كيف تُصدر فاتورة لعميل (خطوة بخطوة)

لإصدار فاتورة لعميل، اتفق أولًا على السعر وشروط الدفع، ثم أصدر مستندًا برقم فريد وبيانات الطرفين وتاريخ الإصدار ووصف للعمل والمبالغ وضريبة القيمة المضافة إن وُجدت وتاريخ استحقاق وطريقة الدفع. أرسله بصيغة PDF إلى من يسدد الفواتير، ثم تابعه حتى يُدفع.

للفاتورة مهمتان. الأولى طلب المال، والثانية، إن كان نشاطك مسجّلًا في ضريبة القيمة المضافة، أنها سجل ضريبي قد يستردّ عميلك به الضريبة. المهمة الضريبية هي التي تحدد ما يجب أن يظهر على الفاتورة. أما مهمة التحصيل فعليك أنت إتقانها، لأن قواعد ضريبة القيمة المضافة لا تشترط تاريخ استحقاق ولا بيانات مصرفية.

ما الذي يجب أن تتضمنه الفاتورة؟

يجب أن تتضمن فاتورة ضريبة القيمة المضافة في الاتحاد الأوروبي البيانات المذكورة في المادة 226 من توجيه ضريبة القيمة المضافة. هذه هي البيانات بالترتيب الذي تملؤها به، مع رقم البند والخطأ الذي يتكرر في كل واحد منها.

هذه القائمة هي ما يطلبه قانون ضريبة القيمة المضافة. تاريخ الاستحقاق وبيانات الدفع ليسا فيها، وأنت تحتاج إليهما على أي حال. قد تكون الفاتورة بدونهما صحيحة تمامًا ومع ذلك لا تُدفع.

تتغير القائمة في بعض الحالات:

• في المملكة المتحدة، يعطي دليل HMRC لضريبة القيمة المضافة قائمة مشابهة جدًا في الفقرة 16.3.1، ويطلب وقت التوريد، المعروف بالنقطة الضريبية.
• إذا لم تكن مسجّلًا في ضريبة القيمة المضافة، فأنت لا تحصّل ضريبة ولا تصدر فاتورة ضريبية. ومع ذلك تطلب قائمة GOV.UK للفواتير العادية رقمًا فريدًا وبيانات الطرفين ووصفًا واضحًا وتاريخ التوريد وتاريخ الفاتورة والمبالغ.
• للمبالغ الصغيرة، يجب على دول الاتحاد الأوروبي السماح بفاتورة مبسّطة حتى 100 يورو (المادة 220a، مع استثناءات لبعض المبيعات عبر الحدود). وتسمح المملكة المتحدة بفاتورة مبسّطة حتى 250 جنيهًا إسترلينيًا إذا وافق العميل (الفقرة 16.6.1 من دليل HMRC).
• قد تضيف دولتك المزيد. تغطي المادة 226 ضريبة القيمة المضافة فقط. وقد يضيف قانون الشركات أو القانون الضريبي بيانات مثل رقم التسجيل، لذا اسأل محاسبك مرة واحدة وضمّن الجواب في قالبك.

شُرح كل حقل بالتفصيل في حقول قالب الفاتورة الضريبية.

كيف تُصدر فاتورة لعميل خطوة بخطوة

1. اتفق على السعر والشروط أولًا. ضع النطاق والسعر وشروط الدفع في عرض سعر أو في بريد إلكتروني ردّ عليه العميل. الفاتورة مكان سيئ ليعرف العميل فيه كم يكلّفه الأمر.
2. اجمع بيانات الفوترة قبل أن تحتاج إليها. تحتاج إلى الاسم القانوني والعنوان والرقم الضريبي إن وُجد ورقم أمر الشراء إن وُجد والعنوان الذي تُرسل إليه الفواتير. من تعاقد معك لا يعرف هذه البيانات غالبًا، فاطلب منه أن يستعلم عنها.
3. اختر لحظة الفوترة. قد تكون عند الإنجاز، أو عند دفعة مقدّمة، أو على مراحل، أو شهريًا. الجدول أدناه يساعدك.
4. اكتب البنود بحيث يعتمدها شخص غريب. موظف الحسابات الذي لم يلتقِ بك سيمرّر «لافتة واجهة محل، 2.4 م، رُكّبت في 10 أبريل». أما «لافتات» فستثير استفسارًا.
5. احسب الضريبة على كل بند. تخضع المبيعات المحلية عادةً لمعدّل بلدك. وإذا عبر البيع الحدود فاقرأ أولًا كيف تُصدر فواتير لعملاء الاتحاد الأوروبي أو كيف تُصدر فواتير لعملاء دوليين.
6. حدّد التواريخ. تاريخ الإصدار هو اليوم. اجعل تاريخ الاستحقاق تاريخًا فعليًا محسوبًا من شروط الدفع، لأن «28 أبريل 2026» يترك جدلًا أقل من «صافي 14 يومًا».
7. اذكر طريقة الدفع. أعطِ اسم الحساب وIBAN وBIC، واطلب رقم الفاتورة مرجعًا للدفع كي تطابق المبلغ عند وصوله.
8. أصدرها ثم اتركها. عند الإصدار يُمنح الرقم وتصبح الفاتورة نهائية. الخطأ المكتشف لاحقًا يُعالَج بـإشعار دائن أو بإلغاء وإعادة إصدار، وليس بتعديل صامت.
9. أرسلها إلى صندوق البريد الصحيح. أرسل ملف PDF إلى بريد قسم الحسابات مع نسخة لجهة اتصالك، في رسالة قصيرة تذكر الرقم والمبلغ وتاريخ الاستحقاق في أول سطورها. تأكد من أن PDF يكفي، فبعض الدول تشترط الآن فواتير إلكترونية مهيكلة. بلجيكا تفعل ذلك بين الأنشطة الخاضعة لضريبة القيمة المضافة منذ 1 يناير 2026.
10. سجّل الدفعة أو تابعها. دوّن تاريخ الاستحقاق. إذا لم يصل المال في اليوم التالي فابدأ سلسلة التذكيرات.

فاتورة كاملة محلولة

هذا مثال مُخترَع: صانع لافتات يفوتر مقهى على لافتة جديدة لواجهة المحل، بضريبة قيمة مضافة 20% للتوضيح.

ثلاثة خيارات في هذه الفاتورة مقصودة. يظهر تاريخ التوريد لأنه يختلف عن تاريخ الإصدار. فإذا أصدرت الفاتورة يوم انتهائك من العمل أدى تاريخ واحد المهمتين. ويظهر في بند التصميم عدد الساعات والسعر لأن HMRC تعدّ السعر بالساعة سعر الوحدة للخدمة (الفقرة 16.3.2)، بينما اللافتة سلعة واحدة بسعرها الكامل. ورقم أمر شراء العميل مذكور لأن بعض أقسام الحسابات لا تصرف الدفعة بدونه.

متى يجب أن ترسل الفاتورة؟

يجب أن ترسل الفاتورة فور حلول لحظة الفوترة المتفق عليها، لأن شروط الدفع تُحسب عادةً من تاريخ الفاتورة أو من وقت استلام العميل لها.

قواعد ضريبة القيمة المضافة تضع الحد الأقصى. في المملكة المتحدة تصدر الفاتورة الضريبية عادةً خلال 30 يومًا من النقطة الضريبية (الفقرة 16.2.3 من دليل HMRC). وفي الاتحاد الأوروبي يجب أن تُفوتَر الخدمات العابرة للحدود الخاضعة للتكليف العكسي بحلول اليوم الخامس عشر من الشهر التالي (المادة 222)، ويستطيع كل بلد وضع حدود لبقية التوريدات.

ماذا يحدث إذا لم يكن للفاتورة تاريخ استحقاق متفق عليه؟

الفاتورة التي لا يوجد لها موعد دفع متفق عليه تُعدّ متأخرة بعد 30 يومًا من استلام العميل لها، أو بعد 30 يومًا من التسليم إن جاء لاحقًا، وذلك للعملاء من الأنشطة في الاتحاد الأوروبي (المادة 3 من توجيه التأخر في الدفع) وفي المملكة المتحدة (GOV.UK).

لذا إذا أردت 14 يومًا فاتفق على 14 يومًا قبل أن تبدأ. كتابتها على الفاتورة لأول مرة أضعف من وجودها في عرض السعر الذي قبله العميل. يمكن أن تصل الشروط المتفق عليها بين الأنشطة إلى 60 يومًا، ولا تتجاوزها إلا إذا نُصّ عليها صراحةً وكانت منصفة.

لماذا تُعاد الفواتير؟

تُعاد الفواتير عادةً لأن قسم الحسابات لا يستطيع مطابقتها بشيء سبق اعتماده. هذه أمور تراجعها قبل الضغط على الإرسال:

• جهة قانونية خاطئة. العقد مع شركة قابضة والفاتورة باسم المحل.
• غياب رقم أمر الشراء، حين لا يقبل نظام العميل فاتورة بدونه.
• وصف لا يستطيع أحد اعتماده. من سيدفع لم يحضر الاجتماع.
• إجمالي يختلف عن عرض السعر، بلا بند يشرح السبب.
• رقم ضريبي ناقص أو خاطئ، وقد يمنع العميل من استرداد الضريبة.
• صندوق بريد خاطئ. جهة اتصالك في إجازة، والفاتورة في إجازة معها.

إصدار الفواتير للعملاء في ERPFlow

في ERPFlow تبدأ الفاتورة مسوّدة مرتبطة بـسجل العميل. تضيف البنود وتختار خدمة أو منتجًا ليملأ الوصف والسعر، مع خصم اختياري ومعدّل ضريبة لكل بند. يبدأ تاريخ الاستحقاق بعد 14 يومًا من تاريخ الإصدار ويمكنك تغييره. اسمك القانوني ورقمك الضريبي وعنوانك وبياناتك المصرفية تأتي من الإعدادات > معلومات الأعمال.

يمنح إصدار الفاتورة رقمها، مثل INV-2026-0042، ويجعلها نهائية. ويرسل إرسال بالبريد الإلكتروني ملف PDF بأي لغة من 19 لغة ويسجّل التسليم. بعد ذلك يتتبّع تسجيل دفعة الدفعات الكاملة أو الجزئية، ويعرض مرشّح متأخرة ما تأخر، ويرسل إرسال تذكير بالدفع تذكيرًا بالبريد، فاتورة واحدة في كل مرة.

هناك حدود يجب أن تعرفها. لا يوجد في ERPFlow حقل منفصل لتاريخ التوريد، فإذا اختلف عن تاريخ الإصدار فاكتبه في وصف البند أو في الملاحظات. لا يوجد دفع بالبطاقة عبر الإنترنت. ولا يتحقق ERPFlow من الأرقام الضريبية في VIES ولا يختار معدّلًا حسب بلد العميل. وتُصدَّر الفواتير الإلكترونية بصيغة Peppol BIS Billing 3.0 XML لتمررها إلى مشغّل الفواتير الإلكترونية لديك، ولا يرسلها ERPFlow بنفسه عبر شبكة Peppol.