Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Projekte in ERPFlow sind Kanban-Boards. Jedes Board hat Spalten, die Sie benennen, und Karten, die durch sie wandern, und eine Karte trägt ihre zugewiesenen Personen, Frist, aufgewendete Zeit, Dateien und Kommentare. Sie können in jedem Tarif so viele Boards führen, wie Sie brauchen, und jedes mit einem Kunden und dessen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verknüpfen.
Was ist ein Projekt in ERPFlow?
Ein Projekt in ERPFlow ist ein Board. Projekte in der Seitenleiste öffnet die Liste, eine Tabelle mit Name, Kunde, Karten und Aufgewendete Zeit, die Sie durchsuchen und per Klick auf eine Spaltenüberschrift sortieren können.
Jede Organisation beginnt mit einem Board, das als Standard markiert ist. Dort landet eine Karte, wenn kein anderes Board genannt wird. Als Standard festlegen verschiebt diese Markierung auf ein anderes Board. Die Funktionsseite Projekte zeigt eine gezeichnete Vorschau eines Boards.
Wie sollten Sie Arbeit auf Boards aufteilen?
Teilen Sie Boards danach auf, was Sie summieren wollen, denn die Kundenverknüpfung und die Zeitsumme eines Projekts gehören zum Board und nicht zur Karte.
| Sie wollen sehen | Legen Sie ein Board an je | Der Haken |
|---|---|---|
| Zeit und Fortschritt je Auftrag | Auftrag | Viele Boards, archivieren Sie also jedes, wenn der Auftrag endet |
| Alles für einen langjährigen Kunden | Kunde | Eine Summe, die immer weiterwächst, Aufträge unterscheiden sich nur über die Karte |
| Den Arbeitsfluss eines Teams | Team oder Arbeitsbereich | Kein einzelner Kunde zum Verknüpfen, also keine Summe je Kunde |
Ein Kunde kann mehrere Boards haben. Seine Seite listet jedes mit Kartenzahl und aufgewendeter Zeit auf, danach eine Zeile Gesamt. Wenn Sie Ihre Aufträge nummerieren, hilft der Ratgeber zum Projektnummernsystem bei der Benennung der Boards.
Wie richten Sie die Spalten eines Boards ein?
Ein neues Board beginnt mit drei Spalten: To do, In progress und Done. Öffnen Sie Spalten, um sie umzubenennen, jeder Spalte eine Farbe zu geben und die Reihenfolge mit Nach oben und Nach unten festzulegen. Spalten lassen sich nicht ziehen.
Karten hier gelten als erledigt markiert eine Spalte als abgeschlossen. Eine Karte, die dort ankommt, wird als abgeschlossen vermerkt, und beim Verlassen wird der Vermerk gelöscht. Ein Board kann mehrere solcher Spalten haben oder keine. Spalte löschen fragt, wohin die Karten sollen.
Spalten gehören zu einem Board, jedes Board kann also seinem eigenen Ablauf folgen. Ein erfundener Küchenmonteur könnte auf jedem Auftragsboard Aufgemessen, Material bestellt, Vor Ort, Nachbesserung und Fertig verwenden, während das Büro ein schlichtes Board mit drei Spalten führt.
Was steht auf einer Karte?
Eine Karte braucht nur einen Titel. Alles andere ist optional.
| Feld | Was es enthält | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Titel | Bis zu 500 Zeichen | Das Suchfeld des Boards liest ihn und die Beschreibung |
| Beschreibung | Bis zu 5.000 Zeichen | Die Karte zeigt eine einzeilige Vorschau |
| Spalte | Wo die Karte steht | Hier gesetzt oder durch Ziehen |
| Frist | Datum und Uhrzeit | Die Wahl eines Datums trägt 18:00 Uhr ein, das Sie ändern können |
| Aufgewendete Zeit | Stunden und Minuten, eingetippt | Eine Summe je Karte, keine Liste von Einträgen |
| Zugewiesene Personen | Personen Ihrer Organisation | Jede wird benachrichtigt. Sie melden sich bei ERPFlow an |
| Mitarbeiter | Verknüpfungen zu Personaldatensätzen | Zur Information, für jemanden, der sich nicht anmelden muss |
| Anhänge | Dateien bis zu 50 MB je Datei | Zählen zu Ihrem Speicherkontingent |
| Kommentare | Ein Verlauf auf der Karte | Neueste zuerst, mit Autor und Zeit, geänderte Kommentare sind als bearbeitet gekennzeichnet |
Klicken Sie auf eine Karte, um sie in einer Seitenleiste zu bearbeiten, oder wählen Sie Vollansicht öffnen für ihre eigene Seite mit den Reitern Details, Anhänge und Kommentare und einem Link, den Sie mit Kolleginnen und Kollegen teilen können.
Ein Board hat außerdem eine eigene Seite Anhänge für Dokumente, die zum ganzen Auftrag gehören, etwa das Briefing oder den unterschriebenen Vertrag. Dateien des Boards und Dateien der Karten werden getrennt geführt.
Wie funktionieren Fristen auf einer Karte?
Die Frist einer Karte erscheint als Chip, und die Karte wird gelb markiert, wenn noch drei Arbeitstage oder weniger bleiben, und rot, wenn noch ein Arbeitstag oder weniger bleibt. Sobald die Frist verstrichen ist, bleibt die Karte rot und der Chip zeigt Überfällig.
Es zählen nur Montag bis Freitag, in der Zeitzone der betrachtenden Person, und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Eine Karte, die am Montag um 10:00 Uhr fällig ist, wird also am Mittwoch davor um 10:00 Uhr gelb und am Freitag um 10:00 Uhr rot. Eine Karte in einer Erledigt-Spalte wird nie markiert.
Diese Markierungen erscheinen nur auf dem Board. Wenn eine Frist näher rückt, wird weder eine E-Mail noch sonst etwas an jemanden geschickt.
Wie arbeiten Menschen auf einem Board zusammen?
Jedes Mitglied, dessen Rolle Projekte ansehen darf, sieht jedes Board, und es gibt keine privaten Projekte. Projekte ansehen lässt jemanden Boards und Kommentare lesen. Projekte verwalten lässt ihn Karten anlegen und bearbeiten und Kommentare schreiben. Die eingebaute Rolle Mitglied beginnt mit beidem, und eine Inhaberin oder ein Admin kann das unter Rollen und Berechtigungen ändern. Um Personen hinzuzufügen, siehe Team einladen.
Benachrichtigungen gibt es bewusst nur wenige:
- Die Zuweisung zu einer Karte benachrichtigt diese Person in der App und per E-Mail.
- Wechselt eine Karte die Spalte, werden die zugewiesenen Personen und ihr Ersteller nur in der App benachrichtigt.
- Kommentare lösen keine Benachrichtigung aus, und es gibt keine @-Erwähnungen.
Wenn also ein Kommentar gelesen werden muss, sagen Sie es der Person oder weisen Sie sie der Karte zu.
Was passiert, wenn Sie eine Karte verschieben, kopieren oder archivieren?
| Aktion | Was geschieht | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Ziehen | Verschiebt die Karte innerhalb einer Spalte oder zwischen Spalten, per Maus oder Tastatur, und speichert sofort | Nichts |
| In anderes Projekt verschieben… | Dieselbe Karte geht in eine Spalte eines anderen Boards, mit ihren Dateien und Kommentaren | Ihre Zeit wandert auch in die Summe dieses Boards |
| Kopieren nach… | Eine neue Karte mit Titel, Beschreibung, Frist, aufgewendeter Zeit, zugewiesenen Personen und Mitarbeitern | Dateien und Kommentare werden nicht kopiert, und die kopierte Zeit zählt in den Summen ein zweites Mal |
| Archivieren | Die Karte verlässt das Board und kommt in das Archiv dieses Boards, und Wiederherstellen bringt sie in dieselbe Spalte zurück | Sie zählt weiter in Karten und Aufgewendete Zeit des Boards |
| Endgültig löschen | Entfernt eine archivierte Karte, ihre Dateien und ihre Kommentare | Es lässt sich nicht rückgängig machen |
Ganze Boards werden genauso archiviert und wiederhergestellt, unter dem Reiter Archiviert. Das Löschen eines Boards ist endgültig und nimmt alle seine Karten und Dateien mit. Ein aktives Board bleibt Ihnen immer erhalten.
Wie hängen Projekte mit Kunden und Dokumenten zusammen?
Ein Board verknüpft sich über sein optionales Feld Kunde mit einem Kunden. Es erscheint dann auf der Seite dieses Kunden unter Verknüpft → Projekte. Das Löschen des Kunden hebt nur die Verknüpfung des Boards auf, die Karten bleiben also erhalten.
Angebote, Aufträge und Rechnungen können unter Verknüpfte Dokumente mit einem Projekt verknüpft werden. Ein Dokument zeigt jeweils auf ein Projekt, und beim Umwandeln eines Angebots oder Auftrags bleibt das Projekt seiner Quelle erhalten. Die Verknüpfung ist intern, sie wird also nie auf das PDF gedruckt oder an den Kunden gesendet.
Was können ERPFlow-Projekte nicht?
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel, und Zeit auf einer Karte wird nicht zu Rechnungspositionen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Der Ratgeber zum Erfassen von Zeit als Teammitglied beschreibt, was das Feld Aufgewendete Zeit heute leistet.
Der Rest ist ein schlichtes Nein:
- Geld: keine Sätze, Budgets, Kostenrechnung je Projekt oder Rentabilität.
- Auswertungen zu Personen: keine Zeitberichte je Person, keine Freigaben und keine Berichte zu Auslastung und Kapazität.
- Ansichten: kein Gantt-Diagramm, kein Kalender, keine Liste und keine Ansicht „meine Karten“.
- Kartenstruktur: keine Vorlagen, Labels, Prioritäten, Checklisten, Unteraufgaben, Abhängigkeiten oder wiederkehrenden Karten.
- Erinnerungen: keine Fristerinnerungen oder Eskalationen.
- Native App: Das Board ist eine responsive Webseite, die im Browser eines Telefons genutzt wird.
Ihr erstes Projekt in ERPFlow einrichten
- Öffnen Sie Projekte und wählen Sie Neues Projekt. Geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie, wenn es für einen Kunden ist, den Kunden.
- Öffnen Sie Spalten und benennen Sie sie so um, wie die Arbeit abläuft.
- Wählen Sie Neue Aufgabe für die erste Karte und ergänzen Sie dann eine Frist und zugewiesene Personen.
- Legen Sie das Briefing oder den Vertrag auf der Seite Anhänge des Boards ab.
Wenn Ihre Aufgaben in einem anderen Werkzeug liegen, importieren Sie sie aus einer CSV-Datei. Legen Sie zuerst die Boards und Spalten an, denn die Datei nennt sie. Sie enthält Titel, Beschreibung, Projekt, Spalte, Frist und aufgewendete Zeit in ganzen Minuten, aber keine zugewiesenen Personen, Dateien oder Kommentare.
Boards sind in jedem Tarif unbegrenzt. Der Tarif Free begrenzt Karten auf 10 über alle Boards hinweg, archivierte eingeschlossen, und hat ein Mitglied. Kostenpflichtige Tarife haben kein Kartenlimit und enthalten mehr Mitglieder. Ein Board lädt bis zu 500 Karten auf einmal, archivieren Sie auf einem stark genutzten Board also die fertigen.