आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
प्रतिपूर्ति योग्य खर्च का इनवॉइस बनाने के लिए उसे इनवॉइस पर अपनी अलग लाइन के रूप में रखें, जिसमें लिखा हो कि वह क्या था, कब हुआ और रकम कितनी है, लागत पर या आपके तय किए गए किसी मार्कअप के साथ। रसीद रखें। VAT जोड़ना है या नहीं, यह इस पर निर्भर करता है कि वह रीचार्ज है (आमतौर पर हाँ) या असली डिस्बर्समेंट (आमतौर पर नहीं)।
प्रतिपूर्ति योग्य खर्च इनवॉइस पर कैसे दिखने चाहिए?
प्रतिपूर्ति योग्य खर्च आपकी फ़ीस के नीचे अलग लाइनों के रूप में दिखने चाहिए, हर एक इतनी विशिष्ट कि ग्राहक की अकाउंट्स टीम को कुछ पूछना न पड़े। "खर्च: €240" पर सवाल उठता है। इस पर नहीं उठता:
खर्च: ग्राहक की साइट विज़िट के लिए रेल और होटल, 11 से 12 मार्च 2026, लागत पर। रसीदें माँगने पर उपलब्ध।
अगर ग्राहक सहमत हो तो छोटी मदों को समूह में रखें, पर हर समूह को तारीख़ों की सीमा दें। अगर आपने किसी लागत पर मार्कअप लगाया है, तो उसके बगल में "लागत पर" न लिखें।
खर्चों को उसी इनवॉइस पर बिल करें जिस काम से वे जुड़े हैं, या उन्हें चुकाने के बाद पहले इनवॉइस में। जो खर्च चार महीने बाद आता है वह अक्सर ग्राहक के बजट में अपनी जगह खो चुका होता है। यात्रा में लगा समय किराए से अलग सवाल है, और यात्रा के समय की बिलिंग की गाइड उससे निपटती है।
यह रीचार्ज है या डिस्बर्समेंट?
रीचार्ज वह लागत है जो आपने अपना काम करने के लिए ख़रीदी, जबकि डिस्बर्समेंट वह लागत है जो आपने पूरी तरह ग्राहक की ओर से चुकाई। यही फ़र्क़ VAT तय करता है।
| रीचार्ज | डिस्बर्समेंट | |
|---|---|---|
| माल या सेवा किसे मिली | आपको | ग्राहक को |
| उदाहरण | उनकी साइट तक आपका ट्रेन का किराया | उनकी प्लानिंग आवेदन फ़ीस, उनके लिए चुकाई गई |
| आपके इनवॉइस पर VAT | आपकी सामान्य दर, पूरी लाइन पर | कोई नहीं जोड़ा जाता, अलग दिखाया जाता है |
| क्या लागत पर VAT वापस क्लेम कर सकते हैं? | आमतौर पर हाँ, वैध रसीद के साथ | नहीं |
| क्या मार्कअप लगा सकते हैं? | हाँ, अगर तय हो | नहीं, सिर्फ़ ठीक रकम |
ज़्यादातर व्यावसायिक खर्च रीचार्ज हैं, इनवॉइस उन्हें चाहे जो कहे। HMRC का अपना उदाहरण एक कंसल्टेंट है जो ग्राहक की साइट तक उड़ता है: किराया डिस्बर्समेंट नहीं हो सकता, क्योंकि एयरलाइन की आपूर्ति कंसल्टेंट को थी (Notice 700, पैराग्राफ़ 25.1.3)। UK में किसी चीज़ को डिस्बर्समेंट मानने के लिए HMRC की सारी शर्तें पूरी होनी चाहिए। EU में नियम VAT Directive का Article 79 है: पैसा ग्राहक के नाम पर और उनकी ओर से ख़र्च हुआ हो, और आपको असली रकम साबित करनी होगी और उस पर VAT की कटौती नहीं कर सकते।
इसके टैक्स वाले पहलू की अपनी गाइड है: प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों और डिस्बर्समेंट पर VAT। यह गाइड बाक़ी बात इनवॉइस पर उसे लाने के बारे में है।
फ़ीस, रीचार्ज और डिस्बर्समेंट वाला हल किया हुआ इनवॉइस
यह एक काल्पनिक उदाहरण है, गणित आसान रखने के लिए 20% VAT के साथ। एक कंसल्टेंट फ़ीस बिल करता है, यात्रा रीचार्ज करता है, और ग्राहक की ओर से चुकाई प्लानिंग फ़ीस आगे डालता है।
| लाइन | नेट | VAT (20%) | कुल |
|---|---|---|---|
| कंसल्टिंग: साइट समीक्षा, 12 मार्च | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| खर्च: रेल और होटल, 11 से 12 मार्च, लागत पर | €240.00 | €48.00 | €288.00 |
| डिस्बर्समेंट: आपकी ओर से चुकाई प्लानिंग आवेदन फ़ीस, संदर्भ 2026/418 | €95.00 | कोई नहीं | €95.00 |
| कुल | €2,135.00 | €408.00 | €2,543.00 |
VAT पर VAT लगाने से कैसे बचें?
VAT पर VAT लगाने से बचने के लिए लागत को उस किसी भी VAT के बिना रीचार्ज करें जिसे आप वापस क्लेम कर सकते हैं, फिर ऊपर से अपना VAT जोड़ें। खर्च की लाइन पर यह सबसे आम ग़लती है। €120 की एक काल्पनिक होटल रसीद लें जिसमें €20 VAT शामिल है।
| आपकी स्थिति | आपकी असली लागत | इनवॉइस की लाइन | उस पर VAT | ग्राहक चुकाता है |
|---|---|---|---|---|
| VAT रजिस्टर्ड, €20 वापस क्लेम कर रहे हैं | €100 | €100 | €20 | €120 |
| VAT रजिस्टर्ड, वापस क्लेम नहीं कर सकते | €120 | €120 | €24 | €144 |
| VAT रजिस्टर्ड नहीं | €120 | €120 | कोई नहीं | €120 |
| ग़लत: €20 वापस क्लेम करना और €120 + VAT भी बिल करना | €100 | €120 | €24 | €144 |
दूसरी पंक्ति सही है, और वह लोगों को चौंकाती है। कुछ देश होटल और भोजन पर VAT वापस क्लेम करने को सीमित करते हैं, और तब पूरे €120 आपकी लागत हैं और आपका अपना VAT फिर भी उस लाइन पर लागू होता है। अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आप कौन-सी लागतें वापस क्लेम कर सकते हैं।
आख़िरी पंक्ति से बचना है। ग्राहक €24 ज़्यादा चुकाता है, और चौकस अकाउंट्स टीम उसे वापस भेज देगी।
लागत पर या मार्कअप के साथ?
प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों के लिए आम डिफ़ॉल्ट लागत पर है, और मार्कअप ठीक है अगर ग्राहक ने उसे लिखित में माना हो। मार्कअप तब उचित है जहाँ पैसा पहले लगाने या आपूर्तिकर्ता संभालने में आपकी असली लागत है। ऊपर के €240 पर, 10% लाइन को €264 बनाता है, €52.80 VAT के साथ। जो भी चुनें, ख़र्च करने से पहले बता दें:
खर्च: इस काम के लिए ज़रूरी यात्रा और दूसरी लागतें बिना मार्कअप के, लागत पर, उस महीने के इनवॉइस पर बिल होती हैं जिसमें वे आती हैं। €100 से ऊपर की किसी भी एक लागत के लिए पहले आपकी लिखित मंज़ूरी चाहिए। रसीदें माँगने पर उपलब्ध हैं।
मंज़ूरी वाली पंक्ति ज़्यादातर बहसें रोकती है। उसके बिना, आप ग्राहक से ठहरने के बाद €600 के होटल को मंज़ूर करने को कह रहे हैं।
वे ग़लतियाँ जिनसे आपका पैसा जाता है
- उसे भूल जाना। आम कारण यह है कि लागत कार्ड स्टेटमेंट में है और इनवॉइस कहीं और। हर इनवॉइस भेजने से पहले अपने खर्च देखें।
- रसीद खो देना। रसीद नहीं तो VAT वापस क्लेम नहीं हो सकता, और ग्राहक पूछे तो जवाब नहीं।
- डिस्बर्समेंट पर VAT वापस क्लेम करना। दोनों नहीं कर सकते।
- दोबारा बिल करने को स्टाफ़ के क्लेम से गड़बड़ाना। जिस कर्मचारी ने कोई लागत उठाई उसे वापस चुकाना अलग काम है, भले ही आप फिर ग्राहक को कुछ भी बिल करें। देखें खर्च क्लेम नीति।
ERPFlow में खर्च को दोबारा बिल करना
ERPFlow में खर्च ग्राहकों या कामों से जुड़े नहीं होते, इसलिए किसी लागत को दोबारा बिल करना इनवॉइस पर आपकी टाइप की हुई एक लाइन है। ERPFlow किसी खर्च को इनवॉइस पर खींच नहीं सकता, किसी को बिना बिल के चिह्नित नहीं कर सकता, या हर ग्राहक की लागत या मार्जिन नहीं दिखा सकता।
तो आप दो काम करते हैं। लागत को खर्च के तहत दर्ज करें, उसकी श्रेणी, आपूर्तिकर्ता, VAT और संलग्न रसीद के साथ। फिर इनवॉइस पर लाइन टाइप करें: विवरण, मात्रा, कीमत, और टैक्स दर, या डिस्बर्समेंट के लिए कोई टैक्स नहीं। खर्च के विवरण में इनवॉइस नंबर जोड़ दें, ताकि एक नज़र में दिखे कि वह बिल हो चुका है।
इनवॉइस से संलग्न फ़ाइलें आंतरिक रहती हैं और ग्राहक को नहीं भेजी जातीं, इसलिए अगर ग्राहक रसीदें चाहे तो उन्हें अलग से भेजें।
ERPFlow में कर्मचारी खर्च क्लेम या प्रतिपूर्ति, माइलेज ट्रैकिंग और रसीद स्कैनिंग नहीं है।