आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
बिल योग्य और गैर-बिल योग्य घंटे ट्रैक करने के लिए अपना पूरा काम का समय दर्ज करें, सिर्फ़ चार्ज होने वाला हिस्सा नहीं, हर प्रविष्टि को बिल योग्य या नहीं के रूप में चिह्नित करें, और गैर-बिल योग्य प्रविष्टियों को एक छोटा कारण कोड दें। महीने के अंत में आप देख सकते हैं कि कितने घंटों ने कमाई की और बाकी कहाँ गए।
बिल योग्य और गैर-बिल योग्य घंटों में क्या अंतर है?
बिल योग्य घंटे वह समय है जिसे आप क्लाइंट के साथ अपने समझौते के तहत उसे चार्ज कर सकते हैं। गैर-बिल योग्य घंटे बाकी सब हैं जो आप काम करते हैं, जिसमें क्लाइंट का कुछ काम भी शामिल है और बिक्री व एडमिन जैसे आंतरिक काम भी।
रेखा समझौता खींचता है, इसलिए एक ही काम अलग-अलग क्लाइंट के लिए अलग तरफ़ पड़ सकता है। घंटे वाले काम में जो कॉल चार्ज होती है, वह रिटेनर पर फ़ीस में शामिल हो सकती है।
क्या यह काम बिल योग्य है? एक निर्णय तालिका
| काम | आमतौर पर | क्या तय करता है |
|---|---|---|
| तय किया गया काम करना | बिल योग्य | कुछ नहीं, यही काम है |
| काम के बारे में कॉल और ईमेल | बिल योग्य | कुछ फ़ीस में संपर्क का एक स्तर शामिल होता है |
| एक क्लाइंट के काम के लिए रिसर्च | बिल योग्य | हर क्लाइंट के काम आने वाला सामान्य पढ़ना नहीं |
| क्लाइंट के माँगे बदलाव | बिल योग्य | क्या वे दायरे से बाहर हैं और लिखित में तय हैं |
| अपनी गलती सुधारना | गैर-बिल योग्य | कुछ नहीं, इसका पैसा क्लाइंट को नहीं देना चाहिए |
| यात्रा | निर्भर करता है | आपका कोट। यात्रा के समय का बिल देखें |
| कोट या प्रस्ताव लिखना | गैर-बिल योग्य | पेड स्कोपिंग चरण अपवाद है |
| काम के लिए ज़रूरी कोई टूल सीखना | आमतौर पर गैर-बिल योग्य | तभी बिल योग्य जब क्लाइंट ने माँगा हो और सहमति दी हो |
| इनवॉइस तैयार करना और उनके पीछे पड़ना | गैर-बिल योग्य | कुछ नहीं |
| स्टाफ़ मीटिंग, ट्रेनिंग, एडमिन | गैर-बिल योग्य | कुछ नहीं |
जो काम सूची में नहीं है, उसके लिए पूछें कि क्या इस क्लाइंट के काम को उसकी ज़रूरत थी, क्या आपका समझौता आपको उसका पैसा लेने देता है, और क्या आप उसे उनके इनवॉइस की किसी लाइन पर बताने में सहज होंगे। इनमें से किसी का जवाब नहीं हो, तो वह गैर-बिल योग्य है।
ट्रैकिंग कैसे सेट करें?
अपने टाइम लॉग में दो कॉलम जोड़ें: बिल योग्य (हाँ या नहीं) और कारण। कारणों की सूची छोटी रखें, क्योंकि बीस कोड की सूची में सब कुछ "अन्य" में चला जाता है।
| कारण | किसके लिए | क्या क्लाइंट का नाम लिखें? |
|---|---|---|
| Rework | अपनी गलती सुधारना | हाँ |
| Goodwill | अतिरिक्त काम जिसका पैसा न लेने का आपने चुनाव किया | हाँ |
| Sales | कोट, प्रस्ताव, संभावित ग्राहकों से मिलना | अगर कोई है तो |
| Admin | इनवॉइसिंग, बुककीपिंग, शेड्यूलिंग | नहीं |
| Training | कोर्स, पढ़ाई, अभ्यास | नहीं |
क्लाइंट के गैर-बिल योग्य काम पर क्लाइंट का नाम लिखें। किसी काम पर दोबारा किया गया काम उस काम की असल लागत का हिस्सा है, और अगला काम कीमत तय करते समय आपको वह चाहिए होगा।
हर प्रविष्टि को दर्ज करते समय ही चिह्नित करें, क्योंकि काम करने वाला सबसे अच्छी तरह जानता है कि वह दोबारा किया काम था या नहीं। अगर आपके कॉलम नामित रेंज हैं, तो स्प्रेडशीट में महीने का बिल योग्य कुल =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes") है, और Reason के साथ वही सूत्र हर कोड का कुल देता है।
एक उदाहरण: महीने के आँकड़े पढ़ना
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। €90 प्रति घंटा लेने वाला एक सलाहकार मार्च में 160 घंटे दर्ज करता है।
| श्रेणी | घंटे | हिस्सा | €90 पर मूल्य | क्या पूछें |
|---|---|---|---|---|
| बिल योग्य | 104 | 65.00% | €9,360 | क्या सब इनवॉइस हो गया? |
| Rework | 8 | 5.00% | €720 | क्या गलत हुआ, और किस काम में? |
| Goodwill | 4 | 2.50% | €360 | क्या यह जान-बूझकर था? |
| Sales | 18 | 11.25% | क्या इसके नतीजे में काम आ रहा है? | |
| Admin | 16 | 10.00% | क्या घटाया या किसी और को सौंपा जा सकता है? | |
| Training | 10 | 6.25% | क्या यह योजना के अनुसार था? | |
| कुल | 160 | 100.00% |
Rework और Goodwill की पंक्तियाँ सबसे पहले पढ़ें। साथ में वे क्लाइंट के काम के 12 घंटे हैं, जिनका सामान्य रेट पर मूल्य €1,080 है, और उन्होंने कुछ नहीं कमाया। अगर आप सिर्फ़ बिल योग्य समय दर्ज करते हैं, तो यह आँकड़ा मौजूद ही नहीं होता।
65% दर्ज घंटों का हिस्सा है। यह सीधे चार्ज-आउट रेट में जाता है, पर यह यूटिलाइज़ेशन जैसा ठीक वही माप नहीं है, जिसे आमतौर पर उपलब्ध घंटों के मुक़ाबले निकाला जाता है। यूटिलाइज़ेशन बनाम बिल योग्य घंटे की गाइड अंतर समझाती है।
बिल योग्य घंटा राइट-डाउन कब बनता है?
बिल योग्य घंटा राइट-डाउन तब बनता है जब आपने उसे चार्ज करने का इरादा किया था और फिर कम चार्ज करने का फ़ैसला किया। गैर-बिल योग्य समय को चार्ज करने का कभी इरादा नहीं था, इसलिए दोनों को अपने रिकॉर्ड में अलग रखना चाहिए।
उन घंटों को बिल योग्य चिह्नित रहने दें और कटौती को इनवॉइस करते समय राइट-डाउन के रूप में दर्ज करें। अगर आप चुपचाप उन्हें गैर-बिल योग्य कर देते हैं, तो लॉग यह नहीं दिखा पाएगा कि काम तय समय से ज़्यादा चला। राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़ बताती है कि हर एक को कैसे दर्ज करें।
वे गलतियाँ जो आँकड़ों को बेकार बना देती हैं
- सिर्फ़ बिल योग्य समय दर्ज करना। इनवॉइस के लिए जो चाहिए वह मिल जाता है और बाकी हफ़्ते के बारे में कुछ पता नहीं चलता।
- कारण के रूप में "अन्य"। अगर यह महीने में एक-दो लाइन से ज़्यादा हो, तो आपको नया कोड चाहिए।
- गैर-बिल योग्य समय शून्य रखने का लक्ष्य। बिक्री और ट्रेनिंग बिज़नेस को चलाए रखती हैं। लक्ष्य एक समझदार हिस्सा है।
- आँकड़े के लिए लोगों को सज़ा देना। ऐसा करने पर गैर-बिल योग्य समय बिल योग्य के रूप में दर्ज होने लगता है, या दर्ज होना ही बंद हो जाता है।
ERPFlow में बिल योग्य समय अलग करना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। प्रोजेक्ट के कार्ड में टाइप किया जाने वाला लगा समय फ़ील्ड है, और उसमें बिल योग्य का झंडा, कारण कोड या व्यक्ति के अनुसार रिपोर्ट नहीं है।
फिर भी आप बोर्ड से समय बाँट सकते हैं, क्योंकि कुल हर बोर्ड के अनुसार जुड़ते हैं। चार्ज होने वाला काम किसी ग्राहक से जुड़े बोर्ड पर रखें, और बिक्री, एडमिन, ट्रेनिंग और बिना चार्ज किया क्लाइंट का काम बिना ग्राहक वाले आंतरिक बोर्ड पर। तब ग्राहक का पेज हर जुड़े बोर्ड का चार्ज होने वाला समय दिखाता है, कुल के साथ।
यह एक तरीका है, रिपोर्ट नहीं। कार्ड पर समय की तारीख नहीं होती, इसलिए बोर्ड का कुल नहीं बता सकता कि मार्च में क्या हुआ, और ऊपर का उदाहरण अब भी स्प्रेडशीट का है। बिल किए गए घंटे तभी बनते हैं जब कोई उन्हें इनवॉइस पर टाइप करे।