最終更新：2026年11月6日
会計事務所のための実践的な請求可能時間の管理は、契約ごとに料金の基準を決め、顧客と作業ごとに毎日時間を記録し、毎月記録を締め、時間と料金を照らし合わせ、次の期間が始まる前に請求または減額する、という流れです。固定料金の仕事も記録してください。その記録が、採算の合わない料金を教えてくれます。
会計事務所が固定料金の仕事でも時間を記録すべき理由は？
固定料金の仕事で時間を記録すると、各料金が実際に1時間あたりいくらになるかが分かります。顧客には見えず、請求額も変わりません。自分たちのための記録です。
同じ月額料金の2社でも、必要な時間は大きく違うことがあります。多くは、記録の状態によるものです。請求書を見ても、どちらがどちらかは分かりません。そもそもの料金の決め方は、固定料金の会計業務のガイドにあります。このガイドが扱うのは、その料金が見合っているかを示す手順です。
会計事務所は、時間を何に紐付けて記録しますか？
時間は、顧客・サービス・期間に紐付けて記録します。そうすれば、あとで数字を、それを賄う料金と比べられます。短いコード表で足ります。
| コード | 対象 | 通常の料金の基準 |
|---|---|---|
| BK | 月次の記帳 | 月額固定 |
| VAT | VAT申告書の作成と提出 | 申告1回ごとの固定料金 |
| PAY | 給与計算 | 1回ごと、または1人ごとの固定料金 |
| YE | 年度末の財務書類 | 年額固定 |
| TAX | 税務申告 | 年額固定 |
| QRY | 日常的な問い合わせ、資料の催促 | 料金に含まれるが、それでも記録する |
| ADV | 料金の範囲外の助言 | 時間単位 |
記録は「顧客A、VAT、2026年第1四半期、1.5時間、仕入台帳を照合」のようになります。QRYは、手間に見合うコードです。資料の催促に最も手間がかかる顧客が分かるからです。
毎月の手順を順番に
- 毎日： 各自が、顧客・コード・期間ごとに時間を記録します。短い電話も含みます。列の構成は、時間の記録のガイドにあります。
- 毎週金曜日： 1週間のことが記憶に残っているうちに、抜けを埋めます。
- 最初の営業日： 前月を締めます。それ以降の記録には、確認者の了承が必要です。
- 営業日3日目まで： 確認者が時間と料金を比べ、範囲外のものに印を付けます。印を付けたものはそれぞれ、請求するか、自社で負担するか、顧客に伝えるかを決めます。
- 営業日5日目まで： その月の請求書を発行します。固定料金、時間単位の助言、合意済みの追加分です。
- 同じ日に： 稼いだがまだ請求していない分を、WIPレポートに更新します。
- 四半期ごと： 各顧客の料金を、直近12か月の時間と比べて見直します。
日数は目安です。重要なのは、請求の前に確認を行うことと、月を決まった日に締めて数字が動かなくなるようにすることです。
範囲外の作業の流出を、どう防ぎますか？
範囲外の作業が流出するのは、顧客が手軽な質問をして、誰も業務契約書を確認しないからです。防ぐには2つ必要です。料金に含まれる内容を列挙した契約書（業務契約書の報酬の項目で解説）と、作業を始める前に送るメールです。
こちらは月額料金の対象外です。月額料金に含まれるのは、記帳とVAT申告書の作成です。見積もりは約3時間、1時間€85で、€255にVATを加えた金額です。進めてよろしいでしょうか。
短いメールで、先に尋ねられることに顧客が反対することはまずありません。反対されるのは、請求書での不意打ちです。返信は、時間の記録と一緒に保管してください。
具体例：固定料金は1時間あたりいくら稼ぐか
以下は架空の例です。小さな事務所が、固定料金の仕事で最低でも1時間€75を稼ぎたいと考えています。この数字は、請求単価の算出方法で求めたものです。
| 顧客 | 月額料金 | 当月の時間 | 1時間あたりの料金 | €75との差 |
|---|---|---|---|---|
| A | €450 | 5.5 | €81.82 | +€6.82 |
| B | €300 | 6.0 | €50.00 | −€25.00 |
| C | €900 | 10.0 | €90.00 | +€15.00 |
| 3社合計 | €1,650 | 21.5 | €76.74 | +€1.74 |
合計は問題なさそうに見えます。顧客Bが隠れてしまうのは、そのためです。月6時間かかるBには€450（6 × €75）の料金が必要で、料金を変えないなら、作業を4時間（€300 ÷ €75）に減らす必要があります。
会計業務では、1か月だけでは分かることが少ない点に注意してください。年度末やVATの四半期で、特定の月に時間が集中するからです。誰かに話す前に、料金を直近12か月の時間と比べてください。原因がQRYの時間なら、資料を期限どおりに出してもらう話し合いで、料金に触れずに解決することもあります。
請求できない時間は、どうしますか？
請求しないと決めた時間単位の時間は値引き調整で、回収できない請求書は貸倒処理です。それぞれの記録のしかたは、値引き調整と貸倒処理にあります。
固定料金の超過は、そのどちらでもありません。もともと請求する予定がないため、料金の見直しの材料になるだけです。記録からきれいに消したくなる気持ちは抑えてください。料金の更新の際に必要になる証拠だからです。
ERPFlowでこの流れを回す
ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもなく、カードの時間が請求書の明細行になることもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、ERPFlowで今後提供する予定です。ERPFlowが対象とするのは、顧客の経理ではなく事務所の運営で、総勘定元帳ではありません。現時点では、流れは次のように当てはまります。
- 作業と期限： 顧客ごとにプロジェクトのボードを1つ作り、顧客レコードに紐付けます。作業と期間ごとにカードを作ります（「VAT申告、2026年第1四半期」など）。各カードには、期限と担当者を設定できます。顧客との紐付けはボードにあるため、顧客ごとにボードを1つ持てば、顧客ごとの時間の合計が出ます。
- 時間： 各カードの作業時間に入力し、ボードごと、顧客ごとに合計されます。作業コードも、担当者別のレポートもありません。時間には日付もないため、3月と4月を分けるには、期間ごとにカードを分けます。
- 固定料金： 定期請求は、月次や3か月ごとなど、スケジュールに沿って発行されます。実行ごとに、顧客1件につき請求書1枚で、メールで送るか下書きのままにできます。請求するだけで、回収はしません。
- 時間単位の助言： 時間単価を登録したサービスを通常の請求書に入れ、数量として時間を入力します。
- 見直し： 顧客の分析タブには売上、プロジェクトタブには時間が表示されます。一方をもう一方で割る計算はご自身で行います。ERPFlowには、単価も、予算も、顧客ごとの原価や利益もないためです。WIPレポートもありません。