エージェンシーの請求可能時間の記録のしかた

エージェンシーの請求可能時間を記録するには、顧客ごとにコードを作り、その下に案件ごとの行を作り、各担当者に案件に紐付けて毎日時間を記録してもらい、リテーナーごとの時間を毎週その枠と比べます。記録そのものは簡単です。エージェンシー特有のリスクは、気づかないうちにリテーナーが超過することです。

エージェンシーの時間のうち、請求できるのはどれですか？

エージェンシーの時間が請求できるのは、顧客の契約がそう定めている場合です。つまり、同じ1時間でも、ある顧客には請求でき、別の顧客には無償になります。次の表は、妥当な既定値です。顧客ごとの契約と照らして確認してください。

請求できないものも含め、すべて記録してください。一般的なルールは、請求可能時間と請求対象外の時間のガイドにあります。記録したが請求しない時間は、理由を添えた値引き調整です。

エージェンシーは、顧客・案件・作業をどう設定しますか？

エージェンシーの時間コードは、顧客、案件、作業の種類の順にし、作業の種類は全員が共有する短い一覧にします。この架空の設定では、HARB-RETはHarbour Foodsの月次リテーナー、HARB-WEBは同じ顧客のウェブサイトの別案件です。2つは条件が違うからです。

• 作業の種類： 報告の対象になるものに絞ります。戦略、コピー、デザイン、制作、アカウント管理などです。30個の一覧は無視され、すべてが「一般」に入ってしまいます。
• 社内用コード： INT-PITCHとINT-ADMINが、顧客の仕事以外のすべてを受け持ち、各担当者の1週間が契約時間と一致するようにします。足りない週は、時間の記録が抜けています。
• 単価： エントリーではなく、役割に紐付けます。顧客がチーム全体で1つの単価を望む場合は、平均単価（ブレンド単価）を算出し、役割ごとの単価は社内の表にとどめます。

顧客が、1人で把握できる数を超えるまでは、共有の週次チームのタイムシートで、この運用を回せます。

超過せずにリテーナーの時間を管理するには？

リテーナーの時間は、毎週、使った時間と、経過した月の割合を比べて管理します。架空の例です。月額€6,000のリテーナーで60時間分、平均単価は€100です。4週のうち2週が過ぎた時点で、38時間が使われています。折り返しの時点で、枠の63%です。

顧客が選択できるうちに、今伝えます。

今月のリテーナーの60時間のうち、残り2週間の時点で38時間を使いました。このペースだと、月末には約76時間になります。残りの項目のうち、保留するものをお知らせください。このまま進めて、超過分の16時間を、合意した1時間€100で請求することも可能です。

月末には、超過を2通りの方法で測ります。両者は一致しないからです。

時間で測ると、その月は6.5時間の超過で、€100なら追加で€650です。料金表の単価での金額で測ると、€6,000の料金に対してわずか€135の超過です。その月の役割構成の平均が1時間約€92で、リテーナーが前提とする€100を下回ったためです。どちらも正しい計算で、両者の差は€515です。

したがって、契約には、リテーナーをどちらの単位で測るかを書く必要があります。作業を始める前に、それと、未使用の時間の扱いを決めてください。請求書そのものは、月次リテーナーの請求のガイドで解説しています。

クリエイティブなチームに、時間を記録してもらうには？

クリエイティブなチームに時間を記録してもらうには、1日1分未満で済むようにし、その数字が何に使われるかを見せます。言われたからといって、きちんとタイムシートを埋める人はいません。

• 1日の終わりに、カレンダーを開いて記録します。集中している間にタイマーを回すよう求めないでください。
• 各メンバーに、リテーナーの消化状況を見せます。月の半ばで顧客が63%になっているのが分かれば、尋ねる前に本人から声が上がります。
• 記録を、人の速さの評価に使わないでください。業績の指標になると、記録が見栄えのよいほうへ偏り、請求書もそれに引きずられます。

文書にしたい場合は、短いタイムシートの方針で、期限とフォローアップの担当者を定めます。

エージェンシーは、毎月何を見直すべきですか？

エージェンシーの月次の見直しでは、4つの数字を4つの判断につなげます。

ERPFlowでエージェンシーの時間を管理する

ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、ERPFlowで今後提供する予定です。担当者別の時間レポートもなく、リテーナーの枠を追跡する機能もないため、上の記録と消化状況の確認は、スプレッドシートで行います。

マーケティング・クリエイティブ系のエージェンシーに対して、ERPFlowができることは次のとおりです。

• 顧客と案件： プロジェクトは、顧客に紐付けられるボードです。カードには、担当者、期限、ファイル、コメントに加え、時間と分で入力した作業時間を持たせられ、その時間はプロジェクトごと、顧客ごとに合計されます。各カードが持つ数字は1つで、日付も担当者別の内訳もなく、請求書の明細行にもなりません。
• リテーナー料金： 定期的な請求書は、毎週、毎月、3か月ごと、毎年の一定額を請求し、メールで送るか下書きのままにできます。請求書を発行するだけで、代金は回収しません。超過分を請求するなら、下書きを作成を選んで、発行前に追加の明細行を足すか、別の請求書を作成します。
• 単価： 役割ごとにサービスを1つ、単位を時間にして時間単価を設定します。入力しなくても、明細行として選べます。