อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
รายงาน WIP ลิสต์งานที่เปิดอยู่แต่ละงานและเทียบมูลค่างานที่ทำแล้วถึงปัจจุบันกับยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้วถึงปัจจุบัน ผลต่างที่เป็นบวกคืองานที่ได้มาแล้วแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บ ผลต่างที่เป็นลบหมายความว่าคุณเรียกเก็บล่วงหน้าเกินงานที่ทำ ตรวจทุกเดือน เพราะงานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บคือเงินสดที่คุณเก็บได้
WIP ในงานการผลิตหมายถึงอีกอย่าง คือสินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิต ตีมูลค่าตามต้นทุน คู่มือนี้ครอบคลุมฉบับของงานบริการและโปรเจกต์
รายงาน WIP แสดงอะไร?
รายงาน WIP แสดงทีละงานว่ามูลค่างานที่ทำแล้ว ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ และผลต่างเป็นเท่าไร ทั้งหมดก่อน VAT ตัวเลขยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ตรงไปตรงมา มูลค่างานที่ทำแล้วคือส่วนที่ต้องใช้วิจารณญาณ และวิธีวัดขึ้นอยู่กับว่างานตั้งราคาอย่างไร
| งานตั้งราคาอย่างไร | มูลค่างานที่ทำแล้วถึงปัจจุบัน |
|---|---|
| รายชั่วโมง หรือเวลาและวัสดุ | ชั่วโมงและวัสดุถึงปัจจุบันในอัตราที่คุณคาดว่าจะเรียกเก็บ หักสิ่งที่คุณรู้ว่าจะต้องลดยอด |
| ราคาคงที่ | ค่าบริการ × เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า และไม่เกินค่าบริการ |
| ค่าบริการรายขั้น | ขั้นที่เสร็จแล้วเต็มจำนวน บวกส่วนที่ทำแล้วของขั้นปัจจุบัน |
| สัญญาก่อสร้าง | มักเป็นราคาสัญญา × (ต้นทุนถึงปัจจุบัน ÷ ต้นทุนรวมที่ประมาณ) |
ตีมูลค่าตามที่คุณคาดว่าจะเรียกเก็บได้จริง ถ้าบันทึกไว้ 140 ชั่วโมงแต่ลูกค้าจะยอมรับแค่ 120 ชั่วโมง 20 ชั่วโมงที่เกินไม่ใช่สินทรัพย์ แต่เป็นการลดยอดเรียกเก็บที่คุณยังไม่ได้ทำ
อ่านรายงาน WIP อย่างไร?
อ่านรายงาน WIP ทีละบรรทัดก่อน แล้วค่อยดูยอดรวม เพราะตัวเลขสุทธิซ่อนเรื่องสำคัญส่วนใหญ่ไว้ ตัวอย่างสมมติ บริษัทเล็กแห่งหนึ่งตอนสิ้นเดือน ตัวเลขก่อน VAT
| งาน | เกณฑ์ | มูลค่างานที่ทำแล้ว | ออกใบแจ้งหนี้ถึงปัจจุบัน | ยังไม่เรียกเก็บ หรือ (เรียกเก็บล่วงหน้า) |
|---|---|---|---|---|
| A | ค่าบริการคงที่ £40,000 เสร็จ 55% | £22,000 | £18,000 | £4,000 |
| B | ค่าบริการคงที่ £18,000 เสร็จ 90% | £16,200 | £18,000 | (£1,800) |
| C | 140 ชั่วโมง ที่ £90 | £12,600 | £9,000 | £3,600 |
| D | ค่าบริการคงที่ £60,000 เสร็จ 20% | £12,000 | £15,000 | (£3,000) |
| E | 30 ชั่วโมง ที่ £90 | £2,700 | £0 | £2,700 |
| รวม | £65,500 | £60,000 | £5,500 |
£5,500 ดูไม่มาก แต่จริงๆ คืองานที่ยังไม่เรียกเก็บ £10,300 ในสามงาน หักกลบกับ £4,800 ที่เรียกเก็บล่วงหน้าในอีกสองงาน ลูกค้าคนละราย ปัญหาคนละอย่าง และเงินที่เรียกเก็บล่วงหน้าในงาน D ไม่ช่วยให้งาน E ถูกออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้นรายงานสองยอดรวมแยกกัน
| สิ่งที่เห็น | โดยปกติหมายความว่า | ควรทำอะไร |
|---|---|---|
| ยังไม่เรียกเก็บ และงานเรียกเก็บได้แล้ว | ไม่มีใครออกใบแจ้งหนี้ | ออกใบแจ้งหนี้เดือนนี้ เหมือนงาน C และ E |
| ยังไม่เรียกเก็บ รอหมุดหมาย | งวดเรียกเก็บของคุณห่างกันเกินไป | ตรวจเงื่อนไขถัดไป และคิดงวดใหม่ครั้งหน้า |
| ยังไม่เรียกเก็บและเพิ่มขึ้น ลูกค้าไม่พอใจ | อาจเก็บเงินไม่ได้ | ตัดสินใจเรื่องการลดยอดก่อนที่จะเก่ากว่านี้ |
| เรียกเก็บล่วงหน้า เงินมัดจำหรืองวดแรกๆ | ปกติถ้าตกลงไว้ | อย่าถือเป็นกำไร เพราะงานยังมาไม่ถึง |
| เรียกเก็บเต็มแล้ว แต่งานยังเหลือ เหมือนงาน B | ต้องทำให้เสร็จทั้งที่ไม่มีอะไรจะเรียกเก็บอีก | ตรวจว่างบเหลือพอทำให้เสร็จอย่างเหมาะสม |
อายุสำคัญเท่ากับจำนวนเงิน เพิ่มคอลัมน์วันที่ของใบแจ้งหนี้ล่าสุดในแต่ละงาน ยอด £2,700 ในงานที่ออกใบแจ้งหนี้เมื่อเดือนที่แล้วไม่เป็นไร ยอดเท่ากันในงานที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ฤดูใบไม้ผลิมักหมายถึงปัญหาที่ไม่มีใครอยากยก
สร้างรายงาน WIP ในสเปรดชีตอย่างไร?
สร้างรายงาน WIP ในสเปรดชีตโดยใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งงานที่เปิดอยู่ และอัปเดตวันเดียวกันของทุกเดือน
- ลิสต์งานที่เปิดอยู่ รวมงานที่เสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ครบ เพราะเป็นเงินที่ได้ง่ายที่สุดในชีต
- ใส่เกณฑ์ รายชั่วโมง คงที่ หรือรายขั้น พร้อมค่าบริการหรืออัตรา
- ใส่ชั่วโมงถึงสิ้นเดือน สำหรับงานที่คิดตามเวลา คูณด้วยอัตราที่คุณคาดว่าจะเรียกเก็บ
- ใส่เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า สำหรับงานราคาคงที่ ให้คนที่ดูแลงานกำหนดจากสิ่งที่ผลิตแล้ว โดยไม่ดูชั่วโมงที่ใช้
- ใส่ยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ถึงปัจจุบัน สุทธิจาก VAT และรวมเงินมัดจำ
- คำนวณผลต่าง โดยรวมยอดที่ยังไม่เรียกเก็บและยอดที่เรียกเก็บล่วงหน้าแยกกัน
- เพิ่มวันที่ของใบแจ้งหนี้ล่าสุด และบันทึกว่าขั้นต่อไปคืออะไร
จากนั้นใช้ก่อนรอบออกใบแจ้งหนี้ รายงาน WIP ที่ดูหลังจากใบแจ้งหนี้ออกไปแล้วบอกได้แค่ว่าคุณพลาดอะไร
ตัวเลขตัวหนึ่งทำให้ตรวจรายเดือนเร็วขึ้น คือวัน WIP หรืองานที่ยังไม่เรียกเก็บหารด้วยยอดเรียกเก็บเฉลี่ยต่อวัน ด้วยตัวเลขสมมติ £10,300 ที่ยังไม่เรียกเก็บและยอดเรียกเก็บ £480,000 ต่อปี ได้ £10,300 ÷ (£480,000 ÷ 365) = 7.8 วัน บวกวันของลูกหนี้จากรายงานลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุ แล้วคุณได้สิ่งที่สำนักงานกฎหมายและสำนักงานบัญชีเรียกว่า lock-up คือเวลาที่งานใช้ในการกลายเป็นเงินสด ดูแนวโน้มของคุณเอง เพราะไม่มีตัวเลขที่ถูกต้องสำหรับทุกคน
ตาราง WIP ของผู้รับเหมาต่างกันอย่างไร?
ตาราง WIP ของผู้รับเหมามักวัดความคืบหน้าด้วยต้นทุนแทนชั่วโมง โดยเทียบต้นทุนถึงปัจจุบันกับต้นทุนรวมที่ประมาณของแต่ละสัญญา ธนาคารและบริษัทค้ำประกันมักขอดู ตัวอย่างสมมติ
| ราคาสัญญา | $500,000 |
| ต้นทุนรวมที่ประมาณ | $400,000 |
| ต้นทุนถึงปัจจุบัน | $160,000 |
| เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า (ต้นทุนถึงปัจจุบัน ÷ ต้นทุนรวมที่ประมาณ) | 40% |
| ได้มาถึงปัจจุบัน (40% × ราคาสัญญา) | $200,000 |
| เรียกเก็บถึงปัจจุบัน | $230,000 |
| เรียกเก็บเกิน | $30,000 |
จุดอ่อนคือต้นทุนรวมที่ประมาณ ถ้าล้าสมัย เปอร์เซ็นต์และทุกอย่างหลังจากนั้นก็ผิด จึงต้องทบทวนตารางนี้กับผู้จัดการโปรเจกต์ ธุรกิจก่อสร้างที่เรียกเก็บด้วยแบบฟอร์ม AIA เทียบกับตัวเลข G702 และ G703 ได้ ใบขอรับเงินแสดงสิ่งที่คุณเรียกร้อง และตารางแสดงสิ่งที่คุณได้มา
WIP ลงในบัญชีไหม?
WIP ลงในบัญชีถ้าคุณรายงานตามเกณฑ์คงค้าง แต่รายงานเพื่อการบริหารกับรายการบัญชีไม่ใช่สิ่งเดียวกัน ชีต WIP รายเดือนใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณได้ ตัวเลขสิ้นปีต้องเป็นไปตามกรอบการบัญชีของคุณ
ตัวอย่างเช่น ตาม IFRS 15 สิทธิรับเงินแบบไม่มีเงื่อนไขเป็นลูกหนี้ สิทธิที่มีเงื่อนไขอื่นนอกจากเวลาเป็นสินทรัพย์ตามสัญญา และเงินที่รับก่อนทำงานเป็นหนี้สินตามสัญญา บริษัทเล็กมักรายงานตามกรอบอื่นที่มีกฎของตัวเอง และบริษัทเกณฑ์เงินสดอาจไม่บันทึกอะไรจนกว่าจะออกใบแจ้งหนี้หรือได้รับชำระ ถามผู้ทำบัญชีว่าใช้กรอบไหน และส่งชีต WIP ให้เขาตอนสิ้นปี
ดึงตัวเลข WIP จาก ERPFlow
ERPFlow ไม่มีรายงาน WIP งบประมาณโปรเจกต์ หรือการคิดต้นทุนรายโปรเจกต์ ปัจจุบันยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ตัวรายงานเองยังอยู่ในสเปรดชีต และ ERPFlow ให้ตัวเลขบางส่วนได้
- ออกใบแจ้งหนี้ถึงปัจจุบัน ส่งออกใบแจ้งหนี้เป็น CSV หนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ พร้อมจำนวนเงิน วันที่ และสถานะ การส่งออกไม่มีโปรเจกต์ จึงใส่เลขที่งานของคุณในช่อง เลขที่อ้างอิง ของใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นคอลัมน์หนึ่งในไฟล์
- รายลูกค้า แท็บ การวิเคราะห์ ของลูกค้าแสดงรายได้รวมและยอดคงค้าง สุทธิจากภาษี ซึ่งพอถ้าลูกค้าแต่ละรายมีหนึ่งงานในเวลาเดียว
- ชั่วโมง การ์ดในโปรเจกต์มีช่องเวลาที่ใช้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที ยอดรวมรายโปรเจกต์และรายลูกค้า และการส่งออกการ์ดให้เวลาของแต่ละการ์ด
- เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า นั่นคือการประมาณของคุณ ERPFlow ไม่คำนวณให้
ค่าใช้จ่ายไม่ได้เชื่อมกับงานหรือลูกค้าใน ERPFlow ตารางตามต้นทุนอย่างของผู้รับเหมาข้างต้นจึงต้องใช้บันทึกต้นทุนของคุณเอง