อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การเรียกเก็บรายชั่วโมงคือคิดเงินลูกค้าของที่ปรึกษาตามเวลาที่ทำงานจริง ส่วน retainer คิดค่าบริการรายเดือนคงที่สำหรับเวลา การเข้าถึง หรือผลงานตามจำนวนที่ตกลง เลือกรายชั่วโมงเมื่องานไม่สม่ำเสมอหรือยังไม่ชัด และเลือก retainer เมื่อลูกค้าต้องการคุณอย่างต่อเนื่องและคุณบอกได้ว่าค่าบริการครอบคลุมอะไร
การเรียกเก็บรายชั่วโมงกับ retainer ต่างกันอย่างไร?
การเรียกเก็บรายชั่วโมงผูกรายได้ของที่ปรึกษากับชั่วโมงที่ทำงาน ส่วน retainer ผูกกับปฏิทิน คำถามของลูกค้าก็เปลี่ยนตามไปด้วย ลูกค้ารายชั่วโมงถามว่าชั่วโมงเหล่านั้นทำเพื่ออะไร ส่วนลูกค้า retainer ถามว่าค่าบริการรวมอะไรบ้าง
| รายชั่วโมง | Retainer | |
|---|---|---|
| ลูกค้าซื้ออะไร | เวลาของคุณตามที่ใช้ | ชั่วโมง การเข้าถึง หรือผลงานที่ตกลงสำหรับหนึ่งเดือน |
| ออกใบแจ้งหนี้เมื่อไร | หลังจากทำงาน | มักเรียกเก็บล่วงหน้า |
| จำนวนในใบแจ้งหนี้ | เปลี่ยนทุกเดือน | เท่าเดิมทุกเดือน ยกเว้นส่วนเพิ่ม |
| ใครรับส่วนที่เกิน | ลูกค้า | คุณ จนถึงขีดจำกัดที่ตั้งไว้ |
| ใครรับเดือนที่เงียบ | คุณ | ลูกค้า |
| สิ่งที่ถกเถียงกัน | ชั่วโมงเหล่านั้นจำเป็นหรือไม่ | อะไรอยู่ในขอบเขต |
ที่ปรึกษาควรเรียกเก็บรายชั่วโมงหรือใช้ retainer?
ที่ปรึกษาควรเรียกเก็บรายชั่วโมงในขณะที่งานคาดการณ์ยาก และย้ายไปใช้ retainer เมื่อความต้องการของลูกค้าสม่ำเสมอพอจะบรรยายได้ สถานการณ์เหล่านี้มักเป็นตัวตัดสิน
| ถ้าเป็นอย่างนี้ | ใช้ | เพราะอะไร |
|---|---|---|
| ขอบเขตยังไม่ชัด | รายชั่วโมง | ตั้งขีดจำกัดให้สิ่งที่บรรยายไม่ได้ไม่ได้ |
| เป็นงานครั้งเดียว | รายชั่วโมงหรือราคาคงที่ | ไม่มีความต้องการต่อเนื่องที่ต้องกันเวลาไว้ |
| ลูกค้าโทรมาถามเรื่องเล็กๆ ทุกสัปดาห์ | Retainer | แต่ละคำถามเล็กเกินจะเรียกเก็บ แต่รวมกันแล้วมาก |
| ลูกค้าต้องการงบรายเดือนคงที่ | Retainer ที่มีขีดจำกัด | ลูกค้าได้ตัวเลข และคุณรักษาขีดจำกัด |
| ความต้องการแกว่งมากในแต่ละเดือน | Retainer บวกอัตรารายชั่วโมงสำหรับส่วนเพิ่ม | คุณได้ขั้นต่ำ และช่วงพีคยังได้เงิน |
| ปฏิทินของคุณเต็มอยู่แล้ว | รายชั่วโมง | ชั่วโมง retainer คือสัญญาที่คุณต้องเปิดเวลาไว้ให้ |
retainer ของที่ปรึกษามีกี่แบบ?
retainer ของที่ปรึกษามักมีสามแบบ และข้อโต้แย้งหลายครั้งเริ่มเพราะแต่ละฝ่ายสมมติคนละแบบ
- Retainer แบบชั่วโมง จำนวนชั่วโมงที่กำหนดต่อเดือน อธิบายง่ายและตรวจง่าย ใกล้เคียงการเรียกเก็บรายชั่วโมงที่มีขั้นต่ำรองรับที่สุด
- Retainer แบบการเข้าถึง ค่าบริการสำหรับการพร้อมให้ใช้ เช่น รับสาย ให้คำแนะนำ กันเวลาไว้ ไม่นับชั่วโมง จึงต้องตั้งขีดจำกัดด้วยวิธีอื่น เช่น เวลาตอบกลับหรือจำนวนการประชุม
- Retainer แบบผลงาน ผลงานคงที่ในแต่ละเดือน เช่น เอกสารสำหรับคณะกรรมการหรือการทบทวนรายเดือน จริงๆ คือค่าบริการคงที่ที่เกิดซ้ำ และควรตั้งราคาแบบนั้น
ระบุแบบไว้ในข้อตกลง คำว่า “retainer” อย่างเดียวไม่ได้บอกใครว่าซื้ออะไร
ตัวอย่างคำนวณ: หกเดือนเดียวกันที่เรียกเก็บทั้งสองแบบ
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่ปรึกษาคิดอัตรา €120 ต่อชั่วโมง ในแบบ retainer ลูกค้าจ่าย €1,650 ต่อเดือนสำหรับไม่เกิน 15 ชั่วโมง ซึ่งเท่ากับ €110 ต่อชั่วโมง ชั่วโมงเพิ่มคิดเต็ม €120 และไม่ยกไปเดือนถัดไป
| เดือน | ชั่วโมงที่ทำ | รายชั่วโมงที่ €120 | Retainer บวกส่วนเพิ่ม |
|---|---|---|---|
| มกราคม | 18 | €2,160 | €2,010 |
| กุมภาพันธ์ | 12 | €1,440 | €1,650 |
| มีนาคม | 25 | €3,000 | €2,850 |
| เมษายน | 9 | €1,080 | €1,650 |
| พฤษภาคม | 14 | €1,680 | €1,650 |
| มิถุนายน | 22 | €2,640 | €2,490 |
| รวม | 100 | €12,000 | €12,300 |
ยอดรวมแทบไม่ต่างกัน คือ €12,000 กับ €12,300 สิ่งที่เปลี่ยนคือขั้นต่ำ เดือนที่แย่ที่สุดของที่ปรึกษาเปลี่ยนจาก €1,080 เป็น €1,650 และเงินนั้นมาก่อนงาน ไม่ใช่หลังงาน ส่วนลูกค้าได้ 15 ชั่วโมงต่อเดือนที่กันไว้ให้ในอัตราที่ต่ำกว่า และจ่ายสำหรับ 10 ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้
ทีนี้ตัดข้อความส่วนเพิ่มออก ลูกค้าที่ใช้ 25 ชั่วโมงทุกเดือนด้วยค่าบริการคงที่ €1,650 จ่ายเพียง €66 ต่อชั่วโมง และคุณไม่มีทางขึ้นราคาได้นอกจากเจรจาใหม่ นี่คือเหตุที่ retainer ที่ไม่มีขีดจำกัดเป็นข้อตกลงที่ไม่ดีสำหรับที่ปรึกษา ไม่ว่าจะรู้สึกมั่นคงแค่ไหน
คำนวณเป้าหมายก่อน คู่มือการคำนวณอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บให้ตัวเลขที่ใช้ทดสอบ retainer และคุณต้องบันทึกชั่วโมงต่อไปหลังเริ่ม retainer มิฉะนั้นจะไม่มีวันรู้ว่าคุ้มหรือไม่ ขั้นตอนบันทึกเวลาของที่ปรึกษาครอบคลุมเรื่องนั้น
ข้อตกลง retainer ควรระบุอะไรบ้าง?
ข้อตกลง retainer ควรระบุว่าค่าบริการรายเดือนครอบคลุมอะไร สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเกินขีดจำกัด สิ่งที่เกิดกับเวลาที่ไม่ได้ใช้ และวิธีที่แต่ละฝ่ายยุติได้ ถ้อยคำนี้จัดการครบทั้งสี่เรื่องสำหรับ retainer แบบชั่วโมง
ค่าบริการรายเดือน €1,650 บวก VAT ครอบคลุมงานให้คำปรึกษาไม่เกิน 15 ชั่วโมงในแต่ละเดือนปฏิทิน ชั่วโมงที่เกิน 15 คิดชั่วโมงละ €120 และออกใบแจ้งหนี้ตอนสิ้นเดือน ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้ไม่ยกไปเดือนถัดไป ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งยุติข้อตกลงนี้ได้ด้วยการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 30 วัน
ตัวเลขข้างบนเป็นตัวเลขสมมติจากตัวอย่าง จึงควรแทนด้วยของคุณ คู่มือการออกใบแจ้งหนี้ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือนครอบคลุมตัวใบแจ้งหนี้เอง
ย้ายลูกค้ารายชั่วโมงไปใช้ retainer อย่างไร?
ย้ายลูกค้ารายชั่วโมงไปใช้ retainer ด้วยการเริ่มจากประวัติของลูกค้าเอง เพราะตัวเลขเถียงยาก
- ดึงชั่วโมง 6 ถึง 12 เดือน ในตัวอย่าง ค่าเฉลี่ยประมาณ 17 ชั่วโมงต่อเดือน ช่วงตั้งแต่ 9 ถึง 25
- ตั้งชั่วโมงที่รวมไว้ใกล้เดือนทั่วไป ไม่ใช่ช่วงพีค ช่วงพีคคือสิ่งที่อัตราส่วนเพิ่มมีไว้รับ
- เสนอส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการผูกพัน รายได้ที่คาดการณ์ได้คือสิ่งที่จ่ายส่วนลดนั้น
- เสนอทดลองสามเดือนพร้อมทบทวน เพื่อไม่ให้ฝ่ายใดรู้สึกถูกผูกกับการคาดเดา
ถ้าอัตราของคุณเปลี่ยนด้วย ให้จัดการแยกกันจดหมายแจ้งปรับอัตรากับการจัดเรียกเก็บแบบใหม่ที่มาพร้อมกันอ่านเหมือนการขึ้นราคาก้อนใหญ่ก้อนเดียว
เรียกเก็บงานรายชั่วโมงและ retainer ใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow เรียกเก็บได้ทั้งสองแบบ และคุณคำนวณเลขชั่วโมงเอง หน้าบริษัทที่ปรึกษาอธิบายความเหมาะสมในวงกว้าง
- Retainer: ตั้งใบแจ้งหนี้ประจำรายเดือนสำหรับลูกค้า แต่ละรอบออกใบแจ้งหนี้และส่งอีเมล หรือทิ้งเป็นฉบับร่างให้คุณ ระบบเรียกเก็บอย่างเดียวและไม่เก็บเงิน การชำระเงินจึงใส่ด้วยมือ ฉบับร่างยังให้เพิ่มรายการชั่วโมงเพิ่มก่อนออกได้
- งานรายชั่วโมง: สร้างบริการที่ตั้งหน่วยเป็น
hrและอัตราของคุณ เลือกในรายการของใบแจ้งหนี้ แล้วพิมพ์ชั่วโมงเป็นจำนวน - บันทึกชั่วโมง: การ์ดในโปรเจกต์มีช่องเวลาที่ใช้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที มียอดรวมต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า
ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ชั่วโมงที่พิมพ์ในการ์ดยังไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ และ ERPFlow ไม่นับชั่วโมงเหล่านั้นเทียบกับโควตาของ retainer จึงต้องเทียบยอดรวมกับชั่วโมงที่รวมไว้ด้วยมือ