Cách lập hóa đơn cho khách hàng EU (VAT, cơ chế tự tính thuế và VIES)

Để lập hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp ở nước EU khác, hãy kiểm tra mã số VAT của họ trong VIES, không tính VAT với hầu hết dịch vụ hoặc với hàng hóa thực sự rời khỏi nước bạn, in cả hai mã số VAT, và thêm "Reverse charge" (cơ chế tự tính thuế) cho dịch vụ hoặc dẫn chiếu quy định miễn thuế cho hàng hóa. Sau đó hãy báo cáo giao dịch trên EC Sales List.

Khách hàng cá nhân thì khác, và đó là nơi duy nhất ngưỡng €10.000 xuất hiện. Mọi nội dung ở đây giả định bạn đã đăng ký VAT tại một nước EU. Khách hàng ở Anh nằm ngoài tất cả những điều này, vì Anh đã rời khỏi khu vực VAT của EU.

Cơ chế tự tính thuế hoạt động thế nào trên hóa đơn EU?

Cơ chế tự tính thuế trên hóa đơn EU chuyển VAT từ bạn sang khách hàng: bạn không tính VAT, và họ tự kê khai trong tờ khai của mình theo thuế suất của họ. Hầu hết dịch vụ giữa các doanh nghiệp chịu thuế ở nơi khách hàng đặt trụ sở (Điều 44 của Chỉ thị VAT), và khách hàng là bên nợ thuế khi bên bán không đặt trụ sở ở nước đó (Điều 196).

Đây là một ví dụ giả định. Một công ty tư vấn ở Estonia lập hóa đơn €5.000 cho một công ty ở Đức về việc rà soát quy trình. Thuế suất tiêu chuẩn của Đức là 19%.

Khách hàng trả €5.000. Một doanh nghiệp không được khấu trừ đầy đủ, như ngân hàng hay công ty bảo hiểm, rốt cuộc phải chịu một phần của khoản €950 đó, và đó chính là lý do đánh thuế giao dịch ở nơi khách hàng đặt trụ sở.

Dịch vụ liên quan đến đất đai, vé vào sự kiện, vận tải hành khách, nhà hàng và dịch vụ ăn uống có quy tắc riêng tại các Điều 47 đến 55, nên không tự động theo mô hình này. Bản tóm tắt của Your Europe nêu những trường hợp này là ngoại lệ.

Hóa đơn gửi doanh nghiệp EU phải ghi những gì?

Hóa đơn gửi doanh nghiệp EU phải là hóa đơn VAT đầy đủ, có cả hai mã số VAT và một ghi chú nêu lý do không tính VAT. Các điểm dưới đây lấy từ Điều 226, còn phần còn lại của hóa đơn theo các trường chuẩn của hóa đơn VAT.

Vì vậy, công việc hoàn thành vào ngày 20 tháng 3 phải được lập hóa đơn trước ngày 15 tháng 4. Quy tắc lập hóa đơn của nước bạn áp dụng cho cả hai trường hợp (Điều 219a), và hướng dẫn về câu chữ cho cơ chế tự tính thuế có đoạn văn để sao chép và một danh sách kiểm tra.

Hãy kiểm tra mã số của khách hàng trong VIES trước khi gửi hóa đơn. Theo Điều 18 của Quy định thực thi 282/2011, xác nhận mã số cùng tên và địa chỉ đi kèm là cách để bạn được coi khách hàng là doanh nghiệp.

Bán hàng hóa cho doanh nghiệp EU khác bán dịch vụ ở điểm nào?

Bán hàng hóa cho doanh nghiệp EU được miễn thuế chứ không áp dụng cơ chế tự tính thuế, và quy định miễn thuế có những điều kiện mà việc bán dịch vụ không có. Điều 138 yêu cầu đủ tất cả các điều sau:

• Hàng hóa thực sự được vận chuyển đến một nước EU khác.
• Khách hàng được cấp mã số VAT tại một nước EU khác với nước mà hàng xuất phát, và đã cung cấp mã số đó cho bạn.
• EC Sales List của bạn thể hiện đúng giao dịch (Điều 138(1a)).
• Bạn chứng minh được việc vận chuyển.

Chứng từ là chỗ bên bán hay vấp. Điều 45a của Quy định thực thi suy đoán hàng đã được vận chuyển nếu bạn giữ hai chứng cứ không mâu thuẫn nhau từ hai bên độc lập, chẳng hạn vận đơn CMR có chữ ký của hãng vận tải và hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng. Nếu khách hàng tự đến nhận hàng, bạn còn cần văn bản xác nhận của họ trước ngày 10 của tháng sau. Thiếu chứng từ, thanh tra thuế có thể coi giao dịch là bán trong nước và yêu cầu bạn nộp VAT, nên hãy thu thập giấy tờ ngay lúc đó.

Còn khách hàng cá nhân ở nước EU khác thì sao?

Khách hàng cá nhân ở nước EU khác không bao giờ áp dụng cơ chế tự tính thuế: bạn tính VAT, và loại giao dịch quyết định VAT của nước nào.

Ngưỡng chung của EU là €10.000, chưa tính VAT. Dịch vụ số ở đây gồm viễn thông, phát thanh truyền hình và các dịch vụ cung cấp bằng phương tiện điện tử. Theo bản tóm tắt các điều kiện của Cơ quan Thuế Ireland, ngưỡng này dành cho bên bán đặt trụ sở ở một nước EU và xét năm dương lịch hiện tại cùng năm liền trước.

Đây là một ví dụ giả định. Một bên bán năm nay có €6.500 doanh thu khóa học trực tuyến và €4.000 hàng hóa gửi cho người mua cá nhân khắp EU, tổng cộng €10.500. Giao dịch làm vượt €10.000 và mọi giao dịch sau đó chịu thuế ở nước của từng khách hàng, và năm dương lịch kế tiếp cũng bắt đầu ở trạng thái đã vượt ngưỡng, vì năm liền trước được tính.

Từ đó, One Stop Shop cho phép bạn đăng ký ở một nước EU và kê khai tất cả các giao dịch đó tại đấy, thay vì đăng ký ở từng nước.

Có phải báo cáo riêng các giao dịch bán trong EU không?

Các giao dịch bán cho doanh nghiệp trong EU được ghi vào một bản kê tổng hợp, thường gọi là EC Sales List, ngoài tờ khai VAT của bạn (Điều 262). Mặc định là hằng tháng. Theo Điều 263, một nước có thể cho phép nộp theo quý đối với dịch vụ, và với hàng hóa đến €50.000 mỗi quý. Tên gọi, mẫu biểu và hạn nộp chính xác tùy theo nước của bạn.

Bản kê ghi mã số VAT của từng khách hàng và giá trị bạn đã cung cấp cho họ, và các cơ quan thuế trao đổi những số liệu đó qua VIES. Một dòng sai hoặc thiếu đối với hàng hóa có thể khiến bạn mất chính quyền được miễn thuế theo Điều 138(1a), trừ khi bạn giải trình được lỗi với cơ quan thuế. Hãy dùng cùng một số liệu trong bản kê và tờ khai để hai bên khớp nhau.

Quy tắc lập hóa đơn xuyên biên giới của EU có thay đổi không?

Quy tắc lập hóa đơn xuyên biên giới của EU thay đổi vào ngày 1 tháng 7 năm 2030, khi báo cáo kỹ thuật số dựa trên hóa đơn điện tử bắt đầu áp dụng cho giao dịch xuyên biên giới giữa các doanh nghiệp. Cho đến lúc đó, các quy tắc nêu trên vẫn áp dụng. Từng nước đã có thể yêu cầu hóa đơn điện tử cho giao dịch trong nước theo một số điều kiện, nên phần đó có thể đến với bạn sớm hơn.

Lập hóa đơn cho khách hàng EU trong ERPFlow

Trong ERPFlow, bạn thiết lập một lần rồi chọn theo từng dòng. Trong Cài đặt > Thuế suất, tạo một thuế suất loại Cơ chế tự tính thuế ở mức 0%, và một thuế suất loại Miễn thuế ở mức 0% nếu bạn bán hàng hóa. Sau đó chọn đúng thuế suất trên từng dòng của hóa đơn, vì dòng mới bắt đầu với thuế suất mặc định của bạn.

• Nội dung được in: mã số VAT của bạn và mã số VAT từ hồ sơ khách hàng, cùng một dòng như "Reverse Charge 0%" trong phần tổng. Hãy thêm dẫn chiếu quy định miễn thuế hoặc một câu dài hơn trong Ghi chú, phần này cũng được in.
• Số thuế suất theo gói: gói Free chứa một thuế suất, nên muốn có thuế suất tiêu chuẩn cùng thuế suất tự tính thuế thì cần gói Starter trở lên. Starter chứa hai, Growth ba, còn Business và Enterprise không giới hạn.
• Những gì ERPFlow không quyết định: không có tra cứu VIES, và không có thuế suất tự động theo quốc gia của khách hàng.
• Những gì ERPFlow không nộp: không có EC Sales List, tờ khai VAT hay tờ khai One Stop Shop. Các tệp CSV xuất ra cho biết loại thuế của từng dòng hóa đơn và mã số VAT của từng khách hàng, dành cho người chuẩn bị các hồ sơ đó.

Có một giới hạn quan trọng nếu bạn gửi hóa đơn điện tử. Tệp XML Peppol BIS Billing 3.0 xuất ra gán danh mục thuế chỉ dựa trên thuế suất, nên mọi dòng 0% đều được xuất là thuế suất 0% (danh mục Z), kể cả khi bạn đã chọn Cơ chế tự tính thuế. Danh mục tự tính thuế của Peppol, AE, còn cần một lý do miễn thuế mà bản xuất không tạo ra. Bản PDF ghi đúng cơ chế tự tính thuế. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử theo cơ chế tự tính thuế, hãy trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của bạn trước khi dựa vào tệp này. ERPFlow xuất tệp XML và không tự gửi nó qua mạng Peppol.