प्रोजेक्ट नंबरिंग सिस्टम कैसे बनाएँ

प्रोजेक्ट नंबरिंग सिस्टम बनाने के लिए साल और चलते क्रम वाला फ़ॉर्मैट चुनें, जैसे 2026-042, जारी हुए हर नंबर का एक-पंक्ति का रजिस्टर रखें, और किसी नंबर को कभी दोबारा इस्तेमाल या बदलें नहीं। नंबर को प्रोजेक्ट से जुड़े हर बोर्ड, फ़ोल्डर, फ़ाइल और ईमेल के विषय में सबसे पहले रखें।

अच्छा प्रोजेक्ट नंबर कैसा होता है?

अच्छा प्रोजेक्ट नंबर एक काम को हमेशा के लिए पहचानता है और इतना छोटा होता है कि फ़ोन पर बोला जा सके। ये दो माँगें ज़्यादातर चतुराई भरी स्कीमों को बाहर कर देती हैं।

कौन-सा प्रोजेक्ट नंबर फ़ॉर्मैट इस्तेमाल करें?

ज़्यादातर छोटी फ़र्मों को साल और तीन अंकों का क्रम इस्तेमाल करना चाहिए। इससे जटिल कुछ तभी चुनें जब आप बता सकें कि वह किस समस्या को हल करता है।

चौड़ाई चुनते समय बढ़ने की गुंजाइश रखें। तीन अंक साल में 999 प्रोजेक्ट देते हैं, और चार अंक उस फ़र्म पर हास्यास्पद लगते हैं जो 30 खोलती है।

प्रोजेक्ट को नंबर कब मिलना चाहिए?

प्रोजेक्ट को नंबर तब मिलना चाहिए जब काम जीता जाए, न कि जब आप पहली बार कोट करें। अगर आप हर पूछताछ को नंबर देंगे, तो आपका क्रम उस काम से भर जाएगा जो आपने कभी किया ही नहीं, और 2026-042 से ज़्यादा कुछ पता नहीं चलेगा।

अगर प्रस्तावों का भी हवाला देना है, तो उन्हें अलग श्रृंखला दें, जैसे P-2026-118, और जब वह प्रोजेक्ट में बदले तो प्रोजेक्ट नंबर उसके बगल में दर्ज करें। तब दोनों नंबर ईमानदार रहते हैं: एक प्रस्ताव गिनता है और दूसरा काम।

फ़ेज़, वेरिएशन और सब-प्रोजेक्ट कैसे सँभालें?

फ़ेज़ और वेरिएशन को मूल नंबर के सफ़िक्स से सँभालें, ताकि आधार नंबर कभी न बदले और सारा जुड़ा हुआ काम साथ में क्रम से लगे।

नया नंबर देने की कसौटी यह है कि क्या आप उसकी लागत और इनवॉइस पहले काम से अलग देखना चाहेंगे। नहीं, तो वह सफ़िक्स है या उसी बोर्ड पर बस एक और कार्ड।

प्रोजेक्ट रजिस्टर कैसा दिखता है?

प्रोजेक्ट रजिस्टर एक अकेली सूची है जिसमें जारी हुए हर नंबर की एक पंक्ति होती है, और सिस्टम का वही अकेला हिस्सा है जो दो लोगों को एक ही नंबर लेने से रोकता है। यह एक काल्पनिक उदाहरण है।

नंबर जारी करने का काम एक व्यक्ति को दें, या शीट साझा रखें और अगली ख़ाली पंक्ति लें। रद्द हुआ काम सूची में रहता है, जैसे यहाँ 2026-043 है।

अगर आप पुरानी स्कीम से आ रहे हैं, तो पुराने कामों को दोबारा नंबर न दें। नई श्रृंखला आज से शुरू करें, और जहाँ नया काम किसी पुराने काम का अगला चरण हो, वहाँ पुराना संदर्भ लिख दें, जैसे आख़िरी पंक्ति में। पुरानी फ़ाइलें अपने पुराने नंबरों से खोजी जा सकती रहती हैं।

क्या प्रोजेक्ट नंबर और इनवॉइस नंबर जुड़े होने चाहिए?

प्रोजेक्ट नंबर और इनवॉइस नंबर अलग रखने चाहिए, और प्रोजेक्ट नंबर इनवॉइस पर संदर्भ के रूप में दिखाना चाहिए। इनवॉइस नंबर की एक क़ानूनी भूमिका है: VAT Directive के अनुच्छेद 226 के तहत वह क्रमिक होना चाहिए, एक या अधिक श्रृंखलाओं पर आधारित, और इनवॉइस की अनोखी पहचान करने वाला। प्रोजेक्ट नंबर पर इनमें से कोई ज़िम्मेदारी नहीं है।

Directive एक से ज़्यादा श्रृंखलाओं की अनुमति देता है, पर हर प्रोजेक्ट की अलग इनवॉइस श्रृंखला आपको सैकड़ों श्रृंखलाएँ समझाने के लिए छोड़ देती है, और किसी में भी ख़ाली जगह सवाल खड़ा करती है। इनवॉइस का एक ही क्रम रखें और उसे सेट करने के लिए इनवॉइस नंबरिंग की गाइड पढ़ें।

फिर प्रोजेक्ट संदर्भ को इनवॉइस पर, लाइन के विवरण या नोट्स में, डालें:

पिछला एक्सटेंशन, चरण 2 में से 4, आपका प्रोजेक्ट संदर्भ 2026-042।

प्रोजेक्ट नंबर कहाँ दिखना चाहिए?

प्रोजेक्ट नंबर हर उस जगह सबसे पहले दिखना चाहिए जहाँ कोई बाद में उस काम को खोज सकता है। आम जगहें ये हैं।

• फ़ोल्डर: 2026-042 Rear extension। नंबर पहले हो तो फ़ोल्डर खुलने की तारीख़ के क्रम में लगते हैं।
• फ़ाइल के नाम: 2026-042 Structural calcs rev B.pdf। / और \ से बचें, जो पाथ विभाजक हैं।
• ईमेल के विषय: [2026-042] Drawing revision B, ताकि खोज पूरी थ्रेड ढूँढ ले।
• कोट और इनवॉइस: दस्तावेज़ पर संदर्भ के रूप में।
• टाइम रिकॉर्ड और आपूर्तिकर्ता ऑर्डर: ताकि लागत को काम से जोड़ा जा सके। प्रोजेक्ट के हिसाब से बिल योग्य घंटे ट्रैक करना देखें।

दो स्प्रेडशीट गड़बड़ियाँ अच्छे फ़ॉर्मैट को बिगाड़ सकती हैं। 26-04 या 2026-04 जैसे छोटे रूप Excel में टाइप या खोलने पर तारीख़ बन सकते हैं, जिससे तीन अंकों का क्रम बचाता है। आगे शून्य वाले सादे नंबर, जैसे 00042, उसी तरह अपने शून्य खो देते हैं, इसलिए नंबर में कोई अक्षर या हाइफ़न रखें। फ़ॉर्मैट पक्का करने से पहले उसे ख़ाली शीट में टाइप करके और उसकी CSV खोलकर परखें।

ERPFlow में प्रोजेक्ट को नंबर देना

ERPFlow के प्रोजेक्ट नाम वाले बोर्ड हैं, और उनमें कोई स्वचालित प्रोजेक्ट नंबर या अगला-नंबर काउंटर नहीं है। नंबर को बोर्ड के नाम की शुरुआत में लिखें, जैसे 2026-042 Rear extension, और रजिस्टर कहीं और रखें। बोर्ड और कार्ड प्रोजेक्ट कैसे काम करते हैं में बताए गए हैं।

• काम खोजना: बोर्ड सूची की खोज बोर्ड के नाम और जुड़े ग्राहक के नाम या कंपनी से मेल खाती है, और नाम कॉलम क्रमबद्ध होता है। तय चौड़ाई के नंबर बोर्ड को क्रम में रखते हैं।
• दस्तावेज़: इनवॉइस, कोट्स और ऑर्डर अपने-अपने क्रम में अपने आप नंबर पाते हैं, जैसे INV-2026-0042। उपसर्ग सेटिंग > व्यवसाय जानकारी में तय होता है। इन्हें प्रोजेक्ट के हिसाब से तय नहीं किया जा सकता, और आप यही चाहते हैं।
• प्रोजेक्ट से जोड़ना: कोट, ऑर्डर या इनवॉइस जुड़े दस्तावेज़ के तहत बोर्ड से जुड़ सकता है। वह लिंक आंतरिक है और प्रिंट नहीं होता।
• ग्राहक को नंबर दिखाना: उसे इनवॉइस की लाइन के विवरण या नोट्स में लिखें, दोनों प्रिंट होते हैं। ऑर्डर संख्या फ़ील्ड भी प्रिंट होती है, पर वह ई-इनवॉइस में परचेज़-ऑर्डर संदर्भ के रूप में जाती है, इसलिए उसे ग्राहक के अपने PO के लिए रखें, अगर उसके पास हो।
• बोर्ड का नाम बदलना: प्रोजेक्ट कार्ड का CSV आयात बोर्ड को उसके नाम से पहचानता है, और बोर्ड पहले से मौजूद होना चाहिए। आयात से पहले बोर्ड को नंबर दे देने से फ़ाइल दोबारा नहीं बनानी पड़ती।

ERPFlow के प्रोजेक्ट में बजट या प्रति प्रोजेक्ट लागत नहीं होती, इसलिए नंबर आपको काम खोजने में मदद करता है, वह काम की लागत की रिपोर्ट नहीं बनाएगा।