आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
फ़्रीलांस टाइम ट्रैकिंग और इनवॉइसिंग के वर्कफ़्लो को एक लॉग, एक साप्ताहिक जाँच और बिलिंग का एक दिन चाहिए। काम का हर हिस्सा उसी दिन लिखें जब आप उसे करते हैं, हर शुक्रवार पंद्रह मिनट लॉग जाँचें, और हर महीने एक तय तारीख पर हर क्लाइंट के घंटों को एक इनवॉइस में बदलें।
घंटे ज़्यादातर काम करने और उसे लिखने के बीच खोते हैं, इसलिए आप जो भी टूल चुनें, उससे ज़्यादा मायने दिनचर्या रखती है।
फ़्रीलांसर को समय ट्रैक करने से पहले क्या तय करना चाहिए?
फ़्रीलांसर को पहला घंटा दर्ज होने से पहले घंटे का रेट, बिलिंग इंक्रीमेंट, क्या चार्ज होगा और बिलिंग की तारीख तय कर लेनी चाहिए। इन्हें कोट में या काम की पुष्टि वाले ईमेल में रखें, क्योंकि जो नियम क्लाइंट ने लिखित में देखा हो उस पर बाद में बहस करना कठिन होता है। आप इसे कॉपी करके आँकड़े बदल सकते हैं:
समय €75.00 प्रति घंटा प्लस VAT पर चार्ज होता है, 15 मिनट की इकाइयों में दर्ज किया जाता है और हर महीने के आख़िरी कार्यदिवस पर इनवॉइस किया जाता है। यात्रा आधे रेट पर चार्ज होती है। भुगतान इनवॉइस की तारीख से 14 दिनों बाद देय है।
अगर आप अनिश्चित हैं तो इनमें से हर चुनाव की अपनी गाइड है: बिलिंग इंक्रीमेंट, यात्रा के समय का बिल और भुगतान की शर्तें।
एक सरल फ़्रीलांस टाइम लॉग कैसा दिखता है?
फ़्रीलांस टाइम लॉग को छह कॉलम चाहिए, और स्प्रेडशीट उसे आराम से संभालती है। ये प्रविष्टियाँ काल्पनिक हैं:
| तारीख | क्लाइंट | काम | घंटे | चार्ज योग्य | इनवॉइस |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 April | Harbour Foods | Product pages, first draft | 3.25 | हाँ | INV-2026-0031 |
| 3 April | Harbour Foods | Call with marketing lead | 0.5 | हाँ | INV-2026-0031 |
| 6 April | Fell Cycles | Homepage rewrite | 2.0 | हाँ | |
| 7 April | अपना एडमिन | Bookkeeping | 1.0 | नहीं | n/a |
इनवॉइस वाला कॉलम सबसे ज़्यादा काम करता है। खाली का मतलब है कि घंटे बिल नहीं हुए, इसलिए खाली को फ़िल्टर करने से आपका बिना बिल हुआ काम दिखता है और कुछ भी दो बार बिल होने से रुकता है।
अपना एडमिन भी दर्ज करें, भले ही उसके पैसे कोई नहीं देता। कुछ महीनों बाद यह बताता है कि आपके पास बेचने को असल में कितने घंटे हैं, और आपका रेट उसी संख्या पर निर्भर है।
साप्ताहिक और मासिक दिनचर्या क्या है?
दिनचर्या में तीन नियमित चरण हैं, और जिसे लोग छोड़ते हैं वह शुक्रवार है।
| कब | लगभग कितनी देर | आप क्या करते हैं |
|---|---|---|
| उसी दिन | 2 मिनट | लिखें कि आपने किस पर, किसके लिए और कितनी देर काम किया |
| शुक्रवार | 15 मिनट | लॉग को अपने कैलेंडर, भेजे गए ईमेल और बदली फ़ाइलों से मिलाएँ, और खाली जगहें भरें |
| बिलिंग का दिन | प्रति क्लाइंट 10 मिनट | क्लाइंट से फ़िल्टर करें, चार्ज योग्य घंटे जोड़ें, इनवॉइस जारी करें, उसका नंबर लॉग में लिखें |
शुक्रवार सबसे ज़्यादा पैसा पकड़ता है। शुक्रवार को आपको मंगलवार की क्लाइंट के साथ बिना योजना की कॉल अब भी याद होती है। महीने के अंत में नहीं होती, और याद से दोबारा बनाए गए घंटे कम निकलते हैं।
नियत तारीख बीतने के बाद आपको एक और आदत चाहिए: तय दिन पर पीछा करें, एक पहले से लिखे रिमाइंडर क्रम से।
एक उदाहरण: एक महीने के घंटे एक इनवॉइस में
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक फ़्रीलांस कॉपीराइटर €75 प्रति घंटा, यात्रा आधे रेट पर चार्ज करता है, और 20% VAT जोड़ता है। ये एक क्लाइंट के लिए अप्रैल के चार्ज योग्य घंटे हैं।
| लाइन | घंटे | रेट | नेट |
|---|---|---|---|
| कॉपीराइटिंग, प्रोडक्ट पेज | 18.5 | €75.00 | €1,387.50 |
| कॉल और संशोधन | 3.25 | €75.00 | €243.75 |
| क्लाइंट के ऑफ़िस तक यात्रा, आधा रेट | 2.0 | €37.50 | €75.00 |
| नेट | 23.75 | €1,706.25 | |
| 20% पर VAT | €341.25 | ||
| कुल देय | €2,047.50 |
जारी करने से पहले जाँच लें कि 23.75 उस क्लाइंट और महीने के लिए लॉग के चार्ज योग्य कुल से मेल खाता है। अगर नहीं, तो आपसे कोई लाइन छूट गई है या दूसरे महीने की कोई उठा ली गई है। हर लाइन ऐसे लिखें कि क्लाइंट को पूछना न पड़े:
कॉपीराइटिंग, प्रोडक्ट पेज, 1 से 30 अप्रैल: 18.5 घंटे €75.00 पर
अगर आप VAT-रजिस्टर्ड नहीं हैं, तो VAT की लाइन हट जाती है और कुल €1,706.25 है। इनवॉइस को और क्या कहना है, यह फ़्रीलांसर के रूप में क्लाइंट को इनवॉइस देना की गाइड बताती है, और सारांश या विस्तृत लाइनों पर बिल योग्य घंटों को इनवॉइस में बदलना आगे जाती है।
क्या फ़्रीलांसर को तय कीमत वाले कामों पर समय ट्रैक करना चाहिए?
फ़्रीलांसर को तय कीमत वाले कामों पर भी समय ट्रैक करना चाहिए, क्योंकि और कुछ नहीं दिखाता कि काम ने प्रति घंटा कितना दिया। एक काल्पनिक €2,400 की वेबसाइट दोबारा लिखने का काम लें जिसमें 44 घंटे लगे। यह €54.55 प्रति घंटा बैठता है, €75 के रेट के मुक़ाबले, और €75 पर वही घंटे €3,300 होते।
क्लाइंट वे घंटे कभी नहीं देखता। आप उन्हें अगले कोट पर इस्तेमाल करते हैं, या जब आप बजट घंटों की वास्तविक घंटों से तुलना करते हैं यह देखने के लिए कि आप किस तरह के कामों की कीमत लगातार कम रखते हैं।
ERPFlow में घंटे ट्रैक करना और उनका इनवॉइस बनाना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। अभी आपका लॉग स्प्रेडशीट या टाइमर ऐप में रहता है, और इनवॉइस और उसके बाद का सब कुछ ERPFlow संभालता है।
- रेट: इकाई घंटे और अपने प्रति घंटे के दाम के साथ एक सेवा बनाएँ। इनवॉइस पर सेवा चुनें और अपने लॉग से मात्रा टाइप करें, जैसे 18.5। आप लाइन का विवरण दोबारा लिख सकते हैं।
- भेजना: जारी करने से इनवॉइस को नंबर मिलता है और वह अंतिम हो जाता है। वह PDF के रूप में ईमेल होता है, 19 भाषाओं में से किसी में।
- भुगतान पाना: हर भुगतान आने पर दर्ज करें, आंशिक भुगतान सहित। इनवॉइस सूची अतिदेय को फ़िल्टर करती है, और भुगतान अनुस्मारक भेजें अतिदेय इनवॉइस को तब ईमेल करता है जब आप चुनें। कुछ भी शेड्यूल पर नहीं जाता, और ERPFlow पैसा खुद वसूल नहीं करता।
- क्लाइंट के बगल में घंटे: ग्राहक से जुड़ा प्रोजेक्ट उन कार्डों को रखता है जिन पर लगा समय टाइप किया जाता है, और वे समय प्रति प्रोजेक्ट और प्रति ग्राहक जुड़ते हैं। हर कार्ड में बिना तारीख का एक आँकड़ा होता है, और वह इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता, इसलिए वह तारीख वाले लॉग की जगह नहीं लेता।
Free प्लान में एक सदस्य है और वह हर महीने 5 इनवॉइस, 5 सेवाएँ और कुल 10 प्रोजेक्ट कार्ड की अनुमति देता है, इसलिए इन सीमाओं को अपनी क्लाइंट सूची से मिला लें।