आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
बिल योग्य घंटे ट्रैक करने के लिए क्लाइंट के काम के हर हिस्से को उसी दिन दर्ज करें जब आप उसे करते हैं: तारीख, क्लाइंट, काम, आपने क्या किया और उसमें कितने मिनट लगे। उसे बिल योग्य या नहीं के रूप में चिह्नित करें, सब कुछ एक ही लॉग में रखें, और उस लॉग को हर हफ़्ते एक तय दिन बंद करें, जब तक ब्योरे ताज़ा हों।
बिल योग्य घंटा किसे गिना जाता है?
बिल योग्य घंटा वह समय है जिसे आप क्लाइंट के साथ अपने समझौते के तहत उसे चार्ज कर सकते हैं। आमतौर पर इसका मतलब है खुद काम, साथ में वे कॉल, ईमेल और रिसर्च जो उस काम को चाहिए थे। नए काम का कोट बनाना, इनवॉइस के पीछे पड़ना और अपनी गलतियाँ सुधारना आमतौर पर नहीं गिने जाते।
समझौता तय करता है, इसलिए एक ही काम एक क्लाइंट के लिए बिल योग्य और दूसरे के लिए नहीं हो सकता। धुंधले मामले बिल योग्य बनाम गैर-बिल योग्य घंटे की गाइड में हैं।
टाइम लॉग में क्या दर्ज होना चाहिए?
टाइम लॉग में इतना ब्योरा होना चाहिए कि इनवॉइस बन सके और छह हफ़्ते बाद क्लाइंट के सवाल का जवाब दिया जा सके। ये कॉलम स्प्रेडशीट में या किसी भी टूल में काम करते हैं:
| कॉलम | उदाहरण | क्यों है |
|---|---|---|
| तारीख | 9 March 2026 | इनवॉइस अवधि बताता है, और हर सवाल "कब?" से शुरू होता है |
| व्यक्ति | AK | अलग-अलग लोगों के रेट अलग होते हैं |
| क्लाइंट | Client A | भुगतान कौन करता है |
| काम | Stock review | एक क्लाइंट के दो कामों को अलग रखता है |
| किया गया काम | Call with finance lead about variances | क्लाइंट इसे पढ़ सकता है |
| मिनट | 18 | कच्चा आँकड़ा, किसी भी राउंडिंग से पहले |
| घंटे | 0.30 | जिससे इनवॉइस गुणा करता है |
| बिल योग्य | हाँ | क्लाइंट का हर घंटा चार्ज नहीं होता |
| इनवॉइस नं. | INV-2026-0042 | एक ही घंटों को दो बार बिल होने से रोकता है |
आख़िरी कॉलम वही है जिसे लोग छोड़ देते हैं। इसे इनवॉइस वाले दिन भर दें, तो आप हर महीने बिना सोचे लॉग को "बिल योग्य, अभी इनवॉइस नहीं हुआ" पर फ़िल्टर कर सकते हैं।
विवरण ऐसे लिखें जैसे क्लाइंट उसे पढ़ेगा, क्योंकि किसी दिन वह पढ़ेगा। "Call with finance lead about variances" सवाल झेल जाता है। "Admin" नहीं झेलता।
समय दर्ज करने का कौन-सा तरीका सबसे सटीक है?
ज़्यादातर लोगों के लिए हर काम खत्म होते ही समय नोट करना सबसे सटीक तरीका है, और याद से पूरा हफ़्ता दोबारा बनाना सबसे कम सटीक।
| तरीका | किसके लिए अच्छा | कमज़ोर पक्ष |
|---|---|---|
| चलता टाइमर | एक काम पर डेस्क के लंबे सिलसिले | आप उसे रोकना भूल जाते हैं, और छोटे व्यवधान निगल लिए जाते हैं |
| काम खत्म होते ही नोट करना | ज़्यादातर लोग, ज़्यादातर दिन | इसके लिए आदत चाहिए |
| कैलेंडर, भेजे गए मेल और कॉल लॉग से दिन के अंत में भरना | छोटे कामों से भरे दिन | झटपट की कॉलें गायब हो जाती हैं |
| हफ़्ते के अंत में याद से भरना | कुछ नहीं, अगर बच सकें | आप अंदाज़ा लगा रहे होते हैं, और प्रविष्टियाँ भी वैसी ही दिखती हैं |
पहले को छोड़कर इनमें से किसी के लिए सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत नहीं। एक नोटबुक और स्प्रेडशीट काफ़ी हैं।
एक साप्ताहिक दिनचर्या जो लॉग को ईमानदार रखती है
- हर काम खत्म होते ही मिनट और उसके बारे में कुछ शब्द नोट करें।
- हर दिन के अंत में अपना कैलेंडर, भेजे गए मेल और कॉल इतिहास देखें कि कुछ छूटा तो नहीं।
- शुक्रवार को खाली जगहें भरें और दर्ज घंटों की तुलना काम किए घंटों से करें। अगर आपने 40 घंटे काम किया और 31 दर्ज किए, तो बाकी नौ ढूँढ़ें।
- महीने के अंत में क्लाइंट और काम के अनुसार कुल निकालें, फिर घंटों को इनवॉइस में बदलें।
अगर कई लोग समय दर्ज करते हैं, तो साझा साप्ताहिक लेआउट काफ़ी पीछा करने से बचाता है: टीम टाइमशीट टेम्पलेट देखें। हर काम के घंटे जोड़ने के लिए प्रोजेक्ट के अनुसार बिल योग्य घंटे ट्रैक करना देखें।
एक उदाहरण: लॉग में एक दिन
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। €90 प्रति घंटा लेने वाला एक सलाहकार इस सोमवार को यह दर्ज करता है:
| क्लाइंट | काम | किया गया काम | मिनट | घंटे | बिल योग्य |
|---|---|---|---|---|---|
| Client A | Stock review | Site visit, checked count sheets | 150 | 2.50 | हाँ |
| Client A | Stock review | Call with finance lead about variances | 18 | 0.30 | हाँ |
| Client B | Process map | Drafted the intake flow | 72 | 1.20 | हाँ |
| Client B | Process map | Reworked the draft after our own error | 30 | 0.50 | नहीं |
| अपनी फ़र्म | Sales | Wrote a quote for a new enquiry | 45 | 0.75 | नहीं |
| कुल | 315 | 5.25 |
बिल योग्य समय 150 + 18 + 72 = 240 मिनट है, यानी 4.00 घंटे। €90 पर यह उस दिन के €360 हुए। बाकी 75 मिनट कुछ नहीं कमाते, पर उन्हें देखना काम का है: दोबारा काम और कोट बनाने में दर्ज दिन का लगभग चौथाई हिस्सा गया।
स्प्रेडशीट में, जब मिनट कॉलम D में हों, तो घंटे वाला कॉलम =ROUND(D2/60,2) है।
1.30 डेढ़ घंटा क्यों नहीं है
घड़ी का समय दशमलव के रूप में टाइप करना टाइम लॉग में अंकगणित की सबसे आम चूक है। एक घंटा तीस मिनट 1.5 घंटे है, 1.30 नहीं। €90 प्रति घंटे पर 1.30 का बिल €117.00 बनता है और 1.5 का €135.00, यानी वह एक प्रविष्टि €18.00 गँवा देती है।
मिनट वाला कॉलम रखने से यह रुकता है। इससे राउंडिंग भी लॉग से बाहर रहती है। राउंडिंग एक ही बार करें, इनवॉइस तैयार करते समय, अपने समझौते के बिलिंग इंक्रीमेंट के अनुसार।
वे गलतियाँ जिनसे बिल योग्य समय खो जाता है
- दस मिनट से कम की हर चीज़ अनदेखी करना। पाँच-पाँच मिनट की बारह कॉलें एक घंटा होती हैं।
- धुंधली प्रविष्टियाँ। "Client A, misc, 3 hours" पर सवाल उठता है, और जिन घंटों पर सवाल उठे वे अक्सर राइट-ऑफ़ हो जाते हैं।
- सिर्फ़ घंटे वाले कामों का लॉग रखना। तय फ़ीस वाले काम को भी लॉग चाहिए, वरना आप नहीं जान पाते कि फ़ीस काफ़ी थी या नहीं। बजट घंटे बनाम वास्तविक घंटे देखें।
- जो घंटे बिल नहीं करेंगे उन्हें मिटा देना। उन्हें गैर-बिल योग्य चिह्नित करें, ताकि रिकॉर्ड दिखाए कि काम में असल में कितना लगा।
ERPFlow में बिल योग्य घंटे ट्रैक करना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है, और कार्ड पर दर्ज समय इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।
अभी जो है वह प्रोजेक्ट के हर कार्ड पर लगा समय फ़ील्ड है, जो घंटे और मिनट के रूप में टाइप किया जाता है। कुल प्रोजेक्ट और ग्राहक के अनुसार जुड़ते हैं। इससे आपको हर काम का एक चलता आँकड़ा मिलता है, पर बिल योग्य का झंडा नहीं, समय के साथ तारीख नहीं और व्यक्ति के अनुसार बँटवारा नहीं। अगर आप घंटे के हिसाब से बिल करते हैं, तो ऊपर वाला विस्तृत लॉग स्प्रेडशीट में रखें और कार्ड के कुल को जाँच के लिए इस्तेमाल करें। टीम सदस्य के रूप में समय दर्ज करना की गाइड दिखाती है कि फ़ील्ड कैसे व्यवहार करता है।
घंटे बिल करने के लिए इनवॉइस में एक लाइन जोड़ें और उन्हें मात्रा के रूप में टाइप करें, आमतौर पर किसी सेवा से, जिसमें आपका प्रति घंटे का दाम रखा हो।