Projektnummern vergeben: so richten Sie ein Nummernsystem ein

Um ein Projektnummernsystem einzurichten, wählen Sie ein Format aus Jahr und fortlaufender Folge, etwa 2026-042, führen ein einzeiliges Register aller vergebenen Nummern und verwenden oder ändern nie eine Nummer. Setzen Sie die Nummer an den Anfang jedes Boards, Ordners, jeder Datei und jedes E-Mail-Betreffs, die zum Projekt gehören.

Was macht eine gute Projektnummer aus?

Eine gute Projektnummer kennzeichnet einen Auftrag für immer und ist kurz genug, um sie am Telefon zu sagen. Diese beiden Forderungen schließen die meisten raffinierten Schemata aus.

Welches Projektnummernformat sollten Sie verwenden?

Die meisten kleinen Unternehmen sollten das Jahr und eine dreistellige Folge nehmen. Wählen Sie etwas Komplizierteres nur, wenn Sie das Problem benennen können, das es löst.

Planen Sie bei der Breite Wachstum ein. Drei Stellen geben Ihnen 999 Projekte im Jahr, und vier wirken lächerlich bei einem Unternehmen, das 30 anlegt.

Wann sollte ein Projekt seine Nummer bekommen?

Ein Projekt sollte seine Nummer bekommen, wenn der Auftrag gewonnen ist, nicht wenn Sie zum ersten Mal anbieten. Nummerieren Sie jede Anfrage, füllt sich Ihre Folge mit Arbeit, die Sie nie gemacht haben, und 2026-042 sagt Ihnen nicht mehr viel.

Wenn Sie auch auf Angebote verweisen müssen, geben Sie ihnen eine eigene Reihe, etwa P-2026-118, und notieren Sie die Projektnummer daneben, sobald das Angebot zum Auftrag wird. Beide Nummern bleiben dann ehrlich: Die eine zählt Angebote, die andere Aufträge.

Wie behandeln Sie Phasen, Nachträge und Teilprojekte?

Behandeln Sie Phasen und Nachträge mit einem Suffix an der ursprünglichen Nummer, damit die Basisnummer sich nie ändert und alle zugehörigen Arbeiten zusammen sortiert werden.

Der Test für eine neue Nummer ist, ob Sie deren Kosten und Rechnungen getrennt vom ersten Auftrag sehen wollen. Wenn nicht, ist es ein Suffix oder einfach eine weitere Karte auf demselben Board.

Wie sieht ein Projektregister aus?

Ein Projektregister ist eine einzige Liste mit einer Zeile je vergebener Nummer, und es ist der einzige Teil des Systems, der verhindert, dass zwei Personen dieselbe Nummer nehmen. Hier ein erfundenes Beispiel.

Geben Sie einer Person die Aufgabe, Nummern zu vergeben, oder halten Sie die Tabelle gemeinsam und nehmen Sie die nächste freie Zeile. Ein stornierter Auftrag bleibt auf der Liste, wie hier 2026-043.

Wenn Sie von einem älteren Schema umsteigen, nummerieren Sie vergangene Aufträge nicht um. Beginnen Sie die neue Reihe heute, und wo ein neuer Auftrag an einen alten anschließt, notieren Sie die alte Referenz, wie in der letzten Zeile. Alte Dateien bleiben unter ihren alten Nummern auffindbar.

Sollten Projektnummern und Rechnungsnummern verknüpft sein?

Projektnummern und Rechnungsnummern sollten getrennt bleiben, mit der Projektnummer als Referenz auf der Rechnung. Eine Rechnungsnummer hat eine rechtliche Aufgabe: Nach Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie muss sie fortlaufend sein, auf einer oder mehreren Reihen beruhen und die Rechnung eindeutig kennzeichnen. Eine Projektnummer hat keine dieser Pflichten.

Die Richtlinie erlaubt mehr als eine Reihe, aber eine eigene Rechnungsreihe je Projekt hinterlässt Hunderte, die Sie erklären müssen, und jede mit einer Lücke provoziert eine Frage. Führen Sie eine Rechnungsfolge und lesen Sie den Ratgeber zum Nummerieren von Rechnungen, um sie einzurichten.

Setzen Sie dann die Projektreferenz auf die Rechnung, in die Zeilenbeschreibung oder die Notizen:

Rückwärtiger Anbau, Stufe 2 von 4, Ihre Projektreferenz 2026-042.

Wo sollte die Projektnummer erscheinen?

Die Projektnummer sollte überall zuerst stehen, wo jemand später nach dem Auftrag suchen könnte. Hier die üblichen Stellen.

• Ordner: 2026-042 Rückwärtiger Anbau. Mit der Nummer zuerst sortieren die Ordner nach dem Datum der Anlage.
• Dateinamen: 2026-042 Statik Berechnungen Rev B.pdf. Vermeiden Sie / und \, die Pfadtrenner sind.
• E-Mail-Betreffs: [2026-042] Planrevision B, damit eine Suche den ganzen Verlauf findet.
• Angebote und Rechnungen: als Referenz auf dem Dokument.
• Zeitnachweise und Lieferantenbestellungen: damit Kosten dem Auftrag zugeordnet werden können. Siehe abrechenbare Stunden je Projekt erfassen.

Zwei Tabellenfallen können ein gutes Format zerstören. Kurzformen wie 26-04 oder 2026-04 können sich beim Tippen oder Öffnen in Excel in Datumsangaben verwandeln, was eine dreistellige Folge vermeidet. Einfache Zahlen mit führenden Nullen, etwa 00042, verlieren ihre Nullen auf dieselbe Weise, behalten Sie also einen Buchstaben oder Bindestrich in der Nummer. Testen Sie Ihr Format, indem Sie es in ein leeres Blatt tippen und eine CSV davon öffnen, bevor Sie sich festlegen.

Projekte in ERPFlow nummerieren

Projekte in ERPFlow sind Boards mit Namen und haben keine automatische Projektnummer und keinen Zähler für die nächste Nummer. Tippen Sie die Nummer an den Anfang des Board-Namens, etwa 2026-042 Rückwärtiger Anbau, und führen Sie das Register anderswo. Der Ratgeber zu So funktionieren Projekte behandelt Boards und Karten.

• Einen Auftrag finden: Die Suche der Board-Liste findet den Namen des Boards und den Namen oder das Unternehmen des verknüpften Kunden, und die Spalte Name sortiert. Nummern fester Breite bringen die Boards in Ordnung.
• Dokumente: Rechnungen, Angebote und Aufträge nummerieren sich selbst in eigenen Folgen, etwa INV-2026-0042. Das Präfix legen Sie unter Einstellungen → Unternehmensangaben fest. Es lässt sich nicht je Projekt einstellen, und das ist so gewollt.
• Ein Projekt verknüpfen: Ein Angebot, Auftrag oder eine Rechnung kann unter Verknüpfte Dokumente mit einem Board verknüpft werden. Diese Verknüpfung ist intern und wird nicht gedruckt.
• Dem Kunden die Nummer zeigen: Tippen Sie sie in die Zeilenbeschreibung der Rechnung oder in die Notizen, die beide gedruckt werden. Auch das Feld Bestellnummer wird gedruckt, geht aber als Bestellreferenz in die E-Rechnung, heben Sie es sich also für die eigene Bestellnummer des Kunden auf, falls er eine hat.
• Boards umbenennen: Der CSV-Import von Projektkarten verweist über den Namen auf ein Board, und das Board muss schon existieren. Boards vor dem Import zu nummerieren erspart es, die Datei neu zu machen.

Projekte in ERPFlow tragen weder Budgets noch Kosten je Projekt, die Nummer hilft Ihnen also, einen Auftrag zu finden, und liefert keinen Auftragskostenbericht.