Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Chính sách bảng chấm công cho doanh nghiệp làm dự án nêu ai ghi thời gian, theo đơn vị nào, trước hạn nào, theo những mã nào, ai duyệt và lỗi được sửa ra sao. Nó vừa trong một trang. Ví dụ dưới đây sẵn sàng để chép: hãy đổi các từ trong ngoặc, và đối chiếu các điểm về thời gian làm việc với luật của nước bạn.
Chính sách bảng chấm công nên bao gồm những gì?
Chính sách bảng chấm công nên bao gồm những quyết định mà nếu không mỗi người sẽ làm một kiểu. Các mặc định này phù hợp với doanh nghiệp khoảng 5 đến 20 người, và ví dụ ở phần sau dùng chúng.
| Quyết định | Mặc định hợp lý |
|---|---|
| Ai ghi | Mọi người, gồm cả giám đốc |
| Đơn vị | 15 phút, hoặc 6 phút nếu hợp đồng khách hàng yêu cầu |
| Khi nào ghi | Hằng ngày |
| Khi nào nộp | 10:00 vào ngày làm việc đầu tiên của tuần kế tiếp |
| Ai duyệt | Một người duyệt có tên cho mỗi người |
| Thay đổi sau khi duyệt | Chỉ khi có lý do được ghi lại |
Nếu bạn vẫn đang thuyết phục về việc ghi thời gian, hãy bắt đầu với vì sao mọi người trong nhóm đều nên ghi lại thời gian làm việc.
Ví dụ chính sách bảng chấm công bạn có thể chép dùng
Ví dụ chính sách bảng chấm công này được viết cho một doanh nghiệp tự đặt. Hãy thay các chỗ trong ngoặc, xóa những gì không áp dụng, và nhờ một người hiểu luật lao động của bạn đọc trước khi phát hành.
1. Áp dụng cho ai. Mọi người làm việc cho [Công ty], gồm cả giám đốc và nhân viên bán thời gian. Nhà thầu tính tiền theo giờ với chúng tôi tuân theo các điều 3 đến 6.
2. Ghi những gì. Ghi toàn bộ thời gian bạn làm việc, có tính phí hay không, theo một mã dự án hoặc mã nội bộ. Nếu bạn đã làm thì hãy ghi, kể cả thời gian ngoài số giờ theo hợp đồng.
3. Ghi như thế nào. Ghi làm tròn đến 15 phút gần nhất. Mỗi dòng có một mã, một đầu việc và số giờ. Đừng làm tròn lên hay xuống cả một ngày để cho đạt chỉ tiêu.
4. Mô tả. Với các dòng tính phí, hãy viết điều mà khách hàng đọc được: "Chỉnh sửa bố trí tầng 2 theo góp ý của khách hàng", không phải "bản vẽ".
5. Hạn nộp. Ghi hằng ngày. Nộp tuần của bạn trước 10:00 vào ngày làm việc đầu tiên của tuần kế tiếp. Nếu bạn sẽ vắng mặt, hãy nộp trước khi đi.
6. Mã nội bộ. Dùng ADMIN, SALES, TRAINING hoặc LEAVE. Hỏi [tên] trước khi thêm mã mới. Đừng bao giờ ghi công việc nội bộ vào mã của khách hàng.
7. Làm thêm giờ. Thống nhất việc làm thêm giờ với quản lý của bạn trước khi làm. Nếu vẫn xảy ra, hãy ghi lại. Một giờ chưa được thống nhất vẫn là một giờ bạn đã làm.
8. Duyệt. [Người duyệt] kiểm tra bảng chấm công của bạn trước cuối [ngày]. Nếu bị trả lại, ghi chú sẽ nói lý do. Hãy sửa và nộp lại trong vòng một ngày làm việc.
9. Sửa lỗi. Bạn được tự do sửa các dòng của mình cho đến khi nộp. Sau khi được duyệt, hãy hỏi [Người duyệt]. Chúng tôi ghi lại con số cũ, con số mới, lý do và ngày, và không ai đổi số giờ của bạn mà không báo cho bạn.
10. Cách chúng tôi dùng bảng chấm công. Chúng tôi dùng chúng để lập hóa đơn cho khách hàng, tính chi phí và định giá dự án, lập kế hoạch khối lượng công việc và lưu hồ sơ thời gian làm việc. Người duyệt của bạn, các trưởng dự án và [bộ phận tài chính] xem được số giờ của bạn. Chúng tôi lưu chúng trong [thời hạn]. Chúng tôi không dùng chúng để theo dõi bạn dùng từng phút trong ngày ra sao.
11. Nộp muộn. Chúng tôi sẽ nhắc bạn ngay trong ngày. Nộp muộn lặp lại là việc của quản lý của bạn. Bảng chấm công nộp muộn không làm ngừng việc trả lương cho bạn.
Các điều khoản về duyệt và sửa lỗi tự chúng là một quy trình, và quy trình duyệt bảng chấm công nêu cách vận hành chúng từng tuần.
Bảng chấm công có giống hồ sơ thời gian làm việc không?
Bảng chấm công không tự động là hồ sơ thời gian làm việc, dù một tài liệu có thể làm cả hai việc nếu được thiết kế để làm vậy.
Ở EU, Tòa án Công lý đã phán quyết trong Vụ C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 tháng 5, 2019) rằng các nước thành viên phải yêu cầu người sử dụng lao động thiết lập "một hệ thống khách quan, đáng tin cậy và dễ tiếp cận" đo thời gian mỗi người lao động làm việc mỗi ngày. Mỗi nước thành viên quyết định hình thức của hệ thống đó, nên chi tiết nằm trong luật quốc gia của bạn.
Ở Great Britain, quy định 9 của Working Time Regulations 1998 yêu cầu hồ sơ đủ để chứng minh tuân thủ các giới hạn thời gian làm việc, lưu giữ hai năm. Từ ngày 1 tháng 1, 2024, người sử dụng lao động không cần ghi số giờ mỗi ngày của từng người lao động nếu có thể chứng minh sự tuân thủ mà không cần làm vậy.
Phép thử thực tế rất đơn giản. Bảng chấm công dự án chỉ có thể làm hồ sơ thời gian làm việc nếu nó ghi đủ mọi giờ thực tế đã làm, kể cả giờ làm thêm mà sẽ không ai tính tiền. Một bảng bị giới hạn 8 giờ mỗi ngày, hoặc điền sẵn theo số giờ hợp đồng, sẽ không đạt. Đó là lý do điều 2 nói phải ghi mọi thứ.
Bảng chấm công cũng là dữ liệu cá nhân theo GDPR. Nhân viên phải được cho biết vì sao bạn thu thập số giờ của họ, ai được xem và lưu bao lâu, đó chính là mục đích của điều 10. Thời hạn lưu giữ khác nhau tùy mục đích, vì quy định về thuế và hợp đồng khách hàng có thể dài hơn quy định về thời gian làm việc, nên hãy hỏi kế toán viên của bạn trước khi điền vào chỗ trong ngoặc đó.
Chính sách bảng chấm công nên nghiêm ngặt đến đâu?
Chính sách bảng chấm công nên nghiêm ngặt đúng mức việc lập hóa đơn của bạn đòi hỏi, và không hơn. Doanh nghiệp gửi số giờ cho khách hàng cần chi tiết hơn nhiều trên mỗi dòng so với doanh nghiệp chỉ tính chi phí cho công việc của chính mình.
| Cách bạn tính tiền | Đơn vị | Chi tiết dòng | Vì sao |
|---|---|---|---|
| Theo giờ, khách hàng xem được số giờ | 6 hoặc 15 phút | Khách hàng đọc được | Bảng chấm công là bằng chứng cho hóa đơn |
| Phí cố định theo giai đoạn | 15 hoặc 30 phút | Giai đoạn và đầu việc | Bạn cần chi phí theo giai đoạn, không cần lời kể |
| Phí duy trì hằng tháng | 15 phút | Khách hàng và đầu việc | Bạn đang kiểm tra số giờ so với những gì phí bao gồm |
| Kết hợp các loại trên | Mức nghiêm nhất trong số đó, cho tất cả mọi người | Khách hàng đọc được | Mọi người sẽ không đổi thói quen theo từng công việc |
Về đơn vị, bảng quy đổi bước tính phí cho thấy mỗi lựa chọn tác động ra sao đến một hóa đơn. Về mô hình tính phí, xem tư vấn tính theo giờ hay theo phí duy trì.
Những lỗi nào của chính sách bảng chấm công gây rắc rối nhất?
Những lỗi của chính sách bảng chấm công gây rắc rối nhất là những lỗi làm con số sai mà không ai nhận ra.
- Miễn cho giám đốc. Số giờ của họ thường đắt nhất trong doanh nghiệp, và mọi người khác đều để ý đến sự miễn trừ đó.
- "Không có bảng chấm công, không có lương." Nghe như một biện pháp răn đe hiệu quả, và ở nhiều nước đó là vấn đề pháp lý. Hãy đốc thúc bảng chấm công và vẫn trả lương.
- Bốn mươi mã. Mọi người chọn mã đầu tiên trông gần đúng, và báo cáo chẳng có ý nghĩa gì. Chỉ thêm mã khi bạn gọi tên được quyết định mà nó sẽ làm thay đổi.
- Coi việc vượt giờ là sai phạm. Mọi người đáp lại bằng cách gọt bớt giờ, và chi phí công việc của bạn sai từ đó về sau. Vượt giờ là thông tin về bản báo giá.
- Một chính sách không ai thực thi. Nếu bảng chấm công không được đọc trong một tháng, doanh nghiệp đã nói với mọi người rằng chúng không quan trọng. Hãy dùng một mẫu bảng chấm công cho nhóm đơn giản và kiểm tra hằng tuần.
Vận hành chính sách bảng chấm công cùng với ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. ERPFlow cũng chưa có việc duyệt bảng chấm công, nên chính sách này chạy trên một bảng tính, và không phụ thuộc vào phần mềm cụ thể nào.
Một vài thứ trong ERPFlow nằm cạnh nó. Một thẻ trong Dự án có trường thời gian đã dùng nhập theo giờ và phút, được cộng tổng theo từng dự án và từng khách hàng nhưng không ghi ai đã dùng thời gian hay khi nào. Nghỉ phép xử lý các yêu cầu nghỉ và việc duyệt, nên bạn có thể đối chiếu một dòng LEAVE với một yêu cầu đã duyệt. Dấu trang cho nhóm một nơi chung để giữ liên kết đến chính sách. Số giờ bạn tính tiền đi vào hóa đơn dưới dạng số lượng và đơn giá do chính bạn nhập.