آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
رسالة الفاتورة التي يستطيع العملاء التصرف بناءً عليها تضع أربع معلومات في أول سطرين: رقم الفاتورة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق وطريقة الدفع. أرفق الفاتورة بصيغة PDF، وسمِّ الملف بوضوح، وأرسلها إلى من يعتمد المدفوعات، واكتب سطر موضوع يمكن العثور عليه بالبحث بعد ستة أسابيع.
قد لا يكون القارئ قد سمع بك من قبل. اكتب له هو، وليس لجهة الاتصال التي تحدثت معها.
ماذا يجب أن يقول سطر موضوع رسالة الفاتورة؟
يجب أن يذكر سطر موضوع رسالة الفاتورة كلمة «فاتورة» والرقم واسم نشاطك، وإن كان فيه متسع فالمبلغ وتاريخ الاستحقاق، لأن هذا ما سيبحث عنه أحدهم حين تحين دورة الدفع.
| ضعيف | أفضل | السبب |
|---|---|---|
| فاتورة | الفاتورة INV-2026-0042 من Harbour Signs: €2,304.00 تستحق 28 أبريل | يسهل العثور عليها، وتجيب عن أول سؤال دون فتحها |
| فاتورة مرفقة | الفاتورة INV-2026-0042، أمر الشراء 5518، Harbour Signs | كثيرًا ما تطابق أقسام الحسابات برقم الطلب |
| مارس | الاتفاق الشهري لمارس: الفاتورة INV-2026-0061 من Harbour Signs | كلمة «مارس» وحدها لن تظهر في البحث |
قالب رسالة الفاتورة القياسية
تصلح رسالة الفاتورة القياسية لأي فاتورة روتينية إلى عميل يعرفك. بدّل التفاصيل بين القوسين.
الموضوع: الفاتورة [الرقم] من [نشاطك]: [المبلغ] تستحق [تاريخ الاستحقاق]
مرحبًا [الاسم]،
مرفقة الفاتورة [الرقم] عن [ما تشمله]. الإجمالي [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة، ويستحق في [تاريخ الاستحقاق].
يُرجى الدفع بتحويل مصرفي إلى [اسم الحساب]، IBAN [IBAN]، مع كتابة [الرقم] مرجعًا.
إذا لم يتطابق شيء مع ما توقعته، فرُدّ على هذه الرسالة وسأعالجه.
شكرًا، [اسمك]
السطر الذي يدعو إلى الاستفسار أهم مما يبدو. مشكلة تُثار اليوم تكلّفك يومًا. والمشكلة نفسها حين تُثار في تاريخ الاستحقاق تكلّفك مدة الدفع كلها، وتبدأ من جديد.
رسالة لأول فاتورة إلى عميل جديد
يجب أن تؤكد رسالة أول فاتورة الأوراق أيضًا، لأن هذا هو الوقت الذي يظهر فيه عنوان خاطئ أو سجل مورّد ناقص.
الموضوع: أول فاتورة من [نشاطك]: [الرقم]، [المبلغ] تستحق [تاريخ الاستحقاق]
مرحبًا [الاسم]،
هذه أول فاتورة لنا، [الرقم]، عن [ما تشمله]: [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة، تستحق في [تاريخ الاستحقاق]. بيانات الدفع على ملف PDF.
هل تؤكد لي أمرين؟ أن هذا هو العنوان الصحيح للفواتير، وأنه لا يلزم شيء آخر للدفع، مثل رقم أمر شراء أو نموذج مورّد. وإذا كان ينبغي أن تذهب إلى شخص آخر فأخبرني من هو وسأرسلها إليه مباشرة.
شكرًا، [اسمك]
رسالة إلى بريد قسم الحسابات مع أمر شراء
يجب أن تبدأ الرسالة إلى بريد قسم الحسابات برقم أمر الشراء، لأنه ما سيطابق القارئ عليه، ولن يعرف مشروع جهة اتصالك.
الموضوع: الفاتورة [الرقم]، أمر الشراء [رقم الطلب]، [نشاطك]، [المبلغ]
مرحبًا،
تجدون مرفقًا الفاتورة [الرقم] الصادرة مقابل أمر الشراء [رقم الطلب] من [اسم جهة الاتصال].
المبلغ: [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة. تاريخ الاستحقاق: [تاريخ الاستحقاق]. بياناتنا وحسابنا المصرفي على الفاتورة.
يُرجى إخباري إذا كنتم تحتاجون أي شيء آخر لمعالجتها.
مع التحية، [اسمك]
ضع جهة اتصالك في النسخة، ليعرف أنها وصلت ويستطيع اعتمادها. وإذا طلب العميل الفواتير عبر بوابة فاستخدم البوابة، لأن النسخة المرسلة بالبريد قد تُهمل ببساطة.
رسالة لفاتورة الدفعة المقدّمة
يجب أن تقول رسالة فاتورة الدفعة المقدّمة ما سيحدث بعد دفعها، لأن العميل الذي يرى ما تبدؤه الدفعة لديه سبب ليدفعها بسرعة. يشرح دليل الدفعة المقدّمة والدفعة الأخيرة كيف تفوترها.
الموضوع: فاتورة الدفعة المقدّمة [الرقم]: [المبلغ] لتأكيد [العمل]
مرحبًا [الاسم]،
شكرًا على قبول عرض السعر. مرفقة الفاتورة [الرقم] للدفعة المقدّمة بنسبة [النسبة]%: [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة، تستحق في [تاريخ الاستحقاق].
بعد دفعها سنحجز [موعد بدء العمل]. وسيُفوتَر الرصيد البالغ [الرصيد] عند الإنجاز، كما هو مبيّن في عرض السعر.
شكرًا، [اسمك]
رسالة لفاتورة شهرية
يمكن أن تكون رسالة الفاتورة الشهرية قصيرة جدًا، لأن شيئًا لا ينبغي أن يكون قد تغيّر. قل ذلك، ونبّه بوضوح إذا تغيّر شيء.
الموضوع: فاتورة [الشهر] رقم [الرقم] من [نشاطك]: [المبلغ] تستحق [تاريخ الاستحقاق]
مرحبًا [الاسم]،
مرفقة فاتورة شهر [الشهر]: [الرقم]، بمبلغ [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة، تستحق في [تاريخ الاستحقاق]. كالشهر الماضي، دون أي تغيير.
شكرًا، [اسمك]
رسالة حين يقول العميل إن الفاتورة لم تصل
يجب أن تحتفظ رسالة إعادة إرسال الفاتورة بالرقم والتواريخ الأصلية، لأن هذه نسخة وليست فاتورة جديدة. لا تعد ضبط تاريخ الاستحقاق ما لم تتفقا على ذلك.
الموضوع: نسخة من الفاتورة [الرقم] من [نشاطك]، تستحق [تاريخ الاستحقاق]
مرحبًا [الاسم]،
أعتذر لأنها لم تصلك. هذه نسخة من الفاتورة [الرقم]، الصادرة في [تاريخ الإصدار]، بمبلغ [المبلغ]، تستحق في [تاريخ الاستحقاق].
هل تؤكد لي أنها وصلتك هذه المرة، وهل ينبغي أن تُرسل إلى عنوان آخر؟
شكرًا، [اسمك]
رسالة لفاتورة مصحَّحة
يجب أن تذكر رسالة الفاتورة المصحَّحة أي رقم أُلغي وأي رقم يحل محله، وإلا قد يدفع العميل الاثنتين أو لا يدفع أيًّا منهما.
الموضوع: الفاتورة المصحَّحة [الرقم الجديد] تحل محل [الرقم القديم]
مرحبًا [الاسم]،
وجدنا خطأ في الفاتورة [الرقم القديم]: [ما كان خاطئًا]. أُلغيت هذه الفاتورة الآن، فيُرجى تجاهلها.
مرفقة الفاتورة المصحَّحة [الرقم الجديد]، بمبلغ [المبلغ] شاملًا ضريبة القيمة المضافة، تستحق في [تاريخ الاستحقاق].
نعتذر عن الأوراق الإضافية.
شكرًا، [اسمك]
هل توضع البيانات المصرفية في رسالة الفاتورة؟
توضع البيانات المصرفية على ملف PDF للفاتورة، ويمكن وضعها في الرسالة أيضًا، لكن لا تغيّرها بالبريد وحده أبدًا. يرسل المحتالون فواتير مشابهة بأرقام حسابات معدّلة، فتغيير البيانات المصرفية هو بالضبط ما سيرتاب فيه قسم حسابات حريص. إذا تغيّر حسابك فاتصل بجهات اتصالك أيضًا، وأرسل هذا:
يتغير حسابنا المصرفي في [التاريخ]. سأتصل بك لأؤكد البيانات الجديدة قبل دفعتك التالية. وإذا وصلك منا طلب تغيير حساب لم أؤكده هاتفيًا، فاعتبره مشبوهًا واتصل بي على الرقم الذي لديك لنا أصلًا.
لماذا يتجاهل العملاء رسائل الفواتير؟
يتجاهل العملاء رسائل الفواتير غالبًا لأن الرسالة لا تصل إلى من يدفع، أو لا تعطيه ما يحتاجه ليتصرف.
- إرسالها إلى جهة اتصالك وحدها، وهو لا يستطيع صرف المال ولديه ما يشغله.
- اسم ملف غامض.
invoice.pdfيضيع بين عشرات الملفات. ضع رقم الفاتورة في الاسم. - رابط بدل مرفق. يريد قسم الحسابات ملفًا يحتفظ به، وكثيرون يحجبون الروابط المجهولة.
- عنوان لا يستقبل الردود. استفسار يرتد يصبح سببًا لعدم الدفع.
- إخفاء المبلغ في PDF. من ينظّف صندوق بريده يريد أن يرى ما تطلبه دون أن يفتح شيئًا.
إذا مر تاريخ الاستحقاق فانتقل إلى سلسلة تذكيرات التأخر.
إرسال رسائل الفواتير من ERPFlow
يرسل إرسال بالبريد الإلكتروني على الفاتورة رسالة ثابتة. يقرأ الموضوع "Invoice INV-2026-0042 from Your Business". ويحيّي المتن العميل ويذكر رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق والإجمالي، ويُرفق ملف PDF وعليه بياناتك المصرفية. تذهب الردود إلى عنوان البريد في إعدادات نشاطك. وتستخدم الرسالة وملف PDF لغة الفاتورة، وهي أي لغة من 19.
لا يمكن تعديل الصياغة، وتذهب الرسالة إلى عنوان واحد يُملأ من سجل العميل. لذلك لا تستطيع رسالة ERPFlow نفسها حمل القوالب أعلاه. لاستخدامها اختر وضع علامة صادرة دون إرسال بريد إلكتروني، ثم تنزيل PDF، وأرسله من بريدك الخاص، واستخدم وضع علامة مُرسَلة كي تسجّل الفاتورة تسليمها.
كل رسالة يرسلها ERPFlow تُسجَّل تسليمًا للفاتورة وفي سجل النشاط، فتستطيع التحقق بدل التخمين حين يقول عميل إن شيئًا لم يصله. والرسالة التي تفشل تترك الفاتورة صادرة وغير مرسلة، وتسرد علامة التصفية غير مرسلة ما لم يخرج بعد. وإعادة إرسال فاتورة مدفوعة تقول إنها دُفعت بالكامل، وإعادة إرسال فاتورة ملغاة تقول إنه لا دفع مستحق. ويمكن للفواتير المتكررة إرسال كل دورة بالبريد بالطريقة نفسها، بالصياغة الثابتة نفسها.