อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ขั้นตอนบันทึกเวลาและออกใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ต้องมีหนึ่งบันทึก หนึ่งการตรวจรายสัปดาห์ และหนึ่งวันเรียกเก็บเงิน จดงานแต่ละช่วงในวันที่ทำ ตรวจบันทึกสิบห้านาทีทุกวันศุกร์ และในวันที่แน่นอนของทุกเดือน แปลงชั่วโมงของลูกค้าแต่ละรายเป็นใบแจ้งหนี้หนึ่งใบ
ชั่วโมงส่วนใหญ่หายไประหว่างทำงานกับจดบันทึก กิจวัตรจึงสำคัญกว่าเครื่องมือที่เลือก
ฟรีแลนซ์ควรตกลงอะไรก่อนบันทึกเวลา?
ฟรีแลนซ์ควรตกลงอัตรารายชั่วโมง หน่วยการเรียกเก็บ สิ่งที่นับว่าเรียกเก็บเงินได้ และวันเรียกเก็บ ก่อนบันทึกชั่วโมงแรก ใส่ไว้ในใบเสนอราคาหรืออีเมลยืนยันงาน เพราะกฎที่ลูกค้าเห็นเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วโต้แย้งภายหลังได้ยาก คุณคัดลอกข้อความนี้แล้วเปลี่ยนตัวเลขได้
ค่าบริการคิดชั่วโมงละ €75.00 บวก VAT บันทึกเป็นหน่วย 15 นาที และออกใบแจ้งหนี้ในวันทำการสุดท้ายของทุกเดือน ค่าเดินทางคิดครึ่งอัตรา ครบกำหนดชำระ 14 วันหลังวันที่ในใบแจ้งหนี้
ทางเลือกแต่ละข้อมีคู่มือของตัวเองถ้าคุณยังไม่แน่ใจ ได้แก่ หน่วยการเรียกเก็บ การเรียกเก็บค่าเวลาเดินทาง และเงื่อนไขการชำระ
บันทึกเวลาของฟรีแลนซ์แบบง่ายหน้าตาเป็นอย่างไร?
บันทึกเวลาของฟรีแลนซ์ต้องมีหกคอลัมน์ และสเปรดชีตรองรับได้ดี รายการเหล่านี้เป็นตัวอย่างสมมติ
| วันที่ | ลูกค้า | งาน | ชั่วโมง | เรียกเก็บเงินได้ | ใบแจ้งหนี้ |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 April | Harbour Foods | Product pages, first draft | 3.25 | ใช่ | INV-2026-0031 |
| 3 April | Harbour Foods | Call with marketing lead | 0.5 | ใช่ | INV-2026-0031 |
| 6 April | Fell Cycles | Homepage rewrite | 2.0 | ใช่ | |
| 7 April | Own admin | Bookkeeping | 1.0 | ไม่ | n/a |
คอลัมน์ใบแจ้งหนี้ทำงานมากที่สุด ช่องว่างหมายถึงชั่วโมงยังไม่ได้เรียกเก็บ การกรองช่องว่างจึงแสดงงานที่ยังไม่เรียกเก็บของคุณ และกันไม่ให้เรียกเก็บอะไรซ้ำ
บันทึกงานธุรการของตัวเองด้วย แม้ไม่มีใครจ่าย หลังผ่านไปไม่กี่เดือนบันทึกนี้บอกว่าคุณมีชั่วโมงให้ขายจริงๆ กี่ชั่วโมง และอัตราของคุณขึ้นอยู่กับตัวเลขนั้น
กิจวัตรรายสัปดาห์และรายเดือนคืออะไร?
กิจวัตรมีสามขั้นที่ทำเป็นประจำ และขั้นที่คนข้ามคือวันศุกร์
| เมื่อไร | ใช้เวลาประมาณ | ทำอะไร |
|---|---|---|
| วันเดียวกัน | 2 นาที | จดว่าทำอะไร ให้ใคร และนานเท่าไร |
| วันศุกร์ | 15 นาที | เทียบบันทึกกับปฏิทิน อีเมลที่ส่ง และไฟล์ที่เปลี่ยน แล้วเติมช่องว่าง |
| วันเรียกเก็บเงิน | 10 นาทีต่อลูกค้า | กรองตามลูกค้า รวมชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ออกใบแจ้งหนี้ แล้วเขียนเลขที่ลงในบันทึก |
วันศุกร์ช่วยจับเงินได้มากที่สุด ในวันศุกร์คุณยังจำโทรศัพท์ที่ไม่ได้วางแผนกับลูกค้าเมื่อวันอังคารได้ ตอนสิ้นเดือนจำไม่ได้ และชั่วโมงที่สร้างใหม่จากความจำออกมาน้อยกว่าจริง
หลังเลยวันครบกำหนด คุณต้องมีนิสัยอีกอย่าง คือตามในวันที่กำหนด โดยใช้ลำดับอีเมลเตือนที่เขียนไว้แล้ว
ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: ชั่วโมงทั้งเดือนในใบแจ้งหนี้ใบเดียว
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น นักเขียนคำโฆษณาฟรีแลนซ์คิดชั่วโมงละ €75 ค่าเดินทางครึ่งอัตรา และบวก VAT 20% นี่คือชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ของเดือนเมษายนสำหรับลูกค้าหนึ่งราย
| บรรทัด | ชั่วโมง | อัตรา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|
| งานเขียนคำโฆษณา หน้าสินค้า | 18.5 | €75.00 | €1,387.50 |
| โทรคุยและแก้ไขงาน | 3.25 | €75.00 | €243.75 |
| เดินทางไปสำนักงานลูกค้า ครึ่งอัตรา | 2.0 | €37.50 | €75.00 |
| ยอดสุทธิ | 23.75 | €1,706.25 | |
| VAT ที่ 20% | €341.25 | ||
| ยอดที่ต้องชำระ | €2,047.50 |
ก่อนออกใบแจ้งหนี้ ตรวจว่า 23.75 ตรงกับยอดรวมที่เรียกเก็บเงินได้ในบันทึกสำหรับลูกค้าและเดือนนั้น ถ้าไม่ตรง แสดงว่าคุณพลาดบรรทัดหนึ่งหรือเอาบรรทัดของเดือนอื่นมา เขียนแต่ละบรรทัดให้ลูกค้าไม่ต้องถาม
Copywriting หน้าสินค้า วันที่ 1 ถึง 30 April: 18.5 ชั่วโมง ชั่วโมงละ €75.00
ถ้าคุณไม่ได้จดทะเบียน VAT บรรทัด VAT หายไปและยอดรวมเป็น €1,706.25 คู่มือการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในฐานะฟรีแลนซ์อธิบายว่าใบแจ้งหนี้ต้องระบุอะไรอีก และการแปลงชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นใบแจ้งหนี้ลงลึกเรื่องบรรทัดสรุปหรือบรรทัดละเอียดมากขึ้น
ฟรีแลนซ์ควรบันทึกเวลาในงานราคาคงที่ไหม?
ฟรีแลนซ์ควรบันทึกเวลาในงานราคาคงที่ด้วย เพราะไม่มีอะไรอื่นแสดงว่างานนั้นได้เงินต่อชั่วโมงเท่าไร ลองดูงานเขียนเว็บไซต์ใหม่มูลค่า €2,400 ที่สมมติขึ้นซึ่งใช้ 44 ชั่วโมง คิดเป็น €54.55 ต่อชั่วโมง เทียบกับอัตรา €75 และที่ €75 ชั่วโมงเดียวกันจะเป็น €3,300
ลูกค้าไม่เคยเห็นชั่วโมงเหล่านั้น คุณใช้กับใบเสนอราคาครั้งถัดไป หรือเมื่อเปรียบเทียบชั่วโมงงบประมาณกับชั่วโมงจริงเพื่อดูว่างานแบบไหนที่คุณตั้งราคาต่ำเกินไปเรื่อยๆ
บันทึกชั่วโมงและออกใบแจ้งหนี้ใน ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ตอนนี้บันทึกของคุณอยู่ในสเปรดชีตหรือแอปจับเวลา และ ERPFlow จัดการใบแจ้งหนี้และทุกอย่างหลังจากนั้น
- อัตรา: สร้างบริการที่ตั้งหน่วยเป็นชั่วโมงและราคารายชั่วโมงของคุณ บนใบแจ้งหนี้ เลือกบริการและพิมพ์จำนวนจากบันทึกของคุณ เช่น 18.5 คุณเปลี่ยนถ้อยคำคำอธิบายในบรรทัดได้
- การส่ง: การออกใบแจ้งหนี้ให้เลขที่และทำให้เป็นฉบับสมบูรณ์ ส่งอีเมลเป็น PDF ในภาษาใดก็ได้จาก 19 ภาษา
- การรับเงิน: บันทึกการชำระแต่ละครั้งเมื่อเงินเข้า รวมการชำระบางส่วน รายการใบแจ้งหนี้กรอง เกินกำหนด ได้ และ ส่งการแจ้งเตือนชำระเงิน ส่งอีเมลถึงใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดเมื่อคุณเลือก ไม่มีอะไรส่งตามกำหนดเวลา และ ERPFlow ไม่เก็บเงินเอง
- ชั่วโมงข้างลูกค้า: โปรเจกต์ที่เชื่อมกับลูกค้ามีการ์ดที่พิมพ์เวลาที่ใช้ไว้ และเวลาเหล่านั้นบวกต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า การ์ดแต่ละใบเก็บตัวเลขเดียว ไม่มีวันที่ และไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้ จึงไม่ใช่ที่แทนบันทึกที่มีวันที่
แพ็กเกจ Freeมีสมาชิกหนึ่งคน อนุญาตใบแจ้งหนี้ 5 ใบต่อเดือน บริการ 5 รายการ และการ์ดโปรเจกต์ 10 ใบรวม ให้ตรวจขีดจำกัดเหล่านี้เทียบกับรายชื่อลูกค้าของคุณ