आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
क्षमता योजना टेम्पलेट हर व्यक्ति के उस हफ़्ते के उपलब्ध घंटों को प्रोजेक्ट पर पहले से बुक घंटों के बगल में रखता है, और एक को दूसरे से घटाता है। उपलब्ध घंटे हैं अनुबंध के घंटे घटाकर छुट्टी, सार्वजनिक छुट्टियाँ और आंतरिक काम का एक तय भत्ता। सकारात्मक नतीजे का मतलब गुंजाइश है। ऋणात्मक का मतलब है कि कोई ज़रूरत से ज़्यादा बुक है।
क्षमता योजना टेम्पलेट
क्षमता योजना टेम्पलेट में हर व्यक्ति की एक पंक्ति और हर हफ़्ते की एक शीट, या ब्लॉक, होता है। यह पाँच लोगों की एक काल्पनिक प्रैक्टिस का एक हफ़्ता है:
| व्यक्ति | अनुबंध | टाइम ऑफ़ | आंतरिक | उपलब्ध | बुक | बचे | लोड |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| टीम | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
हर कॉलम का मतलब:
- अनुबंध: वे घंटे जिनके लिए व्यक्ति को उस हफ़्ते काम करने का वेतन मिलता है।
- टाइम ऑफ़: स्वीकृत छुट्टी और सार्वजनिक छुट्टियाँ, घंटों में। टाइम ऑफ़ ट्रैकर इस कॉलम को भर सकता है।
- आंतरिक: मीटिंग, एडमिन, बिक्री और ट्रेनिंग के लिए एक तय भत्ता। इसे हर व्यक्ति के लिए तय करें, क्योंकि डायरेक्टर का जूनियर से अलग होता है।
- उपलब्ध:
अनुबंध − टाइम ऑफ़ − आंतरिक। - बुक: उस हफ़्ते के लिए पहले से वादा किए प्रोजेक्ट घंटे, घंटों में, "Ben उस काम पर है" के रूप में नहीं।
- बचे:
उपलब्ध − बुक। - लोड:
बुक ÷ उपलब्ध।
कुल से पहले पंक्तियाँ पढ़ें। टीम की पंक्ति कहती है 14 घंटे ख़ाली हैं और लोड आरामदेह 89% है। Ben की पंक्ति कहती है कि वह 6 घंटे ऊपर है, उस हफ़्ते जब वह दो दिन बाहर है। टीम का कुल ठीक उसी ज़रूरत से ज़्यादा बुकिंग को छिपा देता है जिसे खोजने के लिए आपने शीट बनाई थी। यहाँ जवाब है Ben के 6 घंटे का काम Carla को देना, अगर Carla कर सके।
हफ़्ते-दर-हफ़्ते क्षमता की योजना कैसे बनाएँ?
हफ़्ते-दर-हफ़्ते क्षमता की योजना बनाने के लिए ब्लॉक को कम से कम चार हफ़्ते आगे कॉपी करें और हर हफ़्ते को एक पंक्ति में समेटें, पक्का और संभावित काम को अलग रखते हुए। इन्हें मिलाना ही वह तरीक़ा है जिससे पाइपलाइन ऐसा वादा बन जाती है जिसे आप निभा नहीं सकते।
| हफ़्ता | उपलब्ध | पक्का | संभावित | सब आ गया तो बचे |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
अब इसका इस्तेमाल करें। हफ़्ता 3 में 30 घंटे के काम की पूछताछ आती है। अगर संभावित 40 घंटे आ जाते हैं, तो आपके पास 10 बचते हैं और आप 20 कम पड़ते हैं। अगर नहीं आते, तो आपके पास 50 ख़ाली हैं। तो असली फ़ैसला यह है कि आप कौन-सा काम पसंद करेंगे, और क्या कोई भी हफ़्ता 4 में शुरू हो सकता है। यह "कुछ हफ़्तों में हम काफ़ी व्यस्त दिखते हैं" से कहीं बेहतर बातचीत है।
दूर के हफ़्ते हमेशा असल से ज़्यादा ख़ाली दिखते हैं, क्योंकि बुकिंग देर से आती हैं। हफ़्ता 4 आज 60 पक्के घंटे दिखाता है, और इसका मतलब यह नहीं कि 78 घंटे किसी ऐसे अर्थ में ख़ाली हैं जिन पर अभी भरोसा हो। आख़िरी कॉलम पर जितना आगे जाएँ, उतना ज़्यादा शक करें।
कितनी क्षमता बिना बुक छोड़नी चाहिए?
इतनी क्षमता बिना बुक छोड़ें कि आपका सामान्य ओवररन सोख सके, और उस ओवररन को किसी और के लक्ष्य से नहीं, अपने कामों से नापें।
यह एक काल्पनिक हिसाब है। पिछले आठ हफ़्तों में इस प्रैक्टिस ने 900 घंटे बुक किए और काम में 990 लगे, 10% का ओवररन। 130 घंटे उपलब्ध होने पर, वह ज़्यादा से ज़्यादा लगभग 118 बुक करे, क्योंकि 118 × 1.10 लगभग 130 है। हफ़्ता 1 के 116 ठीक-ठीक बैठते हैं। हफ़्ता 2 के 146 उपलब्ध के मुक़ाबले 128 पक्के घंटे भी बैठते हैं, पर 12 संभावित घंटे उसे 140 तक ले जाएँगे, उस लगभग 133 से ऊपर जो सुरक्षित है।
यह हिसाब चलाने के लिए आपको हर काम पर असल घंटों का रिकॉर्ड चाहिए। इसके बिना ऐसे आँकड़े पर प्लान करें जिसका आप बचाव कर सकें, और डेटा मिलने पर उसे फिर देखें। बजट घंटे बनाम असल घंटे और टीम टाइमशीट टेम्पलेट की गाइडें बताती हैं कि इसे कैसे जमा करें।
क्या क्षमता योजना और यूटिलाइज़ेशन एक ही हैं?
क्षमता योजना और यूटिलाइज़ेशन एक नहीं हैं: क्षमता योजना आगे देखती है और यूटिलाइज़ेशन पीछे। क्षमता योजना पूछती है कि अगले हफ़्ते के लिए आपके वादा किए घंटे समाएँगे या नहीं। यूटिलाइज़ेशन पूछता है कि पिछले महीने के घंटों का कितना हिस्सा बिल योग्य था। इस टेम्पलेट में लोड एक योजना है, और वह 90% पर हो सकता है जबकि बिल योग्य यूटिलाइज़ेशन कहीं कम निकले, क्योंकि बुक घंटों में गैर-बिल योग्य प्रोजेक्ट काम शामिल हो सकता है। यूटिलाइज़ेशन बनाम बिल योग्य घंटे की गाइड उस माप को समझाती है, और सर्विस टीमों के लिए रिसोर्स प्लानिंग बताती है कि कौन-सा काम किसे दें।
क्षमता योजना कहाँ बिगड़ती है?
क्षमता योजना आम तौर पर इसलिए बिगड़ती है कि वह घंटों को असल से ज़्यादा अदला-बदली योग्य, या ज़्यादा ताज़ा मान लेती है।
- सारे घंटे एक जैसे घंटे नहीं होते। Carla के 8 ख़ाली घंटे काम नहीं आते अगर ओवरफ़्लो स्ट्रक्चरल काम है जो सिर्फ़ Ben कर सकता है। स्किल का कॉलम जोड़ें, या विशेषज्ञों की योजना अलग बनाएँ।
- डायरेक्टर 40 घंटे पर। Elin का 20 घंटे का आंतरिक भत्ता उस योजना के बीच का अंतर है जो काम करती है और उसके जिसमें हर काम उसी पर रुका रहता है।
- पूरे आदमी की बुकिंग। "Ben इस हफ़्ते Riverside वाले काम पर है" जोड़ा नहीं जा सकता। घंटे माँगें, मोटे ही सही।
- इसका कोई मालिक नहीं। जिस योजना को तीन लोग कभी-कभार अपडेट करें वह पखवाड़े में ग़लत हो जाती है। उसे एक व्यक्ति को दें, हर हफ़्ते तय समय के लिए।
- छुट्टी देर से आती है। हफ़्ते के अपडेट से पहले छुट्टी का लॉग देखें, बाद में नहीं।
ERPFlow के साथ क्षमता की योजना बनाना
ERPFlow में क्षमता योजना नहीं है। वह किसी व्यक्ति के उपलब्ध घंटों का कुल नहीं निकालता, उन्हें बुकिंग के सामने नहीं रखता और यह नहीं दिखाता कि कौन ज़्यादा बुक है, इसलिए यह टेम्पलेट स्प्रेडशीट में चलता है।
इसके कुछ इनपुट ERPFlow में हैं। किसी व्यक्ति के स्टाफ़ रिकॉर्ड में कैलेंडर टैब है, महीने या हफ़्ते के हिसाब से, जो उसके बुक करने योग्य घंटे, बुकिंग, टाइम ऑफ़ और सार्वजनिक छुट्टियाँ दिखाता है। छुट्टियाँ टीम कैलेंडर पर दिखाती हैं कि कौन बाहर है, और अनुरोध लॉग को CSV के रूप में निर्यात किया जा सकता है। प्रोजेक्ट में कार्ड पर असाइन किए गए लोग और डेडलाइन होती हैं, जो यह निकालने में मदद करती हैं कि किसने क्या वादा किया है, हालाँकि कार्ड में आने वाले घंटों का कोई अनुमान नहीं होता।
एक शब्द पर ध्यान दें: ERPFlow में "बुकिंग" बुकिंग पेज से तय हुई अपॉइंटमेंट है। जो व्यवसाय अपॉइंटमेंट बेचते हैं, उनके लिए वह सचमुच उनका कैलेंडर है। इस टेम्पलेट में बुक कॉलम का मतलब वादा किए प्रोजेक्ट घंटे हैं, और उन्हें आप ख़ुद भरेंगे।