อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ตรวจกฎเกณฑ์และตัวเลขจากแหล่งอื่นเมื่อ 6 พฤศจิกายน 2569 ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรยืนยันกับแหล่งที่มาก่อนนำไปใช้
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ส่วนค่าบริการในหนังสือรับงานของสำนักงานบัญชีระบุว่าค่าบริการคำนวณอย่างไร ครอบคลุมอะไร อะไรคิดเพิ่ม ออกใบแจ้งหนี้และชำระเมื่อไร และเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร เขียนให้ลูกค้าคาดการณ์ได้ว่าใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะเป็นเท่าไรจากหนังสือฉบับเดียว เพราะข้อพิพาทเรื่องค่าบริการมักเริ่มตรงจุดที่หนังสือเงียบ
ส่วนค่าบริการในหนังสือรับงานควรระบุอะไรบ้าง?
ส่วนค่าบริการในหนังสือรับงานควรตอบคำถามเจ็ดข้อ ซึ่งลูกค้าจะถามในที่สุดทุกข้อ
| คำถามของลูกค้า | ข้อกำหนดทำหน้าที่อะไร | ถ้าไม่มี |
|---|---|---|
| ค่าบริการคำนวณอย่างไร | ระบุว่าเป็นราคาคงที่ รายชั่วโมง หรือผสม พร้อมตัวเลข | ใบแจ้งหนี้ใบแรกคือครั้งแรกที่ลูกค้ารู้เรื่องนี้ |
| ครอบคลุมอะไรบ้าง | อ้างถึงตารางรายการบริการโดยระบุชื่อ | "ผมนึกว่ารวมแบบแสดงรายการภาษีไว้แล้ว" |
| คิดจากอะไร | ระบุปริมาณงาน กำหนดส่ง และสภาพของบันทึกบัญชี | ต้องรับงานที่เพิ่มขึ้นเองเมื่อลูกค้าโตขึ้น |
| อะไรคิดเพิ่ม | ระบุอัตราและสัญญาว่าจะถามก่อน | เถียงกันทุกรายการที่เพิ่มเข้ามา |
| ชำระเมื่อไร | กำหนดวันออกใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขการชำระ และเงื่อนไขเมื่อชำระล่าช้า | ชำระช้าโดยไม่มีอะไรให้อ้างอิง |
| ค่าใช้จ่ายและ VAT เป็นอย่างไร | แยกค่าใช้จ่าย เงินที่สำนักงานจ่ายแทน และ VAT ออกจากกัน | สับสนตั้งแต่การเรียกเก็บครั้งแรก |
| เปลี่ยนได้ไหม และเลิกได้ไหม | กำหนดการทบทวนค่าบริการ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า และยอดที่ต้องชำระเมื่อเลิก | ค่าบริการขึ้นโดยไม่ทันตั้งตัว และยอดงวดสุดท้ายที่ไม่มีใครจ่าย |
บางส่วนเป็นข้อกำหนดของวิชาชีพ ไม่ใช่แค่แนวปฏิบัติที่ดี เอกสารแนะนำเรื่องข้อมูลค่าบริการของ ICAEW ระบุสิ่งที่จรรยาบรรณขอจากสมาชิก คืออธิบายเกณฑ์ที่ใช้คำนวณค่าบริการ แจ้งค่าบริการเบื้องต้นโดยประมาณเมื่อทำได้ และแจ้งราคาหรือเกณฑ์คิดค่าบริการเป็นลายลักษณ์อักษร โดยปกติอยู่ในหนังสือรับงาน เอกสารยังระบุว่าสำนักงานควรบอกให้ชัดเมื่อตัวเลขประมาณการไม่ใช่ราคาคงที่ องค์กรอื่นมีจรรยาบรรณของตัวเอง จึงควรตรวจสอบของคุณเอง
ในสหภาพยุโรป มาตรา 22 ของ Services Directive ไปในทิศทางเดียวกัน ผู้ให้บริการต้องเปิดเผยราคาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ถ้าราคาไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้ให้บริการต้องแจ้งราคา วิธีคำนวณที่ลูกค้าตรวจสอบได้ หรือประมาณการที่ละเอียดพอ เมื่อลูกค้าขอ
ตัวอย่างข้อความเรื่องค่าบริการที่คัดลอกไปใช้ได้
ข้อความเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น ตัวเลขเป็นตัวอย่างสมมติ ตรวจกับข้อความแม่แบบขององค์กรวิชาชีพของคุณ เช่น เอกสารแนะนำเรื่องหนังสือรับงานของ ICAEW และกับสิ่งที่บริษัทประกันความรับผิดทางวิชาชีพของคุณคาดหวัง
ค่าบริการคงที่:
ค่าบริการสำหรับงานในตารางที่ 1 คือ €3,060 ต่อปี ไม่รวม VAT เรียกเก็บ €255 ต่อเดือนในวันทำการแรกของทุกเดือน เป็นเวลา 12 เดือนนับจาก 1 มกราคม 2027
สิ่งที่ค่าบริการตั้งอยู่บนสมมติฐาน:
ค่าบริการนี้ตั้งอยู่บนสมมติฐานว่ามีรายการไม่เกิน 80 รายการต่อเดือน ส่งบันทึกบัญชีครบถ้วนภายในวันที่ 10 ของเดือนถัดไป และมีงบการเงินประจำปีหนึ่งชุด หากข้อใดเปลี่ยนไป เราจะแจ้งให้ทราบก่อนคิดค่าบริการเพิ่ม
งานนอกขอบเขต:
งานนอกตารางที่ 1 คิดในอัตรา €85 ต่อชั่วโมง ไม่รวม VAT หรือในราคาคงที่ที่ตกลงกันก่อน เราจะไม่เริ่มงานเพิ่มที่คิดค่าบริการโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคุณ และอีเมลถือว่าเพียงพอ
ประมาณการ:
ตัวเลขนี้เป็นประมาณการ ไม่ใช่ค่าบริการคงที่ หากเราคาดว่าจะเกินตัวเลขนี้ เราจะแจ้งให้ทราบก่อน อธิบายเหตุผล และเสนอตัวเลขฉบับปรับปรุง
ค่าใช้จ่ายและเงินที่จ่ายแทน:
เราเรียกเก็บค่าใช้จ่ายตามราคาทุน บวก VAT ในกรณีที่เกี่ยวข้อง จำนวนเงินที่เราจ่ายแทนคุณ เช่น ค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสาร จะแสดงแยกในใบแจ้งหนี้ตามจำนวนที่จ่ายจริง
การชำระเงิน:
ใบแจ้งหนี้ครบกำหนดชำระภายใน 14 วันนับจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ สำหรับยอดที่เกินกำหนด เราอาจคิดดอกเบี้ยตามที่กฎหมายอนุญาต และอาจหยุดงานชั่วคราวหลังแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 7 วัน
การทบทวนค่าบริการ:
เราทบทวนค่าบริการทุกเดือนมกราคม และแจ้งการเปลี่ยนแปลงเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 30 วัน หากคุณไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง คุณอาจยุติงานนี้ด้วยหนังสือแจ้งก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะมีผล
การเลิกกลางคัน:
หากงานนี้สิ้นสุดก่อนสิ้นปี เราจะคิดค่าบริการสำหรับงานที่ทำถึงวันนั้นตามราคาในหนังสือฉบับนี้ หักด้วยยอดที่คุณชำระแล้ว และคืนส่วนที่เกิน
ถ้าหนังสือไม่ได้พูดถึงการชำระล่าช้า กฎหมายอาจยังช่วยได้เมื่อลูกค้าเป็นธุรกิจ ในสหภาพยุโรป Late Payment Directive กำหนดดอกเบี้ยตามกฎหมายที่อัตราอ้างอิงบวกอย่างน้อยแปดจุดเปอร์เซ็นต์ และอย่างน้อย €40 สำหรับค่าใช้จ่ายในการทวงถาม ในสหราชอาณาจักร ดอกเบี้ยตามกฎหมาย คือ 8% บวกอัตราพื้นฐานของ Bank of England คู่มือเรื่องการคิดค่าปรับชำระล่าช้าอธิบายละเอียดกว่านี้ และตัวอย่างเงื่อนไขการชำระช่วยให้เลือกจำนวนวันได้
ทำไมค่าบริการที่แบ่งจ่ายต้องมีข้อกำหนดเมื่อเลิกกลางคัน?
ค่าบริการที่แบ่งจ่ายเท่ากันทุกเดือนตลอดปีจะไม่ตรงกับงานจริงทันทีที่ลูกค้าเลิกกลางคัน จึงต้องมีข้อกำหนดสุดท้ายข้างต้น ค่าบริการรายปีมีงานที่กระจุกตัว เช่น งบการเงินสิ้นปี และตัวเลขรายเดือนถัวเฉลี่ยให้เรียบ
ตัวอย่างสมมติ สำนักงานคิดค่าทำบัญชี €180 ต่อเดือน และงบการเงินสิ้นปี €900 รวม €3,060 ต่อปี เรียกเก็บเดือนละ €255 ลูกค้าเลิกหลังจากผ่านไปเจ็ดเดือน โดยชำระไปแล้ว €1,785
| ลูกค้าเลิกตอนไหน | ชำระแล้ว | งานที่ทำแล้ว | ผลลัพธ์ |
|---|---|---|---|
| งบการเงินสิ้นปีเสร็จแล้ว | €1,785 | €1,260 + €900 = €2,160 | ลูกค้าติดค้าง €375 |
| ยังไม่ได้เริ่มทำงบการเงินสิ้นปี | €1,785 | €1,260 | สำนักงานต้องคืน €525 |
ถ้าไม่มีข้อกำหนดนี้ คุณจะต้องเถียงกันเรื่อง €375 โดยไม่มีอะไรให้อ้างอิง หรือลูกค้าขอเงินคืน €525 แต่ไม่มีวิธีคำนวณที่ตกลงกันไว้ เอกสารแนะนำของ ICAEW ชี้ประเด็นที่เกี่ยวข้องเรื่องคำสั่งจ่ายประจำ คือลูกค้าอาจสมมติว่าเงินที่จ่ายครอบคลุมทุกอย่าง จึงควรระบุเงื่อนไขให้ชัดและพร้อมกระทบยอดค่าบริการกับเงินที่ชำระ
ข้อกำหนดเรื่องค่าบริการผิดพลาดตรงไหนบ้าง?
ข้อกำหนดเรื่องค่าบริการมักผิดพลาดเพราะคลุมเครือในจุดที่ลูกค้าต้องการตัวเลขพอดี
- "คิดตามเวลาที่ใช้" โดยไม่ระบุอัตรา ICAEW มองว่าบันทึกเวลาเป็นเครื่องมือบริหาร และบอกว่าบันทึกเวลาอย่างเดียวไม่ใช่เหตุผลที่ยืนยันค่าบริการได้ ให้ลูกค้าเห็นอัตราหรือวิธีคำนวณที่ตรวจสอบได้
- "ค่าบริการคงที่" โดยไม่มีขีดจำกัด ถ้าไม่ระบุปริมาณงาน ลูกค้าที่โตขึ้นเป็นสองเท่าย่อมคาดหวังราคาเดิมได้อย่างสมเหตุสมผล
- ประมาณการที่ไม่มีเงื่อนไขกระตุ้น ระบุว่าจะเตือนก่อนเกินตัวเลข ICAEW ยังคาดหวังให้อธิบายส่วนที่เกินและวิธีคำนวณส่วนนั้นด้วย
- เงียบเรื่องบันทึกบัญชีที่ส่งช้า ถ้าบันทึกบัญชีมาถึงช้ากว่ากำหนดสามสัปดาห์ ใครจะจ่ายค่างานเร่งด่วน
- ไม่มีข้อกำหนดทบทวนค่าบริการ ทุกครั้งที่ขึ้นราคาต้องได้รับความเห็นชอบจากลูกค้า และจดหมายแจ้งขึ้นอัตราค่าบริการก็มีอะไรให้อ้างอิงน้อยลงมาก
ปรับค่าบริการโดยไม่ต้องออกหนังสือรับงานใหม่ทั้งฉบับได้อย่างไร?
ปรับค่าบริการโดยไม่ต้องออกหนังสือรับงานใหม่ทั้งฉบับได้ด้วยการแยกตัวเลขไว้ในตารางค่าบริการต่างหากที่หนังสืออ้างถึง หนังสือหลักจึงว่าด้วยเงื่อนไข ส่วนตารางว่าด้วยบริการและราคาปัจจุบัน ตารางฉบับใหม่ที่ลงวันที่และแจ้งล่วงหน้าตามที่หนังสือสัญญาไว้ จะมาแทนฉบับเดิม
ออกหนังสือใหม่ทั้งฉบับเมื่อประเภทงานหรือเงื่อนไขเปลี่ยน เก็บทุกฉบับที่มีวันที่กำกับไว้ เพราะข้อซักถามเรื่องค่าบริการภายหลังขึ้นอยู่กับว่าเดือนนั้นใช้ตารางฉบับไหน วิธีกำหนดราคาตั้งแต่แรกอยู่ในเรื่องค่าบริการบัญชีแบบคงที่
เปลี่ยนค่าบริการในหนังสือรับงานเป็นใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow
ERPFlow ไม่ได้เขียนหรือลงนามหนังสือรับงาน ไม่มีแม่แบบจดหมายและไม่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ERPFlow ช่วยในส่วนที่ต่อจากที่ตกลงค่าบริการแล้ว สำหรับสำนักงานบัญชีและทำบัญชีและใครก็ตามที่เรียกเก็บแบบนี้
- เก็บหนังสือที่ลงนามแล้ว: แนบไฟล์ไว้ในข้อมูลลูกค้า เงื่อนไขที่ตกลงกันจึงอยู่ข้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
- ตั้งรายการราคา: เพิ่มค่าบริการแต่ละรายการในตารางของคุณเป็นบริการพร้อมราคา รายการในใบแจ้งหนี้จึงตรงกับตาราง
- ส่งข้อเสนอค่าบริการถ้าคุณใช้: ใบเสนอราคามีรายการและ VAT ส่งเป็น PDF และแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ได้ คุณทำเครื่องหมายว่ายอมรับแล้วด้วยตัวเอง
- เรียกเก็บค่าบริการรายเดือน: ใบแจ้งหนี้แบบประจำออกให้ทุกเดือน ส่งทางอีเมลหรือเก็บไว้เป็นฉบับร่าง ใบแจ้งหนี้นี้ออกและเรียกเก็บเท่านั้น ไม่ได้ตัดเงิน จึงต้องบันทึกการชำระเงินด้วยตัวเอง
- เรียกเก็บงานเพิ่ม: เพิ่มเป็นรายการแยกในฉบับร่าง โดยใส่ข้อตกลงไว้ในคำอธิบาย
ERPFlow ไม่ได้เทียบสิ่งที่คุณเรียกเก็บไปกับประมาณการ และไม่เตือนก่อนที่คุณจะเกินประมาณการ การตรวจส่วนนี้ยังเป็นหน้าที่ของคุณ