Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Một quy trình theo dõi thời gian và lập hóa đơn cho freelancer cần một bảng ghi, một lần kiểm tra hằng tuần và một ngày lập hóa đơn. Hãy ghi từng khối công việc ngay trong ngày bạn làm, kiểm tra bảng ghi mười lăm phút vào mỗi thứ Sáu, và vào một ngày cố định mỗi tháng, chuyển số giờ của từng khách hàng thành một hóa đơn.
Số giờ phần lớn bị thất lạc giữa lúc làm việc và lúc ghi lại, nên thói quen quan trọng hơn công cụ bạn chọn.
Freelancer nên thỏa thuận gì trước khi theo dõi thời gian?
Freelancer nên thỏa thuận đơn giá theo giờ, đơn vị tính phí, thế nào là được tính phí và ngày lập hóa đơn trước khi ghi giờ đầu tiên. Hãy đưa chúng vào báo giá hoặc email xác nhận công việc, vì một quy tắc khách hàng đã thấy bằng văn bản thì khó tranh cãi sau này. Bạn có thể sao chép đoạn này và đổi các con số:
Thời gian được tính €75,00 một giờ cộng VAT, ghi theo đơn vị 15 phút và lập hóa đơn vào ngày làm việc cuối cùng của mỗi tháng. Đi lại được tính nửa giá. Hạn thanh toán là 14 ngày sau ngày lập hóa đơn.
Mỗi lựa chọn đó có hướng dẫn riêng nếu bạn chưa chắc: đơn vị tính phí, tính phí thời gian đi lại và điều khoản thanh toán.
Một bảng ghi thời gian đơn giản cho freelancer trông thế nào?
Bảng ghi thời gian của freelancer cần sáu cột, và một bảng tính xử lý tốt. Các dòng ghi này là giả định:
| Ngày | Khách hàng | Công việc | Số giờ | Tính phí | Hóa đơn |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 tháng 4 | Harbour Foods | Trang sản phẩm, bản nháp đầu | 3,25 | Có | INV-2026-0031 |
| 3 tháng 4 | Harbour Foods | Gọi với trưởng bộ phận marketing | 0,5 | Có | INV-2026-0031 |
| 6 tháng 4 | Fell Cycles | Viết lại trang chủ | 2,0 | Có | |
| 7 tháng 4 | Việc hành chính của mình | Ghi sổ | 1,0 | Không | không áp dụng |
Cột Hóa đơn làm được nhiều việc nhất. Ô trống nghĩa là số giờ chưa được tính phí, nên lọc các ô trống cho thấy công việc chưa lập hóa đơn của bạn và ngăn bất cứ thứ gì bị tính hai lần.
Hãy ghi cả việc hành chính của chính bạn, dù không ai trả tiền cho nó. Sau vài tháng nó cho bạn biết thực sự bạn có bao nhiêu giờ để bán, và đó là con số mà đơn giá của bạn phụ thuộc vào.
Thói quen hằng tuần và hằng tháng là gì?
Thói quen gồm ba bước đều đặn, và bước người ta hay bỏ qua là thứ Sáu.
| Khi nào | Mất khoảng | Bạn làm gì |
|---|---|---|
| Cùng ngày | 2 phút | Ghi lại bạn đã làm gì, cho ai, và trong bao lâu |
| Thứ Sáu | 15 phút | So bảng ghi với lịch, email đã gửi và tệp đã sửa, rồi điền các chỗ trống |
| Ngày lập hóa đơn | 10 phút mỗi khách hàng | Lọc theo khách hàng, cộng số giờ tính phí, phát hành hóa đơn, ghi số của nó vào bảng ghi |
Thứ Sáu bắt được nhiều tiền nhất. Vào thứ Sáu bạn vẫn nhớ cuộc gọi bất ngờ của khách hàng hôm thứ Ba. Cuối tháng thì không, và số giờ dựng lại từ trí nhớ luôn bị thiếu.
Sau khi qua hạn thanh toán, bạn cần thêm một thói quen: đòi nợ vào một ngày cố định, bằng chuỗi email nhắc bạn đã soạn sẵn.
Ví dụ: số giờ một tháng trên một hóa đơn
Đây là một ví dụ giả định. Một copywriter freelance tính €75 một giờ, đi lại nửa giá, và cộng VAT 20%. Đây là số giờ tính phí của tháng 4 cho một khách hàng.
| Dòng | Số giờ | Đơn giá | Chưa thuế |
|---|---|---|---|
| Viết nội dung, trang sản phẩm | 18,5 | €75,00 | €1.387,50 |
| Cuộc gọi và chỉnh sửa | 3,25 | €75,00 | €243,75 |
| Đi đến văn phòng khách hàng, nửa giá | 2,0 | €37,50 | €75,00 |
| Chưa thuế | 23,75 | €1.706,25 | |
| VAT 20% | €341,25 | ||
| Tổng phải trả | €2.047,50 |
Trước khi phát hành, hãy kiểm tra 23,75 có khớp với tổng giờ tính phí của bảng ghi cho khách hàng và tháng đó không. Nếu không khớp, bạn đã bỏ sót một dòng hoặc lấy nhầm một dòng của tháng khác. Hãy viết mỗi dòng để khách hàng không cần hỏi:
Viết nội dung, trang sản phẩm, 1 đến 30 tháng 4: 18,5 giờ với €75,00
Nếu bạn chưa đăng ký VAT, dòng VAT bỏ đi và tổng là €1.706,25. Hướng dẫn về lập hóa đơn cho khách hàng với tư cách freelancer nói về những gì khác hóa đơn phải ghi, còn chuyển giờ công tính phí thành hóa đơn đi sâu hơn vào các dòng tóm tắt hoặc chi tiết.
Freelancer có nên theo dõi thời gian trên công việc giá cố định không?
Freelancer cũng nên theo dõi thời gian trên công việc giá cố định, vì không có gì khác cho thấy công việc đó trả được bao nhiêu mỗi giờ. Lấy một dự án viết lại website giả định giá €2.400 mất 44 giờ. Tính ra là €54,55 một giờ, so với đơn giá €75, và với €75 thì cùng số giờ đó đáng lẽ là €3.300.
Khách hàng không bao giờ thấy những giờ đó. Bạn dùng chúng cho báo giá tiếp theo, hoặc khi so sánh giờ dự kiến với giờ thực tế để xem loại việc nào bạn cứ định giá thấp.
Theo dõi giờ và lập hóa đơn cho chúng trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Hiện nay bảng ghi của bạn vẫn nằm trong một bảng tính hoặc ứng dụng bấm giờ, còn ERPFlow lo hóa đơn và mọi việc sau đó.
- Đơn giá: tạo một dịch vụ với đơn vị là giờ và đơn giá theo giờ của bạn. Trên một hóa đơn, chọn dịch vụ và nhập số lượng từ bảng ghi của bạn, chẳng hạn 18,5. Bạn có thể sửa lại mô tả trên dòng.
- Gửi đi: khi phát hành, hóa đơn có số và trở thành bản cuối. Hóa đơn được gửi email dưới dạng PDF, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 19 ngôn ngữ.
- Nhận tiền: ghi nhận từng khoản thanh toán khi nó đến, gồm cả thanh toán một phần. Danh sách Hóa đơn lọc theo Quá hạn, và Gửi nhắc nhở thanh toán gửi email cho hóa đơn quá hạn khi bạn chọn. Không có gì được gửi theo lịch, và ERPFlow không tự thu tiền.
- Số giờ cạnh khách hàng: một dự án liên kết với khách hàng chứa các thẻ có thời gian đã dùng được nhập tay, và các thời gian đó được cộng theo từng dự án và từng khách hàng. Mỗi thẻ chứa một con số không có ngày, và nó không trở thành dòng hóa đơn, nên không thay thế được một bảng ghi có ngày.
Gói Free có một thành viên và cho phép 5 hóa đơn mỗi tháng, 5 dịch vụ và tổng cộng 10 thẻ dự án, nên hãy đối chiếu các giới hạn đó với danh sách khách hàng của bạn.