อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ตรวจกฎเกณฑ์และตัวเลขจากแหล่งอื่นเมื่อ 6 พฤศจิกายน 2569 ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรยืนยันกับแหล่งที่มาก่อนนำไปใช้
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ส่วนใหญ่มี VAT ถ้าคุณซื้อของเพื่อทำงานของตัวเอง เช่น การเดินทาง ค่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของบริการที่คุณส่งมอบ คุณจึงคิด VAT ในอัตราปกติ disbursement ที่แท้จริง คือที่จ่ายในฐานะตัวแทนของลูกค้าและส่งต่อตามต้นทุนจริง อยู่นอก VAT ของคุณ เกณฑ์ตัดสินคือใครเป็นผู้ได้รับสินค้าหรือบริการ
คู่มือนี้ครอบคลุมเรื่อง VAT ส่วนด้านการเรียกเก็บเงิน รวมถึงวิธีตั้งและเขียนบรรทัดค่าใช้จ่ายให้ลูกค้า อยู่ในคู่มือการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้
recharge กับ disbursement ต่างกันอย่างไร?
ความต่างระหว่าง recharge กับ disbursement อยู่ที่ว่าเป็นการซื้อของใคร ถ้าบุคคลที่สามส่งมอบให้คุณ การส่งต่อต้นทุนเป็น recharge ถ้าบุคคลที่สามส่งมอบให้ลูกค้าและคุณเพียงจ่ายแทน อาจเป็น disbursement ได้
| Recharge | Disbursement | |
|---|---|---|
| ใครได้รับสินค้าหรือบริการ | คุณ | ลูกค้าของคุณ |
| VAT ในใบแจ้งหนี้ของคุณ | มี ในอัตราปกติของคุณ | ไม่มี |
| ขอคืน VAT ที่ถูกเรียกเก็บได้ไหม | ได้ ถ้ามีใบกำกับภาษี VAT ที่ใช้ได้ | ไม่ได้ |
| บวกกำไรเพิ่มได้ไหม | ได้ และ VAT ใช้กับส่วนนั้น | ไม่ได้ ต้องเป็นต้นทุนตามจริงเท่านั้น |
| แสดงแยกในใบแจ้งหนี้ | แล้วแต่คุณ | ต้องแสดง |
กฎหมาย EU แบ่งเส้นเดียวกัน มาตรา 78(b) ของ VAT Directiveนับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เรียกเก็บจากลูกค้า เช่น การขนส่งและประกัน รวมในฐานภาษีของคุณ มาตรา 79(c) ยกเว้นเฉพาะการคืนค่าใช้จ่ายที่ “incurred in the name and on behalf of the customer” และลงในบัญชีพัก และกำหนดให้มีหลักฐานของยอดจริงและห้ามหัก VAT ใดๆ ของยอดนั้น กฎระดับชาติต่างกันในรายละเอียด จึงควรตรวจของประเทศคุณ
เมื่อไรถือว่าต้นทุนเป็น disbursement ได้?
คุณถือต้นทุนเป็น disbursement ได้เฉพาะเมื่อผ่านทุกเงื่อนไข และในสหราชอาณาจักร VAT Notice 700 section 25.1 ของ HMRCระบุไว้แปดข้อ
- คุณทำหน้าที่เป็นตัวแทนของลูกค้าเมื่อจ่ายให้บุคคลที่สาม
- ลูกค้าได้รับและใช้สินค้าหรือบริการนั้น
- ลูกค้ามีหน้าที่ต้องจ่ายให้บุคคลที่สาม
- ลูกค้าอนุญาตให้คุณจ่ายแทน
- ลูกค้ารู้ว่าบุคคลที่สามจะเป็นผู้ส่งมอบสินค้าหรือบริการ
- คุณแสดงต้นทุนแยกในใบแจ้งหนี้
- คุณเรียกคืนเฉพาะยอดที่จ่ายจริง
- สินค้าหรือบริการนั้นเป็นส่วนเพิ่มที่ชัดเจนจากสิ่งที่คุณส่งมอบเอง
เงื่อนไขข้อ 2 ตัดผู้สมัครส่วนใหญ่ออก เพราะคนที่ใช้รถไฟ โทรศัพท์ และไปรษณีย์มักเป็นคุณเอง คู่มือต้นทุนและ disbursement ของ HMRCและ Notice 700 ให้ตัวอย่างต่อไปนี้
| ต้นทุนที่ส่งต่อให้ลูกค้า | การปฏิบัติ | เหตุผล |
|---|---|---|
| ค่าตั๋วเครื่องบินไปพบลูกค้า | Recharge | สายการบินส่งมอบให้คุณ |
| ค่าไปรษณีย์ที่คุณส่งถึงลูกค้า | Recharge | เป็นต้นทุนปกติของธุรกิจคุณ |
| ค่าธรรมเนียมโอนเงินจากบัญชีของคุณ | Recharge | ธนาคารส่งมอบให้คุณ แม้ค่าธรรมเนียมนั้นจะได้รับการยกเว้น |
| โฮสติ้งเว็บที่ซื้อให้ลูกค้าโดยลูกค้าตกลง | Disbursement | ลูกค้าใช้งานและรู้ว่าใครเป็นผู้ให้บริการ |
| ทนายความค้นทะเบียนที่ดินด้วยตนเองเพื่อให้คำแนะนำลูกค้า | Recharge | ทนายความใช้ข้อมูลนั้น |
| ทนายความขอเอกสารทางไปรษณีย์เพื่อได้เอกสารให้ลูกค้า | เป็น disbursement ได้ | ลูกค้าใช้เอกสารนั้น |
ตัวอย่างของทนายความแสดงว่าเส้นแบ่งแคบเพียงใด และสำนักงานกฎหมายพบเรื่องนี้ตลอดเวลา การเรียกบรรทัดหนึ่งว่า “disbursement” ในใบแจ้งหนี้ไม่ได้ทำให้เป็น disbursement ในแง่ VAT
ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: ใบแจ้งหนี้ใบเดียวที่มีทั้งสองแบบ
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ใช้กฎของสหราชอาณาจักรและอัตรา 20% ที่ปรึกษาเรียกเก็บค่าบริการ £4,000 และต้นทุนสามรายการ
- ค่ารถไฟ £180 ซึ่งไม่มีการเรียกเก็บ VAT
- โรงแรม £250 บวก VAT £50 ในใบกำกับภาษี VAT ในนามของที่ปรึกษา
- ค่าธรรมเนียมยื่นเอกสารตามกฎหมาย £120 ซึ่งลูกค้าเป็นผู้ต้องจ่าย และที่ปรึกษาจ่ายแทนโดยได้รับอนุญาต
| บรรทัดในใบแจ้งหนี้ | จำนวน |
|---|---|
| ค่าที่ปรึกษา | £4,000.00 |
| ค่ารถไฟ (recharge) | £180.00 |
| โรงแรม (recharge ไม่รวม VAT) | £250.00 |
| ยอดที่ต้องเสีย VAT | £4,430.00 |
| VAT ที่ 20% | £886.00 |
| Disbursement: ค่าธรรมเนียมยื่นเอกสารที่จ่ายแทนคุณ | £120.00 |
| รวม | £5,436.00 |
ค่ารถไฟมี VAT แม้ที่ปรึกษาไม่ได้จ่าย VAT เลย เพราะ HMRC ระบุว่าคุณคิด VAT กับ recharge “whether you paid any VAT or not” ที่ปรึกษาขอคืน £50 ของโรงแรมตามปกติ ส่วน disbursement อยู่ใต้บรรทัด VAT โดยแยกรายการเป็นของตัวเอง ดังที่ใบแจ้งหนี้ตัวอย่างของ HMRCทำ
จะหลีกเลี่ยงการคิด VAT ซ้อน VAT ได้อย่างไร?
คุณหลีกเลี่ยงการคิด VAT ซ้อน VAT โดย recharge ยอดสุทธิเมื่อคุณขอคืน VAT ที่จ่ายไปได้ นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในเรื่องนี้ และเกิดจากการถือยอดรวมในใบเสร็จเป็นต้นทุน
| ใบเสร็จโรงแรม: £250 + VAT £50 | Recharge ที่ | VAT ที่เพิ่ม | ลูกค้าจ่าย |
|---|---|---|---|
| ถูก: recharge ยอดสุทธิ | £250.00 | £50.00 | £300.00 |
| ผิด: recharge ยอดรวมในใบเสร็จ | £300.00 | £60.00 | £360.00 |
ในแบบที่ผิด ลูกค้าจ่ายเกิน £60 และที่ปรึกษาขอคืน £50 ไปแล้วด้วย จึงได้กำไรจากค่าใช้จ่ายที่ตั้งใจส่งต่อตามต้นทุน
ถ้าคุณขอคืน VAT ไม่ได้ เช่น เพราะไม่ได้จดทะเบียน VAT ยอดรวมคือต้นทุนของคุณจริงๆ และการคำนวณเปลี่ยนไป ดูคำถามที่พบบ่อยด้านล่าง
คุ้มไหมที่จะถือต้นทุนเป็น disbursement?
การถือต้นทุนเป็น disbursement มักคุ้มเฉพาะเมื่อผู้จัดจำหน่ายไม่ได้คิด VAT หรือลูกค้าขอคืน VAT ไม่ได้ HMRC ระบุไว้ตรงๆ disbursement ทำให้คุณขอคืน VAT ไม่ได้ และลูกค้าก็อาจขอคืนไม่ได้เช่นกันถ้าไม่มีใบกำกับภาษี VAT ที่ใช้ได้
| ผู้จัดจำหน่ายคิด VAT ไหม | ลูกค้าขอคืน VAT ได้ไหม | มักดีกว่าเมื่อเป็น |
|---|---|---|
| ไม่ | อย่างใดก็ได้ | Disbursement ถ้าเข้าเงื่อนไข |
| คิด | ไม่ได้ | Disbursement ถ้าเข้าเงื่อนไข |
| คิด | ได้ | Recharge เพื่อให้ลูกค้าได้ VAT ที่ขอคืนได้ |
เก็บหลักฐานไว้ Notice 700 section 25.1.2 ให้เก็บเอกสารเช่นแบบฟอร์มสั่งซื้อหรือสำเนาใบแจ้งหนี้ที่แสดงว่าคุณไม่นับการจ่ายเงินนั้นได้ และให้แสดงได้ว่าคุณไม่ได้ขอคืน VAT ข้อความที่คัดลอกไปใส่ในใบแจ้งหนี้ได้
Disbursement ที่จ่ายแทนคุณโดยได้รับอนุญาต ตามต้นทุนจริงและไม่บวก VAT: [ผู้จัดจำหน่าย, เลขอ้างอิง, วันที่] แนบสำเนาใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
แล้วค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนล่ะ?
ค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนโดยปกติเป็นไปตามบริการหลัก เพราะ recharge เป็นส่วนหนึ่งของบริการที่คุณส่งมอบเอง ถ้าค่าบริการของคุณที่ให้ธุรกิจในประเทศ EU อื่นอยู่ภายใต้ reverse charge recharge ก็อยู่ภายใต้เช่นกันและไม่มี VAT จากคุณ รวมอยู่ในยอดสุทธิเดียวกัน
VAT ต่างประเทศที่คุณจ่ายระหว่างทางเป็นอีกเรื่องหนึ่ง VAT ของโรงแรมในประเทศ EU อื่นไม่ลงในแบบปกติของคุณ คุณขอคืนออนไลน์ผ่านหน่วยงานภาษีของคุณเอง และบางประเทศไม่คืนค่าใช้จ่ายบางประเภท เช่น ร้านอาหาร ความบันเทิง และเชื้อเพลิง ดังนั้นสำหรับ recharge สิ่งที่คุณขอคืนได้เป็นตัวกำหนดต้นทุนจริงของคุณ
เรียกเก็บ recharge และ disbursement ใน ERPFlow
ERPFlow บันทึกฝั่งของคุณในค่าใช้จ่ายและให้คุณเรียกเก็บได้ แต่ไม่เชื่อมสองอย่างเข้าด้วยกัน ค่าใช้จ่ายเก็บผู้จัดจำหน่าย หมวดหมู่ VAT และใบเสร็จที่แนบ ไม่ได้เชื่อมกับลูกค้าหรืองาน จึงไม่มีอะไรย้ายไปที่ใบแจ้งหนี้เอง และ ERPFlow ไม่แสดงต้นทุนหรือกำไรต่อลูกค้า ไม่มีการเบิกค่าใช้จ่ายพนักงาน ขั้นตอนอนุมัติ หรือการติดตามระยะทางด้วย
- เพิ่มแต่ละต้นทุนเป็นบรรทัดของใบแจ้งหนี้ พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนและยอดสุทธิ
- Recharge ใช้อัตราภาษีปกติของคุณ ซึ่งบรรทัดใหม่เริ่มด้วยอยู่แล้ว
- Disbursement ไม่มี VAT ล้างอัตราภาษีในบรรทัดนั้น และเริ่มคำอธิบายด้วย “Disbursement:” เพื่อให้แยกรายการ
- แนบใบเสร็จ กับใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์
ERPFlow ไม่ทดสอบว่าต้นทุนเข้าเกณฑ์หรือไม่ แปดเงื่อนไขจึงยังเป็นของคุณ บรรทัด disbursement นับรวมในยอดก่อนภาษีและยอดรวมของใบแจ้งหนี้เหมือนบรรทัดอื่น และไม่มียอดย่อย disbursement แยกต่างหาก จึงเพิ่มในบันทึก (Notes) ถ้าต้องการแสดงให้ชัด วิธีบัญชีพักตามมาตรา 79(c) อยู่ในการทำบัญชีของคุณ จึงบอกนักบัญชีว่าบรรทัดไหนเป็นแบบนั้น การส่งออก XML แบบ Peppol ถือว่าบรรทัดที่ไม่มีภาษีเป็นอัตราศูนย์ ให้ถามผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก่อนส่ง disbursement ด้วยวิธีนั้น