Vì sao mọi người trong nhóm đều nên ghi lại thời gian làm việc

Mọi người trong nhóm đều nên ghi lại thời gian làm việc vì chi phí công việc, báo giá và quyết định tuyển người đều dựa trên tổng số giờ, và một khoảng trống trong hồ sơ làm cả ba đều sai. Bỏ sót một người thì một công việc đang lỗ có thể trông như có lãi. Người bị bỏ sót thường lại là người đắt nhất.

Điều gì xảy ra nếu chỉ một số người ghi lại thời gian?

Nếu chỉ một số người ghi lại thời gian, mọi công việc đều trông rẻ hơn thực tế, và bạn mang chính sai sót đó sang lần báo giá tiếp theo.

Đây là một ví dụ tự đặt. Một studio thiết kế sáu người nhận một công việc phí cố định €18.000 và đặt mục tiêu kiếm €100 cho mỗi giờ bỏ ra. Nhân viên ghi 150 giờ. Giám đốc dành thêm khoảng 60 giờ cho các buổi họp với khách hàng và rà soát, và không ghi vì "tôi đâu có tính phí".

Đó là cùng một công việc. Dòng đầu nói rằng giá đã đúng. Dòng thứ hai nói rằng công việc tương tự lần sau nên báo €21.000, nhiều hơn khoảng 17%. Và ngoài đời thực, sẽ không ai biết 60 giờ đó. Chúng chỉ xuất hiện trong bảng này vì ví dụ là tự đặt.

Hướng dẫn về giờ ngân sách và giờ thực tế chỉ cách duy trì phép so sánh này trong suốt một công việc, và giá trọn gói hay phí theo giờ nói về ý nghĩa của nó đối với cách bạn định giá.

Khi mọi người đều ghi thời gian, doanh nghiệp quyết định được điều gì?

Khi mọi người đều ghi lại thời gian, doanh nghiệp trả lời được nhiều câu hỏi vốn chỉ chạy bằng ý kiến. Mỗi câu cần một lát cắt khác nhau của cùng một bản ghi, và mỗi câu sai theo cách riêng khi thiếu giờ.

Dòng cuối là dòng mà người ta thường nghĩ đến, và nó là nhỏ nhất trong sáu dòng. Nếu đó là mối quan tâm chính của bạn, hãy đọc tiếp cách theo dõi giờ công tính phí.

Nhân viên không tính phí có nên ghi lại thời gian không?

Có, nhân viên không tính phí cũng nên ghi lại thời gian, dù thô hơn nhiều so với người làm việc cho khách hàng. Một người ghi sổ hay quản lý văn phòng cần ba hoặc bốn mã, như tài chính, văn phòng, hỗ trợ bán hàng và hành chính khách hàng, và vài phút mỗi ngày.

Số giờ của họ làm hai việc. Chúng phân biệt giữa bận rộn và bận rộn với công việc có trả tiền, vì một doanh nghiệp mà công việc hành chính lặng lẽ tăng gấp đôi cảm thấy giống hệt một doanh nghiệp mà bán hàng tăng gấp đôi. Chúng cũng cho thấy khách hàng nào tốn kém hơn hóa đơn gợi ý, khi một tài khoản cần nhiều công đòi tiền và sửa lỗi một cách không cân xứng. Nếu không có điều đó, những khách hàng ấy trông có lãi như những khách hàng khác. Hướng dẫn về giờ tính phí và không tính phí có một cách thiết lập sự phân chia này.

Ghi lại thời gian có đáng với chi phí bỏ ra không?

Ghi lại thời gian thường đáng với doanh nghiệp bán theo giờ hoặc phí cố định, và bạn có thể kiểm chứng bằng một phép tính với số liệu của chính mình.

Đây là một phép tính tự đặt. Sáu người mỗi ngày dành 5 phút để ghi thời gian, trong 230 ngày làm việc. Đó là 6.900 phút, hay 115 giờ một năm. Với chi phí nội bộ €50 một giờ, bản ghi tốn €5.750 một năm. Công việc ở trên đã bị báo thiếu €3.000, nên chỉ cần phát hiện hai công việc như thế mỗi năm là đã trả đủ cho toàn bộ. Nếu bạn không hình dung nổi hai công việc như thế, có lẽ bạn không cần đến việc này.

Còn một phép thử nữa. Nếu sẽ không ai xem bản ghi trong vòng một tháng sau khi nó được viết, hãy dừng thu thập cho đến khi có người xem. Thời gian ghi ra mà không bao giờ được đọc là một loại thuế đánh vào nhóm của bạn.

Làm sao để mọi người ghi thời gian mà không bực bội?

Mọi người ghi thời gian đều đặn khi họ thấy nó dùng để làm gì và khi người đứng đầu cũng làm vậy. Trên thực tế điều đó quy về vài thói quen.

• Bắt đầu từ các giám đốc. Quy tắc miễn cho sếp nói với mọi người khác rằng việc này không quan trọng.
• Ghi ngay trong ngày. Dựng lại cả tuần vào chiều thứ Sáu là phỏng đoán có thêm số thập phân.
• Đừng đòi hỏi độ chính xác giả tạo. Làm tròn đến 15 phút gần nhất là đủ cho phần lớn công việc, và bảng quy đổi bước tính phí chuyển phút sang đơn vị.
• Cho mọi người thấy kết quả. Mỗi tháng một lần, hãy cho xem số giờ của một công việc so với mức phí của nó. Người ta giữ những bản ghi mà họ đã thấy được dùng.
• Đừng bao giờ phạt một con số trung thực. Mắng ai đó vì ghi 30 giờ cho một việc 20 giờ thì lần sau bạn sẽ nhận được 20, và chi phí công việc của bạn sẽ sai từ đó về sau.

Đây là mẫu câu bạn có thể chỉnh lại cho thông báo:

Từ thứ Hai, mọi người đều ghi lại số giờ của mình, kể cả mình. Vài phút cuối ngày là đủ: dự án, đầu việc và số giờ. Chúng ta làm điều này để định giá công việc cho đúng và để biết khi nào mình đang nhận quá nhiều việc. Không phải để kiểm tra ai làm mất bao lâu, và không ai gặp rắc rối vì một con số trung thực.

Sau đó hãy ghi các quy tắc thành văn bản bằng một chính sách bảng chấm công, và dùng mẫu bảng chấm công cho nhóm làm bố cục.

Ghi lại thời gian trong ERPFlow

Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.

Những gì ERPFlow có bây giờ là trường thời gian đã dùng trên mỗi thẻ trong Dự án, nhập theo giờ và phút. Tổng được cộng theo từng dự án và, nếu một bảng được liên kết với một khách hàng, theo từng khách hàng. Điều đó cho bạn biết một công việc tốn bao nhiêu nói chung. Nó không ghi ai đã dùng những giờ đó, nên bản ghi theo từng người mà hướng dẫn này chủ trương phải nằm trong bảng tính.

Thời gian đã ghi cũng không trở thành dòng hóa đơn. Công việc tính theo giờ đi vào hóa đơn dưới dạng số lượng và đơn giá do chính bạn nhập. Hướng dẫn về ghi thời gian với tư cách thành viên nhóm chỉ cách các thẻ hoạt động.