Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Hãy đánh số hóa đơn trong một dãy chỉ tăng, không bao giờ dùng lại một số, và gán số vào lúc bạn phát hành hóa đơn. Một định dạng như INV-2026-0042, gồm tiền tố, năm và bộ đếm, dùng được gần như ở mọi nơi. Quy định VAT của EU và Anh yêu cầu một số tuần tự xác định duy nhất từng hóa đơn.
Quy định thực sự nói gì về số hóa đơn?
Quy định về số hóa đơn đòi hỏi ít hơn hầu hết mọi người tưởng. Điều 226(2) của Chỉ thị VAT của EU yêu cầu "một số tuần tự, dựa trên một hoặc nhiều dãy, xác định duy nhất hóa đơn". Hướng dẫn VAT của HMRC dùng gần như cùng lời ở mục 16.3.1. Nếu bạn chưa đăng ký VAT, GOV.UK vẫn yêu cầu một mã nhận dạng duy nhất.
Không văn bản nào quy định định dạng hay điểm bắt đầu, cũng không nói gì về chữ cái hay năm. "Một hoặc nhiều dãy" nghĩa là về nguyên tắc cho phép các dãy riêng.
"Tuần tự" có đồng nghĩa với "không có khoảng trống" hay không còn tùy bạn ở đâu. Hướng dẫn thuế của Pháp yêu cầu một số dựa trên dãy theo thứ tự thời gian và liên tục, và chỉ cho phép dãy riêng khi cách vận hành của bạn biện minh được. Ở Đức, một tòa án thuế đã phán quyết năm 2017 rằng chỉ riêng khoảng trống không cho phép cơ quan thuế ước tính thêm thu nhập. Hãy làm theo chuẩn nghiêm hơn: không khoảng trống, và có lý do bằng văn bản nếu xuất hiện.
Nên dùng định dạng số hóa đơn nào?
Định dạng số hóa đơn tốt nhất cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ là tiền tố, năm và bộ đếm bốn chữ số, vì nó sắp xếp đúng thứ tự, vẫn duy nhất qua các năm và phân biệt hóa đơn với các chứng từ khác của bạn.
| Định dạng | Ví dụ | Phù hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Bộ đếm đơn thuần | 1042 | Doanh nghiệp rất nhỏ | Đừng bao giờ khởi động lại, nếu không bạn sẽ lặp số |
| Năm và bộ đếm | 2026-0042 | Hầu hết doanh nghiệp | Không có gì đặc biệt |
| Tiền tố, năm, bộ đếm | INV-2026-0042 | Ai cũng đánh số báo giá hoặc đơn hàng | Giữ tiền tố ổn định |
| Theo ngày | 20260314-01 | Vài hóa đơn mỗi ngày | Một ngày bị bỏ qua trông giống như thiếu hóa đơn |
| Dãy riêng theo chi nhánh | TLN-2026-0042 | Nhiều địa điểm lập hóa đơn độc lập | Mỗi dãy phải liền mạch, và một số nước muốn có lý do |
| Mã khách hàng và bộ đếm | ACME-007 | Thực ra là không ai | Mỗi khách trở thành một dãy riêng, nên bạn không chứng minh được bộ hóa đơn là đầy đủ |
Số theo mã khách hàng là lỗi phổ biến. Chúng trông có tổ chức, nhưng biến một dãy thành hàng chục dãy. Nếu khách muốn mã tham chiếu riêng trên hóa đơn, hãy đặt vào một trường riêng, chẳng hạn số đơn mua hàng.
Số hóa đơn có nên bắt đầu lại mỗi năm không?
Số hóa đơn có thể bắt đầu lại mỗi năm miễn là năm là một phần của số, để INV-2026-0001 và INV-2027-0001 vẫn khác nhau. Bộ đếm đơn thuần không thể bắt đầu lại, vì hóa đơn 0001 thứ hai phá vỡ quy tắc mỗi số chỉ xác định một hóa đơn.
Đánh số theo năm cũng giúp dễ đếm hóa đơn của một năm. Nếu hóa đơn cuối cùng của 2026 là INV-2026-0214, bạn phải xuất trình được 214 chứng từ cho năm đó, kể cả các hóa đơn đã hủy.
Hóa đơn đầu tiên nên mang số nào?
Hóa đơn đầu tiên của bạn có thể mang số bất kỳ, vì quy định VAT của EU và Anh không đặt điểm bắt đầu. Bắt đầu từ 1001 cũng được nếu bạn không muốn cho khách đầu tiên biết họ là khách đầu tiên. Điều quan trọng là dãy số chạy tiếp từ đó, và có một ghi chú trong hồ sơ cho biết nó bắt đầu từ đâu, để không ai đi tìm hóa đơn từ 1 đến 1000.
Số hóa đơn sẽ ra sao khi hóa đơn bị hủy?
Hóa đơn đã hủy giữ số của nó vĩnh viễn, và bản thay thế lấy số kế tiếp. Đây là quy tắc khiến người ta vấp, vì sửa bản gốc nghe có vẻ gọn hơn.
| Chuyện đã xảy ra | Xử lý số thế nào |
|---|---|
| Xóa bản nháp, chưa từng gửi | Không làm gì, nếu số được gán khi phát hành: nó chưa từng có số |
| Đã gửi nhưng có lỗi | Giữ nguyên, hủy bằng hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc đánh dấu đã hủy, và phát hành hóa đơn mới với số kế tiếp |
| Khách hủy giao dịch | Giữ nguyên, và hủy theo cách tương tự |
| Một số bị bỏ qua | Đừng điền vào sau hay đánh số lại bất cứ thứ gì. Ghi lại lý do và lưu ghi chú |
| Hai hóa đơn trùng số | Giữ hóa đơn đầu, hủy hóa đơn thứ hai, phát hành lại với số kế tiếp |
| Bạn đã đổi phần mềm | Tiếp tục từ số cuối cùng, hoặc dùng tiền tố mới để hai hệ thống không đụng nhau |
Đây là một ví dụ tự đặt về sổ hóa đơn vẫn sạch sau một tuần lộn xộn:
| Số | Ngày | Khách hàng | Trước thuế | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 tháng 3 | Oak Dental | €600 | Đã thanh toán |
| INV-2026-0041 | 3 tháng 3 | Pine Logistics | €1.200 | Đã hủy: lập nhầm cho công ty khác |
| INV-2026-0042 | 3 tháng 3 | Fern Café | €1.200 | Đã phát hành: thay cho 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 tháng 3 | Oak Dental | €450 | Đã thanh toán |
Ai đọc cũng giải thích được từng số, kể cả lỗi. Đó là toàn bộ mục đích của dãy số: nó cho thấy không có gì bị bỏ sót khỏi sổ sách của bạn.
Làm sao kiểm tra khoảng trống trong dãy số hóa đơn?
Bạn có thể kiểm tra khoảng trống trong dãy số hóa đơn bằng bảng tính trong khoảng hai phút. Xuất danh sách hóa đơn và sắp xếp theo số, với các số nằm ở cột A. Sau đó:
- Ở B2, lấy bộ đếm ra:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), rồi kéo xuống. - Ở C3, so sánh hai số liền kề:
=B3-B2, rồi kéo xuống. - Lọc cột C để tìm mọi giá trị khác 1.
Giá trị 2 là thiếu một số, 0 là trùng, và một số âm lớn thường đánh dấu năm mới. Hãy chạy theo từng năm, và trước khi giao bất cứ thứ gì cho kế toán viên, để bạn giải thích được từng khoảng trống khi còn nhớ lý do.
Những lỗi đánh số gây mất thời gian về sau
- Đánh số khi tạo bản nháp. Mỗi bản nháp bị bỏ để lại một khoảng trống. Hãy gán số khi phát hành.
- Dùng lại số của hóa đơn đã hủy cho hóa đơn đã sửa. Khi đó khách đang giữ hai chứng từ khác nhau cùng một số.
- Đánh số lại vào cuối năm để lấp khoảng trống. Việc đó phá vỡ liên kết với thứ khách đang giữ, và trông tệ hơn bất kỳ khoảng trống nào.
- Dùng chung bộ đếm trong bảng tính. Hai người cùng lập hóa đơn trong một buổi sáng sớm muộn cũng tạo ra cùng một số.
- Dùng chung dãy số với báo giá. Báo giá bị từ chối để lại lỗ hổng. Hãy cho báo giá và hóa đơn các dãy riêng.
Đánh số hóa đơn trong ERPFlow
ERPFlow đánh số hóa đơn cho bạn, dạng INV-YYYY-NNNN. Bản nháp chưa có số, và nó nhận số khi được phát hành, nên xóa bản nháp không để lại khoảng trống. Năm lấy từ ngày phát hành và bộ đếm bắt đầu lại mỗi năm, theo từng tổ chức. Một bản nháp ghi lùi ngày sang năm ngoái nhận số kế tiếp trong dãy của năm ngoái. Hóa đơn đã hủy giữ số của nó, và PDF của nó được đóng dấu VOID. Bản sửa, tạo bằng Nhân bản, là một bản nháp mới và nhận số mới.
Bạn có thể đổi tiền tố trong Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp. Việc đó chỉ ảnh hưởng đến các hóa đơn sau này, và bộ đếm vẫn chạy tiếp. Báo giá và đơn hàng chạy trên các bộ đếm riêng, dạng QUO- và ORD-.
ERPFlow giữ một dãy hóa đơn cho mỗi tổ chức, nên không có dãy riêng theo chi nhánh, và không có cài đặt cho số bắt đầu tùy chỉnh. Hóa đơn nhập bằng nhập CSV giữ nguyên số trong file, và việc nhập không dịch chuyển bộ đếm, nên nếu bạn nhập hóa đơn năm nay từ hệ thống khác, hãy đặt tiền tố khác cho các hóa đơn mới để số không bị lặp.