อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้งานบริการวิชาชีพคือเรียกเก็บตามเงื่อนไขในหนังสือรับงาน และอธิบายงานให้ลูกค้าอนุมัติได้โดยไม่ต้องโทรถามคุณ ระบุช่วงเวลาที่ครอบคลุม สิ่งที่ทำ ชั่วโมงกับอัตราหรือราคาคงที่ ค่าใช้จ่ายและเงินสำรองจ่ายแทนลูกค้าในรายการแยกต่างหาก แล้วตามด้วย VAT ยอดรวม และวันครบกำหนดชำระ
ลูกค้านับพาเลทสินค้าที่ส่งมอบได้ แต่ไม่มีใครนับคำแนะนำได้ ใบแจ้งหนี้จึงต้องแสดงให้เห็น นั่นคือสิ่งที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ของที่ปรึกษา สำนักงานกฎหมาย นักบัญชี หรือเอเจนซี่ต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไป ขั้นตอนทั่วไปอยู่ใน วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า
ควรออกใบแจ้งหนี้แต่ละรูปแบบค่าบริการอย่างไร?
ควรออกใบแจ้งหนี้แต่ละรูปแบบค่าบริการให้รายการพูดซ้ำสิ่งที่หนังสือรับงานสัญญาไว้ ถ้าทำได้ให้ใช้ถ้อยคำเดียวกัน
| หลักการคิดค่าบริการ | รายการเขียนว่าอะไร | ส่งเมื่อไร | อ่านต่อ |
|---|---|---|---|
| รายชั่วโมง | ใครหรือตำแหน่งใด ช่วงเวลา ชั่วโมง อัตรา | รายเดือน หรือตามงวดที่ตกลง | เปลี่ยนชั่วโมงเป็นใบแจ้งหนี้ |
| ราคาคงที่ | ผลงานที่ส่งมอบ และอ้างอิงค่าบริการที่ตกลง | ตามงวดที่กำหนดในหนังสือรับงาน | เหมาจ่ายก้อนเดียวกับรายชั่วโมง |
| ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน | เดือนที่ครอบคลุมและขอบเขตที่ตกลง | วันที่เดิมทุกเดือน มักเรียกเก็บล่วงหน้า | ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน |
| งวดหรือหลักไมล์ | ชื่องวด จำนวนเงิน ยอดสะสม | เมื่อถึงงวดนั้น | เรียกเก็บตามความคืบหน้างาน |
| รายชั่วโมงมีเพดาน | เหมือนรายชั่วโมง พร้อมเพดานที่ใช้ไปและที่เหลือ | รายเดือน | รายชั่วโมงกับค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน |
ถ้ายังไม่ได้เขียนหลักการคิดค่าบริการไว้ ให้แก้เรื่องนั้นก่อนแก้ใบแจ้งหนี้ ส่วนค่าบริการของหนังสือรับงานแสดงสิ่งที่ควรใส่
ใบแจ้งหนี้งานบริการวิชาชีพควรมีรายละเอียดแค่ไหน?
ใบแจ้งหนี้งานบริการวิชาชีพต้องมีรายละเอียดพอจะระบุบริการและขอบเขตของบริการ ซึ่งก็คือสิ่งที่กฎหมายต้องการด้วย มาตรา 226(6) ของ EU VAT Directive กำหนดให้มี “ขอบเขตและลักษณะของบริการที่ให้” คู่มือ VAT ของ HMRC ขอคำอธิบายที่เพียงพอจะระบุบริการนั้น และระบุว่าราคาต่อหน่วยของบริการอาจเป็นอัตรารายชั่วโมงหรือราคาของบริการมาตรฐาน
| คลุมเครือเกินไป | ชัดเจนพอ |
|---|---|
| บริการให้คำปรึกษา | ทบทวนห่วงโซ่อุปทาน ระยะที่ 2 เยี่ยมสถานที่และจัดทำรายงาน 2 ถึง 27 มีนาคม 2026 |
| งานกฎหมาย | ต่อสัญญาเช่า 12 Mill Road เจรจาและร่างสัญญา 12.5 ชั่วโมง ชั่วโมงละ €140 |
| ค่าบริการรายเดือน | จัดทำบัญชีและเตรียมแบบแสดง VAT มีนาคม 2026 ค่าบริการคงที่รายเดือน |
คำนึงถึงความลับ ใบแจ้งหนี้ผ่านทีมบัญชีที่ไม่มีเหตุต้องรู้เรื่องการเลิกจ้างหรือข้อพิพาท สำหรับงานอ่อนไหว ให้เขียนรายการแบบเป็นกลาง (“คำปรึกษาด้านแรงงาน มีนาคม 2026 6 ชั่วโมง”) และส่งรายละเอียดให้ผู้ติดต่อของคุณแยกต่างหาก
ตัวอย่าง ค่าบริการ ชั่วโมง ค่าใช้จ่าย และ disbursement
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น บริษัทที่ปรึกษาขนาดเล็กเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับเดือนมีนาคม พร้อม VAT 20% เพื่อประกอบตัวอย่าง
| รายการ | จำนวน | อัตรา | ยอดสุทธิ | VAT 20% |
|---|---|---|---|---|
| สำรวจระยะที่ 1 ราคาคงที่ตามหนังสือรับงานวันที่ 3 มีนาคม | 1 | €3,000.00 | €3,000.00 | €600.00 |
| ที่ปรึกษาอาวุโส 2 ถึง 27 มีนาคม | 12.5 ชั่วโมง | €140.00 | €1,750.00 | €350.00 |
| ที่ปรึกษา 2 ถึง 27 มีนาคม | 20 ชั่วโมง | €95.00 | €1,900.00 | €380.00 |
| ค่ารถไฟไปสถานที่ของลูกค้า เรียกเก็บตามราคาทุน | 1 | €85.00 | €85.00 | €17.00 |
| ยอดรวมย่อย | €6,735.00 | €1,347.00 | ||
| ค่าตรวจสอบสำนักงานที่ดินที่จ่ายแทนลูกค้า (disbursement) | 1 | €120.00 | €120.00 | ไม่มี |
| ยอดที่ต้องชำระ | €8,202.00 |
ยอดรวมคือ €6,735 บวก VAT €1,347 บวก disbursement €120
สองรายการสุดท้ายคือจุดที่สำนักงานมักพลาด ค่ารถไฟของคุณเป็นต้นทุนของการทำงานของคุณเอง จึงเป็นส่วนหนึ่งของราคาและมี VAT ไม่ว่าคุณจะเรียกว่าอะไรในใบแจ้งหนี้ HMRC ระบุว่าเงื่อนไขของตนมักทำให้ค่าเดินทาง โทรศัพท์ และไปรษณีย์ของที่ปรึกษาเองนับเป็น disbursement ไม่ได้ (ย่อหน้า 25.1 ของคู่มือข้างต้น และคู่มือต้นทุนและ disbursement)
disbursement ที่แท้จริงต่างออกไป คุณจ่ายในฐานะตัวแทนของลูกค้า ลูกค้าได้รับและใช้สิ่งที่ซื้อ และคุณเรียกเก็บตามจำนวนจริง หลักของ EU คือมาตรา 79(c) ของ VAT Directive ซึ่งกำหนดให้มีหลักฐานจำนวนจริงและห้ามคุณหักภาษีที่คิดจากรายการนั้นด้วย VAT ของค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้และ disbursement อธิบายการทดสอบทีละข้อ
ควรเรียกเก็บเงินงานบริการวิชาชีพบ่อยแค่ไหน?
รายเดือนคือค่าเริ่มต้นที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับงานบริการวิชาชีพที่คิดตามเวลา เพราะบิลสั้นๆ สำหรับงานล่าสุดจะถูกอ่านและจ่าย ส่วนบิลห้าเดือนจะถูกต่อรอง และปัญหาจะโผล่หลังค่าบริการเดือนเดียวแทนที่จะเป็นห้าเดือน
ไม่ว่าจะเลือกจังหวะใด ให้ระบุช่วงเวลาในทุกใบแจ้งหนี้ มาตรา 226(7) ขอวันที่ส่งมอบเมื่อต่างจากวันที่ออก และ “1 ถึง 31 มีนาคม 2026” ตอบทั้งข้อนั้นและคำถามแรกของลูกค้าไปพร้อมกัน
งานที่ทำแล้วแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บคือเงินที่คุณให้ยืมอยู่ รายงาน WIPแสดงว่ามีเท่าไร ถ้าคุณรับเงินล่วงหน้าก่อนเริ่มงาน ดูใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้ายเพื่อดูวิธีเรียกเก็บ และถ้าคุณถือเงินของลูกค้า กฎของหน่วยงานกำกับดูแลมาก่อน
แสดงส่วนลดหรือชั่วโมงที่ลดยอดเรียกเก็บอย่างไร?
แสดงชั่วโมงที่ลดยอดเรียกเก็บเป็นส่วนลดที่มองเห็นได้ แทนการเรียกเก็บชั่วโมงน้อยลงอย่างเงียบๆ เพราะลูกค้าจะเห็นทั้งงานและการยอมลดให้ มาตรา 226(8) ก็ขอให้แสดงส่วนลดอยู่แล้วหากยังไม่รวมในราคาต่อหน่วย
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่ปรึกษาทำงาน 40 ชั่วโมงในอัตรา €95 และตัดสินใจเรียกเก็บ 34 ชั่วโมง
| รายการ | จำนวนเงิน |
|---|---|
| ที่ปรึกษา มีนาคม 40 ชั่วโมง ชั่วโมงละ €95.00 | €3,800.00 |
| ส่วนลด 15% ตกลงกับ J. Smith เมื่อ 2 เมษายน | −€570.00 |
| ยอดสุทธิ | €3,230.00 |
€3,230 นั้นเท่ากับ 34 ชั่วโมงในอัตรา €95 พอดี และการคุยเรื่องงบเดือนหน้าเริ่มจากตัวเลขจริง คู่มือลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญของเราอธิบายความต่างระหว่างสองอย่างนี้
จะไม่ให้บิลทำให้ลูกค้าตกใจได้อย่างไร?
คุณไม่ให้บิลทำให้ลูกค้าตกใจด้วยการบอกว่ามีอะไรในบิลก่อนที่ลูกค้าจะเปิด บันทึกนำสามบรรทัดก็ทำได้เกือบทั้งหมด และแม่แบบอีเมลใบแจ้งหนี้มีให้เลือกอีกหลายแบบ
แนบใบแจ้งหนี้ INV-2026-0088 สำหรับเดือนมีนาคม €8,202.00 ครบกำหนด 14 เมษายน ครอบคลุมระยะที่ 1 ของการทบทวนในราคาคงที่ที่ตกลงกัน และงานติดตามผล 32.5 ชั่วโมงในอัตราที่ตกลง ซึ่งอยู่ในประมาณการ 40 ชั่วโมงที่เราคุยกัน สรุปชั่วโมงตามวันที่อยู่ในไฟล์แนบ
ถ้าบิลจะเกินประมาณการ ให้โทรบอกก่อน ลูกค้าที่ได้ยินเรื่องงบเกินจากคุณมักจะคุยกัน ลูกค้าที่มาเจอในใบแจ้งหนี้มักจะโต้แย้ง
การออกใบแจ้งหนี้งานบริการวิชาชีพใน ERPFlow
ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาและใบลงเวลา งานรายชั่วโมงคิดเงินโดยใส่อัตราและจำนวนในใบแจ้งหนี้ โดยมักใช้บริการที่เก็บอัตราและภาษีไว้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
ตอนนี้ให้เก็บบันทึกเวลาไว้ที่ที่คุณเก็บอยู่แล้ว แล้วพิมพ์ยอดรวมเข้าไป โปรเจกต์เชื่อมกับลูกค้าและใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ของโปรเจกต์ได้ และการ์ดแต่ละใบมีช่องเวลาที่ใช้ซึ่งพิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที และรวมยอดต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า ยอดรวมนั้นไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ และไม่มีรายงานรายบุคคล
ใบแจ้งหนี้ในตัวอย่างข้างต้นทำได้ตามที่เป็น แต่ละรายการมีจำนวน ราคา ส่วนลด (ถ้ามี) และอัตราภาษีของตัวเอง รายการค่าบริการจึงมี VAT ได้ ขณะที่รายการ disbursement ไม่มี สรุปเวลาแนบไว้ในการ์ด ไฟล์แนบ ของใบแจ้งหนี้ได้ แต่อีเมลส่งเฉพาะ PDF ของใบแจ้งหนี้ คุณจึงต้องส่งสรุปเอง ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนทำเป็นใบแจ้งหนี้แบบประจำได้ ซึ่งเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามกำหนดแต่ไม่เก็บเงินให้
โปรเจกต์ไม่มีอัตรา งบประมาณ การคิดต้นทุน หรือกำไร และ ERPFlow ไม่มีรายงาน WIP ค่าใช้จ่ายไม่ผูกกับลูกค้าหรืองาน การเรียกเก็บคืนจึงเป็นรายการที่คุณพิมพ์ในใบแจ้งหนี้