Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Mẫu lập kế hoạch năng lực liệt kê giờ khả dụng trong tuần của từng người cạnh số giờ đã đặt cho các dự án, rồi lấy cái này trừ cái kia. Giờ khả dụng là giờ theo hợp đồng trừ nghỉ phép, ngày lễ và một khoản cố định cho việc nội bộ. Kết quả dương nghĩa là còn dư địa. Kết quả âm nghĩa là có người bị đặt quá tải.
Mẫu lập kế hoạch năng lực
Mẫu lập kế hoạch năng lực có mỗi người một dòng và mỗi tuần một trang hoặc một khối. Đây là một văn phòng năm người tự đặt trong một tuần:
| Người | Hợp đồng | Nghỉ | Nội bộ | Khả dụng | Đã đặt | Còn lại | Mức tải |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| Nhóm | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
Ý nghĩa của từng cột:
- Hợp đồng: số giờ người đó được trả để làm trong tuần.
- Nghỉ: nghỉ phép đã duyệt và ngày lễ, tính bằng giờ. Một bảng theo dõi nghỉ phép có thể cấp dữ liệu cho cột này.
- Nội bộ: một khoản cố định cho họp, hành chính, bán hàng và đào tạo. Đặt theo từng người, vì khoản của giám đốc khác với của nhân viên mới.
- Khả dụng:
Hợp đồng − Nghỉ − Nội bộ. - Đã đặt: số giờ dự án đã hứa cho tuần đó, tính bằng giờ chứ không phải "Ben đang làm việc đó".
- Còn lại:
Khả dụng − Đã đặt. - Mức tải:
Đã đặt ÷ Khả dụng.
Hãy đọc các dòng trước khi đọc tổng. Dòng của nhóm nói còn 14 giờ trống và mức tải là 89% thoải mái. Dòng của Ben nói anh ấy đang quá 6 giờ trong tuần vắng hai ngày. Tổng của cả nhóm che giấu đúng tình trạng đặt quá tải mà bạn lập bảng để tìm ra. Ở đây, cách giải quyết là chuyển 6 giờ việc của Ben sang Carla, nếu Carla làm được.
Lập kế hoạch năng lực theo từng tuần thế nào?
Để lập kế hoạch năng lực theo từng tuần, hãy sao chép khối này sang ít nhất bốn tuần tới và tóm tắt mỗi tuần trong một dòng, giữ công việc đã xác nhận tách khỏi công việc dự kiến. Trộn chúng vào nhau là cách một danh sách khách tiềm năng biến thành lời hứa bạn không giữ được.
| Tuần | Khả dụng | Đã xác nhận | Dự kiến | Còn lại nếu tất cả thành công |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Giờ hãy dùng nó. Một yêu cầu đến với 30 giờ việc vào tuần 3. Nếu 40 giờ dự kiến thành công, bạn còn 10 giờ và đang thiếu 20. Nếu không, bạn có 50 giờ trống. Vậy quyết định thật sự là bạn muốn công việc nào hơn, và liệu cái nào có thể bắt đầu vào tuần 4. Đó là cuộc trao đổi tốt hơn nhiều so với "vài tuần nữa trông chúng ta khá bận".
Những tuần xa luôn trông trống hơn thực tế, vì lịch đặt đến muộn. Tuần 4 hôm nay có 60 giờ đã xác nhận, và điều đó không có nghĩa 78 giờ đang trống theo nghĩa bạn có thể dựa vào lúc này. Hãy nghi ngờ cột cuối nhiều hơn khi nó càng xa.
Nên để bao nhiêu năng lực chưa đặt?
Hãy để đủ năng lực chưa đặt để hấp thụ mức vượt giờ thường gặp của bạn, và đo mức vượt đó từ công việc của chính bạn thay vì từ chỉ tiêu của người khác.
Đây là một phép tính tự đặt. Trong tám tuần qua, văn phòng này đặt 900 giờ và công việc tốn 990, vượt 10%. Với 130 giờ khả dụng, mức đặt tối đa nên là khoảng 118, vì 118 × 1,10 xấp xỉ 130. 116 giờ của tuần 1 vừa khít. 128 giờ đã xác nhận của tuần 2 so với 146 khả dụng cũng vừa, nhưng 12 giờ dự kiến sẽ đưa nó lên 140, vượt ngưỡng an toàn khoảng 133.
Để chạy phép tính này bạn cần hồ sơ số giờ thực tế cho từng công việc. Nếu chưa có, hãy lập kế hoạch theo một con số bạn bảo vệ được, và xem lại khi có dữ liệu. Các hướng dẫn về giờ ngân sách và giờ thực tế và mẫu bảng chấm công cho nhóm nói về cách thu thập nó.
Lập kế hoạch năng lực có giống mức sử dụng nhân sự không?
Lập kế hoạch năng lực không giống mức sử dụng nhân sự: lập kế hoạch năng lực nhìn về phía trước còn mức sử dụng nhân sự nhìn lại phía sau. Kế hoạch năng lực hỏi số giờ bạn đã hứa cho tuần tới có vừa không. Mức sử dụng nhân sự hỏi bao nhiêu phần giờ của tháng trước là giờ tính phí. Mức tải trong mẫu này là một kế hoạch, và nó có thể ở mức 90% trong khi mức sử dụng giờ tính phí hóa ra thấp hơn nhiều, vì số giờ đã đặt có thể gồm cả công việc dự án không tính phí. Hướng dẫn về mức sử dụng nhân sự và giờ tính phí đi qua chỉ số đó, còn lập kế hoạch nguồn lực cho nhóm dịch vụ nói về việc chọn ai nhận việc nào.
Điều gì làm kế hoạch năng lực đi sai?
Kế hoạch năng lực thường đi sai vì nó coi các giờ là dễ thay thế nhau hơn, hoặc cập nhật hơn, so với thực tế.
- Không phải giờ nào cũng như nhau. 8 giờ trống của Carla không giúp được gì nếu phần việc tràn ra là công việc kết cấu chỉ Ben làm được. Hãy thêm một cột kỹ năng, hoặc lập kế hoạch riêng cho các chuyên gia.
- Giám đốc ở mức 40 giờ. Khoản 20 giờ việc nội bộ của Elin là điểm khác nhau giữa một kế hoạch chạy được và một kế hoạch mà mọi công việc đều phải chờ cô ấy.
- Đặt lịch theo cả con người. "Tuần này Ben làm dự án Riverside" thì không cộng lại được. Hãy hỏi số giờ, dù chỉ là ước lượng.
- Không ai chịu trách nhiệm. Một kế hoạch mà ba người thỉnh thoảng cập nhật sẽ sai trong vòng hai tuần. Hãy giao cho một người, vào một khung giờ cố định mỗi tuần.
- Nghỉ phép đến muộn. Hãy kiểm tra nhật ký nghỉ phép trước lần cập nhật hằng tuần, không phải sau đó.
Lập kế hoạch năng lực cùng với ERPFlow
ERPFlow không có chức năng lập kế hoạch năng lực. Nó không cộng tổng giờ khả dụng của một người, không đặt chúng cạnh các lịch đặt hay cho biết ai bị đặt quá tải, nên mẫu này chạy trong bảng tính.
Một số đầu vào của nó nằm trong ERPFlow. Hồ sơ nhân viên của một người có tab Lịch, theo tháng hoặc tuần, hiển thị số giờ có thể đặt, các lịch hẹn, thời gian nghỉ và ngày lễ của họ. Nghỉ phép cho thấy ai đang vắng trên lịch nhóm, và nhật ký yêu cầu có thể xuất ra CSV. Trong Dự án, các thẻ có người được giao và hạn chót, giúp ích khi bạn tính xem ai đã hứa gì, dù một thẻ không chứa ước tính số giờ sắp tới.
Một từ cần lưu ý: một "lịch đặt" trong ERPFlow là một cuộc hẹn được tạo qua một trang đặt lịch. Với những ngành bán theo cuộc hẹn, đó thực sự là lịch của họ. Cột Đã đặt trong mẫu này nghĩa là số giờ dự án đã hứa, và những giờ đó bạn tự nhập.