อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ตรวจกฎเกณฑ์และตัวเลขจากแหล่งอื่นเมื่อ 6 พฤศจิกายน 2569 ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรยืนยันกับแหล่งที่มาก่อนนำไปใช้
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในฐานะฟรีแลนซ์คือส่งใบแจ้งหนี้ที่มีเลขที่ แสดงชื่อและที่อยู่ของคุณ ชื่อตามกฎหมายของลูกค้า งานที่ทำและช่วงเวลา ยอดเงินและ VAT (ถ้ามี) วันครบกำหนดชำระ และรายละเอียดธนาคาร ว่าจะคิด VAT หรือไม่ขึ้นกับการจดทะเบียนของคุณและที่ตั้งของลูกค้า ดังนั้นให้ตัดสินเรื่องนี้ก่อน
ขั้นตอนทั่วไปอยู่ใน วิธีออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า คู่มือนี้ครอบคลุมสิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อธุรกิจมีคนเดียว
ฟรีแลนซ์ต้องใส่อะไรในใบแจ้งหนี้บ้าง?
ใบแจ้งหนี้ของฟรีแลนซ์มีรายละเอียดเหมือนใบแจ้งหนี้ทั่วไป ต่างกันข้อเดียวคือคุณเป็นนิติบุคคลเอง จึงต้องใส่ชื่อของคุณเอง ในสหราชอาณาจักร GOV.UK ระบุว่า ผู้ประกอบการรายบุคคล (sole trader) ต้องแสดงชื่อของตนและชื่อธุรกิจที่ใช้ และถ้าใช้ชื่อธุรกิจ ต้องมีที่อยู่ที่ส่งเอกสารทางกฎหมายถึงได้ ถ้าคุณทำงานผ่านบริษัทจำกัด ใบแจ้งหนี้จะแสดงชื่อบริษัทที่จดทะเบียนไว้เต็มแทน
ชื่อทางการค้าที่จำง่ายใส่ไว้ข้างชื่อตามกฎหมายได้ แต่ห้ามใช้แทน
ที่อยู่ของคุณก็ต้องปรากฏด้วย ถ้าไม่อยากพิมพ์ที่อยู่บ้าน ให้ถามนักบัญชีว่าประเทศของคุณยอมรับอะไรแทน ประเทศของคุณอาจกำหนดให้ใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขทะเบียนธุรกิจด้วย ตรวจสอบครั้งเดียวแล้วใส่คำตอบไว้ในแม่แบบ จะได้ไม่ต้องถามอีก
ฟรีแลนซ์ควรคิด VAT ไหม?
ฟรีแลนซ์คิด VAT เฉพาะเมื่อจดทะเบียน VAT และเมื่อจดทะเบียนแล้ว ที่ตั้งและสถานะของลูกค้าจะกำหนดวิธีปฏิบัติ
| สถานการณ์ของคุณ | สิ่งที่ใบแจ้งหนี้แสดง |
|---|---|
| ไม่ได้จดทะเบียน VAT ต่ำกว่าเกณฑ์ของประเทศ | ไม่มี VAT และไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ถ้าประเทศของคุณกำหนด ให้อ้างอิงการยกเว้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสั้นๆ |
| จดทะเบียน VAT ลูกค้าอยู่ในประเทศเดียวกับคุณ | เลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ของคุณ อัตรา VAT และจำนวน VAT |
| จดทะเบียน VAT ใน EU ลูกค้าธุรกิจอยู่ในประเทศ EU อื่น | โดยปกติไม่คิด VAT แสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT ทั้งสองฝ่าย และข้อความ “Reverse charge” ดูการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าใน EU และข้อความ reverse charge |
| จดทะเบียน VAT ลูกค้าอยู่นอก EU หรือสหราชอาณาจักร | โดยปกติคุณไม่คิด VAT แต่ขึ้นกับประเภทของบริการ ดูการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ |
| บุคคลธรรมดาในต่างประเทศ | ใช้กฎต่างออกไป ถามนักบัญชีก่อนส่ง |
เกณฑ์การจดทะเบียนในสหราชอาณาจักรคือ ยอดขายที่ต้องเสียภาษี £90,000 ใน 12 เดือน ใน EU แต่ละประเทศตัดสินเองว่าจะยกเว้นธุรกิจขนาดเล็กไหม และเกณฑ์ที่กำหนดต้องไม่เกิน €85,000 (มาตรา 284 ของ VAT Directive)
การใส่ VAT ทั้งที่ยังไม่ได้จดทะเบียนคือความผิดพลาดที่ราคาแพงที่สุดในเรื่องนี้ คู่มือ VAT ของ HMRC ระบุว่ามีเพียงผู้ที่จดทะเบียน VAT เท่านั้นที่ออกใบกำกับภาษี VAT ได้ และมีโทษปรับทางการเงินหากทำโดยไม่ได้จดทะเบียน ฟรีแลนซ์ที่คัดลอกแม่แบบของเพื่อนซึ่งมีบรรทัด VAT อยู่ อาจทำพลาดโดยไม่ตั้งใจ
ใบแจ้งหนี้ของฟรีแลนซ์หน้าตาเป็นอย่างไร?
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น นักพัฒนาฟรีแลนซ์ออกใบแจ้งหนี้วันที่ 31 มีนาคมสำหรับงานที่ทำในเดือนนั้น เงื่อนไข 14 วัน พร้อม VAT 20% เพื่อประกอบตัวอย่าง
| รายการ | จำนวน | อัตรา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|
| พัฒนาระบบ อัตรารายวัน 2 ถึง 13 มีนาคม 2026 | 8 วัน | €480.00 | €3,840.00 |
| ประชุมตรวจสอบโค้ด | 3.5 ชั่วโมง | €70.00 | €245.00 |
| ค่าลิขสิทธิ์ฟอนต์ที่ซื้อสำหรับโปรเจกต์ เรียกเก็บตามราคาทุน | 1 | €60.00 | €60.00 |
| ยอดสุทธิรวม | €4,145.00 | ||
| VAT 20% | €829.00 | ||
| ยอดที่ต้องชำระภายใน 14 เมษายน 2026 | €4,974.00 |
สองรายละเอียดช่วยลดการเถียง วันที่ในบรรทัดอัตรารายวันให้ลูกค้าตรวจเทียบกับปฏิทินของตนได้ และชั่วโมงเขียนเป็นทศนิยม สามชั่วโมงครึ่งคือ 3.5 ถ้าเขียนเป็น 3.30 จะมีคนอ่านเป็น 3.3 ชั่วโมง ซึ่งได้ €231 แทน €245 คุณจึงให้ลูกค้ามีข้อสงสัยและตัวเองขาดทุน €14
ค่าลิขสิทธิ์ฟอนต์มี VAT ในตัวอย่างนี้ เพราะเป็นต้นทุนของงานที่ส่งต่อเป็นส่วนหนึ่งของราคาของคุณ การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ในใบแจ้งหนี้ อธิบายว่าเมื่อไรทำแบบนี้ได้และเมื่อไรไม่ได้
ควรถามอะไรลูกค้าใหม่ก่อนออกใบแจ้งหนี้ใบแรก?
ควรถามลูกค้าใหม่เรื่องข้อมูลสำหรับออกบิลและขั้นตอนการชำระเงินก่อนเริ่มงาน เพราะใบแจ้งหนี้ใบแรกคือจุดที่ปัญหาเอกสารโผล่ขึ้นมา ใช้ข้อความเดียวก็พอ
ก่อนที่ฉันจะส่งใบแจ้งหนี้ใบแรก ช่วยยืนยันสามเรื่องได้ไหม ชื่อตามกฎหมายและที่อยู่ที่ต้องออกบิล ต้องมีเลขที่ใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้หรือไม่ และต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปที่อีเมลใด ถ้าต้องลงทะเบียนฉันเป็นผู้จัดจำหน่ายก่อน หรือบริษัทจ่ายเงินตามวันที่กำหนด บอกได้เลยว่าต้องการอะไรจากฉัน
บริษัทขนาดใหญ่มักไม่จ่ายเงินให้ผู้จัดจำหน่ายที่ยังไม่ได้อยู่ในระบบ และการลงทะเบียนนั้นอาจนานกว่าตัวงาน ถามตั้งแต่เนิ่นๆ และส่งแบบฟอร์มกลับภายในวันเดียวกัน
ฟรีแลนซ์จะได้รับเงินตรงเวลาได้อย่างไร?
ฟรีแลนซ์ได้รับเงินตรงเวลาส่วนใหญ่ด้วยสิ่งที่ตกลงกันก่อนเริ่มงาน
- ขอเงินมัดจำจากลูกค้าใหม่ เงินมัดจำทดสอบว่าขั้นตอนการชำระเงินใช้ได้จริงและแบ่งความเสี่ยง ดูใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและงวดสุดท้าย
- เรียกเก็บงานยาวเป็นงวด งานสามเดือนที่ยังไม่ได้เงินคือเงินกู้ก้อนใหญ่ให้คนที่คุณอาจเจอแค่สองครั้ง เรียกเก็บตามความคืบหน้างาน แสดงวิธีทำ
- ตกลงเงื่อนไขการชำระที่สั้นเป็นลายลักษณ์อักษร ในใบเสนอราคาหรือสัญญา ไม่ใช่เพียงในใบแจ้งหนี้
- ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่งานเสร็จ เงื่อนไขการชำระส่วนใหญ่นับจากใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ช้าจึงหมายถึงเงินช้า
- ติดตามในวันถัดจากวันครบกำหนดชำระ ลำดับอีเมลเตือนมีข้อความให้คัดลอก
ฟรีแลนซ์ไม่ใช่เจ้าหนี้ชั้นสองด้วย Late Payment Directive ของ EU ครอบคลุมผู้ประกอบการ “แม้กิจกรรมนั้นทำโดยบุคคลคนเดียว” ดังนั้นถ้าลูกค้าธุรกิจจ่ายช้า คุณคิดดอกเบี้ยและค่าปรับคงที่ได้เหมือนผู้ขายรายอื่น
ความผิดพลาดเฉพาะคนที่ทำงานคนเดียว
- บันทึกทับใบแจ้งหนี้เดือนก่อน แม่แบบ Word หรือสเปรดชีตพาวันที่ เลขที่ หรือลูกค้าเดิมมาด้วยถ้าคุณไม่ทันเห็น และคุณเป็นคนเดียวที่ตรวจ
- กำหนดเลขตามลูกค้า ACME-001 และ BETA-001 ดูเป็นระเบียบ แต่ทำให้พิสูจน์ได้ยากว่าใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นลำดับเดียวกัน วิธีกำหนดเลขที่ใบแจ้งหนี้ มีรูปแบบที่ใช้ได้ดี
- ออกบิลถึงคนที่ว่าจ้างคุณ ชื่อผู้ติดต่อของคุณไม่ใช่ลูกค้า บริษัทที่ติดหนี้คุณต่างหากคือลูกค้า
การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในฐานะฟรีแลนซ์ใน ERPFlow
การออกใบแจ้งหนี้ใน ERPFlowใช้ได้กับคนคนเดียว แผน Free มีสมาชิกหนึ่งคน ใบแจ้งหนี้ 5 ใบต่อเดือน ลูกค้า 10 ราย และบริการ 5 รายการ ใช้ได้เฉพาะสกุลเงินหลักของคุณ และ PDF มีท้ายกระดาษ “Generated by ERPFlow.ai” ขีดจำกัดของแผนที่ใหญ่กว่าอยู่ในหน้าราคา
คุณกรอกชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่ รายละเอียดธนาคาร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี VAT (ถ้ามี) ครั้งเดียวใน การตั้งค่า > ข้อมูลธุรกิจ แล้วจะพิมพ์ในทุกใบแจ้งหนี้ เลขที่กำหนดอัตโนมัติ อัตรารายวันหรือรายชั่วโมงเก็บไว้ในบริการได้ รายการใหม่จึงแค่เลือกบริการแล้วพิมพ์จำนวน ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT ให้เว้นอัตราภาษีในรายการ ใบเสนอราคาแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา งานรายชั่วโมงคิดเงินโดยใส่อัตราและจำนวนในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ตอนนี้การ์ดของโปรเจกต์มีช่องเวลาที่ใช้ ซึ่งพิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที และรวมยอดต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า แต่ยอดรวมนั้นไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ คุณอ่านแล้วพิมพ์จำนวนเอง
ลูกค้าที่จ่ายรายเดือนใส่ในใบแจ้งหนี้แบบประจำได้ ซึ่งจะออกแล้วส่งอีเมล หรือเก็บเป็นฉบับร่างให้คุณตรวจ ใบแจ้งหนี้แบบนี้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าแต่ไม่เก็บเงินให้ เพราะ ERPFlow ไม่มีการชำระด้วยบัตรออนไลน์หรือการเก็บเงินอัตโนมัติ คุณบันทึกการชำระเงินแต่ละครั้งเมื่อเงินเข้า