Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn cho khách hàng khi làm freelancer, hãy gửi một hóa đơn có số, ghi tên và địa chỉ của bạn, tên pháp lý của khách, việc bạn đã làm và thời gian, số tiền và VAT (nếu có), ngày đến hạn và thông tin ngân hàng. Có tính VAT hay không tùy vào việc bạn đã đăng ký chưa và khách ở đâu, nên hãy xác định điều đó trước.
Các bước chung nằm trong cách lập hóa đơn cho khách hàng. Bài này nói về những gì thay đổi khi doanh nghiệp chỉ có một người.
Freelancer phải ghi gì trên hóa đơn?
Hóa đơn của freelancer có cùng các thông tin như mọi hóa đơn khác, chỉ khác một điểm: bạn chính là pháp nhân, nên tên của chính bạn phải có trên đó. Ở Anh, GOV.UK nêu rằng sole trader phải ghi tên mình và tên kinh doanh đang dùng (nếu có), và nếu dùng tên kinh doanh thì phải kèm địa chỉ có thể nhận giấy tờ pháp lý. Nếu bạn làm việc qua một công ty trách nhiệm hữu hạn, hóa đơn ghi tên đăng ký đầy đủ của công ty.
Có thể ghi thêm một tên giao dịch dễ nhớ bên cạnh tên pháp lý, nhưng không bao giờ ghi thay cho tên pháp lý.
Địa chỉ của bạn cũng phải có. Nếu không muốn in địa chỉ nhà, hãy hỏi kế toán viên xem nước bạn chấp nhận gì thay thế. Nước bạn cũng có thể yêu cầu số đăng ký thuế hoặc đăng ký kinh doanh. Hãy kiểm tra một lần, rồi đưa câu trả lời vào mẫu hóa đơn để khỏi phải hỏi lại.
Freelancer có nên tính VAT không?
Freelancer chỉ tính VAT khi đã đăng ký VAT, và sau khi đăng ký thì vị trí và tư cách của khách hàng quyết định cách xử lý.
| Tình huống của bạn | Hóa đơn ghi gì |
|---|---|
| Chưa đăng ký VAT, dưới ngưỡng của nước bạn | Không có VAT và không có mã số VAT. Nếu nước bạn yêu cầu, thêm một dòng ngắn dẫn chiếu quy định miễn thuế cho doanh nghiệp nhỏ |
| Đã đăng ký VAT, khách ở cùng nước | Mã số VAT của bạn, mức VAT và số tiền VAT |
| Đã đăng ký VAT ở EU, khách là doanh nghiệp ở nước EU khác | Thường không tính VAT, ghi cả hai mã số VAT và dòng chữ "Reverse charge". Xem lập hóa đơn cho khách hàng EU và cách ghi cơ chế tự tính thuế |
| Đã đăng ký VAT, khách ở ngoài EU hoặc Anh | Thường bạn không tính VAT, nhưng còn tùy loại dịch vụ. Xem lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế |
| Khách là cá nhân ở nước khác | Áp dụng quy định khác. Hãy hỏi kế toán viên trước khi gửi |
Ngưỡng đăng ký ở Anh là £90.000 doanh thu chịu thuế trong 12 tháng. Ở EU, mỗi nước tự quyết định có miễn thuế cho doanh nghiệp nhỏ hay không, và ngưỡng nào được đặt ra thì không được quá €85.000 (Điều 284 của Chỉ thị VAT).
Tính VAT khi chưa đăng ký là lỗi tốn kém nhất ở đây. Hướng dẫn VAT của HMRC nêu rằng chỉ người đã đăng ký VAT mới được phát hành hóa đơn VAT, và làm vậy khi chưa đăng ký sẽ bị phạt tiền. Một freelancer chép mẫu của bạn bè có sẵn dòng VAT có thể mắc lỗi này mà không hay biết.
Hóa đơn của freelancer trông như thế nào?
Đây là một ví dụ tự đặt: một lập trình viên freelance phát hành hóa đơn vào ngày 31 tháng 3 cho công việc trong tháng đó, thanh toán trong 14 ngày, VAT 20% để minh họa.
| Mô tả | Số lượng | Đơn giá | Trước thuế |
|---|---|---|---|
| Phát triển phần mềm, đơn giá theo ngày, 2 đến 13 tháng 3, 2026 | 8 ngày | €480,00 | €3.840,00 |
| Các buổi xem xét code | 3,5 giờ | €70,00 | €245,00 |
| Giấy phép font mua cho dự án, tính lại theo giá gốc | 1 | €60,00 | €60,00 |
| Tổng trước thuế | €4.145,00 | ||
| VAT 20% | €829,00 | ||
| Tổng phải trả trước ngày 14 tháng 4, 2026 | €4.974,00 |
Hai chi tiết giúp tránh tranh cãi. Ngày tháng trên dòng đơn giá theo ngày cho phép khách đối chiếu với lịch của họ. Và số giờ viết dưới dạng số thập phân: ba tiếng rưỡi là 3,5. Nếu viết 3,30, sẽ có người đọc là 3,3 giờ, tức €231 thay vì €245, và bạn vừa tạo cho khách một thắc mắc, còn mình thì mất €14.
Giấy phép font ở đây chịu VAT vì đó là chi phí của công việc được tính vào giá của bạn. Lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại nói khi nào làm vậy là đúng và khi nào không.
Nên hỏi khách mới điều gì trước hóa đơn đầu tiên?
Bạn nên hỏi khách mới thông tin xuất hóa đơn và quy trình thanh toán của họ trước khi bắt đầu, vì hóa đơn đầu tiên là lúc các vấn đề giấy tờ lộ ra. Chỉ cần một tin nhắn:
Trước khi gửi hóa đơn đầu tiên, bạn xác nhận giúp tôi ba điều được không? Tên pháp lý và địa chỉ tôi cần xuất hóa đơn, bên bạn có cần số đơn đặt hàng trên hóa đơn không, và hóa đơn cần gửi đến địa chỉ nào. Nếu tôi cần được đăng ký làm nhà cung cấp trước, hoặc bên bạn thanh toán vào những ngày cố định, xin cho tôi biết cần chuẩn bị gì.
Các công ty lớn thường không trả tiền cho nhà cung cấp chưa có trong hệ thống của họ, và việc đăng ký đó có thể mất lâu hơn cả công việc. Hãy hỏi sớm, và gửi lại các biểu mẫu ngay trong ngày.
Làm sao để freelancer được trả tiền đúng hạn?
Freelancer được trả đúng hạn chủ yếu nhờ những gì thỏa thuận trước khi bắt đầu công việc.
- Xin khách mới đặt cọc. Việc đó kiểm tra quy trình thanh toán có hoạt động không và chia sẻ rủi ro. Xem hóa đơn đặt cọc và thanh toán cuối.
- Chia công việc dài thành các đợt. Ba tháng làm việc chưa được trả là một khoản cho vay lớn với người bạn có thể mới gặp hai lần. Thanh toán theo tiến độ hướng dẫn cách làm.
- Thỏa thuận điều khoản thanh toán ngắn bằng văn bản, trong báo giá hoặc hợp đồng chứ không chỉ trên hóa đơn.
- Lập hóa đơn ngay ngày xong việc. Phần lớn điều khoản thanh toán tính từ ngày lập hóa đơn, nên hóa đơn trễ nghĩa là tiền về trễ.
- Nhắc ngay ngày sau ngày đến hạn. Chuỗi nhắc nợ có sẵn nội dung để sao chép.
Freelancer cũng không phải chủ nợ hạng hai. Chỉ thị Thanh toán chậm của EU áp dụng cho một đơn vị kinh doanh "kể cả khi hoạt động đó do một người duy nhất thực hiện", nên nếu khách hàng là doanh nghiệp trả chậm, bạn có thể tính lãi và một khoản cố định như bất kỳ ai.
Những lỗi riêng của người làm một mình
- Lưu đè lên hóa đơn tháng trước. Mẫu Word hay bảng tính mang theo ngày, số hoặc khách hàng cũ nếu bạn không để ý, và bạn là người duy nhất kiểm tra.
- Đánh số theo khách. ACME-001 và BETA-001 trông gọn gàng, nhưng khó chứng minh rằng hóa đơn của bạn nằm trong một dãy số duy nhất. Cách đánh số hóa đơn có các định dạng đứng vững được.
- Xuất hóa đơn cho người thuê bạn. Tên người liên hệ không phải là khách hàng. Công ty nợ bạn tiền mới là khách hàng.
Lập hóa đơn cho khách hàng khi làm freelancer trong ERPFlow
Lập hóa đơn trong ERPFlow dùng được cho một người. Gói Free gồm một thành viên, 5 hóa đơn mỗi tháng, 10 khách hàng và 5 dịch vụ. Gói này chỉ dùng được với đơn vị tiền tệ gốc, và PDF có dòng chân trang "Generated by ERPFlow.ai". Giới hạn của các gói lớn hơn nằm trên trang bảng giá.
Bạn nhập tên pháp lý, địa chỉ, thông tin ngân hàng và mã số VAT (nếu có) một lần trong Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp, và chúng được in trên mọi hóa đơn. Số hóa đơn được đánh tự động. Đơn giá theo ngày hoặc theo giờ có thể lưu trong một dịch vụ, nên thêm dòng mới chỉ cần chọn dịch vụ và gõ số lượng. Nếu bạn chưa đăng ký VAT, đừng chọn thuế suất cho dòng. Một báo giá có thể chuyển thành hóa đơn nháp mà không cần nhập lại.
ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Công việc tính theo giờ được lập hóa đơn bằng cách nhập đơn giá và số lượng trên hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Hiện tại, thẻ dự án có trường thời gian đã dùng để bạn nhập theo giờ và phút, được cộng lại theo từng dự án và từng khách hàng, nhưng tổng đó không tự thành các dòng hóa đơn. Bạn đọc con số rồi tự gõ số lượng.
Khách trả phí hằng tháng có thể đưa vào hóa đơn định kỳ, được phát hành và gửi email, hoặc để ở dạng nháp cho bạn kiểm tra. Hóa đơn định kỳ lập hóa đơn cho khách nhưng không bao giờ thu tiền, vì ERPFlow không có thanh toán thẻ trực tuyến hay thu tiền tự động. Bạn ghi nhận từng khoản thanh toán khi nó về.