प्रोजेक्ट के हिसाब से बिल योग्य घंटे ट्रैक कैसे करें

प्रोजेक्ट के हिसाब से बिल योग्य घंटे ट्रैक करने के लिए काम शुरू होने से पहले हर प्रोजेक्ट को अपना कोड दें, हर टाइम एंट्री में एक ही प्रोजेक्ट का नाम रखें, तारीख, व्यक्ति, टास्क और घंटे दर्ज करें, और जब कोई एंट्री इनवॉइस तक पहुँचे तो उसे बिल हुई चिह्नित करें। फिर हर प्रोजेक्ट का कुल योग दिखाता है कि कितना काम हुआ, कितना बिल हुआ और कितना बिना बिल बचा है।

घंटे दर्ज करने के सामान्य नियम बिल योग्य घंटे कैसे ट्रैक करें में हैं। यह गाइड बताती है कि जब रिपोर्ट की इकाई प्रोजेक्ट हो तो क्या बदलता है।

बिल योग्य घंटे ग्राहक की जगह प्रोजेक्ट के हिसाब से क्यों ट्रैक करें?

प्रोजेक्ट के हिसाब से बिल योग्य घंटे ट्रैक करना इसलिए ज़रूरी है कि एक ग्राहक के कई जॉब अलग-अलग शर्तों पर हो सकते हैं, और ग्राहक-स्तर का कुल योग छिपा देता है कि हर जॉब का हाल क्या है। यह एक काल्पनिक उदाहरण है: ग्राहक का एक फ़िक्स्ड-फ़ीस वेबसाइट प्रोजेक्ट है जिसका बजट 40 घंटे है, और एक सपोर्ट व्यवस्था है जो घंटे के हिसाब से बिल होती है। एक महीने में आप उस ग्राहक के लिए 60 घंटे दर्ज करते हैं।

ग्राहक के हिसाब से 60 घंटे अच्छा महीना लगता है। प्रोजेक्ट के हिसाब से यह वेबसाइट पर 52 घंटे हैं, यानी उस बजट से 12 ज़्यादा जिसका भुगतान कोई नहीं करेगा, और सिर्फ़ 8 घंटे बिल हो सकते हैं। इन दोनों पर अलग बातचीत होनी चाहिए, और ग्राहक का कुल योग किसी की भी याद नहीं दिलाता।

टाइम ट्रैकिंग के लिए प्रोजेक्ट कैसे सेट करें?

टाइम ट्रैकिंग के लिए प्रोजेक्ट सेट करने के लिए किसी के घंटा दर्ज करने से पहले उसका एक छोटा रिकॉर्ड लिखें। छोटी फ़र्म को बस इतना चाहिए:

स्थिति उससे ज़्यादा काम करती है जितनी दिखती है। इसके बिना लोग आखिरी याद रहे प्रोजेक्ट में ही दर्ज करते रहते हैं, और घंटे ऐसे जॉब पर चले जाते हैं जो जून में इनवॉइस होकर बंद हो चुका है।

प्रोजेक्ट टाइम एंट्री में क्या जाता है?

प्रोजेक्ट टाइम एंट्री में तारीख, व्यक्ति, प्रोजेक्ट कोड, टास्क, घंटे, एक बिल योग्य फ़्लैग और बाद में इनवॉइस नंबर चाहिए। दो नियम इसे ईमानदार रखते हैं:

• एक एंट्री, एक प्रोजेक्ट। अगर एक दिन तीन प्रोजेक्ट पर गया, तो वह तीन एंट्री हैं।
• कोड नहीं, तो अंदाज़ा नहीं। जो काम किसी प्रोजेक्ट का नहीं है, वह अंदरूनी कोड पर जाए, पास वाले खुले प्रोजेक्ट पर कभी नहीं।

प्रोजेक्ट का गैर-बिल योग्य समय भी रखें, जैसे दोबारा करना पड़ा काम या अंदरूनी समीक्षा, और उसे वैसा ही चिह्नित करें। आप उसका शुल्क नहीं ले सकते, लेकिन वह जॉब में लगे समय का हिस्सा है। इस फ़्लैग के नियम बिल योग्य बनाम गैर-बिल योग्य घंटे में हैं।

हर प्रोजेक्ट के बिल हुए और बिना बिल वाले घंटे कैसे देखें?

हर प्रोजेक्ट के बिल हुए और बिना बिल वाले घंटे देखने के लिए एक चलती तालिका रखें, हर प्रोजेक्ट की एक पंक्ति, जो हर महीने आपकी टाइम एंट्री से दोबारा बनाई जाए। इस काल्पनिक तालिका की हर पंक्ति एक जोड़ पर खरी उतरनी चाहिए: किए गए घंटे = बिल किए + राइट-डाउन किए + बिना बिल वाले।

हर कॉलम आपसे कुछ करवाता है:

• बिना बिल: P-104 में €990 का काम इनवॉइस होने का इंतज़ार कर रहा है (€90 पर 11 घंटे) और P-105 में €1,540 का (€110 पर 14)। यानी €2,530 का काम आप कर चुके हैं और माँगा नहीं है। अगर आप इसे अपने खातों में दिखाते हैं, तो यह WIP रिपोर्ट में आता है।
• बजट में बचे: P-105 अपने 97.5% घंटे इस्तेमाल कर चुका है। अगर उस पर सीमा है, तो 80 तक पहुँचने से पहले ग्राहक को चेतावनी दें, और अतिरिक्त पर पहले सहमति ले लें।
• राइट-डाउन: P-104 ने 1.5 घंटे छोड़ दिए। एक प्रोजेक्ट पर यह कुछ नहीं है। लेकिन यही कारण दस प्रोजेक्ट में दोहराए तो आपके अनुमानों पर काम चाहिए, जैसा राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़ समझाती है।

फ़िक्स्ड-फ़ीस प्रोजेक्ट पर बिल किए वाला कॉलम लागू नहीं होता, क्योंकि इनवॉइस फ़ीस या उसके एक चरण को बिल करता है। किए गए और बजट में बचे को रखें, और बजट बनाम असल घंटे की गाइड का इस्तेमाल करें।

प्रोजेक्ट के घंटे दो बार बिल होने या छूटने से कैसे रोकें?

प्रोजेक्ट के घंटे दो बार बिल होने या छूटने से रोकने के लिए, जब एंट्री बिल हो तो उस पर इनवॉइस नंबर लिखें, और हर बिलिंग दौर से पहले ऊपर वाला जोड़ चलाएँ। जिस एंट्री पर नंबर है वह बिल हो चुकी है। जिस पर नहीं है वह नहीं हुई, और अगले महीने भी वहीं रहेगी।

गलतियाँ इस हिसाब से ठीक करें कि वे कितनी आगे जा चुकी हैं। बिलिंग से पहले, एंट्री को सही प्रोजेक्ट पर दोबारा कोड करें। बिलिंग के बाद, एंट्री को वैसा ही रहने दें और इनवॉइस को ठीक से सुधारें, क्रेडिट नोट या सुधारे हुए इनवॉइस से, क्योंकि समय का रिकॉर्ड उससे मेल खाता रहना चाहिए जो आपने भेजा।

ERPFlow में प्रोजेक्ट के हिसाब से घंटे ट्रैक करना

ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। इसमें प्रोजेक्ट रेट या बजट, हर व्यक्ति की टाइम रिपोर्ट और घंटों पर बिल हुआ फ़्लैग भी नहीं हैं, इसलिए ऊपर की चलती तालिका आपकी स्प्रेडशीट में रहती है।

ERPFlow आज जो करता है, वह है प्रोजेक्ट के साथ घंटे रखना। पूरा दौरा प्रोजेक्ट कैसे काम करते हैं में है:

• प्रोजेक्ट: प्रोजेक्ट एक बोर्ड है जिसके कॉलमों के नाम आप रखते हैं। उसे किसी ग्राहक से जोड़ें तो वह उस ग्राहक के रिकॉर्ड पर दिखता है।
• घंटे: हर कार्ड में लगा समय का फ़ील्ड होता है, जिसे घंटे और मिनट में टाइप किया जाता है। प्रोजेक्ट सूची हर प्रोजेक्ट के कार्ड और लगा समय जोड़ती है, आर्काइव किए कार्ड सहित, और ग्राहक का प्रोजेक्ट टैब सभी बोर्डों में उन्हें जोड़ता है।
• सीमाएँ: एक कार्ड में एक ही आँकड़ा रहता है, बिना तारीख के और बिना व्यक्ति के हिसाब से बँटवारे के, इसलिए हर टास्क या हर बिलिंग अवधि के लिए एक कार्ड रखें।
• बिल हुए और बिना बिल को अलग रखना: “इनवॉइस करना है” और “इनवॉइस हुआ” जैसे कॉलम जोड़ें और कार्ड उनके बीच खिसकाएँ। बोर्ड कॉलम का कुल योग नहीं देता, लेकिन CSV एक्सपोर्ट में हर कार्ड का प्रोजेक्ट, कॉलम और लगा समय मिनटों में मिलता है, जिसे स्प्रेडशीट जोड़ सकती है।
• इसका बिल बनाना: कार्ड का समय इनवॉइस लाइनें नहीं बनता। कुल योग पढ़ें, फिर इनवॉइस पर ऐसी सेवा चुनें जिसमें आपकी घंटे की कीमत हो और घंटे मात्रा के तौर पर टाइप करें। आप इनवॉइस को जुड़े दस्तावेज़ के तहत प्रोजेक्ट से जोड़ सकते हैं।

असीमित प्रोजेक्ट हर प्लान पर हैं, हालाँकि Free प्लान में कार्ड कुल 10 तक सीमित हैं, आर्काइव किए कार्ड सहित।