อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
การออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้คือใส่ค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้เป็นรายการแยก ระบุว่าคืออะไร เกิดเมื่อไร และจำนวนเงิน ตามราคาทุนหรือรวมส่วนบวกเพิ่มที่ตกลง เก็บใบเสร็จไว้ จะบวก VAT หรือไม่ขึ้นกับว่าเป็นการเรียกเก็บคืน (โดยปกติบวก) หรือ disbursement ที่แท้จริง (โดยปกติไม่บวก)
ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ควรปรากฏในใบแจ้งหนี้อย่างไร?
ค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ควรปรากฏเป็นรายการแยกใต้ค่าบริการของคุณ แต่ละรายการเฉพาะเจาะจงพอที่ฝ่ายบัญชีของลูกค้าไม่ต้องถามอะไร “ค่าใช้จ่าย €240” จะถูกสอบถาม ข้อความนี้จะไม่ถูกถาม
ค่าใช้จ่าย ค่ารถไฟและโรงแรมสำหรับการเยี่ยมสถานที่ของลูกค้า 11 ถึง 12 มีนาคม 2026 ตามราคาทุน มีใบเสร็จให้เมื่อขอ
จัดกลุ่มรายการเล็กๆ ได้ถ้าลูกค้าตกลง แต่ให้แต่ละกลุ่มมีช่วงวันที่ ถ้าคุณบวกเพิ่มกับต้นทุนใด อย่าเขียน “ตามราคาทุน” ข้างรายการนั้น
เรียกเก็บค่าใช้จ่ายในใบแจ้งหนี้เดียวกับงานที่เกี่ยวข้อง หรือในใบแจ้งหนี้ใบแรกหลังจากคุณจ่าย ค่าใช้จ่ายที่โผล่มาหลังสี่เดือนมักหมดที่ลงในงบของลูกค้าแล้ว เวลาที่ใช้เดินทางเป็นอีกคำถามหนึ่งต่างจากค่าโดยสาร และคู่มือการเรียกเก็บค่าเวลาเดินทางอธิบายเรื่องนั้น
เป็นการเรียกเก็บคืนหรือ disbursement?
การเรียกเก็บคืน (recharge) คือต้นทุนที่คุณซื้อเพื่อทำงานของตัวเอง ส่วน disbursement คือต้นทุนที่คุณจ่ายแทนลูกค้าล้วนๆ ความต่างนี้กำหนด VAT
| การเรียกเก็บคืน | Disbursement | |
|---|---|---|
| ใครได้รับสินค้าหรือบริการ | คุณ | ลูกค้า |
| ตัวอย่าง | ค่ารถไฟของคุณไปสถานที่ของลูกค้า | ค่าธรรมเนียมยื่นขออนุญาตก่อสร้างของลูกค้า ที่จ่ายแทน |
| VAT ในใบแจ้งหนี้ของคุณ | อัตราปกติของคุณ ทั้งรายการ | ไม่บวก แสดงแยก |
| ขอคืน VAT ของต้นทุนได้ไหม | โดยทั่วไปได้ ถ้ามีใบเสร็จที่ถูกต้อง | ไม่ได้ |
| บวกเพิ่มได้ไหม | ได้ ถ้าตกลง | ไม่ได้ เฉพาะจำนวนจริง |
ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจส่วนใหญ่เป็นการเรียกเก็บคืน ไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะเรียกว่าอะไร ตัวอย่างของ HMRC เองคือที่ปรึกษาที่บินไปสถานที่ของลูกค้า ค่าตั๋วเป็น disbursement ไม่ได้ เพราะสายการบินส่งมอบให้ที่ปรึกษา (Notice 700 ย่อหน้า 25.1.3) ในสหราชอาณาจักร ต้องเข้าเงื่อนไขทั้งหมดของ HMRCจึงจะถือเป็น disbursement ใน EU กฎคือมาตรา 79 ของ VAT Directive เงินต้องจ่ายในนามและในนามของลูกค้า และคุณต้องพิสูจน์จำนวนจริงและหัก VAT ของรายการนั้นไม่ได้
ด้านภาษีของเรื่องนี้มีคู่มือของตัวเอง VAT ของค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้และ disbursement ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้เป็นเรื่องการใส่ลงในใบแจ้งหนี้
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่มีค่าบริการ การเรียกเก็บคืน และ disbursement
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ใช้ VAT 20% เพื่อให้คำนวณง่าย ที่ปรึกษาเรียกเก็บค่าบริการ เรียกเก็บค่าเดินทางคืน และส่งต่อค่าธรรมเนียมขออนุญาตที่จ่ายแทนลูกค้า
| รายการ | ยอดสุทธิ | VAT (20%) | ยอดรวม |
|---|---|---|---|
| ให้คำปรึกษา ทบทวนสถานที่ 12 มีนาคม | €1,800.00 | €360.00 | €2,160.00 |
| ค่าใช้จ่าย ค่ารถไฟและโรงแรม 11 ถึง 12 มีนาคม ตามราคาทุน | €240.00 | €48.00 | €288.00 |
| Disbursement ค่าธรรมเนียมยื่นขออนุญาตที่จ่ายแทนคุณ อ้างอิง 2026/418 | €95.00 | ไม่มี | €95.00 |
| ยอดรวม | €2,135.00 | €408.00 | €2,543.00 |
หลีกเลี่ยงการคิด VAT ซ้อน VAT ได้อย่างไร?
คุณหลีกเลี่ยง VAT ซ้อน VAT ด้วยการเรียกเก็บต้นทุนคืนโดยหักส่วน VAT ที่คุณขอคืนได้ แล้วบวก VAT ของคุณเองบนยอดนั้น นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในรายการค่าใช้จ่าย สมมติใบเสร็จโรงแรม €120 ซึ่งรวม VAT €20
| สถานะของคุณ | ต้นทุนจริงของคุณ | รายการในใบแจ้งหนี้ | VAT ของรายการ | ลูกค้าจ่าย |
|---|---|---|---|---|
| จดทะเบียน VAT ขอคืน €20 ได้ | €100 | €100 | €20 | €120 |
| จดทะเบียน VAT ขอคืนไม่ได้ | €120 | €120 | €24 | €144 |
| ไม่ได้จดทะเบียน VAT | €120 | €120 | ไม่มี | €120 |
| ผิด ขอคืน €20 และเรียกเก็บ €120 + VAT ด้วย | €100 | €120 | €24 | €144 |
แถวที่สองถูกต้อง และทำให้คนแปลกใจ บางประเทศจำกัดการขอคืน VAT ของโรงแรมและอาหาร และในกรณีนั้น €120 ทั้งหมดเป็นต้นทุนของคุณ และ VAT ของคุณเองยังใช้กับรายการนั้น ถามนักบัญชีว่าต้นทุนใดที่คุณขอคืนได้
แถวสุดท้ายคือแถวที่ควรเลี่ยง ลูกค้าจ่าย VAT เกินไป €24 และฝ่ายบัญชีที่ตื่นตัวจะส่งกลับ
ตามราคาทุนหรือบวกเพิ่ม?
ตามราคาทุนคือค่าเริ่มต้นปกติสำหรับค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้ และการบวกเพิ่มทำได้ถ้าลูกค้าตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร การบวกเพิ่มสมเหตุสมผลเมื่อคุณแบกต้นทุนจริงในการสำรองจ่ายหรือบริหารผู้จัดจำหน่าย จาก €240 ข้างต้น บวก 10% ทำให้รายการเป็น €264 มี VAT €52.80 ไม่ว่าเลือกแบบไหน ให้ระบุก่อนจ่าย
ค่าใช้จ่าย ค่าเดินทางและต้นทุนอื่นที่จำเป็นสำหรับงานนี้เรียกเก็บตามราคาทุน ไม่บวกเพิ่ม ในใบแจ้งหนี้ของเดือนที่เกิดขึ้น ต้นทุนเดี่ยวที่เกิน €100 ต้องได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากคุณก่อน มีใบเสร็จให้เมื่อขอ
บรรทัดอนุมัติป้องกันข้อโต้แย้งส่วนใหญ่ หากไม่มี คุณกำลังขอให้ลูกค้าอนุมัติโรงแรม €600 หลังเข้าพักแล้ว
ความผิดพลาดที่ทำให้คุณเสียเงิน
- ลืม เหตุผลปกติคือต้นทุนอยู่ในใบแจ้งยอดบัตร และใบแจ้งหนี้อยู่ที่อื่น ตรวจค่าใช้จ่ายของคุณก่อนส่งใบแจ้งหนี้ทุกใบ
- ทำใบเสร็จหาย ไม่มีใบเสร็จอาจหมายถึงขอคืน VAT ไม่ได้ และไม่มีคำตอบเมื่อลูกค้าถาม
- ขอคืน VAT ของ disbursement ทำทั้งสองอย่างไม่ได้
- สับสนระหว่างการเรียกเก็บคืนกับการเบิกของพนักงาน การจ่ายคืนพนักงานที่สำรองจ่ายเป็นอีกงานหนึ่ง ไม่ว่าคุณจะเรียกเก็บลูกค้าอย่างไรต่อ ดูนโยบายเบิกค่าใช้จ่าย
การเรียกเก็บค่าใช้จ่ายคืนใน ERPFlow
ค่าใช้จ่ายใน ERPFlow ไม่ผูกกับลูกค้าหรืองาน การเรียกเก็บต้นทุนคืนจึงเป็นรายการที่คุณพิมพ์ในใบแจ้งหนี้ ERPFlow ดึงค่าใช้จ่ายมาใส่ใบแจ้งหนี้ ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้เรียกเก็บ หรือแสดงต้นทุนหรือส่วนต่างกำไรต่อลูกค้าไม่ได้
ดังนั้นคุณทำสองอย่าง บันทึกต้นทุนในค่าใช้จ่าย พร้อมหมวด ผู้จัดจำหน่าย VAT และแนบใบเสร็จ จากนั้นพิมพ์รายการในใบแจ้งหนี้ คำอธิบาย จำนวน ราคา และอัตราภาษี หรือไม่มีภาษีสำหรับ disbursement ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้ในคำอธิบายของค่าใช้จ่าย คุณจะเห็นได้ทันทีว่าเรียกเก็บไปแล้ว
ไฟล์ที่แนบกับใบแจ้งหนี้เป็นภายในและไม่ส่งถึงลูกค้า ดังนั้นถ้าลูกค้าต้องการใบเสร็จ ให้ส่งแยกต่างหาก
ERPFlow ไม่มีการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานหรือการจ่ายคืน ไม่มีการติดตามระยะทาง และไม่มีการสแกนใบเสร็จ