Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um abrechenbare Stunden je Projekt zu erfassen, geben Sie jedem Projekt vor Arbeitsbeginn einen eigenen Code, lassen jeden Zeiteintrag ein Projekt nennen, halten Datum, Person, Tätigkeit und Stunden fest und markieren jeden Eintrag als abgerechnet, sobald er auf einer Rechnung gelandet ist. Die Summen je Projekt zeigen dann, was geleistet, abgerechnet und noch nicht abgerechnet ist.
Die allgemeinen Regeln für die Erfassung von Stunden stehen im Ratgeber abrechenbare Stunden erfassen. Dieser Ratgeber behandelt, was sich ändert, wenn das Projekt die Einheit ist, nach der Sie auswerten.
Warum abrechenbare Stunden je Projekt statt je Kunde erfassen?
Abrechenbare Stunden je Projekt zu erfassen ist wichtig, weil ein Kunde mehrere Aufträge zu unterschiedlichen Bedingungen haben kann und eine Summe auf Kundenebene verbirgt, wie jeder einzelne läuft. Ein erfundenes Beispiel: Ein Kunde hat ein Website-Projekt zum Festpreis mit einem Budget von 40 Stunden und eine Betreuung, die nach Stunden abgerechnet wird. In einem Monat erfassen Sie 60 Stunden für diesen Kunden.
Nach Kunde sehen 60 Stunden nach einem guten Monat aus. Nach Projekt sind es 52 Stunden für die Website, also 12 über einem Budget, das niemand bezahlen wird, und nur 8 Stunden, die Sie abrechnen können. Das sind zwei verschiedene Gespräche, und eine Kundensumme löst keines von beiden aus.
Wie richten Sie ein Projekt für die Zeiterfassung ein?
Richten Sie ein Projekt für die Zeiterfassung ein, indem Sie einen kurzen Eintrag dazu schreiben, bevor jemand eine Stunde erfasst. Mehr braucht ein kleiner Betrieb nicht:
| Feld | Beispiel | Was es bestimmt |
|---|---|---|
| Code | P-105 | Was die Leute bei jedem Eintrag eingeben. Siehe Projektnummerierung |
| Kunde | Alder Foods | Auf wessen Rechnung es kommt |
| Abrechnungsbasis | Zeit und Material, mit Obergrenze | Ob die Stunden abgerechnet oder nur gemessen werden |
| Satz | 110 € pro Stunde | Was jede abgerechnete Stunde wert ist |
| Stundenbudget | 80 | Das Frühwarnsignal |
| Status | Offen | Steht dort „Geschlossen“, sollte niemand mehr darauf erfassen |
Der Status leistet mehr, als man denkt. Ohne ihn erfassen die Leute weiter auf das letzte Projekt, an das sie sich erinnern, und Stunden landen auf einem Auftrag, der im Juni abgerechnet und geschlossen wurde.
Was gehört in einen Zeiteintrag für ein Projekt?
Ein Zeiteintrag für ein Projekt braucht das Datum, die Person, den Projektcode, die Tätigkeit, die Stunden, eine Kennzeichnung für abrechenbare Zeit und später die Rechnungsnummer. Zwei Regeln halten ihn ehrlich:
- Ein Eintrag, ein Projekt. Wenn ein Tag drei Projekte betraf, sind es drei Einträge.
- Kein Code, kein Raten. Arbeit, die zu keinem Projekt gehört, kommt auf einen internen Code, nie auf das nächstbeste offene Projekt.
Erfassen Sie auch nicht abrechenbare Projektzeit, etwa Nacharbeit oder eine interne Prüfung, entsprechend gekennzeichnet. Sie können sie nicht berechnen, aber sie gehört zu dem, was der Auftrag gekostet hat. Die Regeln für diese Kennzeichnung stehen in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden.
Wie sehen Sie abgerechnete und offene Stunden je Projekt?
Abgerechnete und offene Stunden je Projekt sehen Sie in einer laufenden Tabelle mit einer Zeile je Projekt, die Sie jeden Monat aus Ihren Zeiteinträgen neu aufbauen. In dieser erfundenen Tabelle muss jede Zeile eine Summe erfüllen: geleistet entspricht abgerechnet plus abgeschrieben plus offen.
| Projekt | Satz | Stundenbudget | Geleistet | Abgerechnet | Abgeschrieben | Offen | Budget übrig |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 Prüfung | 90 € | 60 | 52,5 | 40,0 | 1,5 | 11,0 | 7,5 |
| P-105 Neuauftritt | 110 € | 80 | 78,0 | 64,0 | 0 | 14,0 | 2,0 |
| P-106 Betreuung | 75 € | keines | 17,25 | 17,25 | 0 | 0 | k. A. |
Jede Spalte sagt Ihnen, was zu tun ist:
- Offen: Bei P-104 wartet Arbeit im Wert von 990 € auf die Rechnung (11 Stunden zu 90 €), bei P-105 sind es 1.540 € (14 zu 110 €). Das sind 2.530 € geleistete Arbeit, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben. Wenn Sie sie in Ihrer Buchführung ausweisen, gehört sie in einen WIP-Bericht.
- Budget übrig: P-105 hat 97,5 % seiner Stunden verbraucht. Bei einer Obergrenze warnen Sie den Kunden, bevor Sie 80 erreichen, und lassen sich jede Erweiterung vorher zusagen.
- Abgeschrieben: P-104 hat 1,5 Stunden verschenkt. Bei einem Projekt ist das nichts. Derselbe Grund, der sich über zehn Projekte wiederholt, bedeutet, dass Ihre Schätzungen überarbeitet werden müssen, wie Abschreibung auf Leistung und Forderungsausfall erklärt.
Bei einem Festpreisprojekt entfällt die Spalte „Abgerechnet“, weil die Rechnung den Festpreis oder eine Etappe davon berechnet. Behalten Sie „Geleistet“ und „Budget übrig“ und lesen Sie den Ratgeber Budget gegen tatsächliche Stunden.
Wie verhindern Sie, dass Projektstunden doppelt abgerechnet werden oder fehlen?
Verhindern Sie doppelt abgerechnete oder fehlende Projektstunden, indem Sie bei der Abrechnung die Rechnungsnummer in jeden Eintrag schreiben und vor jedem Abrechnungslauf die obige Summe prüfen. Ein Eintrag mit Nummer ist abgerechnet. Ein Eintrag ohne Nummer ist es nicht und bleibt im nächsten Monat noch da.
Beheben Sie Fehler danach, wie weit sie schon gewandert sind. Vor der Abrechnung ordnen Sie den Eintrag dem richtigen Projekt zu. Nach der Abrechnung lassen Sie den Eintrag unangetastet und korrigieren die Rechnung ordentlich, mit einer Gutschrift oder einer berichtigten Rechnung, damit die Zeiterfassung weiter mit dem übereinstimmt, was Sie verschickt haben.
Stunden je Projekt in ERPFlow erfassen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Außerdem gibt es keine Projektsätze oder -budgets, keine Zeitberichte pro Person und keine Kennzeichnung „abgerechnet“ an Stunden, die laufende Tabelle oben bleibt also in Ihrer Tabellenkalkulation.
Was ERPFlow heute kann, ist Stunden an ein Projekt zu binden. So funktionieren Projekte bietet den vollständigen Überblick:
- Das Projekt: Ein Projekt ist ein Board mit Spalten, die Sie benennen. Verknüpfen Sie es mit einem Kunden, und es erscheint in dessen Datensatz.
- Die Stunden: Jede Karte hat ein Feld für die aufgewendete Zeit, eingegeben in Stunden und Minuten. Die Projektliste summiert Karten und aufgewendete Zeit für jedes Projekt, archivierte Karten eingeschlossen, und der Reiter „Projekte“ beim Kunden summiert sie über alle Boards.
- Die Grenzen: Eine Karte enthält eine einzige Zahl, ohne Datum und ohne Aufteilung nach Personen, verwenden Sie also eine Karte je Tätigkeit oder je Abrechnungszeitraum.
- Abgerechnetes und Offenes trennen: Fügen Sie Spalten wie „Zu berechnen“ und „Berechnet“ hinzu und verschieben Sie die Karten. Das Board summiert keine Spalte, aber der CSV-Export liefert Projekt, Spalte und aufgewendete Zeit jeder Karte in Minuten, die eine Tabellenkalkulation addieren kann.
- Abrechnen: Die Zeit auf Karten wird nicht zu Rechnungspositionen. Lesen Sie die Summe ab, wählen Sie auf der Rechnung eine Dienstleistung mit Ihrem Stundenpreis und tippen Sie die Stunden als Menge ein. Sie können die Rechnung unter Verknüpfte Dokumente mit dem Projekt verknüpfen.
Unbegrenzte Projekte gibt es in jedem Tarif, der Free-Tarif begrenzt jedoch Karten auf insgesamt 10, archivierte eingeschlossen.