كيف تُصدر فاتورة اتفاق شهري

لإصدار فاتورة اتفاق شهري، أصدر فاتورة بالرسم المتفق عليه في التاريخ نفسه كل شهر، واذكر الفترة التي تغطيها، وحدد تاريخ الاستحقاق الذي ينص عليه اتفاقك. فوتر العمل خارج الاتفاق في بند مستقل. الفوترة مقدّمًا، بحيث يصل الدفع قبل بدء الشهر، هي العادة الأكثر أمانًا.

ماذا يجب أن تقول فاتورة الاتفاق الشهري؟

تحتاج فاتورة الاتفاق الشهري إلى كل ما تحتاجه الفاتورة العادية، وإلى الفترة التي تغطيها والاتفاق الذي تستند إليه وأي إضافات. الفترة هي ما يتركه الناس، ولا يستطيع قسم حسابات العميل ترميز الفاتورة إلى الشهر الصحيح بدونها.

هذا مثال مُخترَع، فاتورة مؤرخة 25 مارس لشهر أبريل، من وكالة تفوتر رسمها مقدّمًا.

أي نوع من الاتفاقات الشهرية تفوتر؟

«الاتفاق الشهري» (retainer) يشمل ثلاثة ترتيبات مختلفة، ولكل منها فوترة مختلفة. تقصد وكالات التسويق والمستشارون غالبًا النوعين الأولين. أما المحامون فكثيرًا ما يقصدون الثالث.

قد يخضع المال المحتجز على الحساب لقواعد أموال العملاء، لذا ينبغي أن يتحقق مكتب المحاماة من الجهة المنظِّمة له قبل نسخ أي شيء هنا. وإذا كنت ما زلت تقرر بين اتفاق شهري والفوترة بالساعة، فراجع الفوترة بالساعة مقابل الاتفاق الشهري للمستشار.

هل تفوتر الاتفاق الشهري مقدّمًا أم بعد انتهاء الشهر؟

فوترة الاتفاق الشهري مقدّمًا هي الخيار الأفضل عادةً، لأن المال يصل قبل العمل، والعميل الذي يتوقف عن الدفع يمكن إيقاف العمل له قبل أن تخسر كثيرًا. هكذا يبدو كل منهما لعمل شهر ديسمبر.

فاتورة اتفاق شهري مؤرخة في نوفمبر لعمل ديسمبر تنتمي عادةً إلى ديسمبر في حساباتك لا إلى نوفمبر. أخبر من يمسك دفاترك بأي طريقة تفوتر، كي يقع الإيراد في الشهر الصحيح.

متى تستحق ضريبة القيمة المضافة على فاتورة الاتفاق الشهري؟

تستحق ضريبة القيمة المضافة على الاتفاق الشهري عمومًا فترةً بفترة، مع تقديمها بدفعة مسبقة. تعدّ المادة 64 من توجيه ضريبة القيمة المضافة الخدمة ذات الدفعات المتتالية منجزة عند انتهاء كل فترة، وتجعل المادة 65 الضريبة مستحقة عند استلام دفعة مسبقة. ويمكن للدول الأعضاء التفاوت بموجب المادة 66.

وفي المملكة المتحدة يقول الإشعار 700 من HMRC إن للتوريد المستمر نقطة ضريبية كلما أصدرت فاتورة ضريبية أو استلمت دفعة، أيهما أسبق (الفقرة 14.3). فتقع فاتورة اتفاق شهري صادرة في 25 مارس لشهر أبريل في الإقرار الذي يغطي 25 مارس. وتتيح الفقرة نفسها إصدار فاتورة ضريبية واحدة تغطي دفعات منتظمة حتى سنة، تسرد صافي كل دفعة وتاريخ استحقاقها ومعدل الضريبة والضريبة. وهذا يناسب عميلًا يريد مستندًا واحدًا.

كيف تفوتر الساعات الزائدة أو الناقصة عن الاتفاق الشهري؟

تُفوتَر الساعات الزائدة أو الناقصة عن الاتفاق الشهري بقاعدة اتفقتما عليها مسبقًا، لا بقاعدة تسوّيانها كل شهر. تحتاج القاعدة إلى ثلاثة أجزاء: كم تكلّف الساعة الإضافية، وهل تُرحَّل الساعات غير المستخدمة، ومتى تسقط الساعات المرحَّلة.

هذا مثال مُخترَع. وكالة تتقاضى €2,000 شهريًا مقابل 20 ساعة. الساعة الإضافية بـ€110. الساعات غير المستخدمة تُرحَّل إلى الشهر التالي فقط.

على مدى الربع يكون ذلك 3 × €2,000 + €220، أي €6,220 صافيًا. وبضريبة قيمة مضافة 20% يدفع العميل €7,464 إجمالًا. أرسل عدد الساعات مع كل فاتورة، لأن العميل الذي يرى الجدول لا يستفسر عن البند.

صياغة للاتفاق:

الاتفاق الشهري: €2,000.00 زائد ضريبة القيمة المضافة لكل شهر ميلادي، يغطي حتى 20 ساعة من الدعم التسويقي. يُفوتَر في اليوم 25 من الشهر السابق ويُدفع قبل اليوم الأول. الساعات غير المستخدمة تُرحَّل إلى الشهر التالي فقط، ثم تسقط. الساعات فوق الحصة بسعر €110.00 للساعة، وتُفوتَر في الفاتورة التالية. يجوز لأي من الطرفين إنهاء هذا الاتفاق بإشعار كتابي مدته 30 يومًا.

الأخطاء التي تجعل الاتفاقات الشهرية تتسرب

• بند يذكر الشهر الخطأ. قالب نُسخ إلى الأمام واسم الشهر الماضي عليه يثير استفسارًا، والاستفسار يؤخر الدفع.
• نطاق بلا حدود. إذا لم يقل الاتفاق ما هو خارجه، انتهى كل شيء داخله.
• ساعات لا يعدّها أحد. لا تستطيع فوترة زيادة لم تسجّلها، ولا الدفاع عن الرسم بدون العدّ.
• رسم لا يتحرك أبدًا. ضع مراجعة سنوية في الاتفاق، وراجع دليل رسائل رفع الأسعار لمعرفة كيف ترفعه.
• شروط تسبق العمل. Net 30 على اتفاق شهري مقدّم يحوّله إلى فوترة بعد الانتهاء. ينبغي أن تستحق شروط الدفع بحلول اليوم الأول من الشهر.

إعداد فاتورة اتفاق شهري في ERPFlow

في ERPFlow تفوتر الفاتورة المتكررة اتفاقًا شهريًا وفق جدول. هي تصدر الفواتير ولا تحصّل مالًا أبدًا: لا شيء يخصم من بطاقة ولا يأخذ دفعة، فيدفع العميل كالمعتاد وتسجّل أنت الدفعة. وتُرسل تذكيرات فواتير الاتفاق الشهري المتأخرة يدويًا.

افتح إحدى فواتير العميل واختر اجعلها متكررة، أو ابدأ من الفواتير > المتكررة. اضبطها على شهري، واختر التاريخ الأول وشروط الدفع، ثم اختر إرسال بالبريد إلى كل عميل أو إنشاء مسوّدات. تملأ خدمة بسعرها البند. كل تشغيل ينشئ فاتورة عادية واحدة لكل عميل، مؤرخة بيوم التشغيل، تقبل الدفعات والتذكيرات كأي فاتورة أخرى، وتُحتسب ضمن حد الفواتير الشهري لخطتك.

تتكرر البنود كما هي تمامًا، بلا حقل للشهر. صُغ البند بحيث يبقى صحيحًا، مثل «اتفاق شهري: خدمات الشهر الميلادي التالي لتاريخ الفاتورة»، أو استخدم إنشاء مسوّدات واكتب الشهر وأي إضافات في كل مسوّدة قبل إصدارها. والمسوّدات هي أيضًا الطريقة لإدخال الإضافات في الفاتورة، إذ لا توجد فوترة نسبية ولا فوترة حسب الاستخدام. والعميل الذي له جدولان يتلقى فاتورتين، لا فاتورة واحدة مدمجة أبدًا.

لبطاقة في المشاريع حقل الوقت المستغرق، يُكتب بالساعات والدقائق ويُجمع لكل مشروع ولكل عميل، فيستطيع أن يحمل عدّك مقابل الحصة. لكن ذلك الوقت لا يتحول إلى بنود فاتورة: تُفوتَر الساعات بإدخال سعر وكمية في الفاتورة. سيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا.