Cách lập hóa đơn cho chi phí được hoàn lại

Để lập hóa đơn cho một chi phí được hoàn lại, hãy đưa nó lên hóa đơn thành một dòng riêng, ghi rõ đó là gì, xảy ra khi nào và số tiền, theo giá gốc hoặc với phần cộng thêm bạn đã thỏa thuận. Hãy giữ biên lai. Có cộng VAT hay không tùy nó là khoản tính lại (thường là có) hay khoản chi hộ thực sự (thường là không).

Chi phí được hoàn lại nên xuất hiện thế nào trên hóa đơn?

Chi phí được hoàn lại nên xuất hiện thành các dòng riêng bên dưới phí dịch vụ của bạn, mỗi dòng cụ thể đủ để bộ phận kế toán của khách không cần hỏi gì. "Chi phí: €240" sẽ bị hỏi lại. Dòng này thì không:

Chi phí: tàu và khách sạn cho chuyến thăm địa điểm của khách, 11 đến 12 tháng 3, 2026, theo giá gốc. Có biên lai khi được yêu cầu.

Hãy gộp các khoản nhỏ nếu khách đồng ý, nhưng mỗi nhóm cần có khoảng ngày. Nếu bạn đã cộng thêm vào một chi phí, đừng viết "theo giá gốc" bên cạnh nó.

Hãy lập hóa đơn chi phí cùng hóa đơn với công việc liên quan, hoặc trong hóa đơn đầu tiên sau khi bạn đã trả. Một khoản chi phí xuất hiện sau bốn tháng thường đã mất chỗ trong ngân sách của khách. Thời gian đi lại là câu hỏi riêng so với tiền vé, và bài về tính phí thời gian đi lại bàn về điều đó.

Đó là khoản tính lại hay khoản chi hộ?

Khoản tính lại (recharge) là chi phí bạn mua để thực hiện công việc của chính mình, còn khoản chi hộ (disbursement) là chi phí bạn trả thuần túy thay cho khách. Sự khác biệt quyết định VAT.

Hầu hết chi phí kinh doanh là khoản tính lại, dù hóa đơn gọi chúng là gì. Ví dụ của chính HMRC là một chuyên gia tư vấn bay đến địa điểm của khách: tiền vé không thể là khoản chi hộ, vì dịch vụ của hãng bay được cung cấp cho chuyên gia tư vấn (Notice 700, mục 25.1.3). Ở Anh, mọi điều kiện của HMRC phải được đáp ứng thì mới coi một khoản là chi hộ. Ở EU, quy tắc là Điều 79 của Chỉ thị VAT: tiền phải được chi nhân danh và thay mặt khách hàng, và bạn phải chứng minh số tiền thực tế và không được khấu trừ VAT trên đó.

Phần thuế của vấn đề này có bài riêng: VAT trên chi phí được hoàn lại và khoản chi hộ. Phần còn lại của bài này nói về việc đưa nó lên hóa đơn.

Một hóa đơn cụ thể có phí dịch vụ, khoản tính lại và khoản chi hộ

Đây là một ví dụ tự đặt, dùng VAT 20% để phép tính đơn giản. Một chuyên gia tư vấn lập hóa đơn phí dịch vụ, tính lại tiền đi lại, và chuyển lệ phí cấp phép đã trả thay cho khách.

Làm sao tránh tính VAT chồng lên VAT?

Bạn tránh tính VAT chồng lên VAT bằng cách tính lại chi phí chưa gồm phần VAT bạn có thể khấu trừ, rồi cộng VAT của chính bạn lên trên. Đây là lỗi phổ biến nhất trên một dòng chi phí. Lấy một biên lai khách sạn €120 giả định đã gồm €20 VAT.

Dòng thứ hai là đúng, và nó làm nhiều người ngạc nhiên. Một số nước hạn chế khấu trừ VAT trên khách sạn và bữa ăn, khi đó toàn bộ €120 là chi phí của bạn và VAT của chính bạn vẫn áp dụng cho dòng đó. Hãy hỏi kế toán viên bạn khấu trừ được những chi phí nào.

Dòng cuối là dòng cần tránh. Khách trả thừa €24, và một bộ phận kế toán tinh ý sẽ trả hóa đơn lại.

Theo giá gốc hay có cộng thêm?

Theo giá gốc là mặc định thông thường cho chi phí được hoàn lại, và phần cộng thêm là ổn nếu khách đã đồng ý bằng văn bản. Phần cộng thêm là hợp lý khi bạn gánh chi phí thực trong việc ứng tiền hoặc quản lý nhà cung cấp. Trên €240 ở trên, 10% làm dòng thành €264, với €52,80 VAT. Chọn cách nào thì cũng hãy nêu trước khi chi tiêu:

Chi phí: đi lại và các chi phí khác cần cho công việc này được lập hóa đơn theo giá gốc, không cộng thêm, trên hóa đơn của tháng phát sinh. Mọi khoản chi đơn lẻ trên €100 cần có sự chấp thuận bằng văn bản của bạn trước. Có biên lai khi được yêu cầu.

Dòng về sự chấp thuận ngăn được hầu hết các cuộc tranh cãi. Không có nó, bạn đang nhờ khách duyệt một khách sạn €600 sau khi đã ở xong.

Những lỗi khiến bạn mất tiền

• Quên mất. Lý do thường gặp là chi phí nằm trong sao kê thẻ còn hóa đơn nằm ở nơi khác. Hãy kiểm tra chi phí của bạn trước khi gửi mỗi hóa đơn.
• Làm mất biên lai. Không biên lai có thể nghĩa là không khấu trừ được VAT, và không có câu trả lời khi khách hỏi.
• Khấu trừ VAT trên khoản chi hộ. Bạn không thể làm cả hai.
• Nhầm lẫn giữa tính lại cho khách với thanh toán cho nhân viên. Hoàn tiền cho nhân viên đã ứng một chi phí là việc riêng, dù sau đó bạn lập hóa đơn cho khách thế nào. Xem chính sách thanh toán chi phí.

Tính lại một chi phí trong ERPFlow

Chi phí trong ERPFlow không liên kết với khách hàng hay công việc, nên tính lại một chi phí là một dòng bạn gõ trên hóa đơn. ERPFlow không thể kéo một khoản chi phí lên hóa đơn, đánh dấu một khoản là chưa lập hóa đơn, hay hiển thị chi phí hoặc biên lợi nhuận theo từng khách.

Vì vậy bạn làm hai việc. Ghi nhận chi phí trong Chi phí, với danh mục, nhà cung cấp, VAT và biên lai đính kèm. Rồi gõ dòng trên hóa đơn: mô tả, số lượng, giá, và thuế suất, hoặc không thuế đối với khoản chi hộ. Thêm số hóa đơn vào mô tả của chi phí, để bạn thấy ngay là nó đã được lập hóa đơn.

Các file đính kèm vào hóa đơn chỉ dùng nội bộ và không được gửi cho khách hàng, nên nếu khách muốn biên lai, hãy gửi riêng.

ERPFlow không có thanh toán chi phí cho nhân viên hay hoàn tiền, không theo dõi số dặm đi lại và không quét biên lai.