आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
टीम के हर व्यक्ति को समय दर्ज करना चाहिए, क्योंकि काम की लागत, कोट और भर्ती के फ़ैसले सब कुल घंटों पर टिके हैं, और लॉग में एक ख़ाली जगह उन सबको ग़लत बना देती है। एक व्यक्ति को छोड़ दें और घाटे का काम मुनाफ़े का दिख सकता है। छोड़ा गया व्यक्ति अक्सर सबसे महँगा होता है।
अगर केवल कुछ लोग समय दर्ज करें तो क्या गड़बड़ होता है?
अगर केवल कुछ लोग समय दर्ज करें, तो हर काम असल से सस्ता दिखता है, और आप वह ग़लती अगले कोट में ले जाते हैं।
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। छह लोगों का एक डिज़ाइन स्टूडियो €18,000 का तय फ़ीस वाला काम जीतता है और हर लगे घंटे पर €100 कमाने का लक्ष्य रखता है। स्टाफ़ 150 घंटे दर्ज करता है। डायरेक्टर ग्राहक मीटिंग और समीक्षा में लगभग 60 घंटे और लगाता है, और उन्हें दर्ज नहीं करता क्योंकि "मैं बिल योग्य नहीं हूँ"।
| गिने गए घंटे | प्रति घंटा कमाई | €100 के लक्ष्य के मुक़ाबले | |
|---|---|---|---|
| केवल स्टाफ़ के घंटे | 150 | €120.00 | €3,000 ऊपर |
| सबके घंटे | 210 | €85.71 | €3,000 नीचे |
यह एक ही काम है। पहली पंक्ति कहती है कि कीमत सही थी। दूसरी कहती है कि इसके जैसे अगले काम का कोट €21,000 पर होना चाहिए, लगभग 17% ज़्यादा। और असल ज़िंदगी में उन 60 घंटों का किसी को पता नहीं चलता। वे इस तालिका में सिर्फ़ इसलिए हैं कि उदाहरण काल्पनिक है।
बजट घंटे बनाम असल घंटे की गाइड दिखाती है कि काम के दौरान यह तुलना कैसे चलती रखें, और एकमुश्त बनाम प्रति घंटे बताती है कि इसका आपकी कीमत तय करने पर क्या असर पड़ता है।
सब लोग समय दर्ज करें तो फ़र्म क्या तय कर सकती है?
जब सब समय दर्ज करते हैं, तो फ़र्म कई ऐसे सवालों के जवाब दे सकती है जो वरना राय पर चलते हैं। हर एक को उसी रिकॉर्ड का अलग हिस्सा चाहिए, और घंटे छूटने पर हर एक अपने ढंग से ग़लत होता है।
| फ़ैसला | किसके घंटे चाहिए | उनके बिना |
|---|---|---|
| क्या यह तय फ़ीस कमाऊ है? | काम पर लगे सब लोग | काम असल से बेहतर दिखता है |
| अगली बार क्या कोट करें? | सब लोग, चरण के हिसाब से | आप याद से कोट करते हैं, और याद संशोधनों को भूल जाती है |
| क्या हम मार्च में यह काम ले सकते हैं? | सब लोग, आंतरिक समय समेत | आप उन्हीं लोगों को ज़रूरत से ज़्यादा बुक करते हैं जिन्हें बदल नहीं सकते |
| क्या हमें भर्ती करनी चाहिए? | सब लोग, एडमिन समेत | आप व्यस्त होने के एहसास पर भर्ती करते हैं |
| क्या हमारे रेट सही हैं? | सब लोग, बिल योग्य और गैर-बिल योग्य घंटे | आपका चार्ज-आउट रेट बिल योग्य हिस्से के अंदाज़े पर टिका है |
| क्या हमने वही बिल किया जो काम किया? | प्रति घंटे वाले काम पर कोई भी | घंटे इनवॉइस तक पहुँचते ही नहीं |
आख़िरी पंक्ति वही है जो लोगों के मन में आम तौर पर होती है, और वह छह में सबसे छोटी है। अगर आपकी मुख्य चिंता वही है, तो आगे बिल योग्य घंटे कैसे ट्रैक करें पढ़ें।
क्या गैर-बिल योग्य स्टाफ़ को भी समय दर्ज करना चाहिए?
हाँ, गैर-बिल योग्य स्टाफ़ को भी समय दर्ज करना चाहिए, हालाँकि ग्राहक के काम पर लगे लोगों से कहीं मोटे ढंग से। बुककीपर या ऑफ़िस मैनेजर को तीन-चार कोड चाहिए, जैसे फ़ाइनेंस, ऑफ़िस, सेल्स सपोर्ट और ग्राहक एडमिन, और रोज़ दो मिनट।
उनके घंटे दो काम करते हैं। वे व्यस्त होने और भुगतान वाले काम में व्यस्त होने को अलग करते हैं, क्योंकि जिस फ़र्म में एडमिन चुपचाप दोगुना हो गया है वह उसी जैसी लगती है जहाँ बिक्री दोगुनी हुई है। वे यह भी दिखाते हैं कि कौन-से ग्राहक इनवॉइस से ज़्यादा महँगे पड़ते हैं, जब एक खाते में पीछे लगने और सुधारने में असंगत रूप से ज़्यादा लगता है। इसके बिना वे ग्राहक बाक़ियों जितने ही मुनाफ़े के दिखते हैं। बिल योग्य बनाम गैर-बिल योग्य घंटे की गाइड में यह बँटवारा सेट करने का तरीक़ा है।
क्या समय दर्ज करना उसकी लागत के लायक है?
जो फ़र्म घंटे या तय फ़ीस बेचती है, उसके लिए समय दर्ज करना आम तौर पर लायक होता है, और आप इसे अपने आँकड़ों से हिसाब लगाकर परख सकते हैं।
यह एक काल्पनिक हिसाब है। छह लोग 230 कार्यदिवसों में रोज़ 5 मिनट समय दर्ज करने में लगाते हैं। यह 6,900 मिनट, यानी साल में 115 घंटे है। €50 प्रति घंटे की आंतरिक लागत पर, रिकॉर्ड की लागत €5,750 प्रति वर्ष है। ऊपर के काम का कोट €3,000 कम लगा था, इसलिए साल में ऐसे दो पकड़ लेना पूरी लागत वसूल देता है। अगर आप ऐसे दो काम सोच नहीं पाते, तो शायद आपको इसकी ज़रूरत नहीं।
| आपका कारोबार | क्या काम के हिसाब से दर्ज करना लायक है? |
|---|---|
| कंसल्टिंग या दूसरा प्रति घंटे का काम | हाँ। रिकॉर्ड ही इनवॉइस का आधार है |
| तय फ़ीस वाले प्रोजेक्ट, जैसे डिज़ाइन या मार्केटिंग एजेंसियाँ | हाँ। इसी से आप सीखते हैं कि क्या कोट करना है |
| मासिक रिटेनर | हाँ। यह दिखाता है कि किस रिटेनर को ज़रूरत से ज़्यादा सेवा मिल रही है |
| शिफ़्ट पर चलने वाली दुकानें या कैफ़े | कम ही। रोटा और टिल ज़्यादा बताते हैं |
| तय कीमत के उत्पाद बेचने वाला अकेला व्यक्ति | कम ही। पूछने को सिर्फ़ एक ही व्यक्ति है |
एक और कसौटी है। अगर लिखे जाने के एक महीने के भीतर कोई रिकॉर्ड नहीं देखेगा, तो तब तक उसे जमा करना बंद कर दें जब तक कोई देखे। जो समय दर्ज हो और कभी पढ़ा न जाए, वह आपकी टीम पर एक टैक्स है।
बिना नाराज़गी के लोगों से समय दर्ज कैसे करवाएँ?
लोग भरोसे से समय तभी दर्ज करते हैं जब वे देख सकें कि वह किसलिए है और जब ऊपर वाला व्यक्ति भी करे। व्यवहार में यह कुछ आदतों पर आ जाता है।
- डायरेक्टरों से शुरू करें। जो नियम मालिक को छूट देता है वह बाक़ी सबको बताता है कि इसका कोई मतलब नहीं।
- उसी दिन दर्ज करें। शुक्रवार दोपहर को पूरा हफ़्ता दोबारा बनाना दशमलव के साथ अंदाज़ा लगाना है।
- झूठी सटीकता न माँगें। ज़्यादातर काम के लिए निकटतम 15 मिनट काफ़ी है, और बिलिंग इंक्रीमेंट चार्ट मिनटों को इकाइयों में बदल देता है।
- नतीजे दिखाएँ। महीने में एक बार, एक काम के घंटे उसकी फ़ीस के सामने दिखाएँ। लोग वे रिकॉर्ड रखते हैं जिनका इस्तेमाल उन्होंने होते देखा है।
- ईमानदार संख्या पर कभी सज़ा न दें। किसी को 20 घंटे के काम पर 30 घंटे दर्ज करने के लिए डाँटें और अगली बार आपको 20 मिलेंगे, और तब से आपके काम की लागत ग़लत होगी।
घोषणा के लिए अपनाने लायक वर्डिंग यह है:
सोमवार से, मुझे मिलाकर सब अपने घंटे दर्ज करेंगे। दिन के अंत में कुछ मिनट काफ़ी हैं: प्रोजेक्ट, काम और घंटे। हम यह कामों की सही कीमत तय करने और यह देखने के लिए कर रहे हैं कि कब हम ज़रूरत से ज़्यादा ले रहे हैं। यह यह जाँचने के लिए नहीं है कि कोई कितना समय लेता है, और ईमानदार संख्या के लिए किसी को परेशानी नहीं होगी।
फिर नियम टाइमशीट नीति के साथ लिखित में रखें, और लेआउट के लिए टीम टाइमशीट टेम्पलेट इस्तेमाल करें।
ERPFlow में समय दर्ज करना
ERPFlow में आज कोई टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।
ERPFlow में अभी जो है, वह प्रोजेक्ट में हर कार्ड पर लगा समय फ़ील्ड है, जो घंटे और मिनट में लिखा जाता है। कुल प्रोजेक्ट के हिसाब से जुड़ते हैं और, जहाँ बोर्ड किसी ग्राहक से जुड़ा हो, ग्राहक के हिसाब से। इससे पता चलता है कि कुल मिलाकर एक काम में कितना लगा। यह दर्ज नहीं करता कि घंटे किसने लगाए, इसलिए प्रति व्यक्ति रिकॉर्ड, जिसकी यह गाइड वकालत करती है, स्प्रेडशीट में रखना होगा।
दर्ज किया समय इनवॉइस की लाइनें भी नहीं बनता। प्रति घंटे का काम इनवॉइस पर मात्रा और रेट के रूप में जाता है जो आप ख़ुद लिखते हैं। टीम सदस्य के रूप में समय दर्ज करने की गाइड दिखाती है कि कार्ड कैसे काम करते हैं।