آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
لتحويل الساعات القابلة للفوترة إلى فاتورة، أغلق سجل الوقت عند تاريخ إغلاق، وراجع الإدخالات، وجمّعها في بضعة بنود، واضرب الساعات في السعر المتفق عليه، وأضف الضريبة، واذكر الفترة التي يغطيها العمل. وأبقِ السجل المفصّل في متناولك، فهو أول ما يطلبه العميل حين يفاجئه رقم.
ماذا يجب أن تعرض فاتورة الساعات؟
يجب أن تعرض فاتورة العمل بالساعة ما أُنجز، وكم منه، وبأي سعر، ومتى. في الاتحاد الأوروبي، يجب أن تذكر فاتورة ضريبة القيمة المضافة «مدى الخدمات المقدَّمة وطبيعتها»، وسعر الوحدة دون الضريبة، وتاريخ التوريد أو إتمامه حيث يختلف عن تاريخ الإصدار (المادة 226 من توجيه ضريبة القيمة المضافة).
وفي العمل بالساعة، المدى هو عدد الساعات، وسعر الوحدة هو السعر بالساعة، وتاريخ التوريد هو فترة العمل. وبقية الحقول المطلوبة في حقول نموذج فاتورة ضريبة القيمة المضافة موضَّحة. وتضيف القواعد الوطنية إلى هذه، وللدول خارج الاتحاد الأوروبي قواعدها.
ما مقدار التفصيل في بنود الفاتورة؟
بند واحد لكل عمل ولكل سعر يناسب أغلب العملاء. وأي تفصيل أدق مكانه ملخص وقت يُرسل مع الفاتورة، لأن فاتورة من 60 بندًا تدعو إلى جدال من 60 بندًا.
| العميل أو العقد | ما يجب أن تعرضه البنود |
|---|---|
| عمل واحد بسعر واحد | بند واحد: العمل، الفترة، الساعات، السعر |
| عدة أعمال أو مراكز تكلفة | بند لكل عمل، ليُرمَّز كل منها على حدة |
| أسعار مختلفة بحسب الدرجة | بند لكل عمل ولكل سعر |
| عقد يحدد صيغة، كما تفعل شركات التأمين والجهات العامة غالبًا | بنود ملخصة، مع مستندات داعمة بالصيغة التي يطلبها العقد تمامًا |
| عمل بسقف أو بتقدير | البنود المعتادة، مع الإجمالي المتراكم مقابل السقف في رسالتك المرافقة |
من سجل الوقت إلى الفاتورة خطوة بخطوة
- حدّد تاريخ الإغلاق. نهاية الشهر، أو نهاية العمل، أو ما اتفقتم عليه. الساعات بعد ذلك التاريخ تنتظر الفاتورة التالية.
- لاحق الوقت الناقص. اجمع إدخالات الجميع قبل أن تراجع أي شيء.
- رشّح السجل إلى هذا العميل، وهذه الفترة، قابل للفوترة ولم يُفوتر بعد.
- راجعه كما سيراه العميل. أعد صياغة الإدخالات الغامضة، واستبعد إعادة العمل الناتجة عن أخطائك، وتحقق من السعر.
- قرّب مرة واحدة، باستخدام وحدة الفوترة في الاتفاق.
- جمّع في بنود واجمع الساعات بحسب العمل والسعر.
- طابق. الساعات المسجّلة، ناقص الساعات غير المحمّلة، يجب أن تساوي الساعات المفوترة.
- أضف المصروفات في بنود مستقلة. انظر كيف تفوتر المصروفات القابلة للاسترداد.
- أصدرها، ثم اختم السجل. اكتب رقم الفاتورة بجانب كل إدخال، حتى لا تُفوتر أي ساعة مرتين.
مثال محلول: شهر من الساعات في ثلاثة بنود
هذا مثال مُختلَق. شركة استشارات صغيرة تغلق مارس 2026 لعميل واحد. يفوتر المستشار الأول 120 € في الساعة، والمحلل 75 €، عبر عملين. إدخال واحد بـ1.50 ساعة محلل كان إعادة عمل لخطأ ارتكبته الشركة، فلا يُحمَّل.
| العمل والدرجة | الساعات المسجّلة | غير محمّلة | الساعات المفوترة | السعر | الصافي |
|---|---|---|---|---|---|
| مراجعة السوق، مستشار أول | 14.50 | 0.00 | 14.50 | 120 € | 1,740.00 € |
| مراجعة السوق، محلل | 23.50 | 1.50 | 22.00 | 75 € | 1,650.00 € |
| ورقة مجلس الإدارة، مستشار أول | 6.00 | 0.00 | 6.00 | 120 € | 720.00 € |
| الإجمالي | 44.00 | 1.50 | 42.50 | 4,110.00 € |
ضريبة 20% تضيف 822.00 €، فيكون إجمالي الفاتورة 4,932.00 €.
المطابقة هي الصف الأخير: 44.00 − 1.50 = 42.50. إذا لم تتفق هذه الأرقام، فقد ضاع إدخال أو احتُسب مرتين، وأرخص بكثير أن تكتشف ذلك الآن. أما هل تعرض الساعات الـ1.50 على الفاتورة مجاملةً فقرار منفصل، يغطيه التخفيض مقابل الشطب.
صياغة يمكنك نسخها
وصف بند يجيب عن الأسئلة المعتادة:
مراجعة السوق، مستشار أول، من 1 إلى 31 مارس 2026: 14.50 ساعة بسعر 120.00 € للساعة.
رسالة مرافقة تستبق الاستفسار:
مرفق فاتورتنا عن مارس: 42.50 ساعة موزعة بين مراجعة السوق وورقة مجلس الإدارة. وملخص الوقت مرفق أيضًا، لتروا فيما صُرفت الساعات. يرجى إخباري إن احتاج أي بند إلى نظرة ثانية.
وهناك نسخ أخرى في دليل قوالب رسائل الفواتير.
لماذا يستفسر العملاء عن فواتير الساعات؟
يستفسر العملاء عن فواتير الساعات حين يفاجئهم الإجمالي، أكثر مما يستفسرون لأنهم يشككون في الساعات.
- تجاوز التقدير دون تنبيه. أخبرهم قبل أن تتجاوز، وهم ما زالوا قادرين على تغيير الخطة.
- إدخالات تبدو كمذكراتك الشخصية. «لقاء داخلي» يقول للعميل إنه يدفع ثمن اجتماعاتك.
- فاتورة متأخرة. ساعات من ثلاثة أشهر مضت يصعب التحقق منها ويسهل الاعتراض عليها.
- سعر لم يذكره أحد. اتفق على أي زيادة أولًا. وفي دليل رسالة رفع الأسعار الصياغة المناسبة.
فوترة الساعات القابلة للفوترة في ERPFlow
ليس في ERPFlow مؤقّت ولا سجلات دوام اليوم، والوقت المسجّل على بطاقة مشروع لا يتحول إلى بنود فاتورة. وسيتوفر تتبّع الوقت، بما في ذلك تحويل الوقت المتتبَّع إلى فواتير، قريبًا.
اليوم تفوتر الساعات بإدخالها. أنشئ خدمة بسعر ساعتك، واحدة لكل درجة إن اختلفت أسعارك، وأضفها إلى فاتورة جديدة. اختيارها يملأ الوصف والسعر. اكتب الساعات في الكمية، وهي تقبل منزلتين عشريتين، وأضف العمل والفترة إلى الوصف، واختر معدّل الضريبة لذلك البند. ليس في ملف PDF عمود للوحدة، فاكتب «ساعات» في الوصف.
- أمر شراء العميل يُكتب في حقل رقم الطلب، وهو يُطبع على ملف PDF.
- ملخص الوقت يجب أن يُرسل منفصلًا. الملفات في بطاقة المرفقات على الفاتورة داخلية ولا تُرسل بالبريد إلى العميل أبدًا، فأرسل الملخص بنفسك أو ضع الأرقام الرئيسية في وصف البند أو في الملاحظات.
- المشروع يمكن ربطه تحت المستندات المرتبطة، وهي داخلية أيضًا.
- بعد الإصدار، تصبح الفاتورة نهائية. ويُصحَّح الرقم الخاطئ بـوضع علامة ملغاة وتكرار.
إذا كنت تستخدم المشاريع، فإجمالي الوقت المستغرق على البطاقة مقارنة مفيدة بسجلك، مع أنه بلا تواريخ ولا تقسيم بحسب الشخص.