อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ตรวจกฎเกณฑ์และตัวเลขจากแหล่งอื่นเมื่อ 6 พฤศจิกายน 2569 ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรยืนยันกับแหล่งที่มาก่อนนำไปใช้
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การลดยอดเรียกเก็บคือลดมูลค่าของงานหรือหนี้ แต่ยังเหลือส่วนที่ต้องเก็บ เช่น เรียกเก็บ 8 จาก 10 ชั่วโมงที่ทำ การตัดเป็นหนี้สูญคือตัดทั้งจำนวนออก เพราะคุณจะไม่ได้รับเงินนั้น เช่น ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าที่ล้มละลายไปแล้ว บริษัทหลายแห่งใช้สองคำนี้ปนกัน จึงควรนิยามของคุณเอง
การลดยอดเรียกเก็บกับการตัดเป็นหนี้สูญต่างกันอย่างไร?
ความต่างระหว่างการลดยอดเรียกเก็บกับการตัดเป็นหนี้สูญคือยังเหลืออะไรอยู่หรือไม่ การลดยอดเรียกเก็บลดจำนวนลง ส่วนการตัดเป็นหนี้สูญทำให้เป็นศูนย์ คำที่ใช้มักบอกน้อยกว่าจังหวะเวลา ก่อนออกใบแจ้งหนี้ คุณกำลังตัดสินใจว่าจะเรียกเก็บเท่าไร และหลังออกใบแจ้งหนี้ คุณกำลังจัดการกับเงินที่ลูกค้าค้างอยู่
ในทางปฏิบัติ บริษัทที่เรียกเก็บรายชั่วโมงมักใช้คำว่า “ลดยอดเรียกเก็บ” กับเวลาที่เลือกไม่เรียกเก็บ และ “ตัดเป็นหนี้สูญ” กับหนี้ที่เลิกทวงแล้ว นักบัญชีอาจใช้ “ตัดเป็นหนี้สูญ” กับการตัดลูกหนี้บางส่วนด้วย ตกลงความหมายชุดเดียวทั้งภายในบริษัทและกับนักบัญชีของคุณ
แต่ละอย่างเกิดขึ้นเมื่อไรในวงจรการเรียกเก็บเงิน?
แต่ละอย่างเกิดขึ้นในจุดต่างกันของวงจรการเรียกเก็บเงิน และจุดนั้นกำหนดเอกสาร
| เมื่อไร | สถานการณ์ | ชื่อที่มักใช้ | เอกสาร | ผลต่อตัวเลขของคุณ |
|---|---|---|---|---|
| ก่อนออกใบแจ้งหนี้ | ทำ 10 ชั่วโมง คุ้มเรียกเก็บ 8 | ลดยอดเรียกเก็บเวลา | ไม่มี ใบแจ้งหนี้แสดงสิ่งที่คุณเรียกเก็บ | รายได้ต่ำกว่ามูลค่าของชั่วโมง |
| ก่อนออกใบแจ้งหนี้ | ทั้งภารกิจเรียกเก็บเงินไม่ได้ | ตัดเวลาทิ้ง | ไม่มี ทำเครื่องหมายเวลาว่าเรียกเก็บเงินไม่ได้ | เหมือนข้างบน และเวลายังอยู่ในบันทึกของคุณ |
| หลังออกใบแจ้งหนี้ | ภายหลังตกลงลดราคา | ลดยอดเรียกเก็บของใบแจ้งหนี้ | ใบลดหนี้ | รายได้และ VAT ขายลดลง |
| หลังออกใบแจ้งหนี้ | ลูกค้าไม่สามารถหรือไม่ยอมจ่าย และคุณเลิกทวงแล้ว | ตัดหนี้เป็นหนี้สูญ | รายการภายใน และการขอลดหย่อน VAT ถ้าเข้าเงื่อนไข | รายได้คงเดิม และมีต้นทุนหนี้สูญเกิดขึ้น |
สองแถวหลังถูกสับสนบ่อยที่สุด ใบลดหนี้บอกว่าสิ่งที่เรียกเก็บเปลี่ยนไป หนี้สูญบอกว่าสิ่งที่เรียกเก็บถูกต้อง แต่เงินไม่มา ถ้าคุณบันทึกงานที่ยังไม่เรียกเก็บไว้ในบัญชีด้วย การลดยอดเรียกเก็บของเวลาจะลดยอดนั้น และปรากฏในรายงาน WIP
ตัวอย่างคำนวณ: จากชั่วโมงถึงหนี้สูญ
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่รวมทั้งสามอย่างไว้ในงานเดียว บริษัทที่ปรึกษาบันทึก 40 ชั่วโมงที่ €100 คิด VAT 20% และเรื่องค่อยๆ ผิดพลาด
| ขั้น | ยอดสุทธิ | VAT | ยอดรวม | สิ่งที่ทำ |
|---|---|---|---|---|
| บันทึกเวลา: 40 ชั่วโมง | €4,000.00 | ยังไม่ต้องทำอะไร | ||
| ลดยอดเรียกเก็บก่อนออกบิล: 5 ชั่วโมง | −€500.00 | ไม่ใส่ในใบแจ้งหนี้ จดเหตุผล | ||
| ใบแจ้งหนี้: 35 ชั่วโมง | €3,500.00 | €700.00 | €4,200.00 | ออกใบแจ้งหนี้ |
| ตกลงลดหลังเกิดข้อพิพาท | −€300.00 | −€60.00 | −€360.00 | ออกใบลดหนี้ |
| ยอดค้างชำระตอนนี้ | €3,200.00 | €640.00 | €3,840.00 | |
| ได้รับชำระบางส่วน | −€1,666.67 | −€333.33 | −€2,000.00 | บันทึกการชำระเงิน |
| ยังไม่ชำระ ลูกค้าล้มละลาย | €1,533.33 | €306.67 | €1,840.00 | ตัดเป็นหนี้สูญ และดูเรื่องลดหย่อน VAT |
เทียบกับเวลา €4,000 ที่อัตรามาตรฐาน บริษัทเรียกเก็บ 87.5% ในตอนแรก และ 80% หลังใบลดหนี้ และเก็บเงินได้ 41.7% ก่อน VAT นี่คือสามปัญหาแยกกัน ที่แก้ต่างกันสามทาง และการรวมเรียกทั้งหมดว่า “ส่วนลด” ไม่สอนอะไรคุณเลย
ถ้าต้องการให้ลูกค้าเห็นว่าเป็นการลดเพื่อน้ำใจ เขียนไว้ในรายการได้
เตรียมเวิร์กช็อป: 10 ชั่วโมง ที่ €100.00 ลดเหลือ 8 ชั่วโมงตามที่ตกลงสำหรับงานแรก
ชั่วโมงที่คุณลดยอดเรียกเก็บเพราะแก้งานซ้ำเองไม่ควรปรากฏในใบแจ้งหนี้เลย
การตัดเป็นหนี้สูญลด VAT ที่คุณต้องจ่ายได้ไหม?
การตัดเป็นหนี้สูญลด VAT ที่คุณต้องจ่ายได้ แต่ตามกฎของประเทศคุณเองเท่านั้น มาตรา 90 ของ EU VAT Directive ระบุว่าฐานภาษีลดลงเมื่อไม่มีการชำระทั้งหมดหรือบางส่วน ตามเงื่อนไขที่รัฐสมาชิกแต่ละแห่งกำหนด และให้รัฐสมาชิกเบี่ยงเบนจากหลักนั้นในกรณีไม่ชำระได้ เงื่อนไขจึงต่างกันมาก นี่คือสองตัวอย่างที่เราตรวจแล้ว
| ที่ไหน | แหล่งที่มา | เงื่อนไขหลัก |
|---|---|---|
| สหราชอาณาจักร | HMRC VAT Notice 700/18 | VAT ที่แสดงและจ่ายไปแล้ว ตัดหนี้ในบัญชี VAT ของคุณและย้ายไปบัญชีหนี้สูญแยก ไม่ได้ขายหรือแฟกเตอริง ค้างชำระ 6 เดือนนับจากวันที่ช้ากว่าระหว่างวันครบกำหนดกับวันที่ส่งมอบ ขอภายใน 4 ปี 6 เดือนจากวันเดียวกันนั้น |
| เอสโตเนีย | Estonian Tax and Customs Board VAT Act § 29¹ | ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและแสดง VAT แล้ว ไม่ได้โอนสิทธิเรียกร้อง และผู้ซื้อไม่ใช่ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เกิน 12 เดือนและไม่เกิน 3 ปีหลังวันครบกำหนด ตัดหนี้หลังพยายามเก็บเงินจริงจัง หรือเพราะการเก็บเงินแพงกว่ายอดที่ค้าง แจ้งผู้ซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร ยอดใหญ่ต้องมีคำสั่งศาล |
มีสามจุดที่พบซ้ำ สิทธิลดหย่อนครอบคลุมเฉพาะ VAT ในส่วนที่ยังไม่ชำระ ซึ่งในตัวอย่างคือ €306.67 สิทธิลดหย่อนโดยทั่วไปต้องคืนถ้าเงินกลับมาภายหลัง ทั้ง HMRC และหน่วยงานของเอสโตเนียระบุไว้ และลูกค้าอาจต้องย้อนรายการ VAT ที่ขอคืนไปแล้ว
ใบลดหนี้ไม่ใช่ทางเข้า HMRC ระบุตรงๆ ว่าคุณออกไม่ได้เพียงเพราะลูกค้ายังไม่จ่าย ในประเทศอื่น ให้ถามนักบัญชีก่อนขอ และถามเรื่องภาษีเงินได้ไปพร้อมกัน เพราะหนี้สูญหักได้หรือไม่เป็นอีกคำถามหนึ่ง
บริษัทควรตัดสินใจและบันทึกเรื่องเหล่านี้อย่างไร?
บริษัทควรตัดสินใจลดยอดเรียกเก็บและตัดหนี้สูญโดยมีผู้อนุมัติที่ระบุชื่อ และบันทึกเหตุผลทุกครั้ง เพราะเหตุผลคือส่วนที่มีประโยชน์ รายการสั้นๆ ก็พอ
- ขอบเขตขยายโดยไม่ได้ตกลง
- ข้อผิดพลาดหรือการแก้งานซ้ำของเรา
- น้ำใจ
- ข้อพิพาทกับลูกค้า
- หนี้สูญ
ให้คนที่รับผิดชอบลูกค้าอนุมัติการลดยอดเรียกเก็บ และให้อีกคนอนุมัติยอดที่เกินจำนวนที่กำหนด หลังไม่กี่เดือน ถ้า “ข้อผิดพลาดของเรา” ขึ้นมาบ่อย ทางแก้อยู่ที่การส่งมอบงาน และถ้า “ขอบเขตขยาย” ขึ้นบ่อย ทางแก้อยู่ที่ใบเสนอราคา ก่อนตัดหนี้เป็นหนี้สูญ ให้แน่ใจว่าทวงถามจนครบแล้วจริงๆ ลำดับการเตือนและรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุจะบอกว่าอยู่ตรงไหน
บันทึกการลดยอดเรียกเก็บและใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ไม่มีฟังก์ชันตัดหนี้สูญ สถานะหนี้สูญ หรือการคำนวณลดหย่อน VAT ของหนี้สูญ และไม่มีเอกสารใบลดหนี้ สิ่งที่ทำได้มีดังนี้
- ก่อนออกใบแจ้งหนี้: แก้ไขใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้อย่างอิสระ ลดจำนวน หรือใช้ส่วนลด % ของรายการ ซึ่งพิมพ์ใน PDF
- หลังออกใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้เป็นฉบับสุดท้าย ทำเครื่องหมายว่ายกเลิก และ ทำสำเนา เพื่อยกเลิกแล้วออกใหม่ภายใต้เลขที่ใหม่ ซึ่งแก้ทั้งใบได้ แต่ไม่ครอบคลุมการลดบางส่วนเป็นเอกสารของตัวเอง ส่วนนั้นต้องทำผ่านระบบบัญชีของคุณ
- หนี้ที่คุณเลิกทวงแล้ว: ใบแจ้งหนี้ยังคงเกินกำหนดหรือชำระบางส่วน และยังนับใน ค้างชำระ และ เกินกำหนด ในแดชบอร์ด ระวังการยกเลิกเพียงเพื่อล้างรายการ การยกเลิกทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะและตัดออกจากรายได้ของลูกค้า และอีเมลใดๆ ของใบแจ้งหนี้ที่ยกเลิกแล้วจะบอกลูกค้าว่าไม่มียอดต้องชำระ หนี้สูญคือการขายจริง ดังนั้นถามนักบัญชีก่อน
- ลูกค้า: เพิ่มเข้าบัญชีดำ ในระเบียนลูกค้าทำเครื่องหมายลูกค้าพร้อมเหตุผลของคุณ ไม่ได้บล็อกอะไร และเตือนใครก็ตามที่กำลังจะส่งใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ให้
- นักบัญชีของคุณ: บันทึกการตัดหนี้สูญและสิทธิลดหย่อน VAT ในระบบบัญชีของคุณ รายงานภาษีใน ERPFlow อ่านจากใบแจ้งหนี้เอง จึงควรแจ้งนักบัญชีเรื่องใดๆ ที่จัดการนอก ERPFlow คุณส่งออกใบแจ้งหนี้เป็น CSVให้นักบัญชีได้