आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
फ़्रीलांसर के रूप में ग्राहक को इनवॉइस भेजने के लिए एक नंबर वाला इनवॉइस भेजें, जिसमें आपका नाम और पता, ग्राहक का क़ानूनी नाम, आपने क्या किया और कब, रकम और VAT (अगर लागू हो), नियत तारीख और आपके बैंक ब्योरे हों। VAT लगाना है या नहीं, यह आपके रजिस्ट्रेशन और ग्राहक के स्थान पर निर्भर करता है, इसलिए पहले यही तय करें।
सामान्य चरण ग्राहकों को इनवॉइस कैसे भेजें में हैं। यह गाइड बताती है कि जब व्यवसाय एक ही व्यक्ति का हो तो क्या बदलता है।
फ़्रीलांसर को इनवॉइस पर क्या लिखना होता है?
फ़्रीलांसर के इनवॉइस में वही ब्योरे होते हैं जो किसी भी इनवॉइस में होते हैं, बस एक फ़र्क़ के साथ: क़ानूनी इकाई आप ख़ुद हैं, इसलिए उस पर आपका अपना नाम जाता है। UK में GOV.UK कहता है कि सोल ट्रेडर को अपना नाम और जो भी बिज़नेस नाम वह इस्तेमाल करता है दिखाना होता है, और अगर वह बिज़नेस नाम इस्तेमाल करता है तो ऐसा पता भी जहाँ क़ानूनी दस्तावेज़ पहुँचाए जा सकें। अगर आप लिमिटेड कंपनी के ज़रिए काम करते हैं, तो इनवॉइस पर कंपनी का पूरा रजिस्टर्ड नाम होता है।
क़ानूनी नाम के साथ कोई आकर्षक ट्रेडिंग नाम ठीक है, पर उसकी जगह नहीं।
आपका पता भी आना चाहिए। अगर आप अपने घर का पता नहीं छापना चाहते, तो अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपके देश में उसकी जगह क्या स्वीकार है। आपका देश टैक्स या बिज़नेस रजिस्ट्रेशन नंबर भी माँग सकता है। एक बार जाँच लें, फिर जवाब अपने टेम्पलेट में डाल लें ताकि यह सवाल दोबारा न उठे।
क्या फ़्रीलांसर को VAT लगाना चाहिए?
फ़्रीलांसर VAT तभी लगाता है जब वह VAT के लिए रजिस्टर्ड हो, और रजिस्टर्ड होने के बाद ग्राहक का स्थान और हैसियत तय करते हैं कि व्यवहार कैसा होगा।
| आपकी स्थिति | इनवॉइस में क्या दिखता है |
|---|---|
| VAT रजिस्टर्ड नहीं, आपके देश की सीमा से नीचे | कोई VAT नहीं और कोई VAT नंबर नहीं। जहाँ आपका देश माँगे, छोटे व्यवसाय की छूट का संक्षिप्त संदर्भ |
| VAT रजिस्टर्ड, ग्राहक आपके ही देश में | आपका VAT नंबर, VAT दर और VAT रकम |
| EU में VAT रजिस्टर्ड, दूसरे EU देश में व्यावसायिक ग्राहक | आमतौर पर VAT नहीं लगता, दोनों VAT नंबर, और शब्द "Reverse charge"। देखें EU ग्राहकों को इनवॉइस और रिवर्स चार्ज की शब्दावली |
| VAT रजिस्टर्ड, ग्राहक EU या UK के बाहर | आमतौर पर आपकी तरफ़ से VAT नहीं, हालाँकि यह सेवा पर निर्भर करता है। देखें अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों को इनवॉइस |
| दूसरे देश का निजी व्यक्ति | अलग नियम लागू होते हैं। भेजने से पहले अपने अकाउंटेंट से पूछें |
UK में रजिस्ट्रेशन की सीमा 12 महीनों में £90,000 का टैक्स योग्य टर्नओवर है। EU में हर देश तय करता है कि छोटे व्यवसायों को छूट दी जाए या नहीं, और जो भी सीमा वह रखे वह €85,000 से ऊपर नहीं हो सकती (VAT Directive का Article 284)।
यहाँ सबसे महँगी ग़लती यह है कि रजिस्टर्ड न होते हुए VAT जोड़ दिया जाए। HMRC की VAT गाइड कहती है कि VAT इनवॉइस सिर्फ़ VAT रजिस्टर्ड व्यक्ति जारी कर सकता है, और रजिस्टर्ड हुए बिना ऐसा करने पर आर्थिक दंड है। किसी दोस्त का टेम्पलेट कॉपी करने वाला फ़्रीलांसर, जिसमें VAT की लाइन है, यह अनजाने में कर बैठ सकता है।
फ़्रीलांस इनवॉइस कैसा दिखता है?
यह एक काल्पनिक उदाहरण है: एक फ़्रीलांस डेवलपर 31 मार्च को उस महीने किए गए काम का इनवॉइस जारी करता है, 14 दिन की शर्तों पर, उदाहरण के लिए 20% VAT के साथ।
| विवरण | मात्रा | रेट | नेट |
|---|---|---|---|
| डेवलपमेंट, डे रेट, 2 से 13 मार्च 2026 | 8 दिन | €480.00 | €3,840.00 |
| कोड रिव्यू कॉल | 3.5 घंटे | €70.00 | €245.00 |
| प्रोजेक्ट के लिए खरीदा गया फ़ॉन्ट लाइसेंस, लागत पर दोबारा बिल किया | 1 | €60.00 | €60.00 |
| कुल नेट | €4,145.00 | ||
| 20% पर VAT | €829.00 | ||
| 14 अप्रैल 2026 तक कुल देय | €4,974.00 |
दो ब्योरे बहस बचाते हैं। डे रेट वाली लाइन पर तारीख़ें ग्राहक को उसे अपने कैलेंडर से मिलाने देती हैं। और घंटे दशमलव में लिखे गए हैं: साढ़े तीन घंटे यानी 3.5। अगर आप 3.30 लिखें तो कोई उसे 3.3 घंटे पढ़ेगा, जिसकी रकम €245 के बजाय €231 बनती है, और आपने ग्राहक को सवाल और ख़ुद को €14 का नुक़सान दे दिया।
फ़ॉन्ट लाइसेंस पर यहाँ VAT लगता है क्योंकि वह काम की लागत है जो आपकी कीमत के हिस्से के रूप में आगे डाली गई है। यह कब सही है और कब नहीं, यह प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों का इनवॉइस में बताया गया है।
पहले इनवॉइस से पहले नए ग्राहक से क्या पूछें?
काम शुरू करने से पहले नए ग्राहक से उसके बिलिंग ब्योरे और भुगतान की प्रक्रिया पूछ लें, क्योंकि कागज़ी दिक़्क़तें पहले इनवॉइस पर ही सामने आती हैं। इसके लिए एक संदेश काफ़ी है:
अपना पहला इनवॉइस भेजने से पहले, क्या आप तीन बातों की पुष्टि कर सकते हैं? मुझे किस क़ानूनी नाम और पते पर बिल करना है, क्या इनवॉइस पर परचेज़ ऑर्डर नंबर चाहिए, और इनवॉइस किस पते पर भेजने हैं। अगर मुझे पहले आपके यहाँ आपूर्तिकर्ता के रूप में जुड़ना है, या आप तय तारीख़ों पर भुगतान करते हैं, तो बताएँ कि मुझसे आपको क्या चाहिए।
बड़ी कंपनियाँ अक्सर उस आपूर्तिकर्ता को भुगतान नहीं करतीं जो उनके सिस्टम में जुड़ा नहीं है, और वह प्रक्रिया काम से ज़्यादा समय ले सकती है। जल्दी पूछें, और कोई भी फ़ॉर्म उसी दिन वापस भेज दें।
फ़्रीलांसरों को समय पर भुगतान कैसे मिलता है?
फ़्रीलांसरों को समय पर भुगतान ज़्यादातर इस बात से मिलता है कि काम शुरू होने से पहले क्या तय हुआ।
- नए ग्राहकों से एडवांस माँगें। इससे पता चलता है कि भुगतान की प्रक्रिया काम करती है, और जोखिम बँट जाता है। देखें एडवांस और अंतिम भुगतान के इनवॉइस।
- लंबे काम को चरणों में बिल करें। तीन महीने का बिना भुगतान वाला काम उस व्यक्ति को दिया गया बड़ा कर्ज़ है जिससे आप शायद दो बार ही मिले हों। चरणबद्ध बिलिंग बताती है कैसे।
- छोटी भुगतान की शर्तें लिखित में तय करें, कोट या अनुबंध में, सिर्फ़ इनवॉइस पर नहीं।
- जिस दिन काम ख़त्म हो उसी दिन इनवॉइस भेजें। ज़्यादातर भुगतान की शर्तें इनवॉइस से गिनी जाती हैं, तो देर से इनवॉइस का मतलब देर से पैसा।
- नियत तारीख के अगले दिन फ़ॉलो-अप करें। रिमाइंडर क्रम में कॉपी करने लायक शब्द हैं।
फ़्रीलांसर दोयम दर्जे के लेनदार भी नहीं हैं। EU Late Payment Directive उस उपक्रम को कवर करता है "even where that activity is carried out by a single person" (यानी तब भी जब वह गतिविधि एक ही व्यक्ति करता हो), इसलिए अगर कोई व्यावसायिक ग्राहक देर से भुगतान करे तो आप किसी और की तरह ब्याज और एक तय रकम ले सकते हैं।
अकेले काम करने की ख़ास ग़लतियाँ
- पिछले महीने के इनवॉइस पर ही सेव कर देना। Word या स्प्रेडशीट का टेम्पलेट पुरानी तारीख, नंबर या ग्राहक को साथ ले आता है जब तक आप पकड़ें नहीं, और जाँचने वाले सिर्फ़ आप हैं।
- ग्राहक के हिसाब से नंबर देना। ACME-001 और BETA-001 साफ़-सुथरे दिखते हैं, पर इनसे यह दिखाना मुश्किल हो जाता है कि आपके इनवॉइस एक ही क्रम में हैं। इनवॉइस को नंबर कैसे दें में ऐसे फ़ॉर्मेट हैं जो टिकते हैं।
- उस व्यक्ति को बिल करना जिसने आपको काम दिया। आपके संपर्क का नाम ग्राहक नहीं है। जिस कंपनी पर आपका पैसा बनता है, वह ग्राहक है।
ERPFlow में फ़्रीलांसर के रूप में ग्राहकों को इनवॉइस भेजना
ERPFlow में इनवॉइसिंग एक व्यक्ति के लिए भी काम करती है। Free प्लान में एक सदस्य, महीने में 5 इनवॉइस, 10 ग्राहक और 5 सेवाएँ शामिल हैं। यह सिर्फ़ आपकी बेस करेंसी में काम करता है, और इसके PDF पर "Generated by ERPFlow.ai" फ़ुटर होता है। बड़े प्लान की सीमाएँ प्राइसिंग पेज पर हैं।
आप अपना क़ानूनी नाम, पता, बैंक ब्योरे और कोई भी VAT नंबर एक बार सेटिंग > व्यवसाय जानकारी में डालते हैं, और वे हर इनवॉइस पर छपते हैं। नंबर अपने-आप बनते हैं। डे रेट या घंटे का रेट किसी सेवा में रखा जा सकता है, तो नई लाइन का मतलब है सेवा चुनना और मात्रा लिखना। अगर आप VAT रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो लाइन पर टैक्स दर खाली छोड़ें। कोट बिना दोबारा टाइप किए ड्राफ़्ट इनवॉइस में बदल जाता है।
ERPFlow में टाइमर या टाइमशीट नहीं है। घंटों का काम इनवॉइस पर रेट और मात्रा लिखकर बिल किया जाता है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। फ़िलहाल, प्रोजेक्ट कार्ड में लगा समय का फ़ील्ड होता है जिसमें आप घंटे और मिनट टाइप करते हैं, जो प्रोजेक्ट और ग्राहक के हिसाब से जुड़ता जाता है, पर वह कुल इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता। आप उसे पढ़कर मात्रा ख़ुद टाइप करते हैं।
मासिक फ़ीस वाला ग्राहक आवर्ती इनवॉइस पर रखा जा सकता है, जो जारी होकर ईमेल हो जाता है या आपके जाँचने के लिए ड्राफ़्ट रहता है। वह ग्राहक को बिल करता है और पैसा कभी वसूल नहीं करता, क्योंकि ERPFlow में ऑनलाइन कार्ड भुगतान या अपने-आप वसूली नहीं है। हर भुगतान आने पर आप उसे दर्ज करते हैं।