Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để theo dõi giờ ngân sách so với giờ thực tế ở một dự án thiết kế phí cố định, hãy biến khoản phí thành ngân sách giờ cho từng giai đoạn trước khi bắt đầu, ghi thời gian vào các giai đoạn đó, và hằng tuần so sánh số giờ đã dùng với phần đã xong của mỗi giai đoạn. Khoảng chênh là cảnh báo sớm của bạn, khi vẫn còn thời gian để hành động.
Làm sao biến phí cố định thành ngân sách giờ?
Để biến phí cố định thành ngân sách giờ, hãy chia khoản phí, trừ các chi phí bên ngoài, cho đơn giá tính cho khách trung bình của bạn, rồi giữ lại một phần số giờ. Đây là một ví dụ tự dựng: một studio thiết kế thỏa thuận phí cố định €24.000 không có chi phí bên ngoài, và nhóm của họ trung bình €80 một giờ.
€24.000 ÷ €80 = 300 giờ. Studio giữ lại 10%, tức 30 giờ, làm dự phòng và chia 270 giờ còn lại.
| Giai đoạn | Giờ ngân sách |
|---|---|
| Ý tưởng | 60 |
| Phát triển thiết kế | 80 |
| Bản vẽ kỹ thuật | 90 |
| Công trường và bàn giao | 40 |
| Đã phân bổ | 270 |
| Dự phòng | 30 |
| Tổng | 300 |
Đơn giá tính cho khách đã có sẵn biên lợi nhuận của bạn trong đó, nên 300 giờ mang về khoản lợi nhuận đã dự tính. Giờ thứ 301 bắt đầu ăn vào nó. Nếu các giai đoạn của bạn theo RIBA Plan of Work, hướng dẫn về phí theo giai đoạn RIBA nói về cách chia, và cùng phương pháp này dùng được cho công ty tiếp thị và tư vấn viên làm phí cố định.
Mỗi tuần nên so sánh điều gì?
So sánh số giờ đã dùng với phần thực sự đã xong của mỗi giai đoạn. Chỉ riêng số giờ đã dùng cho bạn biết mình đã tiêu bao nhiêu, và không nói gì về việc đã đi được bao xa.
Đây là cùng dự án tự dựng ở tuần thứ 10:
| Giai đoạn | Ngân sách | Thực tế | % hoàn thành | Giờ tương ứng tiến độ | Chênh lệch |
|---|---|---|---|---|---|
| Ý tưởng | 60 | 68 | 100% | 60 | −8 |
| Phát triển thiết kế | 80 | 74 | 75% | 60 | −14 |
| Bản vẽ kỹ thuật | 90 | 12 | 10% | 9 | −3 |
| Công trường và bàn giao | 40 | 0 | 0% | 0 | 0 |
| Tổng | 270 | 154 | 129 | −25 |
Giờ tương ứng tiến độ là ngân sách nhân với phần trăm hoàn thành. Chênh lệch là giờ tương ứng tiến độ trừ giờ thực tế, nên số âm nghĩa là bạn đã dùng nhiều hơn mức tiến độ biện minh được.
Phát triển thiết kế là dòng gây hiểu lầm. Với 74 trên 80 giờ, nó trông như còn dưới ngân sách 6 giờ. Nó mới xong 75%, nên thực ra đang chậm 14 giờ. Hãy hỏi người phụ trách giai đoạn về phần trăm hoàn thành, và nhờ họ đánh giá theo phần việc còn lại, vì số giờ đã tiêu sẽ làm đẹp con số.
Làm sao dự báo dự án sẽ kết thúc ở đâu?
Bạn có thể dự báo điểm kết thúc theo hai cách, và sự thật thường nằm giữa hai cách đó.
| Dự báo | Giả định | Phép tính | Giờ khi kết thúc |
|---|---|---|---|
| Trường hợp tốt nhất | Mọi thứ từ đây về sau đúng ngân sách | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Theo xu hướng hiện tại | Tốc độ vượt giờ tiếp tục | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Trường hợp tốt nhất nằm trong 300 giờ, còn dư 5 giờ dự phòng. Xu hướng vượt toàn bộ khoản phí 22 giờ, với €80 một giờ là €1.760 thời gian không ai trả tiền. Tuần thứ 10 là lúc điều đó vẫn đáng để biết, vì còn 141 giờ ngân sách công việc phía trước.
Làm gì khi giờ thực tế chạy trước ngân sách?
Hãy tìm nguyên nhân trước, vì mỗi nguyên nhân có một cách xử lý khác.
| Nguyên nhân | Nên làm gì |
|---|---|
| Khách hàng đổi yêu cầu | Thỏa thuận một khoản phí bổ sung trước khi làm. Xem dịch vụ bổ sung |
| Thêm nhiều vòng nhận xét | Chỉ vào số vòng trong đề xuất của bạn, và tính thêm nếu thỏa thuận cho phép |
| Bạn tự làm lại | Tự gánh, ghi lại và sửa nguyên nhân |
| Người cấp cao làm việc của cấp thấp | Giao xuống, vì cùng số giờ ở cấp cao tốn hơn |
| Ước lượng sai | Tự gánh, và chỉnh lại con số cho đề xuất tiếp theo |
Với thay đổi do khách hàng, hãy gửi email trước khi bắt đầu:
Thay đổi bố cục bạn yêu cầu ngày 12 tháng 3 nằm ngoài yêu cầu đã thỏa thuận. Việc này mất khoảng 16 giờ, với €80 một giờ là €1.280 chưa gồm VAT. Xin bạn xác nhận qua email và chúng tôi sẽ thêm nó thành một giai đoạn riêng.
Nên làm gì khi dự án kết thúc?
Khi dự án kết thúc, hãy ghi số giờ cuối cùng của từng giai đoạn bên cạnh ngân sách và giữ lại bảng. Sau vài dự án, bạn sẽ có thứ tốt hơn mọi quy tắc kinh nghiệm: bạn sẽ biết giai đoạn ý tưởng của mình mất 70 giờ chứ không phải 60.
Những con số đó giúp báo giá phí cố định tiếp theo được an toàn. Các hướng dẫn về phí trọn gói hay theo giờ và viết đề xuất phí dịch vụ từ số giờ thực của bạn nối tiếp từ đó.
Theo dõi dự án phí cố định trong ERPFlow
ERPFlow không có ngân sách dự án, đơn giá, tính chi phí theo dự án hay lợi nhuận, nên không hiển thị được chênh lệch và không cảnh báo được việc vượt giờ. Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.
Đây là những gì bạn làm được hôm nay:
- Dự án: một bảng Dự án cho công việc, liên kết với khách hàng, mỗi giai đoạn một thẻ. Đưa ngân sách vào tiêu đề, chẳng hạn “Ý tưởng (ngân sách 60 h)”.
- Số giờ: gõ vào Thời gian đã dùng của từng thẻ. Danh sách bảng hiển thị tổng cho dự án. Không tách theo người, và thời gian không mang ngày.
- So sánh: giữ bảng chênh lệch trong bảng tính. Tệp xuất CSV của các thẻ cho bạn Time Spent của từng thẻ tính bằng phút tròn, cùng tên dự án, nên bạn không phải gõ lại.
- Khoản phí: đưa phí cố định vào một báo giá và chuyển thành hóa đơn ở mỗi giai đoạn. Mỗi lần chuyển tạo một bản nháp mới của toàn bộ báo giá, bạn sửa xuống còn phần của giai đoạn đó. Liên kết hóa đơn với dự án ở mục Chứng từ liên kết.