에이전시의 청구 가능 시간 추적 방법

에이전시의 청구 가능 시간을 추적하려면 고객마다 코드를, 그 아래 작업마다 줄을 부여하고, 각자 매일 작업에 대해 시간을 기록하게 하고, 월정액 선금마다 사용한 시간을 포함 시간과 매주 비교하세요. 기록하는 일은 쉬운 부분입니다. 에이전시에 특유한 위험은 눈에 띄지 않게 초과되는 월정액 선금입니다.

에이전시의 어떤 시간이 청구 가능한가요?

에이전시의 시간은 고객의 계약이 청구할 수 있다고 할 때 청구 가능하며, 같은 한 시간이 어떤 고객에게는 청구 대상이고 다른 고객에게는 무료일 수 있습니다. 아래 표는 합리적인 기본값이며, 계약마다 대조해서 확인하세요.

청구할 수 없는 것을 포함해 모든 것을 기록하세요. 일반 규칙은 청구 가능 시간과 청구 불가 시간 가이드에 있으며, 기록했지만 청구하지 않을 시간은 사유를 옆에 붙인 청구액 감액입니다.

에이전시는 고객, 작업, 업무를 어떻게 설정해야 하나요?

에이전시의 시간 코드는 고객, 작업, 업무 유형 순서로 구성하고, 모두가 함께 쓰는 짧은 업무 유형 목록을 두세요. 이 가상의 설정에서 HARB-RET은 Harbour Foods의 월정액 선금이고 HARB-WEB은 같은 고객의 별도 웹사이트 작업입니다. 두 건의 조건이 다르기 때문입니다.

• 업무 유형: 보고할 만한 것으로 한정하세요. 전략, 카피, 디자인, 제작, 어카운트 관리 같은 것입니다. 서른 개짜리 목록은 무시되고, 모든 것이 "일반"으로 들어갑니다.
• 내부 코드: INT-PITCH와 INT-ADMIN에 고객 업무가 아닌 모든 것을 넣어 각자의 한 주가 계약 시간과 맞아떨어지게 합니다. 모자라는 주는 시간이 빠졌다는 뜻입니다.
• 단가: 기록이 아니라 역할에 연결해 두세요. 고객이 팀 전체에 하나의 단가를 원하면 평균 시간당 단가를 계산하고, 역할별 단가는 내 시트에 두세요.

에이전시의 고객이 한 사람의 머릿속에 담을 수 있는 수를 넘기 전까지는 공용 주간 팀 근무 시간표로 충분히 운영할 수 있습니다.

초과하지 않으려면 월정액 선금 시간을 어떻게 추적하나요?

월정액 선금 시간은 사용한 시간을 지나간 달의 비율과 매주 비교해서 추적합니다. 가상의 예시로, 월 €6,000의 월정액 선금은 60시간을 사며 이는 평균 시간당 €100입니다. 4주 중 2주가 지났을 때 38시간을 썼습니다. 절반 시점에 포함 시간의 63%입니다.

선택권이 아직 고객에게 있을 때 지금 알리세요.

이번 달 리테이너 60시간 중 38시간을 사용했고 2주가 남았습니다. 이 속도라면 이번 달은 약 76시간으로 끝납니다. 남은 항목 중 보류할 것을 알려 주세요. 그대로 진행할 경우 초과 16시간은 합의한 시간당 €100으로 청구합니다.

월말에는 초과분을 두 가지 방식으로 측정하세요. 서로 다르게 나옵니다.

시간으로 측정하면 그달은 6.5시간 초과이고, €100 기준으로 추가 €650입니다. 요율표 단가로 환산한 가치로 측정하면 €6,000 요금을 €135만 넘는데, 그달의 역할 구성이 평균 시간당 약 €92로, 월정액 선금이 가정한 €100보다 낮았기 때문입니다. 둘 다 정직한 계산이고 둘의 차이는 €515입니다.

따라서 계약서는 월정액 선금을 어느 단위로 측정하는지 밝혀야 합니다. 일을 시작하기 전에 이를 정하고, 쓰지 않은 시간을 어떻게 할지도 정하세요. 송장 자체는 월정액 선금 송장 발행 가이드에서 다룹니다.

크리에이티브 팀이 시간을 기록하게 하려면 어떻게 하나요?

크리에이티브 팀이 시간을 기록하게 하려면, 하루에 1분도 걸리지 않게 하고 그 수치를 어디에 쓰는지 보여 주세요. 하라고 했다는 이유로 근무 시간표를 잘 쓰는 사람은 없습니다.

• 매일 업무가 끝날 때 일정표를 열어 놓고 기록합니다. 집중하는 동안 타이머를 돌리라고 요구하지 마세요.
• 각자에게 월정액 선금의 소진 현황을 보여 주세요. 월 중반에 한 고객이 63%라는 것을 볼 수 있는 사람은 내가 묻기 전에 먼저 이야기합니다.
• 기록을 속도 평가에 쓰지 마세요. 성과 지표가 되는 순간 기록은 보기 좋은 쪽으로 쏠리고, 송장도 함께 쏠립니다.

글로 남기고 싶다면 짧은 근무 시간표 정책이 마감과 후속 조치 담당자를 정해 줍니다.

에이전시는 매월 무엇을 점검해야 하나요?

에이전시의 월별 점검은 네 가지 수치를 네 가지 결정으로 바꿔야 합니다.

ERPFlow에서 에이전시 시간 추적하기

ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. ERPFlow에는 담당자별 시간 보고서도 없고 월정액 선금의 포함 시간을 추적하는 기능도 없으므로, 위의 기록과 소진 점검은 스프레드시트에 남습니다.

마케팅·크리에이티브 에이전시를 위해 ERPFlow가 하는 일은 다음과 같습니다.

• 고객과 작업: 프로젝트는 고객에 연결할 수 있는 보드입니다. 카드에는 담당자, 마감일, 파일, 댓글과 시간과 분으로 입력하는 소요 시간이 담기고, 이 시간은 프로젝트별, 고객별로 합산됩니다. 카드 하나에는 날짜도 담당자별 구분도 없는 수치 하나가 있으며, 송장 항목이 되지는 않습니다.
• 월정액 선금 요금: 정기 송장은 매주, 매월, 3개월마다, 매년 정해진 금액을 청구하며 이메일로 발송하거나 초안으로 남깁니다. 송장을 발행할 뿐 대금을 수금하지는 않습니다. 초과분을 청구한다면 초안을 만들고 직접 보내기를 선택해 발행 전에 추가 항목을 넣거나, 별도의 송장을 만드세요.
• 단가: 역할마다 서비스를 하나씩 만들고 단위를 시간으로, 가격을 시간당 가격으로 설정하면, 어떤 항목이든 직접 입력하지 않고 선택할 수 있습니다.