Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để theo dõi giờ tính phí và không tính phí, hãy ghi toàn bộ thời gian làm việc chứ không chỉ phần tính phí, đánh dấu từng dòng là tính phí hay không, và gán cho dòng không tính phí một mã lý do ngắn. Cuối tháng, bạn sẽ thấy bao nhiêu giờ tạo ra tiền và các giờ còn lại đi đâu.
Giờ tính phí và giờ không tính phí khác nhau thế nào?
Giờ tính phí là thời gian bạn có thể tính cho khách hàng theo thỏa thuận với họ. Giờ không tính phí là mọi thời gian làm việc còn lại, gồm cả một số công việc cho khách hàng lẫn các việc nội bộ như bán hàng và hành chính.
Thỏa thuận vạch ranh giới, nên cùng một việc có thể nằm ở hai phía khác nhau với các khách hàng khác nhau. Một cuộc gọi tính phí được trong công việc tính theo giờ có thể đã nằm trong phí ở thỏa thuận phí duy trì.
Việc này có tính phí không? Bảng quyết định
| Việc | Thường là | Điều quyết định |
|---|---|---|
| Làm công việc đã thỏa thuận | Tính phí | Không gì cả, đây chính là công việc |
| Cuộc gọi và email về công việc | Tính phí | Một số mức phí đã gồm một lượng liên lạc nhất định |
| Nghiên cứu cho công việc của một khách hàng | Tính phí | Đọc tài liệu chung giúp mọi khách hàng thì không |
| Thay đổi khách hàng yêu cầu | Tính phí | Việc chúng có nằm ngoài phạm vi và được đồng ý bằng văn bản hay không |
| Sửa lỗi của chính bạn | Không tính phí | Không gì cả, khách hàng không nên trả cho việc này |
| Đi lại | Tùy | Báo giá của bạn. Xem tính phí thời gian đi lại |
| Soạn báo giá hoặc đề xuất | Không tính phí | Giai đoạn khảo sát có trả phí là ngoại lệ |
| Học một công cụ mà công việc cần | Thường không tính phí | Chỉ tính phí nếu khách hàng yêu cầu và đồng ý |
| Chuẩn bị và đòi hóa đơn | Không tính phí | Không gì cả |
| Họp nhân viên, đào tạo, hành chính | Không tính phí | Không gì cả |
Với việc không có trong danh sách, hãy tự hỏi: công việc của khách hàng này có cần việc đó không, thỏa thuận của bạn có cho phép tính phí không, và bạn có thoải mái mô tả việc đó trên một dòng hóa đơn của họ không. Chỉ cần một câu trả lời là không thì việc đó không tính phí.
Thiết lập theo dõi như thế nào?
Thêm hai cột vào bảng ghi thời gian của bạn: Tính phí (Có hoặc Không) và Lý do. Hãy giữ danh sách lý do ngắn, vì một danh sách hai mươi mã rốt cuộc dồn mọi thứ vào "Khác".
| Lý do | Dùng cho | Có ghi tên khách hàng không? |
|---|---|---|
| Làm lại | Sửa lỗi của chính bạn | Có |
| Thiện chí | Việc thêm bạn chọn không tính phí | Có |
| Bán hàng | Báo giá, đề xuất, gặp khách hàng tiềm năng | Nếu có |
| Hành chính | Lập hóa đơn, sổ sách, sắp xếp lịch | Không |
| Đào tạo | Khóa học, đọc tài liệu, thực hành | Không |
Hãy ghi tên khách hàng trên công việc không tính phí của khách hàng đó. Việc làm lại trong một công việc là một phần chi phí thực sự của công việc ấy, và bạn sẽ cần nó khi định giá công việc kế tiếp.
Hãy đánh dấu từng dòng ngay khi ghi, vì người làm việc biết rõ nhất đó có phải là việc làm lại hay không. Nếu các cột của bạn được đặt tên vùng, tổng giờ tính phí của một tháng trong bảng tính là =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), và cùng công thức đó với Reason cho bạn từng mã.
Ví dụ: đọc số liệu của một tháng
Đây là một ví dụ giả định. Một chuyên gia tư vấn tính phí €90 một giờ ghi 160 giờ trong tháng 3.
| Hạng mục | Giờ | Tỷ lệ | Giá trị ở mức €90 | Nên hỏi |
|---|---|---|---|---|
| Tính phí | 104 | 65,00% | €9.360 | Tất cả đã được lập hóa đơn chưa? |
| Làm lại | 8 | 5,00% | €720 | Đã xảy ra sai sót gì, ở công việc nào? |
| Thiện chí | 4 | 2,50% | €360 | Đó có phải chủ ý không? |
| Bán hàng | 18 | 11,25% | Có việc mới đến nhờ đó không? | |
| Hành chính | 16 | 10,00% | Cắt bớt hoặc giao cho người khác được gì? | |
| Đào tạo | 10 | 6,25% | Có nằm trong kế hoạch không? | |
| Tổng | 160 | 100,00% |
Làm lại và thiện chí là các dòng nên đọc trước. Cộng lại, đó là 12 giờ công việc cho khách hàng trị giá €1.080 theo đơn giá thông thường, và chúng không mang lại gì. Nếu bạn chỉ ghi thời gian tính phí, con số đó không tồn tại.
Tỷ lệ 65% là phần trăm của số giờ đã ghi. Nó đi thẳng vào đơn giá tính cho khách, nhưng không hoàn toàn là cùng thước đo với mức sử dụng nhân sự, vốn thường được tính trên số giờ khả dụng. Hướng dẫn về mức sử dụng nhân sự so với giờ tính phí giải thích sự khác biệt.
Khi nào một giờ tính phí trở thành khoản giảm giá trị ghi nhận?
Một giờ tính phí trở thành khoản giảm giá trị ghi nhận (write-down) khi bạn định tính phí và sau đó quyết định tính ít hơn. Thời gian không tính phí vốn không định tính phí, nên hai loại này cần tách bạch trong hồ sơ.
Hãy giữ các giờ đó được đánh dấu là tính phí và ghi khoản giảm là write-down lúc lập hóa đơn. Nếu bạn lặng lẽ đổi cờ sang không tính phí, bảng ghi không còn cho thấy công việc đã vượt giờ. Giảm giá trị ghi nhận so với xóa nợ nói về cách ghi từng loại.
Những sai sót khiến số liệu vô dụng
- Chỉ ghi thời gian tính phí. Bạn có đủ cho hóa đơn nhưng chẳng biết gì về phần còn lại của tuần.
- "Khác" làm lý do. Nếu nó nhiều hơn một hai dòng mỗi tháng, bạn cần một mã mới.
- Nhắm tới không có giờ không tính phí. Bán hàng và đào tạo giữ cho doanh nghiệp vận hành. Mục tiêu là một tỷ lệ hợp lý.
- Trừng phạt mọi người vì con số. Làm vậy thì thời gian không tính phí sẽ bị ghi là tính phí, hoặc không còn được ghi nữa.
Tách giờ tính phí trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Thẻ trong Dự án có trường Thời gian đã dùng được nhập tay, và không có cờ tính phí, mã lý do hay báo cáo theo người.
Bạn vẫn có thể tách thời gian bằng các bảng, vì tổng được cộng theo từng bảng. Hãy giữ công việc tính phí trên các bảng liên kết với một khách hàng, và đặt bán hàng, hành chính, đào tạo cùng công việc khách hàng không tính phí trên một bảng nội bộ không gắn khách hàng nào. Khi đó trang của khách hàng hiển thị thời gian tính phí của từng bảng được liên kết, kèm tổng.
Đó là một quy ước chứ không phải một báo cáo. Thời gian trên thẻ không có ngày, nên tổng của bảng không cho bạn biết điều gì đã xảy ra trong tháng 3, và ví dụ ở trên vẫn thuộc về một bảng tính. Giờ đã tính phí chỉ tồn tại khi có người nhập chúng vào một hóa đơn.