụ chuyên môn", cách ghi này không cho thanh tra biết gì cả |
| Ngày cung cấp, nếu khác ngày phát hành | (7) | Cung cấp từ 1 đến 28 tháng 2, 2026 | Bị bỏ sót trên hóa đơn hằng tháng phát hành vào tháng sau |
| Số tiền chưa thuế theo từng thuế suất VAT hoặc diện miễn thuế | (8) | €800 ở mức 20%, €200 ở mức 9% | Một tổng gộp duy nhất trên hóa đơn nhiều thuế suất |
| Đơn giá chưa VAT, và mọi khoản giảm giá chưa nằm trong đơn giá | (8) | €80,00 mỗi giờ | Có tổng tiền nhưng không có đơn giá làm cơ sở |
| Thuế suất VAT | (9) | 20% | Thuế suất không còn hiệu lực vào ngày cung cấp |
| Số tiền VAT | (10) | €160,00 | VAT bằng ngoại tệ không được ghi thêm bằng đồng tiền quốc gia |
Điểm 4 và các mục có điều kiện khác ở phần tiếp theo, vì không phải hóa đơn nào cũng có.
Những trường nào chỉ xuất hiện trên một số hóa đơn VAT?
Các trường có điều kiện chỉ xuất hiện trên hóa đơn VAT khi giao dịch đòi hỏi, và bỏ sót một trường khi nó áp dụng là một thiếu sót thực sự.
| Trường | Khi nào áp dụng | Điểm |
|---|---|---|
| Mã số VAT của khách hàng | Khách hàng là bên chịu trách nhiệm nộp VAT, hoặc hàng hóa được bán miễn thuế theo Điều 138 | (4) |
| Dẫn chiếu quy định miễn thuế | Giao dịch được miễn thuế. Chú giải của Ủy ban chấp nhận từ "Exempt" | (11) |
| "Reverse charge" | Khách hàng là bên chịu trách nhiệm nộp VAT. Xem hướng dẫn về câu chữ | (11a) |
| "Cash accounting" | VAT của bạn phát sinh khi bạn nhận được tiền, theo Điều 66(b) | (7a) |
| "Self-billing" | Khách hàng phát hành hóa đơn thay bạn | (10a) |
| Ghi chú về chế độ tính thuế trên chênh lệch giá | Áp dụng chế độ tính thuế trên chênh lệch giá cho đại lý du lịch, hàng đã qua sử dụng, tác phẩm nghệ thuật hoặc đồ cổ | (13), (14) |
| Thông tin của đại diện thuế | Một đại diện thuế chịu trách nhiệm nộp VAT | (15) |
| VAT bằng đồng tiền quốc gia | Hóa đơn lập bằng đồng tiền khác và có tính VAT | Điều 230 |
Một mẫu hóa đơn VAT đã điền sẵn
Đây là một ví dụ giả định, đã điền sẵn. Các công ty là bịa ra, mã số VAT chỉ là chỗ giữ chỗ, và hai thuế suất có mặt để minh họa phép tính.
Hóa đơn INV-2026-0042. Phát hành ngày 12 tháng 3, 2026. Cung cấp từ 1 đến 28 tháng 2, 2026.
Từ: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. Mã số VAT XX000000000.
Đến: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.
| Mô tả | SL | Đơn giá | Chưa thuế | Thuế suất VAT | VAT |
|---|---|---|---|---|---|
| Thiết kế bố cục, số giờ | 10 | €80,00 | €800,00 | 20% | €160,00 |
| Sách tham khảo in | 20 | €10,00 | €200,00 | 9% | €18,00 |
| Tổng hợp | Chưa thuế | VAT |
|---|---|---|
| Ở mức 20% | €800,00 | €160,00 |
| Ở mức 9% | €200,00 | €18,00 |
| Tổng cộng | €1.000,00 | €178,00 |
| Số tiền phải trả | €1.178,00 |
Bảng tổng hợp chính là điểm 8 đang vận hành. Kế toán viên của khách hàng có thể hạch toán thẳng vào tờ khai VAT mà không cần cộng lại từng dòng.
Hóa đơn VAT có bắt buộc ghi ngày đến hạn không?
Hóa đơn VAT không bắt buộc ghi ngày đến hạn, cũng không bắt buộc ghi thông tin ngân hàng hay logo. Không mục nào trong số đó xuất hiện ở Điều 226. Bạn vẫn nên có chúng, vì đó là cách bạn được thanh toán, và hướng dẫn của chúng tôi về điều khoản thanh toán có sẵn câu chữ. Luật doanh nghiệp ở nước bạn có thể thêm các mục riêng, chẳng hạn mã số đăng ký, nên hãy hỏi kế toán viên xem loại hình pháp lý của bạn cần gì.
Ủy ban nêu rằng doanh nghiệp luôn được thêm thông tin ngoài danh sách bắt buộc, nên các mục bổ sung không gây hại. Số đơn mua hàng và mã tham chiếu dự án cũng thuộc nhóm này.
Khi nào có thể dùng hóa đơn VAT đơn giản hóa?
Hóa đơn VAT đơn giản hóa được phép cho các khoản nhỏ: đến €100 trong EU, hoặc đến €400 ở những nước đã chọn áp dụng theo Điều 238. Loại này chỉ cần ngày phát hành, bạn là ai, loại hàng hóa hoặc dịch vụ, và số tiền VAT hoặc thông tin cần thiết để tính ra số tiền đó.
Không phải giao dịch nào cũng dùng được. Chú giải của Ủy ban loại trừ bán hàng từ xa, bán hàng hóa miễn thuế sang các nước EU khác và giao dịch xuyên biên giới theo cơ chế tự tính thuế, bất kể số tiền.
Hóa đơn VAT của Anh khác như thế nào?
Hóa đơn VAT của Anh theo mục 4 của Notice 700/21 của HMRC, khá sát với danh sách của EU nhưng có vài điểm khác:
- Hóa đơn ghi thời điểm cung cấp, bên cạnh ngày phát hành khi hai ngày này khác nhau.
- Tổng VAT phải bằng bảng Anh, kể cả khi mọi thứ còn lại dùng đồng tiền khác.
- Phải ghi tỷ lệ của mọi khoản chiết khấu thanh toán sớm được đưa ra.
- Bạn thường phát hành hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày cung cấp.
- Hóa đơn đơn giản hóa được dùng đến £250 đã gồm VAT, và không được bao gồm các giao dịch miễn thuế.
Doanh nghiệp ở Bắc Ireland bán hàng hóa cho khách hàng EU còn cần ghi tiền tố XI và mã số VAT EU của khách hàng trên hóa đơn.
Điền hóa đơn VAT trong ERPFlow
Trong ERPFlow, PDF của hóa đơn được tạo từ bản ghi, nên không có mẫu nào để điền hay bảo trì. PDF in tên pháp lý, địa chỉ và mã số VAT của bạn, thông tin tương tự cho khách hàng, ngày phát hành và ngày đến hạn, cùng số lượng, đơn giá, giảm giá và thuế suất của từng dòng. Phần tổng hiển thị một dòng thuế cho mỗi loại và mỗi thuế suất. Khi phát hành, hóa đơn được gán số như INV-2026-0042 và trở thành bản cuối, thông tin của hai bên được cố định.
Một số trường cần bạn tự làm, vì ERPFlow không có chỗ riêng cho chúng:
- Ngày cung cấp. Không có trường riêng. Hãy ghi vào mô tả dòng hoặc trong Ghi chú khi ngày này khác ngày phát hành.
- Số tiền chưa thuế theo từng thuế suất. Phần tổng cho thuế theo từng thuế suất và một tạm tính duy nhất. Với hóa đơn một thuế suất, tạm tính đó là đủ. Với hóa đơn nhiều thuế suất, mỗi dòng hiển thị số tiền riêng, và bạn có thể thêm số chưa thuế theo từng thuế suất vào Ghi chú nếu kế toán viên muốn có bảng tổng hợp như trên.
- VAT bằng đồng tiền quốc gia. PDF chỉ hiển thị đồng tiền của chính chứng từ, nên hóa đơn ngoại tệ có VAT cần ghi con số đó vào Ghi chú.
- Các ghi chú như "Cash accounting" hoặc "Self-billing". Những ghi chú này cũng ghi vào Ghi chú. "Reverse Charge" tự động được in khi một dòng dùng thuế suất thuộc loại đó.
ERPFlow không quyết định thuế suất hay ghi chú nào áp dụng cho một giao dịch, nên việc kiểm tra đó vẫn thuộc về bạn. Để sửa một hóa đơn đã phát hành, hãy dùng Đánh dấu đã hủy và Nhân bản, như hướng dẫn về hóa đơn điều chỉnh giảm giải thích, vì ERPFlow không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm riêng.