Fatura nasıl kesilir: müşteriye adım adım faturalama

Müşteriye fatura kesmek için önce fiyatı ve ödeme koşullarını kararlaştırın, ardından benzersiz bir numara, iki tarafın bilgileri, düzenleme tarihi, işin tanımı, tutarlar ve varsa KDV, vade tarihi ve ödeme yöntemi içeren bir belge düzenleyin. Belgeyi PDF olarak faturaları ödeyen kişiye gönderin, ödenene kadar takip edin.

Fatura iki iş görür. Para ister; KDV mükellefi bir işletme için de müşterinin KDV'yi mahsup etmek için kullanabileceği bir vergi kaydıdır. Faturada nelerin bulunması gerektiğini vergi tarafı belirler. Tahsilat tarafını ise doğru kurmak size kalır, çünkü KDV kuralları vade tarihi veya banka bilgisi istemez.

Faturada neler bulunmalı?

AB'de bir KDV faturasında KDV Direktifi'nin 226. maddesinde sayılan bilgiler yer almalıdır. Aşağıda bunlar doldurma sırasıyla, madde numarası ve her birinde sık yapılan hatayla birlikte veriliyor.

Bu liste, KDV mevzuatının istediği bilgilerdir. Vade tarihi ve ödeme bilgileriniz listede yok, ama yine de gerekir. Bunlar olmayan bir fatura geçerli olabilir ama yine de ödenmeyebilir.

Liste birkaç durumda değişir:

• Birleşik Krallık'ta HMRC'nin KDV rehberi 16.3.1 numaralı paragrafta çok benzer bir liste verir ve vergiye esas olay tarihini (tax point) ister.
• KDV mükellefi değilseniz KDV hesaplamaz ve KDV faturası düzenlemezsiniz. GOV.UK'nin olağan faturalar listesi yine de benzersiz bir numara, iki tarafın bilgileri, açık bir tanım, teslim tarihi, fatura tarihi ve tutarları ister.
• Küçük tutarlar için AB ülkeleri 100 €'ya kadar sadeleştirilmiş fatura düzenlenmesine izin vermek zorundadır (220a maddesi; bazı sınır ötesi satışlar için istisnalar var). Birleşik Krallık, müşteri kabul ederse 250 £'a kadar buna izin verir (HMRC rehberinin 16.6.1 numaralı paragrafı).
• Ülkeniz daha fazlasını isteyebilir. 226. madde yalnızca KDV'yi kapsar. Şirketler hukuku veya vergi mevzuatı sicil numarası gibi ek bilgiler isteyebilir; bunu mali müşavirinize bir kez sorun ve cevabı şablonunuza işleyin.

Her alan KDV faturası şablonu alanları yazısında ayrıntılı anlatılıyor.

Müşteriye adım adım fatura nasıl kesilir?

1. Önce fiyatı ve koşulları kararlaştırın. İşin kapsamını, fiyatı ve ödeme koşulunu bir teklife veya müşterinin yanıtladığı bir e-postaya yazın. Müşterinin bir şeyin ne kadar tuttuğunu faturadan öğrenmesi hoş bir yöntem değildir.
2. Fatura bilgilerini ihtiyaç duymadan önce toplayın. Yasal unvanı, fatura adresini, varsa KDV numarasını, varsa satın alma siparişi numarasını ve faturaların gönderileceği adresi isteyin. Sizi tutan kişi bunları çoğu zaman bilmez; ona öğrenmesini söyleyin.
3. Faturalama anını seçin. İş bitince, avans alınınca, aşamalarda veya aylık olabilir. Aşağıdaki tablo bu konuda yardımcı olur.
4. Satırları, tanımadığı biri onaylayabilecek şekilde yazın. Sizi hiç görmemiş bir muhasebe çalışanı "Vitrin tabelası, 2,4 m, 10 Nisan'da monte edildi" satırını onaylar. "Tabela" ise soru işareti doğurur.
5. Her satırın vergisini hesaplayın. Yurt içi satışlarda normalde yerel oran uygulanır. Sınırı aşan işlemlerde önce AB müşterilerine fatura nasıl kesilir veya yurt dışı müşterilere fatura nasıl kesilir yazılarını okuyun.
6. Tarihleri belirleyin. Düzenleme tarihi bugündür. Vade tarihini, ödeme koşullarınızdan hesaplayarak gerçek bir tarih yapın; "28 Nisan 2026", "14 gün vadeli" ifadesinden daha az tartışma bırakır.
7. Nasıl ödeneceğini yazın. Hesap sahibinin adını, IBAN'ı ve BIC'i verin; para geldiğinde eşleştirebilmek için ödeme açıklaması olarak fatura numarasını isteyin.
8. Faturayı kesin, sonra bırakın. Numara bu anda verilir ve fatura kesinleşir. Sonradan fark edilen bir hata sessizce düzeltilmez; iade faturası kesilir veya fatura iptal edilip yeniden düzenlenir.
9. Doğru gelen kutusuna gönderin. PDF'i muhasebe adresine gönderin, ilgili kişiyi de kopyaya alın; numarayı, tutarı ve vade tarihini ilk satırlarda veren kısa bir e-postayla birlikte. PDF'in yeterli olup olmadığını kontrol edin, çünkü bazı ülkeler artık yapılandırılmış AB e-faturası zorunlu kılıyor. Belçika, KDV mükellefi işletmeler arasında bunu 1 Ocak 2026'dan beri uyguluyor.
10. Ödemeyi kaydedin ya da peşine düşün. Vade tarihini not edin. Para ertesi gün hâlâ gelmediyse hatırlatma dizinizi başlatın.

Eksiksiz bir fatura örneği

Bu, uydurma bir örnektir: bir tabelacı, bir kafeye yeni vitrin tabelası için, örnek olması açısından %20 KDV ile fatura kesiyor.

Bu faturadaki üç tercih bilinçlidir. Teslim tarihi, düzenleme tarihinden farklı olduğu için yazılmıştır. İşin bittiği gün fatura keserseniz tek tarih iki işi de görür. Tasarım çalışmasında saat ve ücret görünür, çünkü HMRC saat ücretini bir hizmetin birim fiyatı sayar (16.3.2 numaralı paragraf); tabela ise tam fiyatıyla tek bir kalemdir. Müşterinin sipariş numarası da vardır, çünkü bazı muhasebe ekipleri onsuz ödeme çıkarmaz.

Fatura ne zaman gönderilmeli?

Faturayı, kararlaştırılan faturalama anı gelir gelmez göndermelisiniz, çünkü ödeme süreleri genellikle fatura tarihinden ya da müşterinin faturayı aldığı andan itibaren işler.

Dış sınırı KDV kuralları çizer. Birleşik Krallık'ta bir KDV faturasını normalde vergiye esas olay tarihinden itibaren 30 gün içinde düzenlersiniz (HMRC rehberinin 16.2.3 numaralı paragrafı). AB'de tersine yükümlülük kapsamındaki sınır ötesi hizmetler, izleyen ayın 15. gününe kadar faturalanmalıdır (222. madde); diğer teslimler için her ülke kendi sınırlarını koyabilir.

Faturada kararlaştırılmış bir vade tarihi yoksa ne olur?

Ödeme tarihi kararlaştırılmamış bir fatura, AB'deki (Geç Ödeme Direktifi'nin 3. maddesi) ve Birleşik Krallık'taki (GOV.UK) işletme müşterilerde, müşterinin faturayı aldığı günden 30 gün sonra (teslim daha geç olduysa teslimden 30 gün sonra) gecikmiş sayılır.

Yani 14 gün istiyorsanız işe başlamadan önce 14 günde anlaşın. Bunu ilk kez faturaya yazmak, müşterinin kabul ettiği teklifte yer almasından daha zayıftır. İşletmeler arasında kararlaştırılan süreler 60 güne çıkabilir; daha uzunu ancak açıkça kararlaştırılmışsa ve hakkaniyete uygunsa geçerlidir.

Faturalar neden geri gönderilir?

Faturalar genellikle muhasebe ekibi onları önceden onaylanmış bir şeyle eşleştiremediği için geri döner. Gönder'e basmadan önce kontrol edilecekler:

• Yanlış tüzel kişi. Sözleşme holding şirketiyle yapılmıştır, fatura ise mağazanın adına kesilmiştir.
• Satın alma siparişi numarası yok, oysa müşterinin sistemi numarasız faturayı kabul etmez.
• Kimsenin onaylayamayacağı bir tanım. Ödemeyi yapan kişi toplantıda yoktu.
• Teklifle uyuşmayan bir toplam, nedenini açıklayan bir satır olmadan.
• Eksik veya yanlış KDV numarası; müşterinin KDV'yi mahsup etmesini engelleyebilir.
• Yanlış gelen kutusu. İlgili kişiniz izinde, fatura da onunla birlikte izinde.

ERPFlow'da müşteriye fatura kesme

ERPFlow'da bir fatura, bir müşteri kaydına bağlı taslak olarak başlar. Satırları eklersiniz; bir hizmet veya ürün seçince tanım ve fiyat dolar, isteğe bağlı indirim ve her satır için bir vergi oranı belirlenebilir. Vade tarihi, düzenleme tarihinden 14 gün sonra olarak başlar ve değiştirebilirsiniz. Yasal unvanınız, KDV numaranız, adresiniz ve banka bilgileriniz Ayarlar > İşletme bilgileri bölümünden gelir.

Faturayı kes düğmesi faturaya INV-2026-0042 gibi numarasını verir ve faturayı kesinleştirir. E-posta ile gönder PDF'i 19 dilden birinde iletir ve gönderimi kaydeder. Sonrasında Ödeme kaydet tam veya kısmi ödemeleri izler, Vadesi geçmiş filtresi geciken faturaları gösterir, Ödeme hatırlatması gönder ise her seferinde tek bir fatura için hatırlatma e-postası yollar.

Bilmeniz gereken sınırlar var. ERPFlow'da ayrı bir teslim tarihi alanı yoktur; bu tarih düzenleme tarihinden farklıysa satır tanımına veya Notlar alanına yazın. Çevrimiçi kartla ödeme yoktur. KDV numaralarını VIES'te doğrulamaz ve müşterinin ülkesine göre oran seçmez. AB e-faturaları, e-fatura operatörünüze iletmeniz için Peppol BIS Billing 3.0 XML olarak dışa aktarılır; ERPFlow bunları Peppol ağı üzerinden kendisi göndermez.