आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
दूसरे स्रोतों के नियम और आँकड़े 6 नवंबर 2026 को जाँचे गए। ये बदलते रहते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले स्रोत से पुष्टि कर लें।
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
प्रोजेक्ट फ़र्म की टाइमशीट नीति बताती है कि कौन समय दर्ज करता है, किस इकाई में, कब तक, किन कोड के सामने, कौन मंज़ूर करता है और ग़लतियाँ कैसे ठीक होती हैं। यह एक पन्ने में आती है। नीचे का उदाहरण कॉपी करने के लिए तैयार है: कोष्ठक वाले शब्द बदलें, और कामकाजी समय के बिंदुओं को अपने देश के क़ानून से जाँचें।
टाइमशीट नीति में क्या शामिल होना चाहिए?
टाइमशीट नीति में वे फ़ैसले शामिल होने चाहिए जो वरना लोग एक-दूसरे से अलग तरह से लेंगे। ये डिफ़ॉल्ट लगभग 5 से 20 लोगों की फ़र्म के लिए ठीक हैं, और आगे का उदाहरण इन्हीं का इस्तेमाल करता है।
| फ़ैसला | समझदारी भरा डिफ़ॉल्ट |
|---|---|
| कौन दर्ज करता है | सब, डायरेक्टर समेत |
| इकाई | 15 मिनट, या 6 अगर ग्राहक का अनुबंध माँगे |
| कब दर्ज होता है | रोज़ |
| कब जमा होता है | अगले हफ़्ते के पहले कार्यदिवस को 10:00 बजे |
| कौन मंज़ूर करता है | हर व्यक्ति के लिए एक नामित मंज़ूर करने वाला |
| मंज़ूरी के बाद बदलाव | केवल दर्ज किए कारण के साथ |
अगर आप अभी समय दर्ज करने की ज़रूरत पर ही बात कर रहे हैं, तो टीम के हर व्यक्ति को समय क्यों दर्ज करना चाहिए से शुरू करें।
टाइमशीट नीति का उदाहरण जिसे आप कॉपी कर सकते हैं
यह टाइमशीट नीति का उदाहरण एक काल्पनिक फ़र्म के लिए लिखा गया है। कोष्ठक बदलें, जो लागू न हो उसे हटाएँ, और जारी करने से पहले इसे ऐसे किसी से पढ़वाएँ जो आपका रोज़गार क़ानून जानता हो।
1. यह किस पर लागू है। [फ़र्म] के लिए काम करने वाले हर व्यक्ति पर, डायरेक्टर और पार्ट-टाइम स्टाफ़ समेत। जो कॉन्ट्रैक्टर हमें प्रति घंटे के हिसाब से बिल करते हैं, वे खंड 3 से 6 मानते हैं।
2. क्या दर्ज करें। आप जितना भी काम करते हैं, बिल योग्य हो या नहीं, वह सब प्रोजेक्ट कोड या आंतरिक कोड के सामने दर्ज करें। अगर आपने काम किया है, तो दर्ज करें, अनुबंध के घंटों से ऊपर का समय भी।
3. कैसे दर्ज करें। निकटतम 15 मिनट तक दर्ज करें। हर लाइन में एक कोड, एक काम और घंटे होते हैं। किसी लक्ष्य तक पहुँचने के लिए दिन को ऊपर या नीचे गोल न करें।
4. विवरण। बिल योग्य लाइनों पर ऐसा कुछ लिखें जिसे ग्राहक पढ़ सके: "ग्राहक की टिप्पणियों के बाद लेवल 2 का लेआउट संशोधित किया", "ड्रॉइंग" नहीं।
5. समय-सीमाएँ। रोज़ दर्ज करें। अपना हफ़्ता अगले हफ़्ते के पहले कार्यदिवस को 10:00 बजे तक जमा करें। अगर आप बाहर रहेंगे, तो जाने से पहले जमा करें।
6. आंतरिक कोड। ADMIN, SALES, TRAINING या LEAVE इस्तेमाल करें। नया कोड जोड़ने से पहले [नाम] से पूछें। आंतरिक काम को कभी ग्राहक के कोड पर न डालें।
7. ओवरटाइम। ओवरटाइम करने से पहले अपने मैनेजर के साथ तय करें। फिर भी हो जाए, तो दर्ज करें। बिना तय किया घंटा भी आपका काम किया हुआ घंटा है।
8. मंज़ूरी। [मंज़ूर करने वाला] आपकी टाइमशीट [दिन] के अंत तक जाँचता है। अगर वह लौटाई जाए, तो नोट में कारण होगा। उसे सुधारें और एक कार्यदिवस के भीतर दोबारा जमा करें।
9. सुधार। जमा करने तक अपनी लाइनें आराम से बदलें। मंज़ूरी के बाद [मंज़ूर करने वाले] से कहें। हम पुराना आँकड़ा, नया आँकड़ा, कारण और तारीख़ दर्ज करते हैं, और कोई आपके घंटे आपको बताए बिना नहीं बदलता।
10. हम टाइमशीट का इस्तेमाल कैसे करते हैं। हम इनका इस्तेमाल ग्राहकों को बिल करने, प्रोजेक्ट की लागत और कीमत तय करने, कार्यभार की योजना बनाने और कामकाजी समय के रिकॉर्ड रखने के लिए करते हैं। आपके घंटे आपका मंज़ूर करने वाला, प्रोजेक्ट लीड और [फ़ाइनेंस] देख सकते हैं। हम उन्हें [अवधि] तक रखते हैं। हम इनका इस्तेमाल यह देखने के लिए नहीं करते कि आप दिन का हर मिनट कैसे बिताते हैं।
11. देर से आई टाइमशीट। हम उसी दिन आपको याद दिलाएँगे। बार-बार की देरी आपके मैनेजर का मामला है। देर से आई टाइमशीट आपका वेतन रुकने की वजह नहीं बनती।
मंज़ूरी और सुधार के खंड अपने आप में एक प्रक्रिया हैं, और टाइमशीट मंज़ूरी प्रक्रिया बताती है कि उन्हें हफ़्ते-दर-हफ़्ते कैसे चलाएँ।
क्या टाइमशीट और कामकाजी समय का रिकॉर्ड एक ही चीज़ है?
टाइमशीट अपने आप कामकाजी समय का रिकॉर्ड नहीं होती, हालाँकि एक दस्तावेज़ दोनों काम कर सकता है अगर उसे उसी हिसाब से बनाया गया हो।
EU में, Court of Justice ने Case C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 मई 2019) में फ़ैसला दिया कि सदस्य देशों को नियोक्ताओं से "एक वस्तुनिष्ठ, भरोसेमंद और सुलभ प्रणाली" बनवानी होगी जो हर कर्मचारी के रोज़ के कामकाजी समय को मापे। उस प्रणाली का रूप हर सदस्य देश तय करता है, इसलिए ब्योरा आपके राष्ट्रीय क़ानून में है।
Great Britain में, Working Time Regulations 1998 का विनियम 9 कामकाजी समय की सीमाओं के पालन को दिखाने के लिए पर्याप्त रिकॉर्ड माँगता है, जो दो साल तक रखे जाएँ। 1 जनवरी 2024 से नियोक्ता को हर कर्मचारी के रोज़ के घंटे दर्ज करने की ज़रूरत नहीं, अगर वह ऐसा किए बिना पालन दिखा सके।
व्यावहारिक कसौटी सीधी है। प्रोजेक्ट टाइमशीट तभी कामकाजी समय का रिकॉर्ड बन सकती है जब वह असल में काम किए गए सारे घंटे दर्ज करे, उस ओवरटाइम समेत जिसका बिल कभी नहीं बनेगा। जो शीट रोज़ 8 घंटे पर सीमित है, या अनुबंध के घंटों तक पहले से भरी है, वह इस पर फ़ेल होती है। इसीलिए खंड 2 कहता है कि सब कुछ दर्ज करें।
GDPR के तहत टाइमशीट निजी डेटा भी हैं। स्टाफ़ को बताना होगा कि आप उनके घंटे क्यों जमा करते हैं, उन्हें कौन देखता है और आप उन्हें कितने समय रखते हैं, और खंड 10 इसी के लिए है। प्रतिधारण अवधियाँ उद्देश्य के साथ बदलती हैं, क्योंकि टैक्स और ग्राहक-अनुबंध के नियम कामकाजी समय के नियमों से लंबे चल सकते हैं, इसलिए उस कोष्ठक को भरने से पहले अपने अकाउंटेंट से पूछें।
टाइमशीट नीति कितनी सख़्त होनी चाहिए?
टाइमशीट नीति उतनी सख़्त होनी चाहिए जितनी आपकी बिलिंग माँगती है, उससे ज़्यादा नहीं। जो फ़र्म ग्राहकों को घंटे भेजती है उसे हर लाइन पर उस फ़र्म से कहीं ज़्यादा ब्योरा चाहिए जो सिर्फ़ अपने कामों की लागत निकालती है।
| आप बिल कैसे करते हैं | इकाई | लाइन का ब्योरा | क्यों |
|---|---|---|---|
| प्रति घंटे, ग्राहक को घंटे दिखते हैं | 6 या 15 मिनट | ग्राहक के पढ़ने लायक | टाइमशीट इनवॉइस का समर्थन करती है |
| चरण के हिसाब से तय फ़ीस | 15 या 30 मिनट | चरण और काम | आपको चरण के हिसाब से लागत चाहिए, कहानी नहीं |
| मासिक रिटेनर | 15 मिनट | ग्राहक और काम | आप घंटों की जाँच इससे कर रहे हैं कि फ़ीस में क्या आता है |
| इनका मिश्रण | इनमें सबसे सख़्त, सबके लिए | ग्राहक के पढ़ने लायक | लोग हर काम पर आदतें नहीं बदलेंगे |
इकाई के लिए बिलिंग इंक्रीमेंट चार्ट दिखाता है कि हर विकल्प इनवॉइस पर क्या करता है। बिलिंग मॉडल के लिए कंसल्टेंट प्रति घंटे बनाम रिटेनर बिलिंग देखें।
टाइमशीट नीति की कौन-सी ग़लतियाँ सबसे ज़्यादा परेशानी करती हैं?
टाइमशीट नीति की सबसे ज़्यादा परेशानी करने वाली ग़लतियाँ वे हैं जो किसी के ध्यान दिए बिना आँकड़ों को ग़लत बना देती हैं।
- डायरेक्टरों को छूट देना। उनके घंटे अक्सर फ़र्म में सबसे महँगे होते हैं, और बाक़ी सब छूट को देखते हैं।
- "टाइमशीट नहीं, तो वेतन नहीं।" यह असरदार रोकथाम लगता है, और कई देशों में क़ानूनी समस्या है। टाइमशीट के पीछे लगें और वेतन दें।
- चालीस कोड। लोग वह पहला चुनते हैं जो क़रीब लगे, और रिपोर्ट का कोई मतलब नहीं रहता। कोड तभी जोड़ें जब आप उस फ़ैसले का नाम ले सकें जो वह बदलेगा।
- ओवररन को दुराचार मानना। लोग घंटे घटाकर जवाब देते हैं, और तब से आपके काम की लागत ग़लत होती है। ओवररन कोट के बारे में जानकारी है।
- ऐसी नीति जिसे कोई लागू नहीं करता। अगर टाइमशीट एक महीने तक बिना पढ़े पड़ी रहें, तो फ़र्म ने लोगों को बता दिया कि उनका कोई मतलब नहीं। एक सरल टीम टाइमशीट टेम्पलेट इस्तेमाल करें और उसे हर हफ़्ते जाँचें।
ERPFlow के साथ टाइमशीट नीति चलाना
ERPFlow में आज कोई टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। ERPFlow में टाइमशीट की मंज़ूरियाँ भी नहीं हैं, इसलिए यह नीति स्प्रेडशीट पर चलती है, और किसी ख़ास सॉफ़्टवेयर पर निर्भर नहीं है।
ERPFlow की कुछ चीज़ें इसके बगल में बैठती हैं। प्रोजेक्ट में कार्ड पर लगा समय फ़ील्ड होता है जो घंटे और मिनट में लिखा जाता है, जिसका कुल प्रोजेक्ट और ग्राहक के हिसाब से जुड़ता है पर यह दर्ज नहीं करता कि समय किसने और कब लगाया। छुट्टियाँ छुट्टी के अनुरोध और स्वीकृतियाँ सँभालती है, इसलिए आप LEAVE लाइन को स्वीकृत अनुरोध से जाँच सकते हैं। बुकमार्क टीम को नीति का लिंक रखने की एक साझा जगह देता है। जो घंटे आप बिल करते हैं वे इनवॉइस पर मात्रा और रेट के रूप में जाते हैं जो आप ख़ुद लिखते हैं।