Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để theo dõi giờ công tính phí, hãy ghi từng khối công việc của khách hàng ngay trong ngày bạn làm: ngày, khách hàng, công việc, bạn đã làm gì và mất bao nhiêu phút. Đánh dấu là tính phí hay không, giữ mọi thứ trong một bảng ghi, và chốt bảng đó vào một ngày cố định mỗi tuần, khi chi tiết còn mới.
Thế nào là một giờ công tính phí?
Giờ công tính phí là thời gian bạn có thể tính cho khách hàng theo thỏa thuận với họ. Thường đó là chính công việc, cộng các cuộc gọi, email và nghiên cứu mà công việc cần. Báo giá cho việc mới, đòi hóa đơn và sửa lỗi của chính mình thường không được tính.
Thỏa thuận quyết định, nên cùng một việc có thể tính phí với khách hàng này nhưng không với khách hàng khác. Các vùng xám nằm trong hướng dẫn về giờ tính phí và không tính phí.
Bảng ghi thời gian nên ghi những gì?
Bảng ghi thời gian cần đủ chi tiết để lập hóa đơn và để trả lời câu hỏi của khách hàng sáu tuần sau. Các cột này dùng được trong bảng tính hay bất kỳ công cụ nào:
| Cột | Ví dụ | Vì sao có cột này |
|---|---|---|
| Ngày | 9 tháng 3, 2026 | Hóa đơn nêu kỳ thực hiện, và mọi thắc mắc đều bắt đầu bằng "khi nào?" |
| Người làm | AK | Đơn giá khác nhau giữa từng người |
| Khách hàng | Khách hàng A | Ai là người trả tiền |
| Công việc | Rà soát tồn kho | Tách bạch hai công việc của cùng một khách hàng |
| Nội dung đã làm | Gọi với trưởng bộ phận tài chính về chênh lệch | Khách hàng có thể đọc dòng này |
| Số phút | 18 | Con số gốc, trước khi làm tròn |
| Số giờ | 0,30 | Thứ mà hóa đơn nhân lên |
| Tính phí | Có | Không phải giờ nào của khách hàng cũng được tính |
| Số hóa đơn | INV-2026-0042 | Ngăn cùng số giờ bị tính phí hai lần |
Cột cuối là cột người ta hay bỏ qua. Hãy điền vào ngày bạn lập hóa đơn, và mỗi tháng bạn có thể lọc bảng ghi theo "tính phí, chưa lập hóa đơn" mà không cần nghĩ.
Hãy viết mô tả như thể khách hàng sẽ đọc, vì một ngày nào đó họ sẽ đọc. "Gọi với trưởng bộ phận tài chính về chênh lệch" thì qua được thắc mắc. "Hành chính" thì không.
Cách ghi thời gian nào chính xác nhất?
Ghi lại thời gian ngay khi xong từng việc là cách chính xác nhất với hầu hết mọi người, còn dựng lại cả tuần từ trí nhớ là cách kém nhất.
| Cách | Phù hợp với | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Bộ đếm giờ chạy liên tục | Những quãng dài làm việc bàn giấy cho một công việc | Bạn quên dừng, và những lần bị ngắt quãng ngắn bị nuốt mất |
| Ghi chú khi xong việc | Hầu hết mọi người, hầu hết các ngày | Cần có thói quen |
| Ghi cuối ngày từ lịch, thư đã gửi và nhật ký cuộc gọi | Những ngày đầy việc nhỏ | Các cuộc gọi nhanh biến mất |
| Ghi cuối tuần từ trí nhớ | Không hợp với việc gì, nếu bạn tránh được | Bạn đang đoán, và các dòng ghi trông đúng như vậy |
Bạn không cần phần mềm cho bất kỳ cách nào ngoài cách đầu tiên. Một cuốn sổ và một bảng tính là đủ.
Thói quen hằng tuần giữ cho bảng ghi trung thực
- Khi xong một việc, ghi số phút và vài chữ về việc đó.
- Cuối mỗi ngày, kiểm tra lịch, thư đã gửi và nhật ký cuộc gọi xem có gì bị sót không.
- Vào thứ Sáu, điền các chỗ trống và so sánh số giờ đã ghi với số giờ bạn đã làm. Nếu bạn làm 40 giờ mà ghi 31, hãy đi tìm chín giờ còn lại.
- Cuối tháng, cộng theo khách hàng và công việc, rồi chuyển số giờ thành hóa đơn.
Nếu nhiều người cùng ghi thời gian, một bố cục chung hằng tuần giúp đỡ phải đi nhắc nhiều: xem mẫu bảng chấm công cho nhóm. Để cộng giờ cho từng công việc, xem theo dõi giờ công tính phí theo dự án.
Ví dụ: một ngày trong bảng ghi
Đây là một ví dụ giả định. Một chuyên gia tư vấn tính phí €90 một giờ ghi lại thứ Hai này:
| Khách hàng | Công việc | Nội dung đã làm | Số phút | Số giờ | Tính phí |
|---|---|---|---|---|---|
| Khách hàng A | Rà soát tồn kho | Đến hiện trường, kiểm tra phiếu kiểm kê | 150 | 2,50 | Có |
| Khách hàng A | Rà soát tồn kho | Gọi với trưởng bộ phận tài chính về chênh lệch | 18 | 0,30 | Có |
| Khách hàng B | Sơ đồ quy trình | Phác thảo luồng tiếp nhận | 72 | 1,20 | Có |
| Khách hàng B | Sơ đồ quy trình | Làm lại bản nháp sau lỗi của chính chúng tôi | 30 | 0,50 | Không |
| Công ty mình | Bán hàng | Soạn báo giá cho một yêu cầu mới | 45 | 0,75 | Không |
| Tổng | 315 | 5,25 |
Thời gian tính phí là 150 + 18 + 72 = 240 phút, tức 4,00 giờ. Ở mức €90, đó là €360 cho ngày hôm đó. 75 phút còn lại không mang lại thu nhập, nhưng đáng để nhìn: việc làm lại và báo giá chiếm gần một phần tư ngày đã ghi.
Trong bảng tính, với số phút ở cột D, cột số giờ là =ROUND(D2/60,2).
Vì sao 1,30 không phải là một giờ rưỡi
Gõ giờ đồng hồ thành số thập phân là lỗi tính toán phổ biến nhất trong bảng ghi thời gian. Một giờ ba mươi phút là 1,5 giờ, không phải 1,30. Ở mức €90 một giờ, 1,30 tính phí €117,00 còn 1,5 tính €135,00, nên chỉ một dòng ghi đó đã mất €18,00.
Giữ một cột số phút sẽ ngăn lỗi này. Nó cũng giữ việc làm tròn ra khỏi bảng ghi. Hãy làm tròn một lần, khi bạn chuẩn bị hóa đơn, theo đơn vị tính phí trong thỏa thuận của bạn.
Những sai sót làm mất giờ công tính phí
- Bỏ qua mọi thứ dưới mười phút. Mười hai cuộc gọi năm phút là một giờ.
- Ghi mơ hồ. "Khách hàng A, linh tinh, 3 giờ" sẽ bị thắc mắc, và những giờ bị thắc mắc thường bị xóa bỏ.
- Chỉ ghi các công việc tính theo giờ. Công việc phí cố định cũng cần bảng ghi, nếu không bạn không biết mức phí có đủ hay không. Xem giờ dự kiến so với giờ thực tế.
- Xóa những giờ bạn sẽ không tính phí. Hãy đánh dấu không tính phí, để hồ sơ cho thấy công việc thực sự tốn bao nhiêu.
Theo dõi giờ công tính phí trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công, và thời gian ghi trên thẻ không trở thành dòng hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có.
Hiện có một trường Thời gian đã dùng trên mỗi thẻ trong Dự án, nhập theo giờ và phút. Tổng được cộng theo từng dự án và từng khách hàng. Nhờ đó bạn có con số cập nhật cho từng công việc, không có cờ tính phí, không có ngày gắn với thời gian và không chia theo người. Nếu bạn tính phí theo giờ, hãy giữ bảng ghi chi tiết ở trên trong một bảng tính và dùng tổng trên thẻ để đối chiếu. Hướng dẫn về ghi thời gian với tư cách thành viên nhóm cho thấy trường này hoạt động ra sao.
Để tính phí các giờ này, hãy thêm một dòng vào hóa đơn và nhập số giờ làm số lượng, thường từ một dịch vụ lưu đơn giá theo giờ của bạn.