Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn điều chỉnh giảm (credit note), hãy tạo một chứng từ mới có số riêng, dẫn chiếu hóa đơn gốc theo số và ngày, ghi số tiền được điều chỉnh kèm VAT, nêu lý do và gửi cho khách. Bạn không sửa hay xóa hóa đơn gốc. Nó vẫn nằm trong hồ sơ, và hóa đơn điều chỉnh giảm làm giảm nó.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?
Hóa đơn điều chỉnh giảm là chứng từ làm giảm hoặc hủy một hóa đơn bạn đã phát hành. Nhờ nó khách nợ ít hơn, và doanh thu cùng số liệu VAT của bạn giảm đúng bằng số đó.
Trong luật VAT của EU, một chứng từ sửa đổi và dẫn chiếu cụ thể đến hóa đơn gốc được coi là một hóa đơn (Điều 219 của Chỉ thị VAT). Trong thực tế, nghĩa là bạn nên lưu, đánh số và kê khai nó như một hóa đơn.
Khi nào bạn cần lập?
Bạn cần hóa đơn điều chỉnh giảm khi hóa đơn đúng vào lúc phát hành nhưng số tiền sau đó đã thay đổi, hoặc khi hóa đơn sai và phải đảo lại.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách trả lại hàng hoặc hủy một phần công việc | Hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần đó |
| Bạn đồng ý giảm giá sau khi đã lập hóa đơn | Hóa đơn điều chỉnh giảm cho khoản giảm giá |
| Sai giá hoặc số lượng trên hóa đơn | Hóa đơn điều chỉnh giảm, kèm hóa đơn đã sửa nếu cần |
| Hóa đơn gửi nhầm công ty | Hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ, rồi lập hóa đơn mới |
| Hóa đơn còn là bản nháp, chưa gửi | Không cần hóa đơn điều chỉnh giảm, chỉ cần sửa bản nháp |
| Khách đơn giản là chưa thanh toán | Chưa cần hóa đơn điều chỉnh giảm. Xem giảm giờ tính phí và xóa nợ |
Khách không chịu trả là một vấn đề khác với hóa đơn bị sai. Việc giảm trừ VAT cho nợ khó đòi có quy định riêng ở mỗi nước, và hóa đơn điều chỉnh giảm thường không phải cách để xin giảm trừ đó.
Hóa đơn điều chỉnh giảm phải có những gì?
Hãy coi nó như một hóa đơn đầy đủ có dẫn chiếu về hóa đơn gốc. Quy định khác nhau theo nước, nhưng danh sách này đáp ứng hầu hết:
- Dòng chữ "Hóa đơn điều chỉnh giảm" (credit note), để không ai nhầm nó với một hóa đơn thu tiền mới
- Số duy nhất của riêng nó và ngày phát hành
- Số và ngày của hóa đơn gốc
- Tên, địa chỉ và mã số VAT của bạn
- Tên, địa chỉ và mã số VAT của khách hàng nếu hóa đơn gốc có
- Khoản được điều chỉnh, kèm số lượng và giá
- Giá trị trước thuế, mức VAT, số tiền VAT và tổng số được điều chỉnh
- Lý do, trong vài từ
Hãy dùng cùng mức VAT như hóa đơn gốc, kể cả khi mức thuế đã đổi. Bạn đang đảo lại khoản thuế đã tính theo mức đó. Nếu bạn bán tại Anh, hướng dẫn VAT của HMRC có những yêu cầu riêng cho hóa đơn điều chỉnh giảm, nên hãy tra cứu.
Ví dụ hoàn chỉnh có VAT
Đây là một ví dụ tự đặt. Một studio thiết kế lập hóa đơn €1.000 cộng VAT 20%. Sau đó khách bỏ một trong năm sản phẩm bàn giao đã thỏa thuận, trị giá €200.
| Trước thuế | VAT (20%) | Tổng | |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn INV-2026-0117 | €1.000 | €200 | €1.200 |
| Hóa đơn điều chỉnh giảm CN-2026-0004 | −€200 | −€40 | −€240 |
| Hiện còn nợ | €800 | €160 | €960 |
Ghi chú trên chứng từ có thể ngắn như sau:
Hóa đơn điều chỉnh giảm CN-2026-0004, phát hành ngày 12 tháng 3, 2026, cho hóa đơn INV-2026-0117 ngày 2 tháng 3, 2026. Lý do: sản phẩm bàn giao số 5 bị hủy theo thỏa thuận. Số tiền được điều chỉnh: €240,00 gồm €40,00 VAT.
Nếu khách chưa thanh toán, họ giờ trả €960 và bạn đóng cả hai chứng từ theo khoản thanh toán đó.
Nếu khách đã trả €1.200, bạn nợ họ €240. Hãy hoàn lại, hoặc bù trừ vào hóa đơn tiếp theo của họ nếu họ đồng ý bằng văn bản. Dù cách nào, hãy giữ hồ sơ về việc khoản tiền đã được xử lý ra sao.
Hóa đơn điều chỉnh giảm ảnh hưởng thế nào đến tờ khai VAT?
Nó làm giảm VAT đầu ra của bạn trong kỳ mà quy định cho là thuộc về nó, thường là kỳ bạn phát hành, và khách hàng giảm khoản VAT đã khấu trừ. Cơ sở của EU cho việc này là Điều 90 của Chỉ thị VAT, và mỗi quốc gia thành viên tự đặt điều kiện của mình. Hãy báo cho kế toán viên về bất kỳ hóa đơn điều chỉnh giảm lớn nào trước khi nộp tờ khai.
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm hay hóa đơn mới?
Điều chỉnh một phần chỉ cần hóa đơn điều chỉnh giảm. Nếu cả hóa đơn đều sai, do nhầm khách hàng hoặc xử lý VAT sai, hãy điều chỉnh giảm toàn bộ rồi phát hành hóa đơn mới với số mới. Đừng dùng lại số cũ, và đừng đánh số lại gì để che khoảng trống. Số hóa đơn là để cho thấy toàn bộ lịch sử, kể cả các lần điều chỉnh.
Điều chỉnh hóa đơn trong ERPFlow
ERPFlow không có chứng từ hóa đơn điều chỉnh giảm, vì vậy đây là cách nó xử lý thay thế.
Hóa đơn đã phát hành trong ERPFlow là bản cuối: không sửa hay xóa được. Để điều chỉnh, bạn Đánh dấu đã hủy rồi Nhân bản nó. Hóa đơn đã hủy giữ số của nó, và PDF được đóng dấu VOID. Bản sao là một bản nháp mới mà bạn sửa và phát hành với số mới. Cách này xử lý trường hợp hủy toàn bộ và phát hành lại.
Nó không xử lý khoản điều chỉnh một phần trên chứng từ riêng, như trong ví dụ trên. Nếu nước bạn hoặc kế toán viên yêu cầu hóa đơn điều chỉnh giảm cho trường hợp đó, hãy phát hành từ hệ thống kế toán của bạn, rồi đưa hai bản ghi cho khớp nhau. Báo cáo thuế trong ERPFlow đọc từ chính các hóa đơn, nên hãy báo cho kế toán viên về mọi khoản điều chỉnh làm bên ngoài. Nếu khách trả thừa, ERPFlow có thể ghi nhận hoàn tiền vào hóa đơn đó, và bạn có thể xuất hóa đơn ra CSV cho kế toán viên.