كيف تحوّل عرض السعر إلى فاتورة

لتحويل عرض سعر إلى فاتورة، انتظر حتى يقبله العميل، وانسخ البنود والأسعار المتفق عليها إلى فاتورة جديدة، وأضف ما تحمله الفاتورة وحدها (رقمها الخاص وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق)، ثم أرسلها. برنامج الفواتير يتولى النسخ عنك، فلا يمكن أن يختلف المستندان.

عرض السعر عرض. أما الفاتورة فطلب دفع، وهي في معظم الدول مستند ضريبي. ومعظم ما يلي ينشأ من هذا الفرق.

ما الذي يتغير بين عرض السعر والفاتورة؟

البنود والأسعار تنتقل. وكل ما حولها تقريبًا يتغير.

بيانات العميل هي الصف الذي يفوّته الناس. يمكن أن يذهب عرض السعر إلى «ماريا في Bloom Studio». أما الفاتورة فيجب أن تسمّي الكيان القانوني، وسيعيدها قسم الحسابات إذا لم تفعل.

متى يجب أن تحوّل عرض السعر؟

حوّله عند حلول لحظة الفوترة المتفق عليها. وهذه ليست دائمًا اللحظة التي يقول فيها العميل نعم.

• الأعمال الصغيرة السريعة: فوتر المبلغ كاملًا عند انتهاء العمل.
• الأعمال الأكبر: فوتر دفعة مقدّمة عند القبول والرصيد عند الإنجاز.
• المشاريع الطويلة: فوتر في مراحل متفق عليها. يشرح دليلنا عن الفوترة المرحلية كيف تضبطها.

أيًّا كان ما تستخدمه، اكتب المراحل في عرض السعر نفسه. إرسال فاتورة الدفعة المقدّمة أسهل بكثير حين يكون العميل قد رأى «30% عند القبول» فوق توقيعه.

كيف تحوّل عرض السعر إلى فاتورة خطوة بخطوة

1. تأكد من القبول. احتفظ بالنسخة الموقّعة أو بالبريد الذي يقول نعم.
2. تحقق من أن عرض السعر ما زال صالحًا. إذا انتهت صلاحيته فأكّد السعر قبل أن تفوتره.
3. انسخ البنود. استخدم إجراء التحويل في برنامجك بدل إعادة الكتابة.
4. أكمل بيانات العميل. الاسم القانوني وعنوان الفوترة والرقم الضريبي إن وُجد.
5. أضف مرجعه. اسأل هل يحتاج إلى رقم أمر شراء على الفاتورة. كثير من العملاء الكبار لا يستطيعون الدفع بدونه.
6. حدّد التواريخ. استخدم تاريخ اليوم تاريخَ إصدار، وشروط الدفع المتفق عليها تاريخَ استحقاق.
7. تحقق من معدّل الضريبة. تتبع ضريبة القيمة المضافة عمومًا المعدّل المعمول به وقت توريد العمل لا وقت عرض السعر، فقد يحتاج عمل سُعِّر قبل تغيير المعدّل إلى المعدّل الجديد.
8. أصدر وأرسل. هذه هي الخطوة التي تمنح الفاتورة رقمها وتجعلها نهائية.

مثال محلول: عرض سعر واحد وفاتورتان

هذا مثال مُخترَع. شركة ترميم تعرض €4,800 زائد ضريبة قيمة مضافة 20%، مع استحقاق 30% عند القبول والرصيد عند الإنجاز.

افحص هذا الصف الأخير في كل مرة. إذا لم يساوِ مجموع الفاتورتين عرض السعر، فإما أن بندًا سقط أو أن العمل تغيّر ولم تُظهره الأوراق بعد. تطبيق ضريبة القيمة المضافة على الدفعة المقدّمة يختلف من بلد إلى آخر، ويستعرضه دليل فواتير الدفعة المقدّمة والدفعة الأخيرة.

ماذا لو تغيّر العمل بعد قبول عرض السعر؟

اترك عرض السعر المقبول كما هو، وأضف التغيير إلى الفاتورة في بند مستقل. سمِّه بحيث لا يضطر أحد إلى السؤال، مثل «إضافي: إعادة تمديد الأسلاك في الممر، متفق عليه بالبريد في 14 مارس».

وإذا كان التغيير كبيرًا فأرسل عرض سعر قصيرًا جديدًا للعمل الإضافي وحوّله هو أيضًا. يستغرق ذلك دقائق، ويعني أن العميل وافق على التكلفة الإضافية قبل أن يراها في فاتورة.

الأخطاء التي تجعل الفواتير تُعاد

• سعر أعيدت كتابته. يكفي رقم واحد خاطئ ليوقف قسم حسابات العميل الدفع.
• غياب رقم أمر الشراء، حين يحتاج إليه العميل.
• اسم جهة الاتصال بدل اسم الشركة.
• عرض سعر منتهي الصلاحية فُوتر بالسعر القديم، وقد تغيّرت تكاليفك أو نطاق عمل العميل.
• تعديل عرض السعر بعد القبول. عندها لا تعود قادرًا على إظهار ما اتُّفق عليه.

تحويل عرض السعر إلى فاتورة في ERPFlow

في ERPFlow افتح عرض السعر واختر تحويل إلى فاتورة، فيُنسخ العميل والبنود إلى فاتورة جديدة بحالة مسوّدة. تحمل المسوّدة تاريخ اليوم، ويحين استحقاقها بعد شروط الدفع في عرض السعر. ويبقى عرض السعر كما كان، ويرتبط المستندان، فيظهر كل منهما للآخر تحت المستندات المرتبطة.

• للفوترة على مراحل، حوّل مرة لكل مرحلة. كل تحويل ينشئ مسوّدة جديدة لعرض السعر كاملًا، تقلّصها إلى حصة تلك المرحلة قبل الإصدار.
• إذا ذهب عرض السعر إلى عميل محتمل، يطلب منك ERPFlow تحويل العميل المحتمل إلى عميل أولًا، ثم يجري التحويل في الخطوة نفسها.
• إذا كنت تنفّذ قبل أن تفوتر، حوّل عرض السعر إلى طلب والطلب إلى فاتورة. الطلبات في الخطط المدفوعة.
• عند إصدار المسوّدة، تحصل على رقمها، مثل INV-2026-0042، وتصبح نهائية.

لا يستطيع العملاء قبول عرض سعر عبر الإنترنت ولا توقيعه إلكترونيًا في ERPFlow. أنت من يضع علامة القبول على عرض السعر، ويمكنك إرفاق النسخة الموقّعة به.