آخر تحديث: 6 نوفمبر 2026
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية أو قانونية. تختلف القواعد بحسب بلدك ووضعك، فراجع محاسبك في كل ما له أثر ضريبي أو قانوني.
رقّم الفواتير في تسلسل واحد يصعد فقط، ولا تعد استخدام رقم، وامنح الرقم لحظة إصدار الفاتورة. صيغة مثل INV-2026-0042، ببادئة وسنة وعدّاد، تصلح تقريبًا في كل مكان. تشترط قواعد ضريبة القيمة المضافة في الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة رقمًا تسلسليًا يميّز كل فاتورة وحدها.
ماذا تقول القواعد فعلًا عن أرقام الفواتير؟
تطلب القواعد المتعلقة بأرقام الفواتير أقل مما يفترض معظم الناس. تشترط المادة 226(2) من توجيه ضريبة القيمة المضافة في الاتحاد الأوروبي "رقمًا تسلسليًا، قائمًا على سلسلة أو أكثر، يميّز الفاتورة وحدها". ويستخدم دليل HMRC لضريبة القيمة المضافة الكلمات نفسها تقريبًا في الفقرة 16.3.1. وإذا لم تكن مسجّلًا في ضريبة القيمة المضافة فما زالت GOV.UK تطلب رقم تعريف فريدًا.
لا يحدد أي من النصين صيغة ولا نقطة بداية، ولا يقولان شيئًا عن الحروف أو السنة. و«سلسلة أو أكثر» تعني أن السلاسل المنفصلة مسموحة من حيث المبدأ.
أما هل يعني «تسلسلي» أيضًا «بلا فجوات» فيتوقف على مكانك. ترشد الإدارة الضريبية الفرنسية إلى رقم قائم على تسلسل زمني ومتصل، ولا تسمح بسلاسل منفصلة إلا حيث تبررها طريقة عملك. وفي ألمانيا قررت محكمة ضريبية في 2017 أن الفجوات وحدها لا تخوّل مصلحة الضرائب تقدير دخل إضافي. ابنِ على المعيار الأصرم: لا فجوات، وسبب مكتوب إذا ظهرت واحدة.
أي صيغة لرقم الفاتورة يجب أن تستخدم؟
أفضل صيغة لرقم الفاتورة لمعظم الأعمال الصغيرة هي بادئة وسنة وعدّاد من أربعة أرقام، لأنها تُرتَّب ترتيبًا صحيحًا، وتبقى فريدة عبر السنوات، وتميّز الفواتير عن مستنداتك الأخرى.
| الصيغة | مثال | تناسب | احذر من |
|---|---|---|---|
| عدّاد بسيط | 1042 | الأعمال الصغيرة جدًا | لا تعد تشغيله من جديد وإلا كررت الأرقام |
| سنة وعدّاد | 2026-0042 | معظم الأعمال | لا شيء خاص |
| بادئة وسنة وعدّاد | INV-2026-0042 | من يرقّم أيضًا عروض الأسعار أو الطلبات | أبقِ البادئة ثابتة |
| قائمة على التاريخ | 20260314-01 | بضع فواتير في اليوم | يوم متروك يبدو كفاتورة مفقودة |
| سلاسل منفصلة لكل فرع | TLN-2026-0042 | عدة مواقع تفوتر باستقلال | يجب أن يبقى كل تسلسل متصلًا، وبعض الدول تريد سببًا له |
| رمز العميل وعدّاد | ACME-007 | لا أحد، في الواقع | يصبح كل عميل سلسلة مستقلة، فلا تستطيع إثبات اكتمال المجموعة |
الأرقام المرمّزة بالعميل هي الخطأ الشائع. تبدو منظمة، لكنها تحول تسلسلًا واحدًا إلى عشرات. إذا أراد عميل مرجعه الخاص على الفاتورة فضعه في حقل مستقل، مثل رقم أمر الشراء.
هل يجب أن تبدأ أرقام الفواتير من جديد كل سنة؟
يمكن أن تبدأ أرقام الفواتير من جديد كل سنة ما دامت السنة جزءًا من الرقم، فيبقى INV-2026-0001 وINV-2027-0001 مختلفين. أما العدّاد البسيط فلا يمكن إعادة تشغيله، لأن فاتورة ثانية برقم 0001 تكسر قاعدة أن كل رقم يميّز فاتورة واحدة.
والترقيم المبني على السنة يسهّل أيضًا عدّ فواتير السنة. إذا كانت آخر فاتورة لك في 2026 هي INV-2026-0214، فيجب أن تستطيع إبراز 214 مستندًا لتلك السنة، بما فيها الملغاة.
ما الرقم الذي يجب أن تحمله فاتورتك الأولى؟
يمكن لفاتورتك الأولى أن تحمل أي رقم، لأن قواعد ضريبة القيمة المضافة في الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة لا تحدد نقطة بداية. البدء من 1001 مقبول إن لم ترغب في إخبار أول عميل أنه الأول. المهم أن يستمر التسلسل من هناك، وأن تكون في سجلاتك ملاحظة تقول من أين بدأ، كي لا يبحث أحد عن الفواتير من 1 إلى 1000.
ماذا يحدث للرقم عند إلغاء فاتورة؟
الفاتورة الملغاة تحتفظ برقمها إلى الأبد، ويأخذ البديل الرقم التالي. هذه هي القاعدة التي تفاجئ الناس، لأن إصلاح الأصل يبدو أرتب.
| ما حدث | ما تفعله بالرقم |
|---|---|
| حُذفت مسوّدة لم تُرسَل | لا شيء، إذا كانت الأرقام تُمنح عند الإصدار: لم يكن لها رقم أصلًا |
| أُرسلت وفيها خطأ | احتفظ بها، وألغِها بـإشعار دائن أو بوضع علامة ملغاة، وأصدر فاتورة جديدة برقم تالٍ |
| ألغى العميل الصفقة | احتفظ بها، وألغِها بالطريقة نفسها |
| رقم متروك | لا تملأه لاحقًا ولا تعد ترقيم شيء. دوّن السبب واحتفظ بالملاحظة |
| فاتورتان بالرقم نفسه | احتفظ بالأولى، وألغِ الثانية، وأعد إصدارها برقم تالٍ |
| غيّرت البرنامج | أكمل من آخر رقم لديك، أو استخدم بادئة جديدة كي لا يتصادم النظامان |
هذا مثال مُخترَع لسجل يبقى نظيفًا خلال أسبوع مضطرب:
| الرقم | التاريخ | العميل | الصافي | الحالة |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 مارس | Oak Dental | €600 | مدفوعة |
| INV-2026-0041 | 3 مارس | Pine Logistics | €1,200 | ملغاة: فُوترت الشركة الخطأ |
| INV-2026-0042 | 3 مارس | Fern Café | €1,200 | صادرة: تحل محل 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 مارس | Oak Dental | €450 | مدفوعة |
كل من يقرأ هذا السجل يستطيع تفسير كل رقم، بما فيه الخطأ. وهذا هو غرض التسلسل كله: أن يُظهر أن شيئًا لم يُحذف من دفاترك.
كيف تفحص تسلسل الفواتير بحثًا عن فجوات؟
تستطيع فحص تسلسل الفواتير بحثًا عن فجوات في جدول بيانات في نحو دقيقتين. صدّر قائمة فواتيرك ورتّبها بالرقم، والأرقام في العمود A. ثم:
- في B2 استخرج العدّاد:
=VALUE(RIGHT(A2,4))، وانسخه إلى الأسفل. - في C3 قارن الجارين:
=B3-B2، وانسخه إلى الأسفل. - صفِّ العمود C بحثًا عن أي قيمة غير 1.
القيمة 2 تعني رقمًا مفقودًا واحدًا، والقيمة 0 تعني تكرارًا، وعدد سالب كبير يدل عادةً على سنة جديدة. شغّله لكل سنة، وقبل أن تسلّم أي شيء إلى محاسبك، كي تستطيع تفسير كل فجوة وأنت ما زلت تتذكر السبب.
أخطاء الترقيم التي تكلّف وقتًا لاحقًا
- الترقيم عند إنشاء المسوّدة. كل مسوّدة متروكة تترك حينئذٍ فجوة. امنح الرقم عند الإصدار.
- إعادة استخدام رقم فاتورة ملغاة للفاتورة المصحَّحة. يحمل العميل حينئذٍ مستندين مختلفين برقم واحد.
- إعادة الترقيم في نهاية السنة لسد الفجوات. هذا يقطع الصلة بما يحتفظ به العميل، ويبدو أسوأ من أي فجوة.
- مشاركة عدّاد جدول بيانات. شخصان يفوتران في الصباح نفسه سينتجان الرقم نفسه عاجلًا أم آجلًا.
- مشاركة تسلسل مع عروض الأسعار. عروض الأسعار المرفوضة تترك ثقوبًا. اجعل لـعروض الأسعار والفواتير تسلسلين منفصلين.
ترقيم الفواتير في ERPFlow
يرقّم ERPFlow الفواتير عنك بصيغة INV-YYYY-NNNN. المسوّدة بلا رقم، وتحصل عليه عند إصدارها، فحذف مسوّدة لا يترك فجوة. تأتي السنة من تاريخ الإصدار ويبدأ العدّاد من جديد كل سنة، لكل مؤسسة. المسوّدة المؤرخة بتاريخ سابق في السنة الماضية تأخذ الرقم التالي في تسلسل تلك السنة. والفاتورة الملغاة تحتفظ برقمها، ويحمل ملف PDF الخاص بها ختم VOID. أما التصحيح، الذي يتم بـتكرار، فهو مسوّدة جديدة تحصل على رقم جديد.
يمكنك تغيير البادئة في الإعدادات > معلومات الأعمال. هذا يؤثر في الفواتير المستقبلية فقط، ويستمر العدّاد. أما عروض الأسعار والطلبات فلها عدّاداتها الخاصة، بالبادئتين QUO- وORD-.
يحتفظ ERPFlow بسلسلة فواتير واحدة لكل مؤسسة، فلا توجد سلاسل منفصلة حسب الفرع، ولا يوجد إعداد لرقم بداية مخصص. الفواتير التي تُجلب عبر استيراد CSV تحتفظ بالأرقام الموجودة في الملف، ولا يحرّك الاستيراد العدّاد، فإذا كنت تستورد فواتير هذه السنة من نظام آخر فاضبط بادئة مختلفة للفواتير الجديدة لمنع تكرار الأرقام.