Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Một mẫu bảng chấm công cho nhóm dùng được cho hóa đơn có mỗi dòng ứng với một người, khách hàng, công việc, nhiệm vụ và đơn giá, mỗi ngày một cột, một cột đánh dấu có tính phí hay không và một cột tổng theo tuần. Mọi người điền cùng một bố cục. Cộng các dòng theo khách hàng và đơn giá sẽ ra số lượng cho từng dòng hóa đơn, không phải gõ lại.
Bố cục bảng chấm công theo tuần trông thế nào?
Bố cục bảng chấm công theo tuần dưới đây dùng được trong Excel hoặc Google Sheets. Chép hàng tiêu đề vào hàng 1, từ cột A đến L, và ghi ngày bắt đầu của tuần vào tên tab. Các dòng này là ví dụ tự dựng, cho tuần bắt đầu thứ Hai, 2 tháng 11, 2026, với hai người làm tuần 37,5 giờ.
| Người | Khách hàng | Công việc | Nhiệm vụ | Đơn giá | Tính phí? | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | Thiết kế | SEN | Y | 4 | 3,5 | 0 | 2 | 3 | 12,5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | Rà soát | SEN | Y | 2 | 2 | 4 | 2,5 | 0 | 10,5 |
| Ana | Nội bộ | INT-01 | Hành chính, họp | N | 1,5 | 2 | 3,5 | 3 | 4,5 | 14,5 | |
| Tuần của Ana | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | Xây dựng | STD | Y | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16,0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | Xây dựng | STD | Y | 2 | 1 | 4 | 6,5 | 4,5 | 18,0 |
| Ben | Nội bộ | INT-02 | Đào tạo | N | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 | 1 | 3,5 | |
| Tuần của Ben | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 7,5 | 37,5 |
Thêm cột thứ Bảy và Chủ nhật nếu nhóm bạn làm cuối tuần. Ở một tab thứ hai, giữ một bảng nhỏ ghi giá trị của từng mã đơn giá: trong ví dụ này SEN là €120 một giờ và STD là €85.
Mỗi cột trong bảng chấm công dùng để làm gì?
Mỗi cột trong bảng chấm công của nhóm tồn tại vì một hóa đơn, hoặc một bước kiểm tra hóa đơn, cần đến nó.
| Cột | Ghi gì | Vì sao có cột này |
|---|---|---|
| Người | Một tên, viết một kiểu duy nhất | Để cộng được tuần làm việc của từng người |
| Khách hàng | Tên đúng như trên hóa đơn | Quyết định số giờ đi vào hóa đơn nào |
| Công việc | Mã lấy từ hệ thống đánh số dự án của bạn | Tách hai công việc của cùng một khách hàng |
| Nhiệm vụ | Một từ lấy từ danh sách ngắn dùng chung | Trở thành phần mô tả trên dòng hóa đơn |
| Đơn giá | Một mã, không phải số tiền | Nhân viên không cần thấy giá, và đổi đơn giá chỉ phải sửa một tab |
| Tính phí? | Y hoặc N | Giữ giờ nội bộ trên bảng nhưng không đưa vào hóa đơn |
| T2 đến T6 | Giờ thập phân | Bảng tính cộng 7,5 ổn định hơn 7:30 |
| Tổng | =SUM(G2:K2) ở hàng 2, chép xuống các hàng dưới |
Số lượng bạn sẽ tính phí |
Khi bắt đầu lập hóa đơn từ bảng, hãy thêm một cột: số hóa đơn mà từng dòng đã đi vào. Để trống nghĩa là chưa tính phí, nên không có gì bị tính hai lần.
Hãy chốt đơn vị trước khi ai bắt đầu điền. Bảng quy đổi đơn vị tính phí đổi phút sang số thập phân cho đơn vị 6, 10 và 15 phút. Khi nào phải nộp bảng chấm công và nộp trễ thì sao thuộc về quy định về bảng chấm công, còn ai là người duyệt được nói trong quy trình duyệt.
Làm sao biến bảng chấm công thành các dòng hóa đơn?
Muốn biến bảng chấm công thành các dòng hóa đơn, hãy cộng cột Tổng theo từng khách hàng và mã đơn giá, chỉ tính các dòng đánh dấu Y. Trong Excel hoặc Google Sheets, công thức này trả về 12,5 cho ví dụ ở trên:
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"Y")
Chạy công thức cho từng cặp khách hàng và đơn giá, rồi nhân với đơn giá.
| Lập hóa đơn cho | Dòng | Giờ | Đơn giá | Thành tiền chưa thuế |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | Thiết kế, công việc ALD-07 | 12,5 | €120 | €1.500 |
| Alder Foods | Xây dựng, công việc ALD-07 | 16,0 | €85 | €1.360 |
| Birch Legal | Rà soát, công việc BIR-02 | 10,5 | €120 | €1.260 |
| Cedar Homes | Xây dựng, công việc CED-11 | 18,0 | €85 | €1.530 |
| Tổng | 57,0 | €5.650 |
Sau đó chạy phép kiểm tra bắt được phần lớn lỗi. Bảng có tổng cộng 75 giờ, tức hai tuần 37,5 giờ. Giờ tính phí 57 cộng với 18 giờ không tính phí là 75, nên mọi giờ đều có chỗ. Nếu các tổng không khớp, thì có một dòng bị gắn sai cờ hoặc tên khách hàng bị viết hai kiểu, vì SUMIFS không khớp được với lỗi gõ.
Hướng dẫn biến giờ công tính phí thành hóa đơn nói về những gì cần hiện trên chính hóa đơn.
Bảng chấm công để tính phí có đồng thời là hồ sơ thời gian làm việc không?
Bảng chấm công để tính phí không mặc nhiên là hồ sơ thời gian làm việc. Ở EU, Tòa án Công lý đã phán quyết trong vụ C-55/18 rằng các nước thành viên phải buộc người sử dụng lao động có một hệ thống khách quan, đáng tin cậy và dễ tiếp cận để đo thời gian làm việc mỗi ngày của từng người lao động, còn hình thức do từng nước thành viên quyết định.
Bố cục này đếm giờ theo khách hàng. Nó không cho thấy giờ bắt đầu, giờ kết thúc hay giờ nghỉ. Hãy xem nước của bạn yêu cầu gì, và lưu hồ sơ đó riêng nếu bảng này không đáp ứng.
Dùng bảng chấm công này với ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Trước mắt, bố cục này nằm trong bảng tính của bạn, và ERPFlow đảm nhận từ khâu hóa đơn. ERPFlow cũng chưa có duyệt bảng chấm công hay báo cáo thời gian theo từng người.
- Mã đơn giá thành dịch vụ: tạo một dịch vụ cho mỗi đơn giá, chẳng hạn “Giờ làm cấp cao” với đơn vị là giờ và giá €120. Trên hóa đơn, chọn dịch vụ đó và gõ tổng giờ của bảng chấm công làm số lượng. Sửa phần mô tả của dòng để nêu công việc, như trong bảng ở trên.
- Tổng giờ nằm cạnh khách hàng: một dự án gắn với khách hàng sẽ cộng thời gian gõ trên các thẻ của nó, theo từng dự án và từng khách hàng, như mô tả trong cách dự án hoạt động. Mỗi thẻ chỉ có một con số, không có ngày và không tách theo người. Con số này không tự thành dòng hóa đơn.
- Đưa tổng giờ vào bằng tệp: nhập CSV cho các thẻ dự án có cột thời gian đã dùng tính bằng phút tròn, nên 12,5 giờ là 750. Mỗi dòng tạo một thẻ mới, dự án hoặc cột nào được nêu tên thì phải có sẵn, và người được giao việc không có trong tệp. Gói Free giới hạn tổng cộng 10 thẻ dự án.