Cách lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế

Để lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế, hãy xác định giao dịch chịu thuế ở đâu, rồi phát hành một hóa đơn thông thường có tên pháp lý và mã số thuế của khách hàng, cách xử lý thuế phù hợp, đồng tiền được nêu rõ và đầy đủ thông tin ngân hàng. Hàng hóa và dịch vụ theo các quy tắc khác nhau, và việc khách hàng có phải là doanh nghiệp hay không quan trọng hơn khoảng cách địa lý.

Hướng dẫn này được viết từ góc nhìn của bên bán đã đăng ký VAT ở EU, phần về Anh nằm ở dưới. Nếu bạn bán hàng từ nơi khác, quy định của nước bạn quyết định bạn tính thuế thế nào, dù các câu hỏi cần đặt ra vẫn như vậy.

Khi lập hóa đơn cho khách ở nước ngoài, có tính VAT không?

Việc có tính VAT trên hóa đơn nước ngoài hay không phụ thuộc vào thứ bạn bán, khách hàng có phải doanh nghiệp không, và họ có nằm trong EU không. Dưới đây là các đáp án thông thường cho bên bán ở EU đã đăng ký VAT.

Các số điều ở trên là của Chỉ thị VAT của EU. Con số €10.000 là ngưỡng áp dụng chung trong EU, tính gộp cả dịch vụ số và hàng hóa gửi cho người tiêu dùng. Ngưỡng này áp dụng cho bên bán đặt trụ sở ở một nước EU, và được xét theo năm dương lịch hiện tại cùng năm liền trước (Cơ quan Thuế Ireland nêu rõ các điều kiện).

Một số dịch vụ không theo bảng này. Công việc trên đất đai hoặc công trình, vé vào sự kiện, vận tải hành khách, nhà hàng và dịch vụ ăn uống có quy tắc riêng tại các Điều 47 đến 55, và thường chịu thuế ở nơi dịch vụ diễn ra. Hãy kiểm tra các trường hợp đó trước khi dựa vào bảng.

Hóa đơn gửi khách hàng nước ngoài phải có những gì?

Hóa đơn gửi khách hàng nước ngoài cần đầy đủ những gì một hóa đơn trong nước có, như danh sách trong hướng dẫn về các trường bắt buộc trên hóa đơn VAT, cộng thêm các thông tin chứng minh cách xử lý thuế và giúp bạn được thanh toán.

• Tên pháp lý, địa chỉ và quốc gia của khách hàng. Đó là công ty đứng tên trong hợp đồng, không phải người liên hệ đã gửi email cho bạn.
• Mã số thuế của khách hàng. Điều 226(4) yêu cầu có mã số VAT của khách hàng EU khi khách hàng là bên chịu trách nhiệm nộp VAT. Ngoài EU, mã số VAT hoặc mã số doanh nghiệp tương tự là một phần bằng chứng cho thấy khách hàng là doanh nghiệp, theo Điều 18(3) của Quy định thực thi 282/2011.
• Một dòng giải thích về thuế. VAT bằng 0 mà không có lý do trông như một lỗi. Hướng dẫn về câu chữ cho cơ chế tự tính thuế có sẵn đoạn văn để bạn sao chép.
• Ngày tháng không thể hiểu nhầm. Hãy viết "3 April 2026". Ở Mỹ, 03/04/2026 nghĩa là ngày 4 tháng 3.
• Mã đồng tiền. "USD 3,000.00" rất rõ ràng. Một ký hiệu đô la đơn lẻ có thể là đô la Mỹ, Canada hoặc Úc.
• Thông tin ngân hàng dùng được ở nước ngoài. Ghi IBAN và BIC/SWIFT, và nêu rõ ai chịu phí ngân hàng.
• Mã tham chiếu của khách hàng. Các công ty lớn thường không thể thanh toán nếu thiếu số đơn mua hàng.

Quy tắc lập hóa đơn của nước bạn thường được áp dụng khi khách hàng tự kê khai VAT, hoặc khi giao dịch diễn ra ngoài EU (Điều 219a). Vì vậy bạn theo mẫu của nước mình, không theo mẫu của khách hàng.

Hóa đơn gửi khách hàng ngoài EU nên viết thế nào?

Hóa đơn gửi doanh nghiệp ngoài EU thường không có VAT và có một dòng nêu lý do. Luật EU không quy định câu chữ cố định cho trường hợp này, nên hãy kiểm tra cơ quan thuế nước bạn mong đợi điều gì. Một câu đơn giản là mặc định hợp lý:

Không tính VAT của EU. Dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp đặt trụ sở ngoài EU (Điều 44, Chỉ thị 2006/112/EC).

Với hàng hóa, câu này đổi thành:

Miễn VAT: xuất khẩu hàng hóa ra ngoài EU (Điều 146, Chỉ thị 2006/112/EC).

Hãy giữ lại chứng từ đằng sau câu đó. Với dịch vụ, đó là bằng chứng khách hàng đang kinh doanh. Với hàng hóa, đó là bằng chứng hàng đã rời EU, chẳng hạn chứng từ vận chuyển hoặc hồ sơ hải quan. Hàng hóa qua biên giới hải quan còn cần một hóa đơn thương mại.

Còn hai điều khác có thể gây rắc rối. Một nước EU có thể chọn thu VAT đối với dịch vụ thực tế được sử dụng trên lãnh thổ nước đó, kể cả khi khách hàng ở nước ngoài (Điều 59a). Và một số nước bắt khách hàng khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thanh toán cho dịch vụ. Hãy hỏi trước khi báo giá, vì khoản khấu trừ 10% trên €3.000 chỉ để lại cho bạn €2.700. Hiệp định thuế có thể giảm mức này, thường đổi lại việc bạn nộp giấy chứng nhận cư trú thuế.

Lập hóa đơn cho khách hàng ở Anh từ EU như thế nào?

Khách hàng ở Anh được tính là khách hàng ngoài EU về mặt VAT. Dịch vụ VIES của Ủy ban châu Âu đã ngừng xác thực mã số VAT của GB từ ngày 1 tháng 1 năm 2021, vì vậy hãy dùng dịch vụ Check a UK VAT number của HMRC. Doanh nghiệp Anh mua dịch vụ của bạn sẽ tự kê khai VAT Anh theo cơ chế tự tính thuế của họ, còn hàng hóa của bạn là hàng xuất khẩu khỏi EU.

Bắc Ireland là ngoại lệ, chỉ với hàng hóa. Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa theo Windsor Framework dùng mã số VAT có tiền tố XI, loại mã mà VIES có kiểm tra. Dịch vụ không nằm trong các quy định đó.

Nếu bạn là bên bán ở Anh, bức tranh đảo ngược. Notice 741A của HMRC coi hầu hết dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp ở nước ngoài là được cung cấp tại nơi khách hàng cư trú, nên nằm ngoài phạm vi VAT của Anh, và mã số VAT của khách hàng EU là bằng chứng tốt nhất cho thấy họ đang kinh doanh. Hàng hóa gửi từ Great Britain sang EU theo quy tắc xuất khẩu trong Notice 703.

Ví dụ minh họa: ba khách hàng trong một tháng

Đây là một ví dụ giả định. Một studio thiết kế ở EU, đã đăng ký VAT với thuế suất 20% tại nước mình, lập hóa đơn €3.000 tiền công thiết kế cho mỗi khách trong ba khách hàng.

Chỉ hóa đơn thứ ba làm tăng khoản VAT mà studio phải nộp. Giao dịch với khách ở Đức còn được ghi vào EC Sales List của studio. Giao dịch với khách ở Tây Ban Nha không tính vào ngưỡng €10.000, vì công việc thiết kế không phải dịch vụ cung cấp bằng phương tiện điện tử. Điều 7 của Quy định thực thi dành thuật ngữ đó cho các dịch vụ về cơ bản được tự động hóa, nên việc gửi tệp qua email không làm đổi kết luận.

Lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế trong ERPFlow

Trong ERPFlow, mã số VAT của khách hàng nằm trong hồ sơ khách hàng và được in cạnh mã số của bạn trên bản PDF của hóa đơn. Cả hai được cố định khi bạn phát hành hóa đơn, nên chỉnh sửa hồ sơ về sau không ảnh hưởng đến hóa đơn đã phát hành.

• Bạn chọn thuế cho từng dòng. Dòng mới bắt đầu với thuế suất mặc định của bạn, nên hãy đổi nó khi bán xuyên biên giới. ERPFlow không tự chọn thuế suất theo quốc gia của khách hàng. Thuế suất có thể thuộc loại cơ chế tự tính thuế, miễn thuế hoặc thuế suất 0%. Loại thuế chỉ là nhãn, còn phần trăm mới quyết định phép tính, nên bạn tạo các loại đó ở mức 0%.
• Số lượng thuế suất tùy theo gói của bạn: một thuế suất ở gói Free, hai ở Starter, ba ở Growth, và không giới hạn ở Business và Enterprise.
• Câu giải thích được ghi trong Ghi chú, phần này được in trên bản PDF.
• Ngoại tệ cần gói trả phí. Đa tiền tệ cho bạn thêm một đồng tiền ở gói Growth và số lượng tùy ý ở Business và Enterprise. Gói Free và Starter chỉ lập hóa đơn bằng đồng tiền gốc.
• Bản PDF có 19 ngôn ngữ, chọn trên từng hóa đơn.

ERPFlow không tra cứu VIES, và không nộp tờ khai VAT, EC Sales List hay tờ khai One Stop Shop. Hóa đơn được xuất ra dạng XML Peppol BIS Billing 3.0, bạn chuyển cho nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình. ERPFlow không tự gửi chúng qua mạng Peppol.