Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để tính phí thanh toán chậm, hãy nêu điều khoản thanh toán chậm trước khi bắt đầu, đợi đến khi qua ngày đến hạn, tính lãi đơn trên số tiền quá hạn, cộng khoản bồi thường cố định mà bạn được hưởng, và lập hóa đơn cho khoản đó trên một hóa đơn mới dẫn chiếu hóa đơn gốc. Với khách hàng là doanh nghiệp, luật EU và Anh cho bạn quyền này một cách tự động.
Bạn có thể tính phí thanh toán chậm trên hóa đơn không?
Bạn có thể tính phí thanh toán chậm trên hóa đơn gửi cho một doanh nghiệp hoặc cơ quan công quyền ở EU hoặc Anh, kể cả khi hợp đồng không nói gì về điều đó. Người tiêu dùng cá nhân thì là chuyện khác.
| Khách hàng | Bạn có thể tính gì | Nguồn |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp, EU | Lãi theo luật và tối thiểu €40 cho mỗi hóa đơn trả chậm, không cần lời nhắc | Chỉ thị Thanh toán chậm 2011/7/EU, Điều 3 và 6 |
| Cơ quan công quyền, EU | Như trên, với giới hạn chặt hơn về thời gian họ được phép trả | Chỉ thị, Điều 4 |
| Doanh nghiệp hoặc cơ quan công quyền, Anh | Lãi theo luật và một khoản cố định £40, £70 hoặc £100 | Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 |
| Người tiêu dùng cá nhân | Chỉ những gì một điều khoản hợp đồng hợp lệ quy định | Chỉ thị 93/13/EEC, Consumer Rights Act 2015 |
Khoản cố định của Anh phụ thuộc vào khoản nợ: £40 đến £999,99, £70 từ £1.000 đến £9.999,99 và £100 từ £10.000, đòi một lần cho mỗi khoản thanh toán. Ở cả hai nơi, bạn còn có thể đòi các chi phí thu hồi hợp lý vượt quá khoản cố định, như luật sư hoặc công ty thu hồi nợ (Điều 6(3); mục 5A của Đạo luật).
Quyền của EU đi kèm điều kiện. Theo Điều 3, bạn phải đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, và không có lãi nếu khách không chịu trách nhiệm về sự chậm trễ. Nếu hóa đơn bị trễ vì hóa đơn của bạn ghi sai địa chỉ, đừng tính phí.
Lãi suất thanh toán chậm hiện nay là bao nhiêu?
Lãi suất thanh toán chậm là lãi suất tham chiếu của ngân hàng trung ương cộng 8 điểm phần trăm ở Anh, và cộng ít nhất 8 điểm ở EU. Cho nửa cuối năm 2026, con số là:
| Ở đâu | Cách tính | Lãi suất, 1 tháng 7 đến 31 tháng 12, 2026 |
|---|---|---|
| Anh | Bank Rate ngày 30 tháng 6 (3,75%) + 8 | 11,75% |
| Công thức của Chỉ thị, các nước dùng euro | Lãi suất tái cấp vốn chính của ECB ngày 1 tháng 7 (2,40%) + 8 | 10,40% |
| Estonia, Ireland, Tây Ban Nha | Theo danh sách của Ủy ban châu Âu | 10,40% |
| Đức | Theo danh sách của Ủy ban châu Âu | 10,52% |
| Pháp | Theo danh sách của Ủy ban châu Âu | 12,40% |
Các con số của từng nước lấy từ bảng Your Europe của Ủy ban. Hãy dùng mục của chính nước bạn thay vì công thức, vì luật quốc gia quyết định lãi suất và một số con số được liệt kê khác với công thức. Bảng cũng cảnh báo rằng một quốc gia thành viên có thể chưa xác nhận lãi suất, nên hãy kiểm tra trước khi lập hóa đơn cho khoản lớn. Các nước không dùng euro dùng lãi suất tương đương của ngân hàng trung ương nước mình.
Cái bẫy là dùng lãi suất ngân hàng trung ương của hôm nay. Ngân hàng Anh (Bank of England) chuyển sang 4% vào ngày 5 tháng 11, 2026 và ECB sang 2,65% vào ngày 16 tháng 9, 2026, và cả hai đều không thay đổi các con số trên, vì lãi suất được chốt vào những ngày cố định. Ở Anh, quyết định về lãi suất lấy Bank Rate ngày 30 tháng 6 cho lãi bắt đầu tính từ tháng 7 đến tháng 12, và ngày 31 tháng 12 cho lãi bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 6. Ở EU, Điều 3(2) của Chỉ thị dùng lãi suất ngày 1 tháng 1 và 1 tháng 7 cho mỗi nửa năm. Vì vậy nếu Bank Rate vẫn là 4% vào ngày 31 tháng 12, 2026, con số của Anh cho các khoản nợ quá hạn trong nửa đầu năm 2027 sẽ là 12%.
Cách tính lãi thanh toán chậm
Bạn tính lãi thanh toán chậm bằng số tiền quá hạn, nhân lãi suất năm, nhân số ngày trễ, chia cho 365. Đó là lãi đơn, nên lãi không sinh lãi. Thời gian bắt đầu tính từ ngày sau ngày đến hạn, và ở EU, Ủy ban cho biết lãi tính trên số tiền gộp đã gồm VAT.
Đây là một ví dụ tự đặt: một hóa đơn 3.600 đã gồm VAT, đến hạn ngày 15 tháng 7, 2026 và được trả ngày 29 tháng 8, tức là trễ 45 ngày.
| Anh | Estonia | |
|---|---|---|
| Tổng hóa đơn đã gồm VAT | £3.600,00 | €3.600,00 |
| Lãi suất năm | 11,75% | 10,40% |
| Lãi của một năm đầy đủ | £423,00 | €374,40 |
| Lãi 45 ngày (× 45 ÷ 365) | £52,15 | €46,16 |
| Khoản cố định | £70,00 | €40,00 |
| Tổng phí chậm | £122,15 | €86,16 |
Chỉ làm tròn ở bước cuối. Cách của GOV.UK cho ra một con số theo ngày, dùng làm tham khảo thì ổn, nhưng nếu làm tròn trước thì kết quả lệch: £1,16 mỗi ngày trong 45 ngày ra £52,20 thay vì £52,15. Trong bảng tính, với số tiền quá hạn ở B2, lãi suất ở B3, ngày đến hạn ở B4 và ngày thanh toán ở B5:
=ROUND(B2*B3*(B5-B4)/365,2)
Nếu khách trả một phần hóa đơn, hãy tính từng khoảng thời gian trên số dư còn lại trong khoảng đó, rồi cộng lại.
Bạn có thể tự đặt phí thanh toán chậm không?
Bạn có thể tự đặt phí thanh toán chậm nếu khách đã đồng ý trước khi công việc bắt đầu, trong giới hạn ở cả hai phía. Mức lãi trong hợp đồng thay thế lãi theo luật: GOV.UK nêu bạn không thể đòi lãi theo luật nếu hợp đồng có mức lãi khác.
| Lãi theo luật | Lãi suất do bạn tự đặt | Phí cố định, như €25 nếu trễ | |
|---|---|---|---|
| Cần thỏa thuận trước? | Không | Có | Có |
| Áp dụng cho người tiêu dùng? | Không | Chỉ khi điều khoản công bằng | Chỉ khi điều khoản công bằng |
| VAT | Không có trên khoản lãi | Không có trên lãi do thanh toán chậm | Có thể khác. Xem bên dưới |
| Rủi ro chính | Khách phản đối | Quá thấp có thể vô hiệu, quá cao có thể bị phản đối | Bị phản đối là một khoản phạt |
Các quy định đặt ra những giới hạn đó:
- Ở Anh, một điều khoản hợp đồng vô hiệu nếu không đưa ra "biện pháp khắc phục đáng kể" cho việc thanh toán chậm, nên bạn không thể thỏa thuận bỏ quyền này gần như về không. Một khoản phí cao hơn nhiều so với thiệt hại thực của bạn cũng có thể không thi hành được vì là khoản phạt.
- Ở EU, một điều khoản loại trừ hoàn toàn lãi bị coi là cực kỳ bất công, và điều khoản loại trừ khoản €40 được suy đoán là như vậy (Điều 7).
- Với người tiêu dùng, một điều khoản đòi hỏi số tiền quá cao từ người không thanh toán nằm trong danh sách các điều khoản có thể bất công, cả trong chỉ thị của EU lẫn đạo luật của Anh có liên kết ở bảng đầu tiên.
Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, lãi suất theo luật là lựa chọn dễ nhất: nó đủ cao để có ý nghĩa, và không ai gọi nó là quá mức.
Điều khoản và hóa đơn của bạn nên ghi gì?
Điều khoản và hóa đơn của bạn nên nêu phí chậm ngay từ đầu, kể cả khi luật không yêu cầu, vì khách đã thấy dòng đó sẽ ít tranh cãi về sau hơn nhiều. Đây là các điểm khởi đầu để bạn điều chỉnh, và luật sư có thể kiểm tra lại với hợp đồng của riêng bạn.
Cho điều khoản của bạn, ở EU:
Khoản thanh toán đến hạn sau 14 ngày kể từ ngày hóa đơn. Nếu thanh toán chậm, chúng tôi có thể tính lãi từ ngày sau ngày đến hạn theo mức lãi suất theo luật cho giao dịch thương mại, cộng khoản bồi thường chi phí thu hồi tối thiểu €40 cho mỗi hóa đơn.
Cho điều khoản của bạn, ở Anh:
Khoản thanh toán đến hạn sau 14 ngày kể từ ngày hóa đơn. Nếu thanh toán chậm, chúng tôi có thể đòi lãi và bồi thường theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.
Trên mỗi hóa đơn:
Thanh toán chậm: có thể tính lãi theo luật và bồi thường từ ngày sau ngày đến hạn.
Cho các dòng trên hóa đơn phí chậm, dùng ví dụ của Anh ở trên:
Lãi thanh toán chậm trên hóa đơn INV-2026-0117 (£3.600,00): 45 ngày, từ 16 tháng 7 đến 29 tháng 8, 2026, với lãi suất 11,75% một năm. £52,15
Bồi thường cố định theo Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, hóa đơn INV-2026-0117. £70,00
Phí thanh toán chậm có chịu VAT không?
Lãi thanh toán chậm không chịu VAT ở EU hay Anh. Trang Your Europe của Ủy ban nêu rằng bạn không phải nộp VAT trên khoản lãi, và sổ tay của HMRC nêu rằng lãi được phán quyết hoặc thỏa thuận vì thanh toán chậm nằm ngoài phạm vi VAT, vì là bồi thường cho sự chậm trễ.
Một khoản phí cố định có thể không được xử lý như vậy. Hướng dẫn của HMRC về các khoản bồi thường nêu rằng cách gọi tên khoản phí không quyết định nó có phải là một giao dịch cung cấp hay không, và dẫn án lệ EU cho thấy một số khoản được gọi là bồi thường thực chất là tiền trả cho một giao dịch cung cấp. Không nguồn nào bàn trực tiếp đến các khoản cố định €40 hoặc £40 đến £100. Vì vậy hãy xác nhận cả hai với kế toán viên trước khi đặt thuế cho dòng đó.
Bạn có thực sự nên tính phí này không?
Bạn nên tính phí thanh toán chậm khi nó sẽ thay đổi hành vi hoặc khi mối quan hệ đã kết thúc. Chính Ủy ban châu Âu lưu ý rằng các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, ngần ngại đòi vì sợ làm hỏng mối quan hệ, và đó là một quyết định thương mại bạn có quyền đưa ra.
| Tình huống | Cách thường làm |
|---|---|
| Khách tốt, lần đầu trễ vài ngày | Đừng tính phí. Giữ lời nhắc thân thiện |
| Khách thường xuyên trả chậm | Cảnh báo một lần, rồi tính phí, hoặc đề nghị miễn nếu trả trước một ngày nhất định |
| Khách bạn đã ngừng làm việc, khoản nợ chuyển sang thu hồi | Đòi tất cả những gì bạn được hưởng |
| Hóa đơn thực sự bị tranh chấp | Giải quyết tranh chấp trước |
Đề nghị miễn phí thường thu hồi khoản nợ nhanh hơn chính khoản phí:
Hóa đơn INV-2026-0117 hiện đã trễ 45 ngày, nên chúng tôi được hưởng £122,15 tiền lãi và bồi thường. Nếu chúng tôi nhận được £3.600,00 trước ngày 5 tháng 9, 2026, lần này chúng tôi sẽ miễn khoản phí đó.
Các bước trước thời điểm này nằm trong chuỗi email nhắc quá hạn, và sẽ rất có ích nếu đã thỏa thuận điều khoản thanh toán rõ ràng ngay từ đầu. Nếu khách không bao giờ trả, xem giảm giờ tính phí và xóa nợ.
Quy định thanh toán chậm có đang thay đổi không?
Quy định thanh toán chậm của Anh sắp thay đổi, nhưng luật hiện hành vẫn áp dụng cho đến khi quy định mới có hiệu lực. Commercial Payments Bill, hiện đang ở Hạ viện, sẽ giới hạn điều khoản thanh toán giữa doanh nghiệp ở 60 ngày với một số ngoại lệ hạn chế và bắt buộc lãi 8% trên lãi suất cơ bản. Dự luật chưa thành luật, và chưa có ngày bắt đầu.
Ở EU, Ủy ban đã đề xuất thay Chỉ thị bằng một quy định vào năm 2023. Đề xuất đó chưa được thông qua, nên Chỉ thị như đã được đưa vào luật từng nước vẫn áp dụng.
Thêm phí thanh toán chậm trong ERPFlow
ERPFlow không có phép tính phí thanh toán chậm và không cộng lãi vào hóa đơn. Hóa đơn đã phát hành là bản cuối, nên khoản phí cũng không thể thêm vào hóa đơn gốc.
Vì vậy hãy tính số tiền bằng công thức ở trên, rồi tạo một hóa đơn mới cho cùng khách hàng, với một dòng cho lãi và một dòng cho khoản cố định, và số hóa đơn gốc trong mỗi mô tả. Mỗi dòng có thuế suất riêng, hoặc không có, nên bạn đặt theo lời khuyên của kế toán viên. Sau đó Phát hành và gửi như bình thường.
Đó là một hóa đơn bình thường, nên nó nhận số kế tiếp, được tính vào giới hạn hóa đơn hằng tháng của gói, và hiện trong doanh thu khi được thanh toán. Hãy nói với kế toán viên bạn muốn xử lý nó thế nào.
Gửi nhắc nhở thanh toán nêu số ngày quá hạn và số tiền còn nợ trên hóa đơn gốc. Nội dung của nó cố định và không nhắc đến lãi, nên yêu cầu thanh toán khoản phí nằm trong email của riêng bạn hoặc trên hóa đơn mới.