آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
روجعت القواعد والأرقام المأخوذة من مصادر أخرى بتاريخ 6 نوفمبر 2026. هذه الأمور تتغيّر، فتأكّد من المصدر قبل أن تعتمد عليها.
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
سلسلة رسائل التذكير بفاتورة متأخرة هي مجموعة مخطَّطة من الرسائل تزداد حزمًا مع الوقت: تنبيه ودّي في اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق، وطلب موعد دفع في اليوم 7، ومكالمة هاتفية في اليوم 14، وتصعيد في اليوم 21، وإشعار أخير في اليوم 30.
الغاية من السلسلة أن تقرر مرة واحدة، مسبقًا. إرسال رسالة اليوم 7 أسهل بكثير حين يقول الجدول ذلك من أن تتساءل هل تبدو ملحًّا.
ما الجدول الجيد لتذكيرات الفواتير المتأخرة؟
الجدول الجيد لتذكيرات الفواتير المتأخرة يبدأ في اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق ويصل إلى قرار بحلول اليوم 30 تقريبًا. أرقام الأيام هذه نقطة انطلاق معقولة وليست شرطًا قانونيًا، فاقصرها للفواتير الصغيرة والعملاء الجدد.
| متى | كيف | النبرة | ما تريده |
|---|---|---|---|
| قبل الاستحقاق بـ3 أيام (اختياري) | بريد إلكتروني | مساعدة | اكتشاف مشكلة أوراق والوقت يسمح |
| بعد يوم | بريد إلكتروني | تفترض سهوًا | الدفع أو سببًا |
| بعد 7 أيام | بريد إلكتروني | مباشرة | موعد دفع |
| بعد 14 يومًا | هاتف، ثم بريد يؤكد | حازمة | السبب الحقيقي والتزامًا |
| بعد 21 يومًا | بريد إلى شخص مسؤول | جدية | انتباه من يستطيع القرار |
| بعد 30 يومًا | إشعار أخير مكتوب | رسمية | الدفع، أو قرارك بالخطوة التالية |
أوقف السلسلة فور وصول المال أو حين يطرح العميل استفسارًا حقيقيًا. لا شيء يزعج عميلًا جيدًا مثل تذكير ثالث بفاتورة دفعها يوم الثلاثاء، فتحقق من حسابك المصرفي قبل كل تذكير.
تذكير قبل تاريخ الاستحقاق
يستحق التذكير قبل تاريخ الاستحقاق الإرسال للفواتير الكبيرة وأول فاتورة لعميل جديد، لأنه يكشف هل الفاتورة في نظام أحد، والوقت ما زال يسمح بالإصلاح.
الموضوع: الفاتورة [الرقم] تستحق في [تاريخ الاستحقاق]
مرحبًا [الاسم]،
تنبيه سريع بأن الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ] تستحق في [تاريخ الاستحقاق]. أرفقت نسخة لتوفّر عليك البحث عنها. وإذا كانت عند شخص آخر للاعتماد فأخبرني من هو وسأرسلها إليه مباشرة.
شكرًا، [اسمك]
التذكير الأول: تأخر يوم واحد
ينبغي أن يفترض التذكير الأول سهوًا بريئًا وأن يسهّل الدفع. أرفق الفاتورة، فقد يكون العميل فقدها.
الموضوع: الفاتورة [الرقم] كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق]: [المبلغ]
مرحبًا [الاسم]،
الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ] كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق]، ولا أرى دفعة حتى الآن. مرفقة نسخة. إن كانت في الطريق فشكرًا لك، ولا تلتفت إلى هذه الرسالة. وإن كان شيء يعطّلها فرُدّ عليّ وسأساعد في حله.
شكرًا، [اسمك]
التذكير الثاني: تأخر 7 أيام
ينبغي أن يطلب التذكير الثاني تاريخًا، لأن سؤالًا له جواب محدد أصعب تجاهلًا من طلب عام بالدفع.
الموضوع: الفاتورة [الرقم]، متأخرة 7 أيام: يُرجى تأكيد موعد الدفع
مرحبًا [الاسم]،
الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ] كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق] وقد تأخرت الآن 7 أيام. هل تخبرني بالتاريخ الذي ستُدفع فيه؟ وإذا كانت تنتظر اعتمادًا أو أمر شراء أو أي شيء آخر مني، فأخبرني بما ينقص وستصلك اليوم.
شكرًا، [اسمك]
الخطوة الثالثة: هاتف عند اليوم 14، ثم تأكيد كتابي
ينبغي أن تكون الخطوة الثالثة مكالمة هاتفية، لأن البريد يمكن تجاهله، والسؤال المباشر يحصل عادةً على جواب. اطلب من يعتمد المدفوعات أو يديرها، والتزم بثلاثة أسئلة:
- هل الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ] مجدولة للدفع؟
- وإن لم تكن، فما الذي يجب أن يحدث لتُدفع؟
- أي تاريخ أستطيع تدوينه؟
ثم دوّن ذلك كتابةً في اليوم نفسه. السجل المكتوب لما وُعد به هو ما يمنح الخطوة التالية قوتها.
الموضوع: بعد مكالمتنا: الفاتورة [الرقم]، الدفع قبل [التاريخ المتفق عليه]
مرحبًا [الاسم]،
شكرًا على وقتك اليوم. كما اتفقنا، سيُدفع مبلغ [المبلغ] للفاتورة [الرقم] قبل [التاريخ المتفق عليه]. وإذا تغيّر هذا التاريخ فأخبرني قبل أن يمر.
شكرًا، [اسمك]
التذكير الرابع: تأخر 21 يومًا، إلى شخص مسؤول
ينبغي أن يذهب التذكير الرابع إلى من له سلطة على الدفع، وأن يعرض التسلسل كاملًا كي لا يضطر إلى السؤال.
الموضوع: الفاتورة [الرقم]، متأخرة 21 يومًا: [المبلغ]
مرحبًا [اسم المسؤول]،
أكتب إليك لأن الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ]، التي كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق]، تأخرت الآن 21 يومًا. ذكّرنا [جهة الاتصال] في [التواريخ] وتحدثنا في [التاريخ]، حين وُعد بالدفع قبل [التاريخ المتفق عليه]. ولم يصل المبلغ.
يُرجى ترتيب الدفع قبل [التاريخ]. من حقنا فرض فائدة تأخير وتعويض على هذه الفاتورة، وأفضّل كثيرًا تسويتها دونهما.
مع التحية، [اسمك]
استخدم هذه الفقرة الثانية للعملاء التجاريين فقط. المستهلكون الأفراد غير مشمولين بقوانين التأخر في الدفع، كما يشرح كيف تفرض غرامة تأخير.
الإشعار الأخير: تأخر 30 يومًا
ينبغي أن يذكر الإشعار الأخير المبلغ، والموعد النهائي، والشيء الوحيد الذي ستفعله إذا انقضى الموعد. اكتب الخطوة التي ستتخذها فعلًا فقط، لأن تهديدًا لا يتبعه شيء يعلّم العميل أن ينتظر حتى تتعب.
الموضوع: إشعار أخير: الفاتورة [الرقم]، [المبلغ]، تُدفع قبل [التاريخ]
تحية طيبة [الاسم]،
الفاتورة [الرقم] بمبلغ [المبلغ]، التي كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق]، تأخرت 30 يومًا رغم تذكيراتنا في [التواريخ].
إذا لم يصلنا الدفع كاملًا قبل [التاريخ]، فسوف [نحيل الدين إلى وكالة تحصيل / نرفع دعوى أمام المحكمة] دون إشعار آخر، وسنطالب بفائدة وتكاليف تحصيل إضافة إلى المبلغ أعلاه.
إذا كنت تعترض على أي جزء من هذه الفاتورة، فأخبرني كتابةً قبل ذلك التاريخ وبيّن السبب. مرفقة نسخة من الفاتورة.
مع التحية، [اسمك]
أربعة عشر يومًا موعد نهائي شائع. في إنجلترا وويلز، يتوقع التوجيه الإجرائي بشأن السلوك قبل الدعوى رسالة تذكر أساس المطالبة والوقائع وكيفية حساب المبلغ، ويعدّ 14 يومًا مدة معقولة للرد في قضية بسيطة.
ماذا لو دفع العميل جزءًا أو اعترض على جزء؟
إذا دفع العميل جزءًا من الفاتورة أو اعترض على جزء منها، فينبغي أن يطلب تذكيرك فقط ما لا يزال مستحقًا وغير محل خلاف. إرسال المبلغ الكامل مرة أخرى هو أشيع طريقة لتحويل دفعة متأخرة إلى جدال.
هذا مثال مُخترَع. إجمالي الفاتورة €2,304.00: ثلاثة بنود صافيها €390 و€1,250 و€280، زائد ضريبة قيمة مضافة 20%. يستفسر العميل عن بند €1,250.
| الصافي | الضريبة 20% | الإجمالي | |
|---|---|---|---|
| البند المعترَض عليه | €1,250.00 | €250.00 | €1,500.00 |
| البنود غير المعترَض عليها | €670.00 | €134.00 | €804.00 |
| الفاتورة | €1,920.00 | €384.00 | €2,304.00 |
فتطلب €804.00 الآن.
الموضوع: الفاتورة [الرقم]: استفسارك عن [البند] والمبلغ غير المعترَض عليه
مرحبًا [الاسم]،
شكرًا على طرح الاستفسار عن [البند]. سأعود إليك بشأنه قبل [التاريخ]. باقي الفاتورة ليس محل خلاف، فيُرجى دفع [المبلغ غير المعترَض عليه] قبل [التاريخ] بينما نسوّي [المبلغ المعترَض عليه] المتبقي.
شكرًا، [اسمك]
وإذا كان قد دفع جزءًا دون استفسار:
الموضوع: الفاتورة [الرقم]: ما زال [الرصيد] مستحقًا
مرحبًا [الاسم]،
شكرًا على [المبلغ المدفوع] المستلم في [التاريخ]. يبقى [الرصيد] على الفاتورة [الرقم]، التي كان استحقاقها في [تاريخ الاستحقاق]. متى أتوقع الباقي؟
شكرًا، [اسمك]
ما الذي يجب ألا يقوله تذكير الدفع أبدًا؟
يجب ألا يقول تذكير الدفع أبدًا شيئًا لا تستطيع إثباته، لأنه قد ينتهي أمام محكمة أو وكالة تحصيل.
- تهديد لن تنفذه. بمجرد تجاهله تقل قيمة كل رسالة لاحقة.
- رسم لا تستحقه. الفائدة القانونية للعملاء التجاريين، وعقد المستهلك يحتاج إلى بند صحيح خاص به.
- الإجمالي الكامل حين يكون جزء منه قد دُفع.
- أي شيء موجه إلى جمهور. إخبار آخرين بأن عميلًا يدين لك قد ينشئ مشكلة قانونية أكبر من الدين، فأبقِه بينك وبينه.
ماذا يحدث بعد الإشعار الأخير؟
بعد الإشعار الأخير تقرر هل الدين يستحق الملاحقة، وينبغي أن تتخذ هذا القرار في الموعد النهائي بدل أن تتركه يتأجل. الخيارات المعتادة:
- إيقاف مزيد من العمل، إذا كان عقدك يسمح بذلك.
- الاستعانة بوكالة تحصيل. تأخذ عادةً حصة مما تستردّه، فقارنها بالدين.
- رفع دعوى أمام المحكمة. في إنجلترا وويلز تستطيع رفع المطالبة عبر الإنترنت. وللمطالبات العابرة للحدود في الاتحاد الأوروبي حتى 5,000 يورو ينطبق الإجراء الأوروبي للمطالبات الصغيرة في كل دولة من دول الاتحاد الأوروبي عدا الدنمارك.
- شطبه، واسأل محاسبك عن إعفاء ضريبة القيمة المضافة على الدين المعدوم. راجع تخفيض القيمة مقابل الشطب.
إذا تكرر هذا فانظر في شروطك قبل تذكيراتك. شروط دفع واضحة ودفعات مقدّمة من العملاء الجدد تفعل لك أكثر مما تفعله رسالة أحسن صياغة.
إرسال تذكيرات الدفع في ERPFlow
تذكيرات ERPFlow يدوية، بنقرة لكل فاتورة. في فاتورة متأخرة، يفتح إرسال تذكير بالدفع نافذة بعنوان العميل معبّأ، ويرسل تذكيرًا بالبريد ومعه ملف PDF، يذكر عدد أيام التأخر ويطلب الإجمالي، أو المبلغ المتبقي في فاتورة مدفوعة جزئيًا. ثم تعرض صفحة الفاتورة متى خرج آخر تذكير. لا يُرسل شيء وفق جدول، فالسلسلة أعلاه عليك أنت تشغيلها.
صياغة تلك الرسالة ثابتة، بلغة الفاتورة. تقول إن سجلاتك تُظهر أن الدفع متأخر وتطلب من العميل تجاهلها إذا كان قد دفع، وهذا يناسب التذكير الأول. ولا تستطيع طلب تاريخ ولا التصعيد ولا ذكر الفائدة. لهذه استخدم تنزيل PDF وأرسل القوالب أعلاه من بريدك الخاص، ثم أضف تعليقًا على الفاتورة لتسجّل ما أرسلته. التعليقات داخلية ولا تُطبع على ملف PDF.
ولا يظهر الإجراء إلا بعد أن تتأخر الفاتورة، فالتذكير قبل تاريخ الاستحقاق يأتي من بريدك الخاص أيضًا.
لمعرفة ما يحتاج إلى متابعة، استخدم علامتي التصفية متأخرة ومدفوعة جزئيًا في قائمة الفواتير، أو رقمي المستحق والمتأخر في لوحة التحكم، أو تبويب التحليلات في العميل. يرسل ERPFlow بريدًا إلى فريقك مرة واحدة، في الليلة التي تلي مرور تاريخ الاستحقاق، ما لم تكن الإشعارات معطّلة. ولا يوجد فيه تقرير أعمار الذمم المدينة ولا يحسب غرامات التأخير.