आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
इनवॉइस में काम आने वाली टीम टाइमशीट में हर व्यक्ति, ग्राहक, जॉब, टास्क और रेट के लिए एक पंक्ति होती है, हर दिन के लिए एक कॉलम, एक बिल फ़्लैग और साप्ताहिक कुल योग। सब लोग एक ही लेआउट भरते हैं। फिर ग्राहक और रेट के हिसाब से पंक्तियाँ जोड़ने पर हर इनवॉइस लाइन की मात्रा मिल जाती है, दोबारा टाइप किए बिना।
साप्ताहिक टाइमशीट का लेआउट कैसा हो?
नीचे दिया साप्ताहिक टाइमशीट लेआउट Excel या Google Sheets में चलता है। हेडर पंक्ति को पंक्ति 1 में, कॉलम A से L तक कॉपी करें, और हफ़्ते की शुरुआती तारीख टैब के नाम में रखें। ये पंक्तियाँ काल्पनिक हैं, सोमवार 2 नवंबर 2026 से शुरू होने वाले हफ़्ते की, और इनमें दो लोग 37.5 घंटे के हफ़्ते पर दिखाए गए हैं।
| व्यक्ति | ग्राहक | जॉब | टास्क | रेट | बिल? | सोम | मंगल | बुध | गुरु | शुक्र | कुल |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | डिज़ाइन | SEN | Y | 4 | 3.5 | 0 | 2 | 3 | 12.5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | समीक्षा | SEN | Y | 2 | 2 | 4 | 2.5 | 0 | 10.5 |
| Ana | अंदरूनी | INT-01 | एडमिन, मीटिंग | N | 1.5 | 2 | 3.5 | 3 | 4.5 | 14.5 | |
| Ana का हफ़्ता | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | निर्माण | STD | Y | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16.0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | निर्माण | STD | Y | 2 | 1 | 4 | 6.5 | 4.5 | 18.0 |
| Ben | अंदरूनी | INT-02 | ट्रेनिंग | N | 0.5 | 0.5 | 0.5 | 1 | 1 | 3.5 | |
| Ben का हफ़्ता | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 |
अगर आपकी टीम सप्ताहांत में भी काम करती है तो शनिवार और रविवार के कॉलम जोड़ लें। दूसरे टैब पर एक छोटी तालिका रखें कि हर रेट कोड की कीमत क्या है: इस उदाहरण में SEN का रेट €120 प्रति घंटा है और STD का €85।
टाइमशीट का हर कॉलम किसलिए है?
टीम टाइमशीट का हर कॉलम इसलिए है कि किसी इनवॉइस को, या इनवॉइस की जाँच को, उसकी ज़रूरत होती है।
| कॉलम | इसमें क्या जाता है | यह क्यों है |
|---|---|---|
| व्यक्ति | एक नाम, हमेशा एक ही स्पेलिंग में | हर व्यक्ति का हफ़्ता जोड़ने देता है |
| ग्राहक | नाम वैसा ही जैसा इनवॉइस पर आता है | तय करता है कि घंटे किस इनवॉइस पर जाएँगे |
| जॉब | आपके प्रोजेक्ट नंबरिंग का कोड | एक ही ग्राहक के दो जॉब अलग रखता है |
| टास्क | छोटी साझा सूची से एक शब्द | इनवॉइस लाइन का विवरण बनता है |
| रेट | कोड, रकम नहीं | स्टाफ़ को कीमतें देखने की ज़रूरत नहीं, और रेट बदले तो सिर्फ़ एक टैब छूना पड़ता है |
| बिल? | Y या N | अंदरूनी घंटे शीट में रहते हैं, इनवॉइस पर नहीं जाते |
| सोम से शुक्र | दशमलव वाले घंटे | स्प्रेडशीट 7:30 की तुलना में 7.5 को ज़्यादा भरोसे से जोड़ती है |
| कुल | पंक्ति 2 में =SUM(G2:K2), नीचे तक कॉपी किया हुआ |
वह मात्रा जो आप बिल करेंगे |
शीट से इनवॉइस बनाना शुरू करते समय एक कॉलम और जोड़ें: वह इनवॉइस नंबर, जिस पर हर पंक्ति गई। खाली का मतलब है अभी बिल नहीं हुई, इसलिए कुछ भी दो बार बिल नहीं होता।
किसी के शुरू करने से पहले इकाई तय कर लें। बिलिंग इंक्रीमेंट चार्ट 6, 10 और 15 मिनट की इकाइयों के लिए मिनट को दशमलव में बदलता है। टाइमशीट कब तक जमा होनी है और देर होने पर क्या होगा, यह टाइमशीट पॉलिसी में आता है, और इसे कौन मंज़ूर करेगा, यह अनुमोदन प्रक्रिया में।
टाइमशीट को इनवॉइस लाइनों में कैसे बदलें?
टाइमशीट को इनवॉइस लाइनों में बदलने के लिए हर ग्राहक और रेट कोड के लिए कुल कॉलम जोड़ें, और सिर्फ़ Y वाली पंक्तियाँ गिनें। Excel या Google Sheets में यह फ़ॉर्मूला ऊपर के उदाहरण के लिए 12.5 देता है:
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"Y")
इसे हर ग्राहक और रेट के जोड़े के लिए चलाएँ, फिर रेट से गुणा करें।
| इनवॉइस किसे | लाइन | घंटे | रेट | नेट |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | डिज़ाइन, जॉब ALD-07 | 12.5 | €120 | €1,500 |
| Alder Foods | निर्माण, जॉब ALD-07 | 16.0 | €85 | €1,360 |
| Birch Legal | समीक्षा, जॉब BIR-02 | 10.5 | €120 | €1,260 |
| Cedar Homes | निर्माण, जॉब CED-11 | 18.0 | €85 | €1,530 |
| कुल | 57.0 | €5,650 |
फिर वह जाँच चलाएँ जो ज़्यादातर गलतियाँ पकड़ लेती है। शीट में कुल 75 घंटे हैं, यानी 37.5 घंटे के दो हफ़्ते। 57 बिल योग्य घंटे और 18 गैर-बिल योग्य घंटे मिलकर 75 बनते हैं, इसलिए हर घंटे का हिसाब मिल गया। अगर जोड़ नहीं मिलता, तो किसी पंक्ति पर गलत फ़्लैग है या किसी ग्राहक का नाम दो तरह से लिखा है, क्योंकि SUMIFS टाइपो को मैच नहीं करता।
इनवॉइस पर खुद क्या दिखाना है, यह बिल योग्य घंटों को इनवॉइस में बदलने की गाइड में है।
क्या बिलिंग टाइमशीट काम के घंटों का रिकॉर्ड भी है?
बिलिंग टाइमशीट अपने-आप काम के घंटों का रिकॉर्ड नहीं होती। EU में कोर्ट ऑफ़ जस्टिस ने केस C-55/18 में फ़ैसला दिया कि सदस्य देशों को नियोक्ताओं से ऐसी वस्तुनिष्ठ, भरोसेमंद और सुलभ व्यवस्था रखवानी होगी जो हर कर्मचारी के रोज़ के काम का समय मापे, और उसका रूप हर सदस्य देश खुद तय करता है।
यह लेआउट हर ग्राहक के हिसाब से घंटे गिनता है। इसमें शुरू होने का समय, खत्म होने का समय या विश्राम के अंतराल नहीं दिखते। देखें कि आपके देश में क्या ज़रूरी है, और अगर यह रिकॉर्ड उसे पूरा नहीं करता तो वह रिकॉर्ड अलग से रखें।
इस टाइमशीट को ERPFlow के साथ कैसे इस्तेमाल करें
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। फ़िलहाल यह लेआउट आपकी स्प्रेडशीट में रहता है, और ERPFlow इनवॉइस से काम संभालता है। इसमें टाइमशीट अनुमोदन या हर व्यक्ति की टाइम रिपोर्ट भी नहीं हैं।
- रेट कोड सेवाएँ बन जाते हैं: हर रेट के लिए एक सेवा बनाएँ, जैसे “Senior time”, इकाई घंटे और कीमत €120। इनवॉइस पर इसे चुनें और टाइमशीट का कुल योग मात्रा के तौर पर टाइप करें। लाइन का विवरण बदलकर जॉब का नाम डालें, जैसा ऊपर की तालिका में है।
- ग्राहक के पास कुल योग: ग्राहक से जुड़ा प्रोजेक्ट अपने कार्ड पर टाइप किया गया समय हर प्रोजेक्ट और हर ग्राहक के हिसाब से जोड़ता है, जैसा प्रोजेक्ट कैसे काम करते हैं में बताया गया है। हर कार्ड में एक ही आँकड़ा रहता है, बिना तारीख के और बिना व्यक्ति के हिसाब से बँटवारे के। यह इनवॉइस लाइनें नहीं बनता।
- फ़ाइल से कुल योग लाना: प्रोजेक्ट कार्ड के लिए CSV इंपोर्ट में लगा समय का कॉलम पूरे मिनटों में होता है, इसलिए 12.5 घंटे का मतलब 750। हर पंक्ति एक नया कार्ड बनाती है, उसमें लिखे प्रोजेक्ट या कॉलम पहले से मौजूद होने चाहिए, और असाइन किए गए सदस्य फ़ाइल में नहीं आते। Free प्लान में प्रोजेक्ट कार्ड कुल 10 तक सीमित हैं।